Power BI:n käyttöönoton suunnittelu: sisällön tuki ja valvonta

Muistiinpano

Tämä artikkeli on osa Power BI:n käyttöönoton suunnittelun artikkelisarjaa. Tässä sarjassa keskitytään ensisijaisesti Microsoft Fabricin Power BI -kokemukseen. Johdanto sarjaan on artikkelissa Power BI:n käyttöönoton suunnittelu.

Tämän artikkelin avulla voit tukea ja valvoa sisältöä osana sisällön elinkaaren hallintaa. Se on ensisijaisesti kohdistettu seuraaviin:

• Fabric-järjestelmänvalvojat: Järjestelmänvalvojat, jotka vastaavat Fabricin valvonnasta organisaatiossa. Fabric-järjestelmänvalvojien on ehkä tehtävä yhteistyötä muiden järjestelmänvalvojien kanssa, kuten Niiden, jotka valvovat Microsoft 365:tä tai Azure DevOpsia.
• Center of Excellence (COE) ja BI-tiimit: Tiimit, jotka vastaavat Power BI:n valvonnasta organisaatiossa. Näihin tiimeihin kuuluu päättäjiä, jotka päättävät, miten Power BI -sisällön elinkaarta hallitaan. Näihin tiimeihin voi kuulua myös julkaisupäälliköitä, jotka käsittelevät sisältöjulkaisujen elinkaarta, sekä insinöörejä, jotka luovat ja hallitsevat komponentteja, joita tarvitaan tehokkaaseen käyttöön ja elinkaaren hallinnan tukemiseen.
• Sisällöntekijät ja sisällön omistajat: Käyttäjät, jotka luovat sisältöä, jonka he haluavat julkaista Fabric-portaalissa muiden kanssa jaettavaksi. Nämä henkilöt ovat vastuussa luomansa Power BI -sisällön elinkaaren hallinnasta.

Elinkaaren hallinta koostuu prosesseista ja käytännöistä, joiden avulla käsittelet sisältöä sen luomisesta eläkkeelle jäämiseen. Elinkaaren hallinnan neljännessä vaiheessa otat käyttöön sisältöä, johon sisältyy sekä sisällön alustava julkaiseminen kehitystyötilaan että sisällön ylentäminen testi- ja tuotantotyötilaan. Neljännen vaiheen lopussa sisällön kuluttajat käyttävät jo sisältöäsi. Viidennessä vaiheessa tuetaan tätä sisältöä ja seurataan käyttöä käyttöönoton helpottamiseksi ja ongelmien ratkaisemiseksi.

Sisällön tukeminen ja valvonta on elintärkeää ratkaisujen tehokkaan käyttöönoton varmistamiseksi. Tuki viittaa siihen, miten sisällön katselijat ja kuluttajat voivat hyödyntää tehokkaasti käyttöön ottamaasi sisältöä. Valvonta viittaa sekä valvonta- että valvontatoimintoihin, joita teet ratkaisusi seuraamiseksi ja mittaamiseksi sekä siihen, miten sisällön katselijat ja kuluttajat käyttävät sitä.

Seuraavassa kuvassa esitetään Power BI -sisällön elinkaari ja korostetaan vaihetta 5, jossa tuetaan ja valvotaan sisältöä.

Muistiinpano

Katso yleiskatsaus sisällön elinkaaren hallinnasta tämän sarjan ensimmäisestä artikkelista.

Tässä artikkelissa keskitytään tärkeisiin huomioitaisiin ja päätöksiin, joiden avulla voit tukea ja valvoa sisältöä sen koko elinkaaren ajan. Saat lisätietoja sisällön tukemisesta ja valvomisesta seuraavasta ohjeartikkelista:

• Fabric-käyttöönoton toteutussuunnitelma: Käyttäjätuki: Tässä artikkelissa kuvataan yleisiä huomioitavia seikkoja ja ohjeita Fabricin ja Power BI:n käyttäjiä tukeville.
• Power BI:n käyttöönoton suunnittelu: Valvonta ja valvonta: Tässä sarjassa kuvataan yksityiskohtaisesti asetuksia, joiden avulla voit valvoa ja valvoa sisältöäsi.
• BI-ratkaisun suunnittelu: Ota käyttöön, tue ja valvo: Tässä artikkelissa kuvataan joitain huomioon otettavia seikkoja, jotka liittyvät sisällön tukemiseen, kun luot Fabric- tai Power BI -ratkaisun ensimmäistä kertaa.
• Siirtyminen Power BI:hin: ratkaisun tukeminen: Tässä artikkelissa kuvataan joitakin huomioon otettavia seikkoja siitä, miten voit parhaiten tukea Power BI -ratkaisua muista tekniikoista siirtymisen aikana.

