Power BI:n käyttöönoton suunnittelu: Sisällön käytöstä poistaminen ja arkistoiminen

Muistiinpano

Tämä artikkeli on osa Power BI:n käyttöönoton suunnittelun artikkelisarjaa. Tässä sarjassa keskitytään ensisijaisesti Microsoft Fabricin Power BI -kokemukseen. Johdanto sarjaan on artikkelissa Power BI:n käyttöönoton suunnittelu.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit poistaa sisällön käytöstä ja arkistoida sen elinkaaren lopussa. Tämä artikkeli on tarkoitettu ensisijaisesti seuraaville:

• Fabric-järjestelmänvalvojat: Järjestelmänvalvojat, jotka vastaavat Fabricin valvonnasta organisaatiossa. Fabric-järjestelmänvalvojien on ehkä tehtävä yhteistyötä muiden järjestelmänvalvojien kanssa, kuten Niiden, jotka valvovat Microsoft 365:tä tai Azure DevOpsia.
• Center of Excellence (COE) ja BI-tiimit: Tiimit, jotka vastaavat Power BI:n valvonnasta organisaatiossa. Näihin tiimeihin kuuluu päättäjiä, jotka päättävät, miten Power BI -sisällön elinkaarta hallitaan.
• Tietoliiketoimintatiimit: Tiimit, jotka vastaavat yritystietoratkaisujen elinkaaren hallinnan valvonnasta. Näihin tiimeihin voi kuulua julkaisupäälliköitä, jotka käsittelevät sisältöjulkaisujen elinkaarta, sekä insinöörejä, jotka luovat ja hallitsevat komponentteja, joita tarvitaan tehokkaaseen käyttöön ja elinkaaren hallinnan tukemiseen.
• Sisällöntekijät ja sisällön omistajat: Käyttäjät, jotka luovat sisältöä, jonka he haluavat julkaista Fabric-portaalissa muiden kanssa jaettavaksi. Nämä henkilöt ovat vastuussa luomansa Power BI -sisällön elinkaaren hallinnasta.

Elinkaaren hallinta koostuu prosesseista ja käytännöistä, joiden avulla käsittelet sisältöä sen luomisesta eläkkeelle jäämiseen. Elinkaaren hallinnan viidennessä vaiheessa tuetaan ja valvotaan sisältöä, joka tukee käyttäjiä ja julkaisee sisältöä käyttöönoton ja ongelmien ratkaisemisen helpottamiseksi. Lopulta siirryt sisällön elinkaaren kuudenteen ja viimeiseen vaiheeseen, jossa saatat tunnistaa sisällön, jota ei enää käytetä tai tarvita. Tässä viimeisessä vaiheessa poistat sisällön käytöstä ja arkistoit sen.

Sisällön poistaminen käytöstä ja arkistointi on tärkeää, kun sisältö on täyttänyt tarkoituksensa. Se varmistaa, että resursseja ei tuhlata tukisisältöön, jota ei tarvita. Se helpottaa sisällöntekijöiden ja järjestelmänvalvojien tarvittavan sisällön valvontaa. Kun poistat sisällön käytöstä ja arkistoit sen elinkaaren lopussa, se auttaa parantamaan hallintoa ja tehokkuutta, koska keskität työt ja resurssit asianmukaiseen sisältöön ja vuokraajasi aktiivisiin alueisiin.

Seuraavassa kuvassa esitetään Power BI -sisällön elinkaari ja korostetaan vaihetta 6, jossa käytöstäpoistat ja arkistoit sisältöä.

Muistiinpano

Katso yleiskatsaus sisällön elinkaaren hallinnasta tämän sarjan ensimmäisestä artikkelista.

Kuluttajat eivät ehkä enää tarvitse tai käytä sisältöä. Tähän voi olla useita syitä, kuten käyttöön otettava korvaava sisältö, erilaiset liiketoimintatavoitteet tai prioriteettien muuttaminen.

Sisällön poistaminen käytöstä auttaa hallinnoimaan Power BI:tä eri tavoilla.

