Guía: Migrar de flujos de trabajo clásicos a flujos de Power Automate en SharePoint

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Para los usuarios empresariales que crean aplicaciones y automatizaciones de procesos en SharePoint hoy y en el futuro, Microsoft Power Apps y los flujos dentro de Microsoft Power Automate son sus herramientas de elección. Esta transición natural está bien en curso, ya que SharePoint evoluciona desde flujos de trabajo de InfoPath y SharePoint Designer a la simplicidad y versatilidad de Power Apps y flujos dentro de Power Automate.

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En este artículo se proporcionan específicamente instrucciones sobre cómo planear la transición de flujos de trabajo clásicos de SharePoint a flujos de Power Automate.

Flujos de trabajo clásicos en SharePoint

Los flujos de trabajo clásicos en SharePoint constituyen dos sistemas de flujo de trabajo:

Aunque ambos sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios compilar y publicar flujos de trabajo en SharePoint, consulte las siguientes diferencias clave:

  • Los flujos de trabajo de SharePoint 2010, publicados junto con SharePoint Server 2010, se hospedan y ejecutan en tiempo de ejecución de flujo de trabajo de SharePoint.
  • Los flujos de trabajo de SharePoint 2013, publicados junto con SharePoint Server 2013, se hospedan en SharePoint y se ejecutan en Administrador de flujos de trabajo, que se ejecutan de forma independiente.

Los usuarios usan principalmente Designer de SharePoint para crear y publicar flujos de trabajo en SharePoint, mientras que los desarrolladores profesionales, que buscan ampliar y compilar flujos de trabajo, usan Visual Studio para compilar y publicar flujos de trabajo en SharePoint.

Importante

Después del 1 de agosto de 2020, los nuevos clientes de Microsoft 365 pueden usar flujos de trabajo de SharePoint 2013 o Power Automate. Sin embargo, los flujos de trabajo de SharePoint 2013 seguirán una ruta de retirada similar en el futuro, por lo que se recomienda encarecidamente usar Power Automate u otras soluciones admitidas. Si desea obtener más información sobre el uso del flujo de trabajo de SharePoint 2013 dentro de su inquilino, puede usar la herramienta De evaluación de flujo de trabajo 2013. Esta herramienta evaluará el inquilino en el uso del flujo de trabajo de SharePoint 2013 y generará un informe de Power BI con los resultados.

Nota:

La Herramienta de migración de SharePoint (SPMT) le permite migrar flujos de trabajo de SharePoint Server 2010 y sharepoint Designer 2010 & 2013 a Power Automate. Obtenga más información sobre cómo migrar los flujos de trabajo de SharePoint Server y SharePoint Designer con SPMT.

Flujos de trabajo modernos con flujos de Power Automate

Desde el lanzamiento de flujos de trabajo clásicos, las aplicaciones de SharePoint y Microsoft 365 han evolucionado para proporcionar experiencias atractivas, flexibles y más eficaces. Las experiencias modernas en SharePoint se integran con el resto de aplicaciones y servicios de Microsoft 365 que impulsan la seguridad, la productividad y la colaboración.

Power Automate ayuda a los usuarios y empresas a crear flujos de trabajo automatizados entre sus aplicaciones y servicios favoritos para obtener notificaciones, recopilar datos, automatizar directivas empresariales y mucho más.

Con Microsoft Power Automate, los usuarios de SharePoint pueden usar SharePoint Connector para crear automatizaciones para cuando los datos cambien en una lista o una biblioteca. Los usuarios pueden crear flujos de trabajo sencillos a complejos, como, entre otros:

  • Envíe un correo electrónico cuando se cree un nuevo elemento en una lista.
  • Inicie la aprobación cuando se agregue un nuevo archivo en una biblioteca.

Para crear y crear flujos, los usuarios usan principalmente el sitio web de Power Automate , mientras que los usuarios también pueden crear flujos desde SharePoint o mediante la aplicación móvil de Power Automate.

