Introducción a los informes de uso del Centro de administración de Microsoft 365

Consulte ayuda de Microsoft 365 para pequeñas empresas en YouTube.

Los informes de uso del Centro de administración de Microsoft 365 proporcionan información sobre cómo las personas de su organización usan los servicios de Microsoft 365 para empresas. Por ejemplo, puede ver quién usa un servicio en la mayor medida y quién apenas lo usa y es posible que no necesite una licencia de Microsoft 365.

Nota:

Los informes de uso no incluyen modelos de licencia permanente.

Los informes de uso están disponibles con carácter general para los últimos 7, 30, 90 y 180 días. Para obtener más información sobre la disponibilidad de informes específicos, consulte los artículos de informes de uso individuales. Los datos no estarán disponibles para todos los períodos de informes de manera inmediata. Los informes suelen estar disponibles en un plazo de 24 a 72 horas, pero a veces pueden tardar varios días en estar disponibles.

Ver: Actuar sobre un informe de uso en Microsoft 365

Mira este y otros videos en nuestro canal de YouTube.

Antes de empezar

Para ver los informes de uso, debe tener uno de los siguientes permisos:

  • Administrador global

    Importante

    Microsoft recomienda utilizar roles con la menor cantidad de permisos. El uso de roles con el menor número de permisos ayuda a mejorar la seguridad de su organización. Administrador global es un rol con muchos privilegios que debe limitarse a escenarios de emergencia cuando no se puede usar un rol existente. Para obtener más información, vea Acerca de los roles de administrador en el Centro de administración de Microsoft 365.

  • Administrador de Exchange
  • Administrador de SharePoint
  • Lector de informes de resumen de uso (sin detalles del usuario). De forma predeterminada, este rol tiene acceso de lectura a usuarios, grupos y otras opciones de configuración en el Centro de administración de Microsoft 365, ya que el rol se basa en Microsoft Entra.
  • Lector de informes
  • Administrador de Teams
  • Administrador de comunicaciones de Teams
  • Administrador de éxito de la experiencia del usuario (sin detalles del usuario)
  • Administrador de IA

Para obtener más información, consulta Acerca de los roles de administrador y Asignar roles de administrador.

Ver el panel de informes

Sugerencia

Si usa Microsoft 365 operado por 21Vianet en China, use el vínculo siguiente para acceder al centro de administración: https://portal.partner.microsoftonline.cn/

  1. Visite el Centro de administración de Microsoft 365.

  2. En el menú de navegación, seleccione Informes. Si no ve Informes, seleccione Mostrar todo y, a continuación, seleccione Informes.

  3. Seleccione Uso.

  4. Seleccione Ver más en la tarjeta de actividad de un vistazo de un servicio (como correo electrónico o OneDrive) para ver la página de detalles del informe. En esa página, se proporcionan diferentes informes para el servicio en pestañas.

    Captura de pantalla del panel de uso que muestra las tarjetas de actividad del servicio de Microsoft 365 y los análisis.

Informes de uso disponibles en el Centro de administración de Microsoft 365

En función de su suscripción, los siguientes informes están disponibles en todos los entornos:

Informe Public GCC GCC-High DoD Microsoft 365 ofrecido por 21Vianet
Usuarios activos Sí Sí Sí Sí Sí
Uso del examinador de Microsoft Sí N/D1 N/D1 N/D1 N/D1
Preparación para Microsoft 365 Copilot Sí N/D1 N/D1 N/D2 N/D2
Uso de Microsoft 365 Copilot Sí Sí Sí Sí N/D2
Uso del agente de Microsoft 365 Copilot Sí N/D1 N/D1 N/D2 N/D2
Uso de Microsoft 365 Copilot Chat Sí Sí Sí Sí N/D2
Uso de conectores de Microsoft 365 Copilot Sí N/D1 N/D1 N/D1 N/D2
Créditos de Microsoft 365 Copilot Sí N/D N/D N/D N/D
Uso de búsquedas de Microsoft Copilot Sí N/D1 N/D1 N/D1 N/D2
Uso de Cowork Sí N/D2 N/D2 N/D2 N/D2
Actividad de correo electrónico Sí Sí Sí Sí Sí
Uso de aplicaciones de correo electrónico Sí Sí Sí Sí Sí
Uso del buzón Sí Sí Sí Sí Sí
Grupos de Microsoft 365 Sí Sí Sí Sí Sí
Uso de las aplicaciones de Microsoft 365 Sí Sí N/D1 N/D1 Sí
Activaciones de Office Sí Sí Sí Sí Sí
Actividad de usuario de OneDrive Sí Sí Sí Sí Sí
Uso de OneDrive Sí Sí Sí Sí Sí
Uso del sitio de SharePoint Sí Sí Sí Sí Sí
Actividad de SharePoint Sí Sí Sí Sí Sí
Cuota de almacenamiento de SharePoint Sí Sí Sí Sí Sí
Actividad de los usuarios de Microsoft Teams Sí Sí Sí Sí N/D1
Uso de dispositivos de Microsoft Teams Sí Sí Sí Sí N/D1
Actividad de equipo de Microsoft Teams Sí Sí Sí Sí N/D1
Actividad de Viva Engage Sí Sí N/D2 N/D2 N/D2
Uso de dispositivos de Viva Engage Sí Sí N/D2 N/D2 N/D2
Actividad de grupos de Viva Engage Sí Sí N/D2 N/D2 N/D2
Actividad de formularios Sí Sí N/D1 N/D1 N/D1
Actividad de voz de clientes de Dynamics 365 Sí Sí N/D2 N/D2 N/D2
Actividad de Skype Empresarial Online N/D2 N/D2 N/D2 N/D2 No disponible 2
Actividad de conferencias organizada de Skype Empresarial Online N/D2 N/D2 N/D2 N/D2 No disponible 2
Actividad de participantes de conferencias de Skype Empresarial Online N/D2 N/D2 N/D2 N/D2 No disponible 2
Actividad punto a punto de Skype Empresarial Online N/D2 N/D2 N/D2 N/D2 No disponible 2
Actividad Viva Learning Sí N/D2 N/D2 N/D2 N/D2
Actividad de Viva Insights Sí Sí N/D1 N/D1 N/D2
Actividad del proyecto Sí Sí N/D1 N/D1 N/D2
Actividad de Visio Sí Sí N/D1 N/D1 N/D2
Actividad Viva Goals Sí N/D2 N/D2 N/D2 N/D2

N/A1: El informe se publicará en el futuro. El Plan de desarrollo de Microsoft 365 se actualizará antes del lanzamiento.

N/A2: El servicio no está disponible en el entorno; por lo tanto, no hay planes para publicar el informe.

Ver información de licencia

Para ver cuántas licencias ha asignado y no asignado, siga estos pasos:

  1. Visite el Centro de administración de Microsoft 365.
  2. En el menú de navegación, seleccione Licencias de facturación>.

Para ver quién tiene licencia, sin licencia o un invitado, siga estos pasos:

  1. Visite el Centro de administración de Microsoft 365.
  2. En el menú de navegación, seleccione Usuarios>activos.

Ver la información de uso de un usuario en concreto

Use los informes de servicio para investigar en qué medida un usuario específico está usando el servicio. Por ejemplo, para averiguar cuánto almacenamiento de buzón ha consumido un usuario específico, abra el informe de uso de buzones y ordene los usuarios por nombre. Si tiene miles de usuarios, exporte el informe a Excel, Power BI o use la API de informes de Microsoft Graph.

No se puede generar un informe en el que se escriba la cuenta de un usuario y, a continuación, se obtenga una lista de los servicios que usa y en qué cantidad.

Los nuevos usuarios a veces se muestran como desconocidos. Este problema suele producirse debido a retrasos ocasionales en la creación de perfiles de usuario.

Mostrar detalles de usuarios, grupos o sitios en los informes de uso

Los informes proporcionan información sobre el uso de los datos de uso de su organización. De forma predeterminada, todos los informes ocultan la información del usuario, como nombres de usuario, nombres para mostrar, grupos y sitios, para ayudar a las empresas a cumplir con las leyes locales de privacidad.