• Vähemmän kohteita vähentää tarpeettomia osia ja pitää ympäristösi helpommin hallittavana. Kohteiden vähentäminen auttaa käyttäjiä siirtymään aktiivisessa sisällössä, ja sitä on helpompi ylläpitää.
• Käyttämättömien kohteiden poistaminen vähentää kuluttajien hämmennystä siitä, mitä sisältöä heidän tulisi käyttää.
• Valvonnasta tulee helpompaa, kun se keskittyy aktiiviseen sisältöön. Tämä pätee erityisesti silloin, kun valvot käyttöoikeusrooleja ja -käyttöoikeuksia.
• Pienempi määrä kohteita voi mahdollisesti optimoida kapasiteetin käytön, koska resursseja ei käytetä vahingossa.

Päätä, milloin ja miten sisältö poistetaan käytöstä

Sinun tulee säännöllisesti arvioida käyttömalleja organisaatiossasi, kun suoritat valvonta- ja valvontatoimia poistaaksesi käytöstä poistettavan ehdokassisällön. Vaiheita kutsutaan sisällön puhdistustoiminnoiksi. Sisällön puhdistustoimet ovat säännöllisesti ajoitettuja toimia, joilla kyselysisältöä tarkastellaan, kun taas sisällön eläköityminen tapahtuu, kun päätät poistaa sisällön käytöstä sen elinkaaren lopussa. Vuokraajassa julkaistujen kohteiden määrästä riippuen näitä toimintoja voidaan suorittaa säännöllisesti, kuten neljännesvuosittain tai kuukausittain.

Vihje

Vuokraajatason valvonta ja vuokraajatason valvonta ovat tärkeitä toimia, joiden avulla voit päättää, milloin sisältö poistetaan käytöstä.

Sisällön puhdistustoimintojen suunnittelu

Seuraavat tärkeät seikat ja päätökset tulee tehdä, kun haluat analysoida sisältöäsi, jotta voit tunnistaa, mitä käytöstä voidaan poistaa ja arkistoida.

