Personalizar el formulario de orden de trabajo

Al configurar Field Service para su organización, es posible que deba personalizar los formularios que usan los trabajadores administrativos, como despachadores, gerentes de servicio y otros roles, para ver información importante y documentar su trabajo. Los administradores de TI pueden personalizar los formularios de Field Service para que los usuarios puedan capturar información exclusiva de su negocio o industria y para garantizar que el diseño del formulario coincida con sus procesos comerciales.

La personalización adecuada de los formularios es muy importante para maximizar el rendimiento. Las personalizaciones de formularios pueden afectar el tiempo que tardan los formularios en cargarse y guardar los cambios; la personalización adecuada del formulario también puede mejorar la usabilidad, lo que facilita a los usuarios ver y actualizar la información.

En este artículo, veremos cómo personalizar el formulario de orden de trabajo, aunque los pasos se pueden usar para personalizar cualquier formulario web de Field Service.

Nota

Existe un proceso único e independiente para personalizar el formulario de orden de trabajo móvil para los trabajadores de primera línea. Consulte las consideraciones de configuración al final de este artículo.

1. Comprender el formulario de orden de trabajo predeterminado

Antes de personalizar el formulario de orden de trabajo, asegúrese de comprender el formulario de orden de trabajo predeterminado que se incluye con Field Service. Comprender los campos existentes y el flujo de proceso recomendado lo ayudará a determinar qué cambios realizar en el formulario. Se recomienda utilizar los campos y procesos predeterminados para mejorar el rendimiento, la usabilidad y la capacidad de actualización.

Vaya a Field Service>Órdenes de trabajo y seleccione un registro existente o cree uno nuevo.

El formulario de orden de trabajo está optimizado para el siguiente proceso de orden de trabajo estándar.

1. Una orden de trabajo se crea manualmente, a partir de un caso convertido, a través de una alerta de IoT, a partir de un cronograma de acuerdo o a través de una integración. Las órdenes de trabajo recién creadas tienen un estado del sistema igual a no programado por defecto.
2. Los detalles de la orden de trabajo se ingresan como la cuenta, el tipo de orden de trabajo, la ubicación, los productos, los servicios, las tareas de servicio y cualquier otra información que sea importante.
3. La orden de trabajo está programada para uno o más recursos ("trabajadores de primera línea") y el estado del sistema cambia automáticamente a Programado.
4. El trabajador de primera línea ve la orden de trabajo programada en su aplicación móvil y viaja a la ubicación del cliente para realizar el trabajo requerido. El estado del sistema pasa a ser En curso. El trabajador de primera línea actualiza información como cuándo llegó al sitio, tareas de servicio completadas, servicios y productos facturados.
5. El trabajador de primera línea completa la orden de trabajo y el estado del sistema pasa a ser Terminado.
6. El gerente de back office o el despachador ve la orden de trabajo completada y verifica que el trabajo esté completo y que se capturen los datos necesarios. Si todo ha terminado, el estado cambia a Registrado.

Obtenga más información sobre el proceso de órdenes de trabajo de Field Service

Vea y comprenda los campos predeterminados y determine cuáles se pueden usar para su negocio.

Los siguientes campos son fundamentales para el proceso de órdenes de trabajo de Field Service y son obligatorios. Si su organización no planea usar estos campos, puede considerar usar otra tabla de entidades o crear una completamente nueva.

• Número de orden de trabajo
• Estado del sistema
• Cuenta de servicio
• Cuenta de facturación
• Lista de precios
• Tipo de orden de trabajo
• Ubicación de trabajo
• Dirección
• Latitude
• Longitude

Las siguientes subcuadrículas son también críticas para el proceso de órdenes de trabajo de Field Service y son altamente recomendadas.

• Reservas de recursos que se pueden reservar ("Reservas")
• Tareas de servicio
• Productos
• Servicios

Para obtener más información, consulte estos artículos sobre Arquitectura de Field Service y creación de una orden de trabajo.

2. Haga una lista de campos necesarios e innecesarios

Haga una lista de campos de orden de trabajo predeterminados que sean relevantes para su proceso comercial y otra lista de campos innecesarios. Asegúrese de agregar los campos críticos mencionados anteriormente a la lista de campos necesarios, ya que son obligatorios.

3. Cree nuevos campos según sea necesario

Cree nuevos campos si faltan campos que necesita en el formulario de orden de trabajo predeterminado.

Para obtener más información sobre las mejores prácticas, consulte el artículo: Cómo crear y editar columnas de Field Service (campos)

Nota

Tenga cuidado al editar campos predeterminados y nunca elimine campos predeterminados.

4. Comience a personalizar el formulario de orden de trabajo

Vaya a https://make.powerapps.com>Tablas>Orden de trabajo>Formularios.

Seleccione el formulario principal Orden de trabajo. Este es el formulario de orden de trabajo incluido con Field Service.

Si bien recomendamos usar el formulario principal Orden de trabajo, hay algunos escenarios en los que es posible que desee crear un formulario completamente nuevo.

En las siguientes secciones con pestañas, veremos los pros y los contras de usar los formularios de órdenes de trabajo existentes y crear uno nuevo.

Formulario existente (recomendado)

Usar el formulario existente es mejor para escenarios en los que su organización no desea realizar muchos cambios en el diseño o los campos; también es mejor para las organizaciones que generalmente desean usar el proceso de orden de trabajo predeterminado.

Pros

• Recomendado - Microsoft recomienda el formulario de orden de trabajo existente.
• Recibe actualizaciones - El formulario de orden de trabajo existente recibe actualizaciones de rendimiento y nuevas características.
• Mejor compatibilidad - Cuando utiliza el formulario de orden de trabajo incluido con Field Service, es más fácil para los equipos de soporte diagnosticar y resolver problemas.

Contras

• Menos personalizable - Al aceptar usar el formulario de orden de trabajo existente, acepta realizar menos cambios en el formulario.
• Necesidad de probar actualizaciones - El formulario de orden de trabajo existente recibirá actualizaciones hasta dos veces al año. Tendrá que probar nuevas actualizaciones en un entorno de espacio aislado y asegurarse de que no interrumpan a sus usuarios. Para obtener más información, consulte el artículo Combinar personalizaciones de formularios.

Nuevo formulario personalizado

Algunos escenarios pueden requerir un formulario de orden de trabajo completamente personalizado. Las principales razones por las que puede necesitar crear un formulario de orden de trabajo personalizado incluyen:

1. Tiene un proceso de orden de trabajo único y no puede usar el proceso de orden de trabajo estándar incluido con Dynamics 365 Field Service o necesita agregar muchos campos personalizados (más de 100).
2. Ha decidido que no es factible que todos los roles usen el mismo formulario de orden de trabajo, incluso cuando usa roles de seguridad y perfiles de seguridad de campo para limitar la información; también necesita crear diferentes formularios para diferentes personas de usuario.

Pros

• Protegido de las actualizaciones de la interfaz de usuario - Un nuevo formulario personalizado no recibirá actualizaciones en la interfaz de usuario, es decir, el diseño y los campos que se muestran en el formulario. Esto puede ser beneficioso si tiene procesos y diseños de formulario muy específicos.
• Más ediciones - Puede realizar más cambios en el formulario para adaptarlo a su proceso único de orden de trabajo.

Contras

• Sin actualizaciones - Su formulario de orden de trabajo personalizado no recibirá actualizaciones de Microsoft. Será estático.
• Costos de mantenimiento - Si Microsoft lanza funciones de orden de trabajo que su organización desea adoptar, deberá personalizar manualmente sus formularios para incluir esas funciones. Esto cuesta tiempo y dinero.
• Riesgo de rendimiento lento y errores - La evidencia muestra que los formularios personalizados tienden a tener un rendimiento más lento y más errores debido al riesgo de violar las mejores prácticas de diseño de formularios. Revise los riesgos y las mejores prácticas al final de este artículo.

Para crear un formulario de orden de trabajo completamente personalizado...

Vaya a https://make.powerapps.com>Tablas>Orden de trabajo>Formularios.

Seleccione Agregar formulario en la parte superior y selecciona el formulario principal.

También puede comenzar desde una copia del formulario predeterminado si ya ha realizado cambios allí.

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5. Ocultar pestañas, secciones y campos de formulario

El siguiente paso es ocultar pestañas, secciones y campos no deseados. Recomendamos ocultar en vez de quitar artículos porque reduce las posibilidades de errores y hace que sea más fácil agregarlos más tarde si es necesario. Esto debe hacerse antes de reorganizar o agregar campos.

Importante

Los siguientes campos son fundamentales para el proceso de órdenes de trabajo de Field Service y son obligatorios. Si su organización no planea usar estos campos, puede considerar usar otra tabla de entidades o crear una tabla de entidades completamente nueva.

• Número de orden de trabajo
• Estado del sistema
• Cuenta de servicio
• Cuenta de facturación
• Lista de precios
• Tipo de orden de trabajo
• Ubicación de trabajo
• Dirección
• Latitude
• Longitude

La siguiente subcuadrícula es también crítica para el proceso de órdenes de trabajo de Field Service y no se debe quitar.

• Reservas de recursos que se pueden reservar ("Reservas")

Ocultar pestañas no deseadas

Las pestañas corren horizontalmente en la parte superior del formulario. Oculta las pestañas que no necesitas.

No puede ocultar la pestaña Resumen.

Ocultar secciones no deseadas

Las secciones son áreas dentro de las pestañas. Oculte las secciones que no son necesarias. Si solo hay un campo en una sección que necesita, mueva el campo a otra sección y luego oculte la sección innecesaria.

Eliminar campos relacionados con el precio si corresponde

Hay una forma sencilla y compatible de eliminar todos los campos relacionados con el precio (por ejemplo, Lista de precios, Cantidad total y otros) de los formularios de orden de trabajo, producto de orden de trabajo y servicio de orden de trabajo.

Vaya a Configuración de Field Service y establezca Calcular precio en No. Para obtener más información, consulte este artículo para más detalles.

Eliminar campos relacionados con impuestos si corresponde

Hay una forma sencilla y compatible de eliminar todos los campos relacionados con impuestos (por ejemplo, Imponible) de los formularios de orden de trabajo, producto de orden de trabajo y servicio de orden de trabajo.

Vaya a Configuración de Field Service y establezca Calcular impuesto en No. Para obtener más información, consulte este artículo para más detalles.

Ocultar campos no deseados

Oculte los campos que no son necesarios. No oculte los campos obligatorios enumerados anteriormente en este artículo.

6. Agregue sus campos personalizados al formulario

Si creó campos personalizados (columnas) anteriormente, a continuación deberá agregarlos al formulario. Para obtener el mejor resultado, recomendamos seguir estas pautas:

1. Todos los nuevos campos personalizados deben agregarse en una nueva sección de formulario. Esto es obligatorio.
2. Agregue nuevos campos personalizados en una nueva pestaña de formulario. Esto es muy recomendable pero no obligatorio.
3. No agregue nuevos campos personalizados a la primera pestaña del formulario a menos que sea absolutamente necesario. Hacerlo ralentizará los tiempos de carga de los formularios. En particular, evite agregar subcuadrículas y campos de búsqueda a la primera pestaña del formulario porque pueden ralentizar significativamente los tiempos de carga.

Agregar sus campos personalizados en una nueva pestaña de formulario (recomendado)

Por ejemplo, imagine que creamos un campo personalizado llamado "Fuente" que es un campo de tipo de elección para seleccionar cómo se originó la orden de trabajo (por ejemplo, teléfono, correo electrónico, alerta de IoT o acuerdo), y queremos agregar este nuevo campo personalizado en el formulario de orden de trabajo.

Vaya a la orden de trabajo editor de formularios.

Seleccione +Componente en la parte superior, luego seleccione 1-, 2- o una pestaña de 3 columnas.

En la siguiente captura de pantalla, se crea una nueva pestaña de formulario denominada "Nueva pestaña".

Cambie el nombre de la pestaña según su proceso comercial.

Las nuevas secciones se crean automáticamente cuando se crea una nueva pestaña de formulario.

Agregue sus campos personalizados en las nuevas secciones en la nueva pestaña. Puede agregar nuevas pestañas y nuevas secciones según sea necesario.

Agregar sus campos personalizados en una nueva sección

En escenarios donde necesita campos personalizados en una pestaña existente, cree una nueva sección dentro de una pestaña existente y agregue sus campos personalizados en la sección.

Nota

No agregue nuevos campos personalizados en las secciones existentes. Debes crear nuevas secciones. Además, evite agregar nuevas secciones y campos personalizados en la primera pestaña del formulario (llamada pestaña de resumen de forma predeterminada), ya que puede conducir a tiempos de carga más lentos.

En la siguiente captura de pantalla, creamos una nueva sección en la pestaña de configuración de la orden de trabajo y agregaremos campos personalizados en esta nueva sección.

Para obtener más información sobre la edición de formularios, consulte la documentación de Power Platform sobre creación y edición de formularios y seguir las mejores prácticas de diseño de formularios.

7. Prueba tus formularios con herramientas

Ejecutar información de rendimiento para ver cómo el rendimiento de las aplicaciones y los formularios se ve afectado por cosas como los navegadores, el rendimiento de la red, las consultas de datos y más.

Use la herramienta de monitoreo para comprender la causa raíz de por qué los formularios pueden cargarse lentamente. Para más información, vea esta entrada de blog y este artículo.

Consideraciones de configuración

Personalizar el formulario de orden de trabajo móvil

Si bien las instrucciones de este artículo son útiles para personalizar cualquier formulario web para los trabajadores administrativos, hay un formulario de orden de trabajo específico optimizado para la experiencia móvil de los trabajadores de primera línea. Para obtener más información, consulte el artículo sobre editar el formulario de reserva y orden de trabajo.

Scripts de formularios

El formulario de orden de trabajo incluye bibliotecas de scripts de formulario. No edite ni elimine ninguna biblioteca de formularios lista para usar.

Muchas organizaciones ejecutan scripts de código al cargar, al cambiar y al guardar el formulario para realizar validaciones y ejecutar procesos. Los scripts de formulario pueden tener un gran impacto en el rendimiento del formulario, como los tiempos de carga. Para obtener más información, consulte el artículo Escribir scripts para implementar una lógica empresarial compleja en Field Service para las mejores prácticas, como la ejecución del comprobador de soluciones para probar los scripts en busca de problemas.