De forma predeterminada, la lista de usuarios es similar a la siguiente captura de pantalla:

Captura de pantalla de la lista de usuarios anónimos.

La configuración de organización que oculta o muestra esta información se aplica a las propiedades siguientes:

Propiedad Atributos
Propiedades para el nivel de usuario en muchos informes Id. de usuario, nombres de usuario y nombres principales de usuario
Propiedades de los informes de uso del sitio de OneDrive y SharePoint Id. de sitio y direcciones URL de sitio
Propiedades de Aplicaciones de Microsoft 365 Informe de uso de grupo Identificadores y nombres de grupo
Propiedades para el informe de uso de grupo de Viva Engage Nombre del grupo y Administrador del grupo
Propiedades del informe de uso del equipo de Teams Nombres de los equipos

Otros informes, como algunos informes del Centro de administración de Microsoft Teams, siguen esta configuración de organización.

Los administradores globales pueden actualizar la configuración para mostrar información oculta si las prácticas de privacidad de su organización lo permiten.

Importante

Microsoft recomienda utilizar roles con la menor cantidad de permisos. El uso de roles con el menor número de permisos ayuda a mejorar la seguridad de su organización. Administrador global es un rol con muchos privilegios que debe limitarse a escenarios de emergencia cuando no se puede usar un rol existente. Para obtener más información, vea Acerca de los roles de administrador en el Centro de administración de Microsoft 365.

Estos cambios tardan unos minutos en surtir efecto. Esta configuración también se aplica a los informes de uso de Microsoft 365 en Microsoft Graph y Power BI y a los informes de uso en el Centro de Administración de Microsoft Teams. Mostrando información de usuario identificable es un evento registrado en el registro de auditoría del portal de Microsoft Purview.

Usar el Centro de administración de Microsoft 365 para mostrar los detalles del usuario, grupo o sitio

  1. Visite el Centro de administración de Microsoft 365.
  2. En el menú de navegación, seleccione Configuración. Si no ve Configuración, seleccione Mostrar todo y, a continuación, seleccione Configuración.
  3. Seleccione Configuración de la organización.
  4. En la pestaña Servicios , seleccione Informes.
  5. En el panel Informes , desactive la casilla situada junto a Ocultar nombres de usuarios, grupos y sitios en todos los informes.
  6. Haga clic en Guardar.

Usar adminReportSettings para mostrar detalles del usuario, grupo o sitio

Los administradores pueden usar una API en todos los entornos para cambiar esta configuración sin necesidad de visitar el Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte el tipo de recurso adminReportSettings.

Se aprueban dos métodos para esta API:

Captura de pantalla de los métodos de API para cambiar la configuración sin usar el Centro de administración de Microsoft 365.

El informe solo contiene una propiedad de configuración de privacidad . Para obtener más información sobre la API de Graph, consulte Uso de la Graph API de Microsoft Graph. Puede usar el Kit de desarrollo de software (SDK) o llamar directamente a la API mediante cualquier lenguaje de programación que tenga capacidad de red, como Probador de Graph.

¿Qué ocurre con los datos de uso cuando elimino una cuenta de usuario?

Cuando elimina una cuenta de usuario, Microsoft elimina los datos de uso de ese usuario en un plazo de 30 días. Los totales del gráfico de uso siguen incluyendo usuarios eliminados de los períodos que estuvieron activos, pero no aparecen en la tabla Detalles del usuario.

Sin embargo, al seleccionar un día determinado (hasta 28 días a partir de la fecha actual), el informe muestra el uso del usuario para ese día en la tabla Detalles del usuario.

¿Cómo interpreto la fecha de la última actividad en los detalles del usuario, grupo o sitio en los informes de uso?

La última fecha de actividad en los detalles del usuario, grupo o sitio representa la fecha más reciente en la que un usuario realizó cualquier actividad intencional dentro de la aplicación, independientemente del período de tiempo seleccionado de los últimos 7, 30, 90 o 180 días.

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