Controlar el acceso y la retención de transcripciones

Cuando un agente interactúa con un usuario final (o con un creador usando el chat de prueba), el sistema conserva un registro de la conversación como una transcripción y lo guarda en Dataverse. Esta transcripción incluye la conversación entre el agente y el usuario. También incluye metadatos sobre la conversación, como la hora en que comenzó y terminó, y el tema activado.

El sistema guarda automáticamente las transcripciones en Dataverse. De forma predeterminada, los usuarios de la organización pueden ver y descargar las transcripciones de los agentes a los que pueden acceder. Los creadores pueden descargar transcripciones desde Copilot Studio o descargar transcripciones desde Power Apps.

Sin embargo, es posible que deba impedir la retención, el acceso o la descarga de transcripciones para entornos específicos. Por ejemplo, es posible que tenga necesidades empresariales y requisitos organizacionales para que sus agentes actúen sobre o recuperen datos confidenciales e información sensible, y no quiera que esa información se descargue. Quizá también desee controlar el tamaño de la tabla de transcripciones de conversaciones en Dataverse, ya que puede aumentar rápidamente a medida que se utilizan los agentes.

Nota

Cuando SharePoint se utiliza como fuente de conocimientos, las transcripciones de las conversaciones incluyen la pregunta y el contenido de los documentos de origen utilizados para generar la respuesta (el campo search_results). Sin embargo, la respuesta no está incluida (marcada como REDACTED).

Las transcripciones de las conversaciones no están escritas para:

• Entornos de Microsoft Dataverse for Teams
• Entornos de desarrollo de Dataverse
• Agentes de Microsoft 365 Copilot

En el caso de los agentes creados en Copilot Studio, puede controlar si el sistema guarda las transcripciones en Dataverse y quién puede verlas. También puede controlar cuánto tiempo se conservan las transcripciones antes de que se eliminen.

Este artículo describe cómo controlar si el sistema guarda las transcripciones en Dataverse y quién puede verlas y descargarlas. Para obtener información detallada sobre el contenido de las transcripciones y más información sobre cómo obtener acceso y descargarlas, consulte estos artículos:

• Ver y descargar las transcripciones de la conversación en Copilot Studio
• Descargar las transcripciones de la conversación en Power Apps

Importante

• Los creadores con el rol de Creador de entorno no tienen acceso automático a las transcripciones.
• Para ver transcripciones en Power Apps, los creadores necesitan el rol de seguridad Visor de transcripciones de bots. Solo los administradores pueden otorgar este rol asignando el rol de seguridad Visor de transcripciones de bots durante el uso compartido del agente.
• Si un creador no tiene el rol Visor de transcripciones de bot, los controles para impedir la visualización y descarga de transcripciones en Power Apps no tienen efecto, ya que el creador ya no puede ver ni descargar transcripciones en Power Apps.

Requisitos previos

• El rol de Administrador de entorno para configurar entornos individuales
• El rol de Administrador del sistema para configurar grupos de reglas de entorno

Obtenga más información sobre roles de seguridad y gestión de roles administrativos con privilegios elevados en Power Platform.

Importante

Si un administrador del sistema configura un grupo de reglas de entorno para controlar el acceso y la retención de transcripciones, las configuraciones del grupo prevalecen sobre las configuraciones de los entornos individuales.

Configurar la grabación y descarga de transcripciones

En el centro de administración de Power Platform, puede controlar si los creadores pueden ver y descargar las transcripciones, así como si se guardan o no. Puede configurar estos ajustes individualmente para cada entorno, o usar grupos de entornos para aplicar los mismos ajustes a varios entornos.

Configurar las opciones de transcripción para un entorno

1. En Copilot Studio, en la barra lateral, seleccione los tres puntos (...), y luego seleccione Centro de Administración de Power Platform.

2. En el centro de administración de Power Platform, seleccione Administrar en la barra lateral y luego seleccione Entornos. Aparecerá una lista de entornos.

3. Seleccione el entorno que quiere configurar. Se abre la página de detalles del entorno.

4. En la barra de menús superior, seleccione Configuración.

5. Expanda Producto y luego seleccione Características.

6. Desplácese hasta la sección de Agentes de Copilot Studio. Establezca o desactive estos ajustes y luego seleccione Guardar al final de la página Configuración.

   

   • Permitir a los propietarios y editores de agentes ver las transcripciones de las sesiones de interacción de conversación de sus agentes.
     Cuando está activado, los creadores y administradores pueden ver y descargar transcripciones en Copilot Studio para los agentes en el entorno. Cuando está desactivada, las opciones para ver o descargar transcripciones no están disponibles.

   • Permita guardar las transcripciones de conversaciones y los metadatos asociados en Dataverse (obligatorio para la generación de informes mejorada).
     Cuando está activado, las transcripciones se guardan en Dataverse y se pueden ver y descargar en Power Apps. Cuando se desactivan, las transcripciones no se guardan para ninguna conversación que se produzca en el entorno. Las transcripciones de las conversaciones que ocurrieron antes de que se desactivara el guardado todavía están disponibles. Si vuelve a habilitar esta configuración, las transcripciones solo se guardan para las conversaciones que se producen después de volver a habilitar la configuración en el entorno. Las transcripciones de las conversaciones que se produjeron cuando la configuración estaba desactivada seguirán sin estar disponibles.

Precaución

• Si no se guardan las transcripciones, los paneles que utilizan metadatos de transcripciones de conversaciones, como el Panel de resumen omnicanal, pueden fallar.

• Las transcripciones de conversaciones y los metadatos asociados pueden seguir guardándose en Dataverse hasta 24 horas después de desactivar el guardado. Puede eliminar los registros de transcripciones de conversación que se hayan guardado durante este tiempo.

Configurar las opciones de transcripción para un grupo de entornos

Si es administrador del inquilino y usa grupos de entornos, puede configurar los ajustes de transcripción para todos los entornos del grupo de una sola vez.

La regla de grupo de entorno Acceso a las transcripciones de conversaciones de los agentes de Copilot Studio de Copilot Studio proporciona los mismos controles que los de los entornos individuales del entorno.

La regla de grupo impide que los administradores de entornos individuales dentro del grupo cambien la configuración de sus entornos. Los ajustes que configure para el grupo de entornos reemplazan cualquier ajuste configurado para los entornos individuales.

Para configurar reglas de grupo en el centro de administración de Power Platform, consulte la Documentación de grupos de entorno.