• Valitse analyysin laajuus: Sisällön puhdistustoiminnot voidaan tehdä vuokraajan tasolla. On kuitenkin tavallista suorittaa analyysi myös työtila-, kapasiteetti- tai toimialuetasolla. Näin voit tehdä päätöksiä ja suorittaa erityistarpeisiin tai käyttäjäväestöön perustuvia toimia. Esimerkiksi työtilan järjestelmänvalvojat voivat vastata hallitsemiensa työtilojen säännöllisistä sisällön puhdistustoimista.
• Päätä tietyn sisällön aikaikkunasta: Mieti, mikä aikaikkuna on merkityksellinen analysoimasi sisällön kannalta. Vaikka käytössäsi saattaa olla normaali aikaraja (esimerkiksi ilman käyttöä kolmen kuukauden kuluessa), samoja ohjeita voi olla hankala käyttää kaikissa tilanteissa. Katso seuraavia esimerkkejä.
  • Normaali kolmen kuukauden aikaikkuna: Myyntitiimille on olemassa työtila, jossa seurataan neljännesvuosittaisia bonuksia. Jos käyttöä ei ole ollut viimeisen kolmen kuukauden aikana, koko työtila on eläkeehdokas.
  • Lyhyempi yhden kuukauden aikaraja: Päivittäisiä myyntilukuja sisältävä toimintaraportti on tarkoitettu usein päivittäiseen tai viikoittaiseen käyttöön. Jos sitä ei ole käytetty viimeisen kuukauden aikana, raportti on eläkeehdokas.
  • Pidempi yhden vuoden aikaraja: IT tuottaa semanttisen mallin kerran vuodessa ulkoisia auditoijia varten. Vaikka sillä ei ole mitään käyttöä viime kuukausina, on tärkeää säilyttää semanttinen malli. Tässä tilanteessa on perusteltua aikarajaa, joka on yli yksi vuosi, ennen kuin siitä tehdään eläkeehdokas.
  • Poikkeus ilman aikaikkunaa: Johto käyttää ajoittain tuloskorttia, joka sisältää organisaation keskeiset suorituskykyilmaisimet. Vaikka käyttö ei ole johdonmukaista ja sillä on muutama katsoja, tätä tiettyä sisältöä ei oteta huomioon eläköitymisissä pelkästään vähäisen käytön perusteella.
• Luo luokituksia: Päätä johdonmukaisesti, mitä termejä käytät. Luo yleisiä määritelmiä, joiden avulla luokitellaan termejä, kuten usein käytetyt, aktiiviset käytetyt, toisinaan käytetyt ja käyttämättömät. Harkitse, miten sovellat näitä termejä sisällön käytön ja käyttäjien toimintatasojen analysointiin. Lisätietoja on kohdassa Luo luokitukset.
• Valitse asiaan liittyvät käyttötiedot: Useimmissa tilanteissa on otettava huomioon useita mittareita, kuten sisällön todellisia näkymiä yhteensä ja sisällön todellisia käyttäjiä (katselijia). Katso seuraavia esimerkkejä.
  • Suuri määrä näkymiä: Yhdessä raportissa voi olla johdonmukaisesti suuri määrä näyttökertoja pieneltä käyttäjämäärältä. Tämä toiminta saattaa kuvata henkilökohtaisen LIIKETOIMINTATIETOJEN ja tiimin BI:n käyttöskenaarioita.
  • Suuri määrä käyttäjiä: Raportilla voi olla useita katselijaa eri alueilta organisaatiossa. Vaikka sisältöä käytetään laajasti, todelliset näkymät voivat olla satunnaisia ja epäjohdonmukaisia. Tämä toiminta saattaa kuvastaa yrityksen liiketoimintatietojen käyttöskenaariota.
  • Mahdolliset vs. todelliset katselijat: Power BI -sovellukselle tai raportille voidaan määrittää käyttöoikeudet, jotta mahdollisia katselijamahdollisuuksia on paljon. Saatat kuitenkin nähdä todellista käyttöä vain pienestä osasta mahdollisia katselijia.
• Määritä, kuka suorittaa käyttöanalyyseja ja puhdistustoimia: Sen perusteella, miten sisällön omistajuutta ja hallintaa käsitellään organisaatiossasi, mieti, kenen tulisi vastata sisällön puhdistustoimista.

Kun suunnittelet, miten suoritat sisällön puhdistusanalyysin, sinun on seuraavaksi määritettävä, mitä sisältöä poistat käytöstä.

Tunnista sisältö, jonka poistat käytöstä

Olet tässä vaiheessa suunnitellut säännöllistä sisällön puhdistustoimia ja tehnyt joitakin keskeisiä valintoja ja päätöksiä siitä, miten voit analysoida sisältöä vuokraajassasi. Nyt on aika analysoida käyttömalleja ja tunnistaa käytöstä poistuttava ehdokassisältö. Yleensä haluat löytää sisältöä, jonka käyttö ja ylläpito on vähäistä.

Harkitse seuraavia toimintoja, joilla voit etsiä sisältöä, jota käytetään niukasti ja jota ei enää ylläpidetä.

• Analysoi näkymiä: Keskity visualisointikohteiden, kuten raporttien ja sovellusten, näkymien määrään.
  • Lajittele kohteet aikaikkunan näkymien kokonaismäärän mukaan (kuvattu edellisessä osiossa). Keskity etsimään kohteet, joita ei käytetä tai joita käytetään vain satunnaisesti.
  • Analysoi viimeisin käyttö aikaikkunan perusteella.
  • Tarkista laskusuuntaus verrattuna aiempiin ajanjaksoihin.
• Analysoi kyselyitä: Sinun kannattaa keskittyä kyselyihin, jotka on lähetetty tietokohteille, kuten semanttisille malleille.
  • Lajittele kohteet aikaikkunan kyselyiden kokonaismäärän mukaan. Keskity etsimään sisältöä, jota ei käytetä tai jota käytetään vain satunnaisesti.
  • Analysoi viimeisin käyttö aikaikkunan perusteella.
  • Tarkista laskusuuntaus verrattuna aiempiin ajanjaksoihin.
• Analysoi katselijat: Joskus aikaikkunan sisällön katselukertojen kokonaismäärällä voi olla merkitystä, kun sitä myös verrataan näkymiin ja kyselyihin.
  • Lajittele kohteet aikaikkunan katselukertojen kokonaismäärän mukaan.
  • Suodata pois katselijat, jotka ovat sisällön tekijöitä, omistajia tai tukitiimin jäseniä, jotta voit keskittyä kuluttajiin vain tarkastelu -toimissa.
  • Suodata pois katselijat, jotka ovat käyttäneet raporttia vain kerran tai kaksi, jotta näet vaikutuksen käyttötrendiin. On mahdollista, että nämä käyttäjät avasivat raportin vahingossa.
• Analysoi päivityspäivämääriä: Tarkista tietokohteiden (kuten semanttisten mallien tai tietovoiden) sisällön viimeisin päivitysaika. Jos tietokohdetta ei ole päivitetty äskettäin, se luultavasti tukee johtopäätöstä, jonka mukaan tietokohteita ei enää käytetä.
• Tarkista sisällön päivityksen päivämäärät: Voi olla hyödyllistä tarkistaa, milloin sisältö on viimeksi päivitetty tai julkaistu uudelleen. Sisältö, jota ei ole päivitetty äskettäin, tukee mahdollisuutta, että se voi olla valmis eläkkeelle jäämiseen.
• Tarkista dokumentaatio: Tarkista mahdolliset ohjeet tai metatiedot, ennen kuin luotat yksinomaan käyttötilastojen tietoihin.
  • Etsi sisällölle olemassa oleva dokumentaatio. Ihannetapauksessa raportti sisältää esittelysivun, jolla kuvataan sen kohdekäyttö ja kohderyhmä. Tämän tyyppiset tiedot auttavat katselijia, ja se on erityisen hyödyllistä, kun sisältöä käytetään epäsäännöllisesti.
  • Tarkista käytettävissä olevat metatiedot. Työtilan kuvaus voi sisältää olennaisia tietoja sen aiotuista käyttötavoista. Työtilan nimi voi sisältää [Dev]- tai [Test] -jälkiliitteet, jotka selventävät, miksi käyttö vaihtelee huomattavasti.
• Ole yhteydessä sisällön omistajan kanssa: Kun löydät käytöstätettavan kohdekohteen, kysy sisällöstä yhteyshenkilöltä tai sen omistajalta. Niillä voi olla myös muita merkityksellisiä tietoja odotetuista käyttötavoista, jotka eivät ole helposti ilmeisiä käyttötilastojen tiedoista. Joskus saatat myös joutua puhumaan sisällön aiheasiantuntijoiden tai kuluttajien kanssa, jotta he ymmärtävät tulevat tarpeensa.

Vihje

Nouda käyttämättömät artefaktit Hallinta REST-ohjelmointirajapinta on yksi tapa hakea käyttämättömiä kohteita. Ota kuitenkin huomioon, että ohjelmointirajapinta hakee viimeisten 30 päivän ajalta. Useimmissa tilanteissa kannattaa käyttää suurempaa aikaikkunaa, jotta voit analysoida ajan mittaan syntyvät trendit. Lisätietoja on kohdassa Käyttäjän toimintatiedot ja Vuokraajaluettelo.

Valmistaudu käyttämättömän sisällön käytöstä jättämiseen

Tässä vaiheessa olet tunnistanut sisällön, joka on hyvä ehdokas eläkkeelle jäämiseen. Tee seuraavaksi valmisteluvaiheet ennen arkistointia ja poistamista.

