Power Automate -työnkulkujen käyttö Business Centralissa

Business Central -ohjelman mukana olet saanut Microsoft Power Automate -lisenssin. Tämän lisenssin avulla voit käyttää Business Centralin tietoja työnkulun osana Microsoft Power Automatessa. Luo työnkulkuja ja yhdistä tiedot sisäisistä ja ulkoisista lähteistä Business Central -yhdistimellä.

Power Automate -työnkulut käynnistyvät tapahtumien avulla, kuten tietueiden luonti, muokkaaminen tai poistaminen. Työnkulut voidaan myös suorittaa käyttäjän määrittämässä aikataulussa tai pyydettäessä.

Muistio

Järjestelmänvalvojat voivat rajoittaa Power Automate -käyttöoikeuksia. Jos huomaat, että sinulla ei ole oikeuksia joihinkin tai kaikkiin tässä artikkelissa kuvattuihin ominaisuuksiin, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi. Lisätietoja siitä, miten voit hallita Power Automaten käyttöä ylläpitäjänä, on kohdassa Power Automate -integroinnin määrittäminen.

Vinkki

Power Automaten lisäksi voit käyttää hyväksyntätyönkulkumalleja Business Centralissa. Vaikka kyse on erillisistä työnkulkujärjestelmistä, jokainen Power Automatessa luotu hyväksyntätyönkulkumalli lisätään työnkulkuluetteloon Business Centralissa. Lisätietoja kohdassa Työnkulut.

Tietoja Power Automaten työnkuluista

Power Automate on palvelu, jonka avulla voit luoda automaattisia työnkulkuja (tai työnkulkuja) sovellusten ja palveluiden, kuten Business Centralin, välillä. Power Automaten työnkulut vaativat vain vähän tai ei lainkaan tietoa koodauksesta. Ne voivat liittyä moniin erilaisiin tapahtumiin ja vastauksiin, esimerkiksi:

• Tallenna muutokset
• Ulkoisten tiedostojen päivitykset
• Kirjatut asiakirjat
• Microsoftin ja kolmannen osapuolen palvelut, kuten Microsoft Outlook, Excel, Dataverse, Teams, SharePoint, Power Apps, jne.

Voit käsitellä kolmea eri pilvityönkulun tyyppiä:

Työnkulun tyyppi	Kuvaus
Automaattinen työnkulku	Tapahtuma käyttää tätä työnkulun tyyppiä automaattisesti. Business Central -ohjelmassa voi syntyä tapahtuma, jossa tietue tai asiakirja luodaan, muokataan tai poistetaan. Esimerkiksi uusi myyntilasku voi käynnistää hyväksymispyynnön työnkulun, jolla voi olla erilaisia tapahtumia määritettynä hyväksyjän vastauksen mukaan. Negatiivinen vastaus lähettää ilmoituksen ja sähköpostin hyväksynnän pyytäjälle. Positiivinen vastaus päivittää samanaikaisesti SharePoint-kansiossa sijaitsevan Excel-taulukon ja lähettää päivityksen Teams-keskusteluun. Automaattisia työnkulkuja voi käynnistää sekä sisäisten että ulkoisten tapahtumien avulla Business Central -ohjelmassa.
Hyväksynnän työnkulku	Hyväksynnän työnkulut ovat myös automaattisia työnkulkuja Power Automatessa, mutta ne on suunniteltu erityisesti hyväksynnän pyytämistä varten, kun tietueisiin ja tietoihin tehdään muutoksia. Voit käyttää hyväksymistyönkulkuja Power Automate vaihtoehtona Business Central -moduuliin kuuluvalle hyväksynnän työnkulkutoiminnolle.
Ajoitettu työnkulku	Tämä työnkulun tyyppi suoritetaan myös automaattisesti, mutta se suoritetaan ajoittain aikataulutetun päivämäärän ja ajan mukaan.
Pikatyönkulku	Tämä työnkulun tyyppi suoritetaan pyydettäessä, ja se vaatii käyttäjää suorittamaan sen manuaalisesti toisesta sovelluksesta tai laitteesta, tässä tapauksessa Business Central -asiakasohjelmasta. Pikatyönkulut toimivat samalla tavalla kuin eräajot, suorittavat useita pitkiä vaiheita muutamalla näppäimen painalluksella ja ne käynnistetään tietyiltä sivuilta tai taulukoista. Työnkulun avulla voit esimerkiksi lisätä painikkeen toimintovalikkoon Toimittajat-sivulla, jos haluat estää toimittajalle suoritettavat maksut ja samaan aikaan lähettää mukautettavia sähköposteja myyjän kontaktille ja yrityksesi ostajille sekä päivittää kontaktin Outlookissa.