Tässä vaiheessa sisältö on otettu käyttöön ja kuluttajat käyttävät sitä. Seuraava tehtäväsi on tukea sisältöä riittävästi koko sen elinkaaren ajan.

Se, miten käsittelet tukea, riippuu huomattavasti siitä, kuka omistaa ja hallitsee sisältöä. Yritys-BI-sisällössä on todennäköisesti tehokkain tukimalli. Myös hajautettujen tiimien luomaa liiketoimintaan liittyvää ja omatoimista sisältöä tulisi tukea, vaikka kyseessä olevat henkilöt ja prosessit saattavat olla erilaisia. Varmista, että kaikille tekijöille on selvää, mitkä heidän velvoitteensa ovat tukea julkaisemaansa sisältöä.

Vihje

Jos odotat tietotesi ja BI-ympäristösi menestyvän, älä aliarvioi sitä, kuinka tärkeää on tukea tuotantosisältöä (ei kehitystä tai testausta).

Seuraavissa osioissa esitellään joitakin tärkeitä huomioon otettavia seikkoja ja päätöksiä siitä, miten tukea ja valvoa sisältöä.

Päätä tukimallistasi

Tukimallin voi määrittää monella kelvollisesti. Vaihtoehdot vaihtelevat tiimin sisäisestä ja sisäisestä yhteisötuesta muodollisesti järjestettyyn tukipalveluun ja laajennettuun tukeen. On kuitenkin yleistä käyttää useampaa kuin yhtä menetelmää käyttäjien tukemiseksi. Lisätietoja eri käyttäjätukityyppien suunnittelusta on kohdassa Käyttäjätuki.

Vihje

Tarvittava tukitaso saattaa myös riippua valitsemastasi hallintotasosta . Varmista, että sisällytät Center of Excellencen tukea koskeviin päätöksiin.

On kahdenlaisia käyttäjiä, jotka kannattaa ottaa huomioon tukimallia suunniteltaessa.

• Kuluttajien tuki: Painopisteenä on tukea tarkan ja ajankohtaisen sisällön toimittamista kuluttajille tai vain tarkastelu -käyttäjille, jotka kuluttavat muiden organisaation käyttäjien tuottamaa sisältöä.
• Sisällöntekijöiden tuki: Painopisteenä on tukea omatoimisten BI-sisällöntuottajien tarpeita, jotka suunnittelevat, julkaisevat, suojaavat ja hallitsevat muiden käyttäjien kuluttamia sisältöjä. Nämä omatoimisen BI-sisällöntuottajat käyttävät ratkaisua, jonka olet antanut muun sisällön luomiseksi.

Muistiinpano

On olemassa erilaisia aiheita, jotka ovat tärkeitä tukimallin suunnitteluun.

• Käyttäjätyökalut ja laitteet: Suunnittele, miten sisällöntuottajat ja kuluttajat voivat saada apua sisällön luomiseen ja käyttämiseen työkalujen avulla.
• Mentorointi ja käyttäjien ottaminen käyttöön: Suunnittele, miten voit parantaa käyttäjäyhteisön osaamista, jotta he voivat luoda ja käyttää sisältöä tehokkaasti.
• Käyttäjätuki: Suunnittele, miten voit ratkaista ongelmia käyttäjille, joilla on sekä sisäisiä että ulkoisia tukikanavia.

Tämän osion loppuosassa esitellään huomioitavia seikkoja sekä sisällön kuluttajille että tekijöille.

Sisällön kuluttajatuki

Ota huomioon seuraavat seikat, kun tueta kuluttajia, joiden tarvitsee vain tarkastella sisältöä.

