Myyntipalautusten tai -peruutusten käsittely

Artikkeli
10/03/2024

Jos asiakas haluaa palauttaa nimikkeitä tai saada hyvitystä nimikkeistä tai palveluista, jotka olet myynyt ja joista olet saanut maksun, sinun on luotava ja kirjattava myyntihyvityslasku, joka määrittää pyydetyn muutoksen. Voit sisällyttää oikeat myyntilaskun tiedot seuraavasti:

Luo myyntihyvityslaskun suoraan kirjatusta myyntilaskusta.
Luo uusi myyntihyvityslasku, jossa on kopioidut laskutiedot.

Jos myyntipalautuskäsittelyä, kuten nimikkeen käsittelyn varastoasiakirjoja, on hallittava paremmin tai jos haluat paremman yleiskuvan, kun useiden myyntiasiakirjojen nimikkeitä vastaanotetaan yhtenä myyntipalautuksena, voit luoda myyntipalautustilauksia. Myyntipalautustilaus lähettää automaattisesti liittyvän myyntihyvityslaskun ja tarvittaessa muut palautukseen liittyvät asiakirjat, kuten korvaavan myyntitilauksen. Lisätietoja on kohdassa Myyntipalautustilausten käsittely.

Huomautus

Jos kirjattua myyntilaskua ei ole vielä maksettu, voit peruuttaa tapahtumat käyttämällä kirjatun myyntilaskun Korjaa- tai Peruuta-toimintoa. Nämä toiminnot toimivat vain maksamattomille laskuille eivätkä ne osittaisia palautuksia tai peruutuksia. Lisätietoja on kohdassa Maksamattomien myyntilaskujen korjaaminen tai peruuttaminen.

Palautus tai hyvitys voi liittyä vain joihinkin alkuperäisen myyntilaskun nimikkeisiin tai palveluihin. Tällöin myyntihyvityslaskun tai myyntipalautustilauksen riveillä olevia tietoja on muokattava. Myyntihyvityslaskun tai myyntipalautustilauksen kirjaamisen yhteydessä myyntiasiakirjat, joihin muutos vaikuttaa, peruutetaan. Tämän jälkeen asiakkaalle voidaan luoda hyvitysmaksu. Lisätietoja on kohdassa Maksujen suorittaminen.

Hyvityslaskun kirjaaminen palauttaa myös mahdolliset kirjattuun asiakirjaan määritetyt nimikekulut, joten nimikkeen arvotapahtumat ovat samat kuin ennen nimikekulun määrittämistä.

Huomautus

Myyntipalautusten kirjanpitonäkökohtia, kuten asiakkaille maksettavia maksuja, pidetään kirjanpitona, eikä niitä ole kuvattu tässä. Lisätietoja on kohdassa Ostovelkojen hallinta.

Myyntihyvityslaskun luominen kirjatusta myyntilaskusta

Valitse kuvake, syötä Kirjatut myyntilaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
Valitse Kirjatut myyntilaskut -sivulla kirjattu myyntilasku, jonka haluat peruuttaa, ja valitse Peruuta-toiminto ja sitten Luo korjaava hyvityslasku -toiminto.

Ostohyvityslaskun otsikossa on tietoja kirjatusta myyntilaskusta. Voit muokata sitä esimerkiksi palautussopimusta vastaavilla uusilla tiedoilla.
Muokkaa sopimuksen mukaan rivien tietoja, kuten palautettujen nimikkeiden määrää tai hyvitettävää summaa.
Valitse Valmistele-toiminto ja valitse kohdista tapahtumat - toiminto.
Valitse Kohdista asiakastapahtumat -sivulla rivi, joka sisältää myyntihyvityslaskuun kohdistettavan kirjatun myyntiasiakirjan. Valitse sitten Kohdistetaan tunnisteeseen -toiminto.

Myyntihyvityslaskun tunniste näkyy Kohdistetaan tunnisteeseen -kentässä.
Anna Kohdistettava summa -kenttään kohdistettava summa, jos se on pienempi kuin alkuperäinen summa.

Kohdista asiakastapahtumat -sivun alaosassa näkyy kokonaissumma, joka kohdistetaan kaikkien mukaan kuuluvien tapahtumien peruuttamiseksi, kun Saldo-kentän arvo on nolla.
Valitse OK-painike. Kun myyntihyvityslasku kirjataan, se kohdistetaan kirjattuihin myyntiasiakirjoihin.

Kun olet luonut tai muokannut ostohyvityslaskun rivejä, ja vähintään yksi sovellusalue on määritetty, voit kirjata myyntihyvityslaskun.
Valitse ensin Kirjaus-toiminto ja sitten Kirjaa ja lähetä-toiminto.

Kirjaa ja lähettää vahvistuksen -valintaikkuna avautuu, jossa näkyy suositeltu tapa lähettää asiakkaalle. Voit muuttaa lähetysmenetelmän valitsemalla Lähetä asiakirja kohteeseen -kentän valintapainikkeen. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan lähetysprofiilien määrittäminen.

Kirjatut myyntiasiakirjat, jotka kohdistettiin hyvityslaskuun, on nyt peruutettu, ja asiakkaalle voidaan luoda palautusmaksu. Myyntihyvityslasku poistetaan ja korvataan uudella kirjattujen myyntihyvityslaskujen luettelon asiakirjalla.

Myyntihyvityslaskun luominen kopioimalla kirjattu myyntilasku

Valitse kuvake, syötä Myyntihyvityslaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
Avaa uusi tyhjä myyntihyvityslasku valitsemalla Uusi-toiminto.
Syötä Asiakkaan nimi-kenttään nykyisen asiakkaan nimi.
Valitse Valmistele-toiminto ja valitse sitten Kopioi asiakirjat -toiminto.
Valitse Kopioi myyntiasiakirja -sivun Asiakirjan tyyppi -kentässä Kirjattu lasku.
Valitse Asiakirjanro-kenttä, jos haluat avata Kirjatut myyntilaskut -sivun, ja valitse sitten kirjattu myyntilaskutietue, joka sisältää peruutettavat rivit.
Valitse Laske rivit uudelleen -valintaruutu, jos haluat päivittää kopioidut kirjatut myyntilaskurivit nimikkeen hinta- ja yksikkökustannusten muutoksilla, jotka ovat tapahtuneet laskun kirjaamisen jälkeen.
Valitse OK-painike. Kopioidut laskurivit lisätään myyntihyvityslaskuun.
Täytä myyntihyvityslasku kohdan Myyntihyvityslaskun luominen kirjatusta myyntilaskusta mukaisesti.

Myyntialennuksen luominen

Joskus asiakkaalle täytyy lähettää hyvityslasku, jossa on hinnanalennus, jos asiakas on esimerkiksi vastaanottanut nimikkeet hieman vahingoittuneina tai saanut ne myöhässä.
Voit kirjata tämän alennushinnan nimikekuluna hyvityslaskuun tai palautustilaukseen ja määritellä sen kirjattuun toimitukseen. Seuraavassa se käsitellään myyntihyvityslaskun osalta, mutta samat vaiheet koskevat myös myyntipalautustilausta.

Valitse kuvake, syötä Myyntihyvityslaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
Avaa uusi tyhjä myyntihyvityslasku valitsemalla Uusi-toiminto.
Täytä hyvityslaskun otsikko asianmukaisilla tiedoilla asiakkaasta, jolle haluat antaa myyntialennuksen.
Valitse Rivit-pikavälilehden Tyyppi-kentässä Kulu (nimike).
Valitse Nro -kenttään oikea nimikekulun arvo.
Haluat ehkä erityisen nimikekulunumeron myyntialennuksille.
Syötä Määrä-kenttään 1.
Syötä Yksikköhinta Ilman ALV -kenttään myyntialennuksen summa.
Määritä myyntialennus nimikekuluksi kirjatun toimituksen nimikkeille. Lisätietoja on kohdassa Kaupan lisäkustannusten huomiointi nimikekulujen avulla Kun olet määrittänyt alennuksen, siirry takaisin Hyvityslasku-sivulle.

Kun kirjaat myyntipalautustilauksen, ohjelma lisää myyntialennuksen asianmukaisen myyntitapahtuman summaan. Tällä tavoin voit ylläpitää täsmällistä varaston arvostusta.

Palautusvastaanottojen yhdistäminen

Tämä toiminto on hyödyllinen, jos asiakkaasi palauttaa useita nimikkeitä, jotka korvataan eri myyntipalautustilauksilla.

Kun vastaanotat nimikkeet varastollesi, kirjaa asianmukaiset myyntipalautustilaukset vastaanotetuiksi. Tällä tavoin luodaan kirjatut palautusvastaanotot.

Kun olet valmis laskuttamaan asiakasta, voit luoda myyntihyvityslaskun ja kopioida automaattisesti kirjatut palautusvastaanottorivit tähän asiakirjaan, sen sijaan että laskuttaisit jokaisen myyntipalautustilauksen erikseen. Sen jälkeen voit kirjata myyntihyvityslaskun ja laskuttaa kaikki avoimet myyntipalautustilaukset kätevästi kerralla.

Asiakaskortti-sivun Tee koontilasku -valintaruutu on valittava, jotta palautusvastaanottoja voidaan yhdistää.

Palautusvastaanottojen yhdistäminen manuaalisesti

Valitse kuvake, syötä Myyntihyvityslaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
Valitse Uusi-toiminto.
Täytä Yleiset-pikavälilehdessä tarvittavat kentät.
Valitse Hae pal. vastaanottorivit -toiminto.
Valitse ne palautusvastaanottorivit, jotka haluat sisällyttää hyvityslaskuun:
- Voit lisätä kaikki rivit valitsemalla ensin kaikki rivit ja sitten OK.
- Voit lisätä tietyt rivit valitsemalla ensin rivit ja sitten OK.
Jos valitsit virheellisen toimitusrivin tai haluat aloittaa alusta, voit yksinkertaisesti poistaa hyvityslaskun rivit ja käynnistää Hae palautusvast.oton rivit -toiminnon uudelleen.
Kirjaa lasku.

Palautusvastaanottojen yhdistäminen automaattisesti

Voit yhdistää palautusvastaanotot automaattisesti. Voit myös kirjata hyvityslaskut automaattisesti Yhdistä palautusvastaanotot -toiminnolla.

Valitse kuvake, syötä Yhdistä palautusvastaanotot ja valitse sitten liittyvä linkki.
Valitse soveltuvat palautusvastaanotot täyttämällä kentät Yhdistä palautusvastaanotot -sivulla.
Valitse Kirjaa hyvityslaskut -valintaruutu. Muussa tapauksessa saatavat ostohyvityslaskut on kirjattava manuaalisesti.
Valitse OK-painike.

Vastaanotettujen ja laskutettujen palautustilausten poistaminen

Kun laskutat palautusvastaanotot näin, säilyvät palautustilaukset, joista palautusvastaanotot kirjattiin, vaikka ne olisi vastaanotettu ja laskutettu täysin.

Kun palautusvastaanotot yhdistetään hyvityslaskuun ja kirjataan, hyvitetyille riveille luodaan kirjattu myyntihyvityslasku. Alkuperäisen myyntipalautustilauksen Laskutettu määrä -kenttä päivitetään laskutetun määrän perusteella.

Valitse kuvake, syötä Poista laskutetut myyntipalautustilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
Määritä Nro-suodatinkentässä, mitkä palautustilaukset poistetaan.
Valitse OK-painike.

Voit myös poistaa manuaalisesti yksittäiset myyntipalautustilaukset.

Varaston arvostus

Oikean varaston arvostuksen säilyttämistä varten palautetut nimikkeet viedään yleensä takaisin varastoon sillä yksikkökustannuksella, jolla ne myyntiin, eikä nykyisellä yksikkökustannuksella. Tätä kutsutaan todellisten kustannusten peruuttamiseksi.

Todellisten kustannusten peruuttamisen automaattista määrittämistä varten on kaksi toimintoa:

Toiminto	Kuvaus
Hae peruutettavat kirjatut asiakirjarivit -toiminto Myynnin palautustilaus sivulla	Kopioi vähintään yhden myyntipalautustilaukseksi käännettävän kirjatun asiakirjan rivit. Lisätietoja on kohdassa Myyntipalautustilauksen luominen vähintään yhden kirjatun myyntiasiakirjan perusteella.
Kopioi asiakirja - toiminto Myyntihyvityslasku - ja Myynnin palautustilaus sivuilla	Kopioi sekä otsikon että yhden kirjatun asiakirjan rivit peruutusta varten. Edellyttää, että Tod. kust. peruuttaminen pakollinen -valintaruutu on valittuna Myyntien ja myyntisaamisten asetukset - sivulla.

Jos haluat määrittää todellisten kustannusten peruuttamisen manuaalisesti, sinun on valittava Kohdistus nimiketapahtumasta -kenttä joltakin palautusasiakirjariviltä ja valittava sitten alkuperäisen myyntitapahtuman numero. Tämä linkittää myyntihyvityslaskun tai myyntipalautustilauksen alkuperäiseen myyntitapahtumaan ja varmistaa, että nimike arvostetaan alkuperäisissä yksikkökustannuksissa.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Rakenteen tiedot: Varaston arvostus.