• Vahvista poistettavat kohteet: Varmista ennen jatkamista, että olet selvillä siitä, mitä tulisi poistaa. Yleensä kyseessä on koko työtila tai tietyt yksittäiset kohteet (kuten semanttinen malli ja sitä käyttävät raportit).
• Tarkista riippuvuudet: Analysoi tietojen historiatietoja ja suorita vaikutusanalyysi sen vahvistamiseksi, että olet huomioinut kaikki riippuvuudet. Jos esimerkiksi semanttinen malli poistetaan käytöstä, myös kaikki siitä riippuvaiset raportit poistetaan käytöstä.
• Määritä, mihin sisältö arkistoidaan: On tärkeää, että sisällöstä on varmuuskopio tai arkisto, ennen kuin se poistetaan. Näin voit palauttaa sen myöhemmin, jos tarve tulee esiin. Arkistosäilön on oltava suojattu sijainti, jossa on vähimmäisoikeudet sen varmistamiseksi, että käyttäjät eivät löydä ja käytä arkistoitua sisältöä vahingossa. Arkiston luomiseen on useita vaihtoehtoja. Sinulla voi olla käytössä lähdeohjausobjekti (kuten Git-integrointi). Voit myös ladata uusimman tiedoston Power BI -palvelu ennen sen poistamista. Käytössäsi voi olla myös semanttinen mallin varmuuskopiointi . Yleensä sinun kannattaa harkita sisällön arkistoimista keskussäilöön , johon se on tallennettu sen elinkaaren aikana (kuten OneDrive- tai SharePoint-tiedostokirjasto tai Git-säilö).
• Vahvista palautussuunnitelma: Kun olet tunnistanut, mihin sisältö arkistoidaan (kuvattu edellisessä kohdassa), selvitä prosessisi, jos huomaat, että sinun on palautettava sisältöä tai palautettava se. Voit esimerkiksi pyytää Fabric-järjestelmänvalvojaa palauttamaan poistetun työtilan, jos se on tehty säilytysaikana. Voit myös julkaista tietyn kohteen uudelleen luomastasi arkistosta. Testaa palautussuunnitelmasi, jotta olet varma, että voit luottaa prosessiin.
• Selvitä, onko hyväksyntä pakollinen: Sisällön ja prosessien mukaan sinun on ehkä saatava hyväksyntä ennen sisällön poistamista.
• Muutoslokin luominen: Jos kysymyksiä tulee myöhemmin, on hyödyllistä saada dokumentaatio siitä, mitä on poistettu, milloin, miksi ja kuka on tehnyt.
• Vahvista, kuka käsittelee poistot: Joskus henkilö, joka päätti poistaa sisällön käytöstä, ei ole sama henkilö, joka tekee poistot. Varmista, että kaikki vaaditut käyttöoikeudet on myönnetty.
  • Poista työtila: Voit poistaa koko työtilan kahdella tavalla. Jokainen tapa edellyttää eri käyttöoikeuksia.
    • Työtilan järjestelmänvalvojan rooli on sopiva, kun poistoa käsittelevällä käyttäjällä on oikeus käyttää kaikkea työtilan sisältöä.
    • Fabric-järjestelmänvalvojan rooli sopii hyvin vuokraajan järjestelmänvalvojille, jotka eivät tarvitse sisällön suoraa käyttöoikeutta. Tässä tapauksessa he suorittavat poistamisen hallintaportaalista.
  • Poista yksi kohde: Osallistujan tai yllä olevan työtilan rooli vaaditaan yksittäisen kohteen poistamiseen työtilasta.
• Vahvista, milloin poisto suoritetaan: Koska sisältöä ei käytetä aktiivisesti, poistamispäivämäärällä ja -kellonajalla ei ole väliä. Riskien minimoimiseksi joillakin organisaatioilla on kuitenkin hyväksytty muutosikkuna.
• Ole yhteydessä sisällön omistajan kanssa: Kerro yhteyshenkilöille tai omistajalle, että sisältö arkistoidaan ja poistetaan. Yleensä sisällön kuluttajille ei tarvitse ilmoittaa passiivisesta sisällöstä. Vaikka käyttäjien viestintä voi toisinaan olla tarkoituksenmukaista, varo tilanteita, joissa käyttäjät vastustavat käyttämättömän sisällön menettämistä, koska he eivät ole varmoja siitä, tarvitsevatko he sitä tulevaisuudessa.

