Introducción a la adopción de Microsoft Syntex

Microsoft Syntex es un servicio basado en la nube que aplica inteligencia artificial (IA) para automatizar el procesamiento de contenido y la extracción de conocimiento. Le ayuda a transformar el contenido en datos estructurados que se pueden buscar, analizar y reutilizar fácilmente.

Microsoft Syntex ofrece una variedad de casos de uso para mejorar la administración de contenido dentro de una empresa. Estos son algunos ejemplos de cómo se puede aplicar:

• Generar automáticamente documentos rutinarios : emplee el ensamblado de contenido para crear plantillas modernas para los archivos que deben generarse de forma regular, como informes de mantenimiento rutinarios.

• Generar documentos de forma masiva : use el ensamblado de contenido para generar grandes cantidades de documentos similares, por ejemplo, renovaciones de contratos.

• Controlar los documentos entrantes: use Microsoft Syntex para administrar y procesar documentos empresariales entrantes, como formularios de seguros, comprobaciones empresariales y contratos de alquiler.

• Facilitar la búsqueda de información: use Microsoft Syntex para mejorar la detectabilidad y facilidad de uso de los documentos empresariales y la información de los empleados en las bibliotecas de documentos, como directivas y procedimientos.

• Buscar detalles de contenido: centralice, organice y recupere contenido mediante Microsoft Syntex para facilitar la detección de detalles específicos, como la información sobre patentes.

• Cumplimiento de documentos: use Microsoft Syntex para ayudar a cumplir con los requisitos de retención y confidencialidad de los documentos empresariales, incluidos los archivos de eventos o conferencias.

Identificación de escenarios empresariales

Para prepararse para usar Microsoft Syntex en su organización, primero debe comprender los escenarios en los que será útil. El "por qué" ayuda a determinar qué características serán más beneficiosas y si se requiere procesamiento de documentos, qué tipo de modelo será necesario. Para alcanzar un resultado empresarial, puede ser útil combinar varias características Microsoft Syntex. Use los escenarios de ejemplo y los casos de uso para preguntar ideas sobre cómo puede usar Microsoft Syntex en su organización.

El contenido es el alma de la organización. Muchas unidades de negocio de su organización son responsables del procesamiento de datos y podrían hacerlo hoy en día con una combinación de procesos manuales o semiautomados que implican varios pasos. El uso de Microsoft Syntex características puede ayudarle a mejorar las prácticas de administración de contenido de su organización, entre las que se incluyen:

• Proporcione búsqueda y filtrado avanzados para mejorar la capacidad de búsqueda y la recuperación.

• Establezca el formato condicional para ver y filtrar documentos fácilmente.

• Genere un informe de Power BI con un solo clic mediante metadatos extraídos.

• Cree reglas dentro de la biblioteca de documentos o flujos de trabajo empresariales a través de Power Automate.

• Garantizar el cumplimiento mediante la aplicación de etiquetas de retención y confidencialidad.

Considere la vida útil del contenido.

Pensando en el ciclo de vida de contenido típico en el que se crea y se vuelve a crear el contenido, a través de la comprensión y el procesamiento del contenido y la detección y búsqueda de contenido, hay muchas características dentro de Microsoft Syntex que pueden ayudar a su empresa.

Creación y reutilización de contenido

Dentro del ciclo de vida del contenido, puede haber casos de uso para automatizar la creación de contenido, especialmente el contenido transaccional o estandarizado y el ensamblado de contenido puede ser útil para esto. El ensamblado de contenido puede generar automáticamente documentos empresariales repetitivos estándar, como contratos, declaraciones de trabajo, contratos de servicio, cartas de consentimiento, lanzamientos de ventas y correspondencia.

Una vez que identifique tipos de documentos repetitivos, querrá identificar el origen de datos que se puede usar como origen para los documentos. Tener una lista o un origen de datos para rellenar los documentos le permite hacerlo más rápido, de forma más coherente y con menos errores mediante la creación de plantillas modernas y el uso de esas plantillas para generar documentos. Para usar esta característica, es necesario configurar una suscripción de Azure dentro de la Microsoft Syntex configurar.

Colaboración de contenido

La característica de anotaciones de Microsoft Syntex se usa para agregar notas y comentarios al contenido de las bibliotecas de documentos, ya sea para usted mismo o para colaborar con otros usuarios. La característica de anotaciones se puede usar sin modificar los archivos originales, por lo que se conservan los registros originales.

Actualmente, las herramientas de anotación incluyen lápiz y resaltador, donde los colores se pueden seleccionar junto con un borrador para quitar trazos de lápiz y anotaciones anteriores. Una vez configurada una suscripción de Azure en el inquilino para Microsoft Syntex, esta característica se habilitará para los usuarios. Es posible que quiera considerar la posibilidad de proporcionar detalles a los usuarios finales sobre la característica, especialmente a los grupos empresariales que pueden marcado o anotación de documentos en gran medida.

Comprensión y procesamiento del contenido

El uso de Microsoft Syntex para automatizar la clasificación y extracción de datos del contenido mediante el procesamiento de documentos y las características de etiquetado de taxonomía o etiquetado de imágenes puede ahorrar tiempo y dinero al tiempo que se minimiza el riesgo de errores tipográficos o falta de información.

Microsoft Syntex puede realizar diferentes tipos de tareas en todo el contenido, incluida la clasificación, la extracción y las palabras clave. En la tabla siguiente se muestran estas tareas y características relacionadas.

Tarea	Descripción	Microsoft Syntex característica
Clasificación	Identifica el tipo de contenido que representa el archivo (por ejemplo, un informe, una factura o un formulario)	Procesamiento de documentos no estructurados
Extracción	Identifica información basada en una entidad desde dentro de un documento	Procesamiento estructurado de documentos Procesamiento de documentos de forma libre Procesamiento de documentos precompilado Reconocimiento óptico de caracteres
Etiquetado de palabras clave	Sugiere información basada en una propiedad o decisión sobre un documento mediante palabras clave	Etiquetado de taxonomía Etiquetado de imágenes

Cumplimiento de contenido

Los modelos de procesamiento de documentos también se pueden usar para agregar cumplimiento haciendo que apliquen etiquetas de confidencialidad y etiquetas de retención al contenido agregado a bibliotecas de documentos con modelos configurados con ellos.

Una vez que el tipo de contenido y los metadatos están disponibles en una biblioteca de documentos, los usuarios empresariales pueden realizar muchas acciones en los datos, como crear nuevas vistas en el contenido, crear informes, mover contenido basado en cierta información presente mediante reglas y crear flujos de trabajo de procesos empresariales para aprobaciones, agregar datos a otros sistemas, generar pedidos de trabajo y muchas otras tareas que podrían haberse realizado manualmente.

Detección de contenido

El uso de características de procesamiento de documentos en Microsoft Syntex puede mejorar la experiencia de búsqueda, ya que cada fragmento de metadatos extraídos del contenido ahora se puede buscar. La característica de consulta de contenido le permite realizar consultas específicas basadas en metadatos en bibliotecas de documentos de SharePoint. Puede realizar consultas más rápidas y precisas basadas en valores de columna de metadatos específicos, en lugar de simplemente buscar palabras clave.

Además de clasificar y extraer datos del contenido agregado a una biblioteca de SharePoint, es posible que su organización tenga contenido bloqueado actualmente en imágenes que sean difíciles de localizar. El servicio de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en Microsoft Syntex permite extraer texto impreso o manuscrito de imágenes y documentos. Algunos ejemplos de imágenes son pósteres, dibujos y etiquetas de productos. Algunos ejemplos de documentos son artículos, informes, formularios y facturas. Normalmente, el texto se extrae como palabras, líneas de texto y párrafos o bloques de texto, lo que permite el acceso a la versión digital del texto escaneado. La información extraída se indexa en la búsqueda y se puede hacer disponible para las características de cumplimiento, como la prevención de pérdida de datos (DLP).

Planeamiento de la introducción

Al empezar a trabajar con Microsoft Syntex, querrá evaluar el estado actual y las necesidades de la organización con respecto a la administración, el procesamiento y el análisis de contenido. Puede ayudar a identificar repositorios de contenido clave específicos que usan los grupos de su organización y a analizar con esos equipos sus procesos y escenarios empresariales actuales. ¿Hay casos en los que actualmente administran el contenido manualmente y que se pueden automatizar? Estos pueden incluir casos en los que controlan la ingesta de formularios o documentos estándar, como documentos de RR. HH. o pedidos de compra para su procesamiento, o si están generando contenido repetido a escala, como cartas de ofertas o propuestas. O áreas en las que realizan sus anotaciones a través de lápiz y papel o una aplicación de terceros donde ahora puede hacerlo en el entorno de SharePoint existente.

Cuando piense en qué escenarios empresariales debe tener en cuenta, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Soluciona un problema real?
• ¿Se usará ampliamente o tendrá un impacto amplio?
• ¿Se puede obtener?
• ¿Puede medir el éxito?

Los comandos Microsoft Syntex de la herramienta de evaluación de Microsoft 365 también pueden ayudar a identificar las áreas potenciales del entorno de SharePoint que podrían beneficiarse de las características de Microsoft Syntex.

Si no está seguro de dónde empezar, considere la posibilidad de consultar las plantillas de sitio de Microsoft Syntex disponibles en el inquilino una vez que haya configurado Microsoft Syntex y configurado la suscripción de Azure. Estas plantillas están disponibles en todos los sitios de equipo y son precompiladas, listas para implementar y personalizables. Use estas plantillas para iniciar un sitio profesional para administrar, procesar y realizar un seguimiento del estado de los documentos empresariales de su organización mediante varias características de Microsoft Syntex. Estos sitios pueden ayudarle a probar las características de los equipos empresariales y a iniciar la previsión y el desarrollo de escenarios para su organización ilustrando cómo las características pueden agregar valor para áreas empresariales, como la administración de contratos y la contabilidad.

Identificar los roles y las responsabilidades

Al determinar quién de su organización tendrá que participar en los proyectos de Microsoft Syntex, le ayudará a asignar las características necesarias. Los roles de la tabla siguiente pueden estar implicados, en función de las características que seleccione usar.

Por ejemplo, si se centra en el procesamiento de documentos, el rol de administrador de SharePoint será clave para crear y administrar los centros de contenido necesarios para administrar modelos a escala. Si se centra en características como OCR y cumplimiento, se necesitará el administrador de cumplimiento de Purview. Si se va a llevar a cabo el etiquetado de taxonomía, es importante comprender la administración del almacén de términos corporativos o determinar si va a usar un centro de contenido.

Administrador	Requisito	Responsabilidades
Administrador de suscripciones de Azure	rol Microsoft Entra	Configuración de la suscripción de Azure, revisión de administración de costos de Microsoft en datos de Azure
Administrador de cumplimiento de Purview	rol Microsoft Entra	Planear la configuración de cumplimiento, como etiquetas de confidencialidad y directivas de retención y configuración de OCR
Administrador de SharePoint	rol Microsoft Entra	Recopilar casos de uso empresariales, determinar si las características se habilitarán en todos los sitios o en sitios seleccionados Administración de centros de contenido y permisos Establecimiento de procedimientos recomendados y revisión del análisis de modelos
Administrador de Power Platform	rol Microsoft Entra	Configuración del entorno de Dataverse (si es necesario) para modelos estructurados y de forma libre
Administrador del Almacén de términos de SharePoint	Configurado por el administrador de SharePoint en el Centro de administración de SharePoint	Administrar conjuntos de términos empresariales, determinar si los usuarios finales pueden modificar determinados conjuntos de términos
Microsoft Syntex usuario empresarial (administración de modelos, uso de ensamblado de contenido)	Permisos administrados en el nivel de sitio o en centros de contenido Permisos de edición de entrada de contenido Permisos de administración de listas de SharePoint en los que desea publicar modelos o usar características de ensamblado de contenido	Recopilación de casos de uso empresarial Creación, entrenamiento y aplicación de modelos

Consideraciones de configuración y configuración

Planear una implementación de Microsoft Syntex implica determinar qué características habilitará y planeará los costos mediante la calculadora de costos de Microsoft Syntex para ayudar a predecir los costos de Microsoft Syntex, especialmente con la llegada de servicios de pago por uso. Esta herramienta le proporciona una mejor comprensión de los patrones de uso de su organización y los costos estimados para que pueda tomar decisiones más informadas. También resulta útil junto con la herramienta de evaluación de Microsoft 365, que analiza la arquitectura de información y resalta las bibliotecas con tipos de contenido de cliente y columnas extendidas que pueden beneficiarse de la automatización con tecnología Syntex.

Lista de comprobación de preparación

Para prepararse para implementar Microsoft Syntex, debe:

1. Planear el estado final

   • Planee aprovechar el valor de Microsoft Syntex características en áreas como:
     • Búsqueda
     • Filtrado y formato de vista
     • Cumplimiento
     • Automatización

2. Identificación

   • Descripción de la arquitectura de información existente y el uso de características de administración de contenido.
   • ¿Los tipos de contenido existentes son buenos candidatos para los modelos?
   • ¿Qué procesos existentes mejorarían los metadatos?
   • ¿Cuánto contenido procesará?

3. Diseño

   • Diseñe el enfoque para la arquitectura de la información, los metadatos administrados y los tipos de contenido.
   • Diseñe el proceso para la definición, creación y administración.