• Ohjeet ohjeiden hankkimiseen: Mistä kuluttaja tietää, keneen ottaa yhteyttä ja pyytää apua? Esimerkkejä yleisistä tilanteista:
  • Sinulla on strategia vain luku -kuluttajille.
  • Pyyntöjen käyttöoikeuksien työnkulun luominen kuluttajille.
  • Käsittelet kriittisiä tuottavuuden estäviä ongelmia, kuten tietojen päivittämistä, DirectQuery-raportin yhteysvirhettä tai sitä, ettei tietotason suojausta ole määritetty oikein käyttäjälle.
  • Käsittelet ei-aikasidonnaisia ongelmia, kuten ilmoittaa kirjanmerkkiin tai painikkeeseen liittyvistä ongelmista.
  • Tietoerojen ratkaiseminen.
• Miten ratkaisua käytetään: Millaista apua on saatavilla, jotta kuluttajat voivat käyttää ratkaisua ja ymmärtää sen täydellisesti? Raportin yleiskatsaussivu tai lyhyt opetusohjelma voi olla hyödyksi käyttäjille (se voi esimerkiksi näyttää, miten poraudutaan toiseen raporttiin). Tämäntyyppisen avun tarjoaminen voi johtaa ratkaisun käyttöönottoon, sijoitetun pääoman tuoton lisääntymiseen ja vähemmän tukitapauksiin.
• Palautteen hyväksyminen: Kun kuluttajalla on uusi pyyntö tai parannus, miten hänen pitäisi lähettää pyyntönsä? Palautesilmukan (kuten lomakkeen) avulla voit hyväksyä ideoita ratkaisun parantamiseksi. Palautesilmukoita pidetään usein tuen suunnittelun rinnalla, koska se on läheisesti liittyvä konsepti.

Muistiinpano

Oleta, että kun ratkaisu otetaan käyttöön tuotannossa, saat erilaisia palautetyyppejä ja -määriä verrattuna siihen, mitä sait vahvistuksen aikana. Oleta, että tämän hypercare-ajanjakson aikana (heti suuren muutoksen jälkeen) tulee olemaan suurempia pyyntöjä ja palautetta. Suunnittele vastaavasti tämä suurempi määrä ja yritä nähdä se mahdollisuutena luoda luottamusta käyttäjäyhteisölle.

Sisällöntekijän tuki

Ota huomioon seuraavat seikat, kun tueta sekä tietojen tekijöille että raporttien luojille , joiden on luotava, julkaistava ja ylläpidettävä sisältöä.

• Uuden sisällön julkaiseminen: Miten tekijä tietää, keneen ottaa yhteyttä, kun hänen täytyy julkaista uutta sisältöä? Heidän tarvitsemansa avun laajuus riippuu vuokraaja-asetuksista ja tekijän työtilaroolista. Muutamia yleisiä pyyntöjä, joita usein esiintyy:
  • Hallitaan sitä, ketkä voivat luoda uusia työtiloja , ja työtilan luontiprosessia.
  • Käyttöönottoputken luominen tai Azure DevOpsin käyttöoikeuden hankkiminen (katso myös vaihe 4: Sisällön käyttöönotto).
• Suojauksen päivittäminen: Miten tekijä voi pyytää suojauspäivityksiä? Sisällön käyttöoikeudet saattavat edellyttää säännöllistä huomiota sen mukaan, kuinka usein käyttäjät muuttuvat. Useita yleisiä toimintoja, kuten käyttäjien, käyttöoikeusryhmien ja palvelun päänimien lisääminen ja poistaminen:
  • Työtilaroolit
  • Power BI -sovelluksen käyttöoikeudet ja kohdekohtaiset käyttöoikeudet
  • OneLake-suojaus
  • OneDriven, SharePointin ja Power BI:n tiedostojen tiedostot, joita kuluttajat tarkastelevat OneDrivesta ja SharePointista
• Uusien toimintojen käyttöoikeuden hankkiminen: Mitä tekijän tulisi tehdä, kun hänen on käytettävä toimintoja, joihin hänellä ei tällä hetkellä ole käyttöoikeutta? Esimerkkejä yleisistä tilanteista:
  • Työtilan käyttöoikeustila
  • kapasiteetin hallinnan ja (SKU) koon mukaan.
• Tietoyhteyden päivittäminen: Jos tekijän on päästävä käyttämään yhdyskäytävää tai yhteyttä, mitä ohjeita hänen tulisi noudattaa päivitysten pyytämiseksi (jos hänellä ei ole oikeuksia)? Yleisiä tilanteita ovat muun muassa seuraavat:
  • Uuden tietolähdeyhteyden lisääminen
  • Uuden käyttäjän lisääminen tietolähdeyhteyteen