Muistiinpano

Yhteistyötyötilan palauttamisen säilytysaika voi poiketa henkilökohtaisesta työtilasta. Määritä työtilan säilytysaika -vuokraaja-asetus määrittää, kuinka kauan sisältöä voidaan palauttaa sen poistamisen jälkeen. Lisätietoja on kohdassa Työtilan säilyttäminen.

Arkistoi ja poista käyttämätön sisältö

Tässä vaiheessa olet tunnistanut sisällön, joka voidaan poistaa käytöstä, ja tehnyt tarvittavat valmistelutoimet sen poistamiseksi ja arkistoimiseksi. Tässä viimeisessä vaiheessa poistat sisällön. Tähän kuuluu edellisessä osiossa kuvattujen päätösten ja suunnitelmien noudattaminen.

• Arkistoi sisältö turvalliseen sijaintiin: Voit varmuuskopioida sisällön usealla eri tavalla ja antaa sinun palauttaa sen tarvittaessa (kuvataan tarkemmin edellisessä osiossa).
• Poista sisältö: Viimeinen vaihe on poistaa koko työtila tai yksittäiset kohteet tarvittaessa (kuvataan tarkemmin edellisessä osiossa).

Tarkistusluettelo – Kun suunnittelet käytöstä jäämistä ja arkistoit sisältöä, tärkeimmät päätökset ja toiminnot ovat seuraavat:

• Sisällön puhdistustoimintojen suunnittelu: Määritä, onko analyysin laajuus vuokraaja-, toimialue- vai työtilatasolla. Mieti myös, kuka suorittaa käyttöanalyysin.
• Päätä aikaikkuna: Määritä tietyn sisällön ominaisuuksien perusteella paras aikaraja eläkeehdokkaiden tunnistamiselle.
• Valitse käyttötiedot: Mieti, mitkä käyttötiedot liittyvät sisältönäkymiin ja katselijat ovat sisällön kannalta tärkeimpiä.
• Luo luokituksia: Päätä, mitä luokituksia käytät sisällön johdonmukaiseen otsikointiin, kun analysoit käyttömalleja.
• Analysoi käyttötilastoja: Tarkastele näkymiä, kyselyitä, katselijoita, päivitä ja päivitä toimintoja. Lajittele, suodata ja analysoi tietoja löytääksesi kohteita, jotka ovat ehdokkaita eläkkeelle.
• Ole yhteydessä omistajan kanssa: Ota yhteyttä sisällön omistajaan vahvistaaksesi havainnot tai saadaksesi lisätietoja odotetuista käyttötavoista. Muista koordinoida arkistointi- ja poistotoimia niiden kanssa.
• Analysoi tietojen historiatietoja ja suorita vaikutusanalyysi: Tutki riippuvuuksia. Vahvista poistettavan sisällön laajuus.
• Määritä, miten ja missä sisältöä arkistoidaan: Päätä, mitä menetelmää käytetään sisällön varmuuskopiointiin.
• Vahvista työtilan säilytysaika: Näytä Määritä työtilan säilytysajan vuokraaja -asetus, jotta ymmärrät, mikä on poistettujen työtilojen säilytysaika organisaatiossasi.
• Vahvista ja testaa palautussuunnitelma: Suunnittele, miten palautat sisältöä arkistosta tarvittaessa. Testaa palautussuunnitelmasi ja varmista, että se on luotettava.
• Vahvista käyttöoikeudet: Vahvista, että poiston tekevän käyttäjän tai järjestelmänvalvojan on määritettävä tarvittavat käyttöoikeudet.
• Arkistoi sisältö: Tallenna sisällön varmuuskopio turvalliseen sijaintiin, joka ei ole kuluttajien käytettävissä.
• Poista sisältö: Poista koko työtila tai yksittäiset kohteet tarpeen mukaan.

Liittyvä sisältö

Jos haluat lisätietoja, toimintoja, päätöksenteon kriteereitä ja suosituksia, joiden avulla voit käyttää Power BI -toteutusta, lue artikkeli Power BI:n käyttöönoton suunnittelu.