Para obtener más información sobre la creación de flujos de trabajo mediante Power Automate en SharePoint, comience aquí: Aplicaciones empresariales y Procesos empresariales Aplicaciones empresariales y automatización de procesos empresariales.

Puntos difíciles en el movimiento entre flujos de trabajo clásicos en Flujos de SharePoint y Power Automate

Muchas personas sienten que hay brechas significativas entre los flujos de trabajo de SharePoint Designer (clásico) y los flujos de Power Automate, pero la lista no es larga. Por supuesto, hay algunas soluciones alternativas que debe tener en cuenta en el planeamiento a medida que pasa de flujos de trabajo clásicos a flujos de Power Automate.

  • Límite de ejecución de 30 días para flujos: los flujos de trabajo de SharePoint Designer se pueden ejecutar sin fin, pero los flujos tienen una duración de 30 días. Ir más allá de esta limitación significa que el flujo tendrá que llamarse a sí mismo de forma que vuelva a entrar para reiniciar el ticing del reloj. En función de la solución que elija para llevar a cabo esto, esto puede requerir una licencia de Power Automate Premium.
  • Conector HTTP : si realiza llamadas a la API REST de SharePoint, puede usar la acción "Enviar solicitud HTTP a SharePoint" disponible en el conector de SharePoint. Flow también tiene un conector HTTP genérico (como acción), pero es un conector Premium. Si usa extensamente llamadas HTTP, es posible que desee crear un usuario de "cuenta de servicio" con una licencia de Power Automate y ejecutar estos flujos con esa cuenta de usuario. Esto también facilitará la administración del conjunto de flujos que considere flujos "empresariales".
  • Flujos reutilizables : con algunas ideas modulares, puede crear un flujo maestro al que un flujo por lista o biblioteca puede llamar para realizar la elevación pesada. De alguna manera, esto es incluso preferible, ya que puede editar un flujo que se usa en muchas ubicaciones de forma centralizada. Sin embargo, esto requerirá una licencia premium de Power Automate. Como alternativa, puede usar acciones de flujo para detectar todas las listas o bibliotecas que coinciden con algunos criterios y ejecutar el flujo en todas ellas en un temporizador en lugar de basarse en eventos.
  • Almacenamiento del historial de flujo de trabajo : los flujos mantienen un historial ampliamente detallado en el contexto del propio flujo en el panel de Power Automate para las ejecuciones que se han producido en los últimos 28 días. Si necesita realizar un seguimiento en sus sitios o mantener el registro histórico durante más de 28 días, puede tener la información del registro de flujo en una lista que cree.
  • Suplantación : en flujos de trabajo de SharePoint 2010, puede agregar un paso de suplantación para actuar como un usuario diferente. Puede lograr una funcionalidad similar mediante el uso de diferentes cuentas de usuario con privilegios diferentes (elevados) para determinadas acciones. Como alternativa, puede considerar el uso de un registro de aplicación de Azure Active Directory, asignarle permisos y usarlos para llamar directamente a las API. Esto último requerirá una licencia premium de Power Automate y requiere más esfuerzo manual para realizar las llamadas.

Aunque estos puntos de dolor existen, puede ver que hay soluciones alternativas para cada uno de ellos. Tenga en cuenta que algunas de estas soluciones alternativas requerirán una licencia de Power Automate Premium. Obtenga más información sobre las implicaciones de licencia de hacerlo y quién necesitará tener una licencia Premium.

Aprobaciones modernas con flujos de Power Automate

Las aprobaciones son el escenario de flujo de trabajo más común a la hora de automatizar los procesos empresariales en SharePoint. Al realizar la transición a flujos de Power Automate, las aprobaciones se pueden simplificar para los datos de SharePoint, Dynamics 365, formularios, SQL, etc. Puede crear aprobaciones en el flujo de trabajo y ver las solicitudes enviadas y recibidas en un centro de acciones unificado. Las aprobaciones de Power Automate permiten a los usuarios personalizar flujos y crear aprobaciones para los tipos siguientes:

Las aprobaciones de SharePoint, como las aprobaciones de páginas, las aprobaciones de documentos y las aprobaciones de asociaciones de concentradores , están integradas y con tecnología de flujos de Power Automate, lo que proporciona a los usuarios la flexibilidad de personalizar el proceso empresarial para cada uno de los escenarios de aprobación.

Creación de flujos de trabajo y flujos clásicos

Para comprender completamente las mejoras de la creación de flujos de trabajo con flujos de trabajo en Power Automate y flujos de trabajo clásicos con SharePoint Designer, los usuarios deben familiarizarse primero con las terminologías de flujo de trabajo usadas por las herramientas de flujo de trabajo; es decir, SharePoint Designer y Power Automate.

Para crear flujos de trabajo, como se describe en las secciones anteriores, los usuarios usan principalmente sharePoint Designer para crear flujos de trabajo clásicos y el portal del sitio web de Power Automate para crear flujos de trabajo.

Consulte las tablas siguientes que comparan las terminologías, desencadenadores y acciones de flujo de trabajo para conocer los conceptos y la compatibilidad más comunes del flujo de trabajo.

Aunque en las listas siguientes se muestran algunas de las funcionalidades de flujo de trabajo más comunes, Power Automate ofrece muchas más características y se actualiza activamente con nuevas características. Se recomienda visitar los siguientes sitios web de Power Automate para el aprendizaje guiado:

Conceptos de flujo de trabajo

Concepto de flujo de trabajo Flujo de trabajo de SharePoint Power Automate
Condición que hace que el flujo de trabajo se ejecute o ejecute Iniciar opciones y eventos Trigger
Bloques de creación que permiten a los usuarios personalizar el flujo de trabajo con lógica de negocios Acciones Acciones
Aplicación y ejecución de lógica de negocios condicional en flujos de trabajo Condiciones Condiciones (disponibles en Acciones)
Obtención de entradas adicionales de los usuarios al ejecutar flujos de trabajo manuales Formulario de iniciación Entradas de desencadenador

Tipos de flujo de trabajo

Tipo de flujo de trabajo Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Enumerar flujos de trabajo Sí Sí
Flujos de trabajo de biblioteca Sí Sí
Flujos de trabajo reutilizables Sí No disponible
Flujos de trabajo de sitio Sí No disponible

Integraciones de SharePoint

Integración de SharePoint Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Create un flujo de trabajo personalizado de una lista o biblioteca Sí Sí, solo en experiencias modernas
Ejecutar o iniciar un flujo de trabajo personalizado para un elemento, un archivo o una carpeta Sí Sí, solo en experiencias modernas
Create y responder a la aprobación estándar de un elemento o archivo Sí Sí
Create y responder a las aprobaciones de páginas de publicación clásicas Sí No disponible
Create y responder a las aprobaciones de páginas modernas No disponible Sí
Create y administrar las solicitudes de aprobación de la asociación del sitio central No disponible Sí

Enumeración de desencadenadores

Desencadenador de lista Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Cuando se crea un elemento Sí Sí
Cuando se modifica un elemento Sí Sí
Cuando se crea o modifica un elemento No disponible Sí
Flujos de trabajo de sitio Sí No disponible
Cuando se elimina un elemento No disponible Sí
Para un elemento seleccionado Sí Sí

Acciones de lista

Acción De lista Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Obtener elementos No disponible Sí
Create un elemento Sí Sí
Actualizar un elemento Sí Sí
Eliminar un elemento Sí Sí
Copia de un elemento de lista Sí Sí, mediante la reutilización de la acción "Create un elemento".
Obtener datos adjuntos No disponible Sí
Obtener contenido de datos adjuntos No disponible Sí
Agregar datos adjuntos No disponible Sí
Eliminar datos adjuntos No disponible Sí
Establecer el valor de campo en el elemento actual Sí Sí, mediante la acción "Actualizar un elemento"
Obtención de cambios para un elemento No Sí

Desencadenadores de archivo

Acción De lista Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Cuando se crea un archivo Sí, mediante desencadenadores de lista Sí
Cuando se crea un archivo en una carpeta No disponible Sí
Cuando se modifica un archivo Sí, mediante desencadenadores de lista Sí
Cuando se crea o modifica un archivo No disponible Sí
Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta No disponible Sí
Cuando se elimina un archivo No disponible Sí
Para un archivo seleccionado Sí, mediante desencadenadores de lista Sí

Acciones de archivo

Acción de archivo Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Obtener archivos No disponible Sí
Create contenido del archivo No disponible Sí
Obtener propiedades de archivo No disponible Sí
Create un archivo No disponible Sí
Create nueva carpeta No disponible Sí
Actualizar las propiedades del archivo Sí, mediante desencadenadores de lista Sí
Eliminación de un archivo Sí, mediante desencadenadores de lista Sí
Copiar archivo No disponible Sí
Copiar carpeta No disponible Sí
Mover archivo No disponible Sí
Obtención de cambios para un archivo (solo propiedades) No Sí

Acciones de administración de documentos

Acción de administración de documentos Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Proteger el archivo Sí Sí
Desteger archivo Sí Sí
Descartar desprotección Sí Sí
Eliminar borradores Sí No disponible
Esperar el cambio en el estado de des check-out del documento Sí No disponible

Acciones de administración de permisos

Acción de administración de permisos Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Concesión de acceso a un elemento o una carpeta Sí Sí
Dejar de compartir un elemento o un archivo Sí Sí
Create vínculo de uso compartido de un archivo o carpeta No disponible Sí

Acciones de aprobación

Acción de aprobación Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Establecer el estado de aprobación de contenido de un elemento, un archivo o una página Sí Sí
Create y esperar a la aprobación de un elemento o un archivo Sí Sí
Incluir datos adjuntos en las solicitudes de aprobación No disponible Sí
Respuesta a las aprobaciones Sí Sí
Create aprobaciones secuenciales Sí Sí
Create aprobaciones paralelas Sí Sí
Cancelación de aprobaciones Sí Sí
Reasignación de aprobaciones Sí Sí
Botones de aprobación personalizados Sí Sí
Centro de aprobación unificado No disponible Sí

Funcionalidades de controles de flujo de trabajo

Funcionalidad de controles de flujo de trabajo Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Primitivos de flujo de trabajo: bucles, hacer hasta, mayúsculas y minúsculas, paralelos Sí Sí
Fase de flujo de trabajo Sí Sí, solo funciona con permisos modernos
Flujos basados en programación Sí Sí
Variables Sí Sí
Email diseñador y editor de texto enriquecido No disponible Sí
Control de versiones de flujos de trabajo No disponible No disponible
Acciones de copiar y pegar Sí Sí

Administración de flujos de trabajo

Administración de flujos de trabajo Flujo de trabajo de SharePoint Flujo de Power Automate
Ubicación central para ver todos los flujos de trabajo Sí, solo está disponible para ver una lista o biblioteca determinada. Sí, "Mis flujos" enumera los flujos de usuario
Uso compartido de flujos de trabajo con usuarios de lista o biblioteca Sí Sí
Uso compartido de flujos de trabajo con usuarios No disponible Sí
Guardar una copia del flujo de trabajo para crear una copia del flujo de trabajo No disponible Sí
Control de versiones de flujo de trabajo No disponible No
Crear un flujo de trabajo con permisos elevados Sí, al conceder permisos a la aplicación de flujo de trabajo y, a continuación, usar la acción Paso de aplicación y complementos de SharePoint No disponible