Vihje

Valmistaudu käsittelemään kiireellisimmät tukiongelmat nopeasti, jotta käyttäjät voivat jatkaa tuottavuuttaan. Kun käyttäjä on estetty, hän saattaa löytää vaihtoehtoisen menetelmän (joka ei ehkä ole ihanteellinen) liikkeessä pysymiseksi, etenkin silloin, kun käyttäjän tukikanava reagoi hitaasti.

Kun määrität tukimallin sekä sisällön kuluttajille että sisällöntekijöille, suunnittele seuraavaksi, miten tuet sisältöä. Yleensä tämä edellyttää sisällön seurantaa ja seurantaa säännöllisesti.

Päätä, miten voit valvoa ja valvoa sisältöä

Sisällön valvonta ja valvonta koko sen elinkaaren ajan on tärkeää. Sisällön valvonnan prosessien luominen voi auttaa sinua eri tavoin.

• Arvioi ratkaisun käyttöönotto: Sinun on analysoitava säännöllisesti kahta käyttöönoton näkökohtaa:
  • Ratkaisun käyttö: Sisällön käyttötasojen analysoinnissa on ymmärtää, mitä sisältöä käytetään, milloin sitä käytetään, kuka sitä käyttää ja miten. Saat lisätietoja kysymysten tyypeistä ohjeartikkelista Sisällön käyttö.
  • Ratkaisun tehokas käyttö: sisällön tehokkaan käytön analysoiminen on vaikeampaa määrityksessä ja mittaamisessa (vs. käyttö). Voit tarkastella tarkemmin käyttäjän toiminnan tietoja määrittääksesi, vastaako käyttäjän todellinen toiminta odotuksiasi. Jos esimerkiksi odotat suurta määrää raportin tarkasteluja päivässä, mutta näet yhden viennin käyttäjää kohti päivässä, sinun on tutkittava asiaa tarkemmin.
• Tutustu julkaistuihin kohteisiin: Voit dokumentoida julkaistujen kohteiden metatiedot tietystä ajankohdasta. Voit esimerkiksi luoda vuokraajaluettelon 1. tammikuuta alkaen, mikä saattaa viitata siihen, että silloin oli olemassa 12 semanttista mallia ja 94 raporttia. Lisätietoja vuokraajavaraston eduista on kohdassa Tutustu julkaistuihin kohteisiin.
• Vähennä riskejä: Koska ymmärrät enemmän siitä, mitä sisällössäsi tapahtuu, voit toimia nopeasti riskien vähentämiseksi. Voit esimerkiksi tunnistaa sisällön suojaukseen tai tietosuojaan liittyvät huolenaiheet. Muista seikoista on kohdassa Riskien vähentäminen.
• Löydä suorituskykyyn ja terveyteen liittyviä ongelmia: Sisällön valvonnan aikana löydät tietoja, joita voidaan käyttää syötteenä suorituskyvyn säätötoimissa. Voit myös ratkaista ongelman, ennen kuin sisällön kuluttajat huomaavat sen. Lisätietoja on artikkelissa Suorituskyvyn valvonta.

Vihje

Muissa artikkeleissa on kuvattu monia suunnitteluun liittyviä näkökohtia ja päätöksenteon kriteerejä, jotka liittyvät valvontaan ja valvontaan. Valvonta- ja seurantatoimintojen vaikutusalue voi vaihdella kohdistuksesi ja työroolisi mukaan. Lisätietoja:

• Raporttitason valvonta raportointikohteiden, kuten sivutettujen raporttien, auditointia ja seurantaa varten.
• Tietotason valvonta tietokohteiden, kuten semanttisten mallien, auditointia ja seurantaa varten.
• Vuokraajatason valvonta koko vuokraajan sisällön valvonnan osalta.

Tarkistusluettelo – Kun suunnittelet sisällön tukemista ja seurantaa, tärkeimmät päätökset ja toiminnot ovat seuraavat:

• Arvioi, miten käyttäjätukea käsitellään: Tutki, miten tukea käsitellään tällä hetkellä, jotta voit tutustua nykyiseen tilaan.
• Päätä, miten tukea käsitellään: Määritä, miten tuet sisältöä koko sen elinkaaren ajan. Päätä, miten sekä kuluttajia että tekijöitä tuetaan.
• Selventää tukirooleja ja -vastuita: Varmista, keiden odotetaan tekevän mitäkin ja milloin, sisällön tukemisesta julkaisun jälkeen. Selvitä sisällön omistajia (myös omatoimiset tekijät) koskevat odotukset. Tarkenna myös center of Excellencen (COE), IT-tiimin, BI-tiimin ja tukipisteen henkilöstön odotuksia.
• Luo kuluttajille tarkoitettu tukimalli: Luo erityisiä prosesseja ja tukidokumentaatiota, jotka on kohdistettu sisällön kuluttajille.
• Luo sisällöntekijöille tukimalli: Luo tiettyjä prosesseja ja tukidokumentaatiota, jotka on kohdistettu tukitekijöille.
• Määritä tuen seurantajärjestelmä: Luo järjestelmä, joka hyväksyy ja seuraa käyttäjien pyyntöjen tilaa.
• Kouluta tukihenkilöstöä: Järjestä tiedonsiirtoistuntoja tai koulutusistuntoja tukihenkilöstön valmistelemiseksi.
• Kerro tukimallista käyttäjille: Varmista, että kuluttajat ja tekijät tietävät, mitä resursseja heidän saatavillaan on ja mitä prosesseja he voivat seurata. Mukauta Fabric-vuokraajan asetuksissa ohjevalikon linkkejä ohjaamaan käyttäjät sisäisiin resursseihisi.
• Määritä tarkastukseen ja valvontaan liittyvät erityiset tietotarpeet: Mieti, mitä raporttitason, tietotason ja vuokraajatason valvontatoimia tulisi suorittaa.
• Priorisoi valvontatoimet: Tunnista useita keskeisiä kysymyksiä, joihin on vastattava. Selvitä alustavan valvonnan ja seurannan painopisteet ja prioriteetit.
• Selventää rooleja ja vastuita: Varmista, keiden odotetaan tekevän mitäkin ja milloin sisällön valvontaa varten. Selvitä sisällön omistajia (mukaan lukien omatoimisen palvelun tekijät) sekä COE:tä ja IT:tä koskevat erityisodotukset.
• Tee ensimmäiset valvonta-arkkitehtuuripäätökset: Selvitä IT-tiimiltäsi tarvittaessa, onko olemassa olevia prosesseja valvontatietojen poimimista ja tallentamista varten. Kun mahdollista, käytä olemassa olevia tietoja uuden prosessin luomisen sijaan. Kun uusi prosessi vaaditaan, harkitse arkkitehtuuripäätöksiä tietojen poimimista, tallentamista ja suojaamista varten.
• Luo alustavat analyyttiset raportit: Tunnista kunkin valvontaraportin vaatimukset ja kohderyhmä. Voit luoda raportteja, jotka ovat selkeitä tarkoituksesta, siitä, mihin toimiin tulisi ryhtyä ja kuka niitä suorittaa. Pyydä palautetta ja iteroi tarvittaessa.
• Luo dokumentaatiota ja koulutusta sisällöntekijöille: Anna ohjeita sekä järjestelmänvalvojille että sisällöntekijöille, jotka liittyvät heidän työrooliinsa kuuluviin tuki- ja valvontaominaisuuksiin. Sisällytä suosituksia ja tietoja siitä, miten voit täyttää tukea ja valvontaa koskevat sisäisen valvonnan vaatimukset.

Liittyvä sisältö

Tämän sarjan seuraavassa artikkelissa kerrotaan, miten voit poistaa sisällön käytöstä ja arkistoida sen elinkaaren lopussa.