Power Automate -toiminnot

Voit tutustua kaikkiin tällä hetkellä käytettävissä oleviin Power Automate -työnkulkuihin kirjautumalla sisään Power Automateen ja valitsemalla vasemmalla olevasta siirtymispalkista Omat työnkulut. Täältä löydät kaikki työnkulut, jotka olet jo luonut itse, ja työnkulut, jotka ylläpitäjä tai työtoverisi on jakanut kanssasi.

• Pikatyönkulut ovat käytettävissä myös business central -ohjelman useimpien luettelo-, kortti- ja asiakirjasivujen suorittamiseen. Välittömät työnkulut löytyvät Sivujen toimintopalkin Automatisoi toimintoryhmästä. Voit suorittaa työnkulun valitsemalla sen ja noudattamalla sinulle esitettyjä ohjeita. Katso lisätietoja seuraavista osioista.

• Business Centralin automaattisissa työnkuluissa ei ole mitään tekemistä, ellet halua muuttaa tai poistaa niitä käytöstä. Muussa tapauksessa ne vain toimivat käynnistettäessä.

Suorita pikatyönkulkuja

Pikavirrat avautuvat Business Centralin sisällä verkossa, jotta voit pysyä keskeneräisen liiketoimintaprosessin yhteydessä. Voit käyttää pikatyönkulkua useimmista luetteloista, korteista tai asiakirjoista.

1. Valitse toimintopalkista Automatisoi ja valitse työnkulku toiminnon alla olevista käytettävissä olevista työnkuluista Power Automate .

   

   Joillakin sivuilla Automaattinen-arvo sijaitsee Usean vaihtoehdon kohdassa (...).

2. Täytä Suorita työnkulku -ruudussa kaikki pakolliset kentät ja suorita sitten työnkulku valitsemalla Jatka.

Huomautus

Kun käytät automaattinen-nimikettä ensimmäisen kerran, saatat nähdä vain Power Automaten käytön aloittaminen -toiminnon. Näet tämän toiminnon, koska et ole hyväksynyt Microsoft Power Automaten tietosuojailmoitusta. Voit jatkaa valitsemalla Aloita Power Automate ja noudattamalla ohjeita, jotta voit sopia tai olla eri mieltä.

Luo, muokkaa ja hallitse työnkulkuja

Uusien työnkulkujen luominen tai vanhojen muokkaaminen ja hallinta (esimerkiksi niiden kytkeminen päälle tai pois) voidaan tehdä suoraan Power Automatessa. Voit kuitenkin aloittaa joitakin näistä tehtävistä Business Centralin Automate-toimintovalikosta:

• Voit luoda automaattisen työnkulun luettelosta, kortti tai asiakirjasivulta valitsemalla Automatisoi automatisoitu>työnkulku.

• Voit luoda hyväksymistyönkulun kortti- tai asiakirjasivulta valitsemalla Automatisoi>luo hyväksymisen työnkulku.

  Vinkki

  Tämä toiminto on käytettävissä vain kortilla ja asiakirjatyyppien sivuilla, ei luetteloissa.

• Voit luoda välittömän työnkulun luettelosta, kortti tai asiakirjasivulta valitsemalla Työnkulun> perusteella Automatisoiluo toiminto.

• Voit avata Power Automate luettelon, kortti tai asiakirjasivun valitsemalla Automatisoi>työnkulkujen hallinta.

Nämä tehtävät tekee yleensä vain järjestelmänvalvoja tai superkäyttäjä. Tehtävät edellyttävät Business Central -ohjelman liiketoimintaprosessien laajempaa tuntemusta. Lisätietoja on Business Centralin kehittäjien ja IT-ammattilaisten ohjeen seuraavissa artikkeleissa:

• Power Automate integraatio
• Automaattisia työnkulkuja luodaan (tämä kattaa myös hyväksymistyönkulut).
• Luo välittömiä työnkulkuja
• Työnkulkujen hallinta Power Automate

Katso myös

Liiketoiminnan keskitettyjen automatisoitujen työnkulkujen vianmääritys
Valmistaudu liiketoimintaan
Työnkulut
Liiketoimintatietojen tuominen muista rahoitusjärjestelmistä
Käyttöoikeuksien liittäminen käyttäjiin ja ryhmiin
Liiketoimintakeskuksen määrittäminen
Varainhoito
Työnkulkujen hallinta Power Automate
Automaattisten työnkulkujen määrittäminen
Pikavirtojen kytkeminen päälle

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä