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Prise en main de Microsoft 365 Copilot - Guide de l’administrateur

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Microsoft 365 Copilot est un outil de productivité basé sur l’IA qui utilise des modèles de langage volumineux (LLM). Il s’intègre à vos données, à Microsoft Graph et à Microsoft 365 Apps.

Il fonctionne avec des Microsoft 365 Apps populaires, comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. Copilot fournit une assistance intelligente en temps réel, ce qui permet aux utilisateurs d’améliorer leur créativité, leur productivité et leurs compétences.

Cet article explique comment les administrateurs informatiques peuvent préparer leur organization pour Copilot.

Conseil

Si vous êtes un utilisateur final, le Copilot Lab est une bonne ressource.

Avant de commencer

Cette section fournit une vue d’ensemble des prérequis (accès aux centres de gestion des licences et d’administration) et des applications qui peuvent utiliser Copilot. Il peut y avoir d’autres exigences à Microsoft Copilot 365 exigences.

Configuration requise

Configuration requise pour l’application

Étape 1 : Optimiser la recherche dans SharePoint

✅ Optimiser votre contenu SharePoint pour la recherche

Lorsqu’un utilisateur adresse une requête à Copilot, il traite la demande, puis génère une réponse avec des modules llms. Les llMs tirent parti du contenu de Microsoft Graph et du contenu web (facultatif).

Le contenu de Microsoft Graph comprend des e-mails, des fichiers, des réunions, des conversations, des calendriers et des contacts. Une partie importante de ces données est stockée dans SharePoint. Copilot rassemble le contenu SharePoint de la même façon que Recherche SharePoint collecte le contenu.

Pour tirer le meilleur parti de Copilot et obtenir les meilleurs résultats, optimisez votre contenu SharePoint pour la recherche :

Microsoft 365 Copilot permet aux utilisateurs de rechercher et d’accéder à leur contenu par le biais d’une invite en langage naturel. Copilot garantit la sécurité et la confidentialité des données en suivant les obligations existantes et en s’intégrant aux stratégies de votre organization. Il utilise votre contenu Microsoft Graph avec les mêmes contrôles d’accès que les autres services Microsoft 365.

Pour en savoir plus sur la confidentialité avec Microsoft 365 Copilot, consultez Données, confidentialité, et sécurité pour Microsoft 365 Copilot.

Étape 2 : Appliquer les principes d’accès suffisant

Empêcher le surpartage et contrôler l’accès avec SharePoint et OneDrive

Pour vous préparer à l’adoption Microsoft 365 Copilot de votre organization, il existe quelques étapes fortement recommandées avec SharePoint et OneDrive.

Pour commencer, vous pouvez :

✅ Réduire le surpartage accidentel avec les paramètres de partage SharePoint

Pour réduire le surpartage de contenu accidentel avec les résultats Copilot, implémentez les paramètres de partage au niveau du organization et du site :

  1. Au niveau organization :

  2. Réduire le surpartage accidentel au niveau du site :

✅ Vérifier les autorisations et l’accès au site dans le Centre d’administration SharePoint

Pour vous assurer que les données sont sécurisées, consultez Accès au site SharePoint et autorisations. Hiérarchiser les sites qui contiennent des informations sensibles.

  1. Dans le Centre d’administration SharePoint, voir Sites> actifs sélectionner un site >Modifier>les paramètres.

    Privé signifie que seuls les utilisateurs de votre organization ayant accès au site peuvent le trouver. Public (par défaut) signifie que toute personne de votre organization peut trouver le site et accéder à son contenu.

    Capture d’écran montrant le panneau sites actifs du Centre d’administration SharePoint.

  2. Sous l’onglet Appartenance , passez en revue l’accès aux propriétaires, aux membres et aux visiteurs du site. Assurez-vous que seuls les utilisateurs nécessaires ont accès au site.

✅ Identifier les sites avec du contenu potentiellement surpartagé et contrôler l’accès

  1. Utilisez les rapports d’activité sharePoint Advanced Management (SAM) suivants pour identifier rapidement les sites les plus activement surpartagés :

  2. Lancez une révision d’accès au site pour permettre aux propriétaires de site de confirmer le contenu surpartagé et de prendre des mesures correctives. Les administrateurs SharePoint peuvent utiliser la stratégie d’Access Control restreint pour restreindre l’accès à un site avec du contenu surpartagé.

Pour les sites critiques pour l’entreprise, il existe des fonctionnalités dans Gestion avancée SharePoint et Microsoft Purview que vous pouvez utiliser :

Remarque

SharePoint Advanced Management propose d’autres fonctionnalités pour vous aider à préparer Copilot rapidement et à grande échelle. Pour plus d’informations, voir Se préparer pour Copilot pour Microsoft 365 avec sharePoint Advanced Management (SAM).

Étiquettes de confidentialité de Microsoft Purview

✅ Utiliser des étiquettes de confidentialité pour protéger vos données

Dans le portail Microsoft Purview, vous pouvez créer des étiquettes de confidentialité (informations protection>Étiquettes de confidentialité). Utilisez ces étiquettes pour identifier la sensibilité des données dans votre organization. Lorsqu’elles sont appliquées à des éléments tels que des documents et des e-mails, les étiquettes ajoutent une couche de protection supplémentaire et peuvent affecter les résultats Copilot.

Capture d’écran montrant l’écran Microsoft Purview pour les étiquettes de confidentialité.

Les versions ultérieures supplémentaires de la protection incluent les éléments suivants :

  • Copilot Business Chat peut référencer des données de différents types d’éléments. L’étiquette de confidentialité avec la priorité la plus élevée est visible par les utilisateurs.

  • Si l’étiquette applique un chiffrement, Copilot vérifie les droits d’utilisation de l’utilisateur. Pour que Copilot retourne des données à partir de cet élément, l’utilisateur doit disposer des autorisations nécessaires pour copier à partir de cet élément.

Avec les étiquettes de confidentialité, vous pouvez :

  1. Créer des étiquettes ou activer des étiquettes par défaut : si vous n’avez pas encore d’étiquettes de confidentialité, vous pouvez avoir des étiquettes par défaut créées automatiquement pour vous, telles que Public, Général et Confidentiel. Les étiquettes par défaut sont adaptées aux éléments tels que les fichiers, les e-mails et les réunions. Vous pouvez modifier les étiquettes par défaut et toujours créer vos propres étiquettes.

    Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique :

  2. Définissez les exigences de confidentialité des données et passez en revue vos sites SharePoint & fichiers dans OneDrive. Concentrez-vous sur les dépôts les plus critiques et déterminez la sensibilité des données sur ces sites.

    Si vous pilotez Copilot, déployez des licences Copilot pour les utilisateurs qui ont accès à ces sites critiques. Ensuite, effectuez une itération dans le reste de vos dépôts et développez votre base d’utilisateurs.

    Pour obtenir une stratégie plus détaillée de déploiement et d’adoption, consultez Étape 7 - Déployer sur certains utilisateurs et mesurer l’adoption (dans cet article).

  3. Activer et appliquer des étiquettes de confidentialité : activez les étiquettes de confidentialité pour les fichiers dans SharePoint et OneDrive. Ensuite, avec une stratégie d’étiquette de publication, vous pouvez configurer une étiquette par défaut et les utilisateurs peuvent appliquer manuellement vos étiquettes. Pour étiqueter à grande échelle, utilisez l’étiquetage automatique pour appliquer automatiquement des étiquettes en fonction des informations sensibles détectées.

    Pour plus d’informations sur les différentes façons d’appliquer des étiquettes de confidentialité, consultez Scénarios courants pour les étiquettes de confidentialité.

    L’une des méthodes d’étiquetage disponibles consiste à appliquer des étiquettes de confidentialité en fonction du contenu trouvé dans les documents lorsque vous utilisez des stratégies de protection contre la perte de données (DLP). Les stratégies DLP peuvent appliquer automatiquement des étiquettes de confidentialité lorsque des types spécifiques d’informations sont identifiés dans un document, comme des données personnelles qui incluent des adresses, des informations fiscales ou des numéros de passeport.

    Avec les stratégies DLP, vous pouvez également :

Une fois appliquées, les étiquettes de confidentialité appliquent vos paramètres de protection.

Pour en savoir plus sur les étiquettes de confidentialité, consultez En savoir plus sur les étiquettes de confidentialité.

Activité Copilot et Microsoft Purview

✅ Auditer l’activité Copilot, créer des stratégies de rétention et utiliser eDiscovery et la conformité des communications

Dans le portail Microsoft Purview, vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes pour rechercher du contenu et des activités spécifiques qui incluent des invites et des réponses Copilot.

Conseil

Pour en savoir plus sur ces protections de sécurité et de conformité Microsoft Purview pour Copilot et sur la façon dont Microsoft Purview Hub IA peut vous aider à les déployer plus rapidement, consultez Protections de conformité et de sécurité des données Microsoft Purview pour les applications d’IA générative.

Étape 3 : Vérifier la confidentialité de l’application

✅ Passer en revue les paramètres de confidentialité de vos applications Microsoft 365

Les paramètres de confidentialité de vos applications Microsoft 365 peuvent affecter la disponibilité des fonctionnalités Microsoft 365 Copilot. Pour vous assurer que les utilisateurs peuvent accéder aux fonctionnalités de Copilot, passez en revue les paramètres de confidentialité dans vos applications Microsoft 365.

Pour en savoir plus, consultez Microsoft 365 Copilot et contrôles de confidentialité pour les expériences connectées.

Étape 4 : Mettre à jour les canaux

✅ Utiliser le canal actuel ou le canal Entreprise mensuel pour mettre à jour les applications

Microsoft 365 Copilot suit la pratique standard Microsoft 365 Apps pour le déploiement et les mises à jour. Il est disponible dans tous les canaux de mise à jour, à l’exception de Semi-Annual Canal Entreprise.

Les options disponibles sont les suivantes :

  • Les canaux de production incluent le canal actuel et le canal entreprise mensuel.

    • Le canal actuel fournit à vos utilisateurs les fonctionnalités les plus récentes de l’application Microsoft 365 dès qu’ils sont prêts. Il offre la meilleure expérience pour un produit en mouvement rapide, comme Copilot.

    • Le canal Entreprise mensuel offre une plus grande prévisibilité du moment où ces nouvelles fonctionnalités d’application Microsoft 365 sont publiées chaque mois. Il s’agit d’une bonne option pour les organisations qui souhaitent valider les nouvelles fonctionnalités avant leur publication sur le canal actuel.

  • Les canaux d’aperçu incluent le canal actuel (préversion) et le canal bêta.

    Comme toujours, les canaux en préversion sont une excellente option pour valider le produit avant de le déployer dans le reste de l’organisation. Pour en savoir plus, consultez Vue d’ensemble des canaux de mise à jour et canaux Microsoft 365 Insider.

Il existe plusieurs façons de gérer les canaux pour les appareils utilisateur. Pour plus d’informations, consultez Changer le canal de mise à jour de Microsoft 365 pour activer Copilot.

Étape 5 : Approvisionner des licences Microsoft 365 Copilot

✅ Attribuer des licences Copilot à l’aide du Centre d’administration Microsoft 365

L’étape suivante consiste à attribuer des licences afin que les utilisateurs puissent commencer à utiliser Copilot. Vous pouvez gérer les licences Microsoft 365 Copilot dans le Centre d’administration Microsoft 365. Vous pouvez attribuer à des utilisateurs individuels ou à des groupes d’utilisateurs, et également réaffecter des licences à d’autres utilisateurs.

Lorsque des licences sont attribuées, Copilot s’affiche dans les applications Microsoft 365, comme Word et Excel. Pour utiliser Copilot, les utilisateurs se connectent à l’application avec leur compte professionnel ou scolaire et le fichier doit être modifiable (pas en lecture seule).

Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique :

Étape 6 : Configurer les paramètres pour Copilot

✅ Configurer d’autres fonctionnalités Copilot

Dans le Centre d’administration Microsoft 365>Copilot, il existe d’autres fonctionnalités Copilot qui profitent aux administrateurs et aux paramètres que vous pouvez configurer pour bénéficier à votre organization.

Vous pouvez :

  • Afficher les status des attributions de licence Copilot
  • Accéder aux dernières informations sur Copilot
  • Gérer les contrôles de sécurité et de conformité des données
  • Envoyer des commentaires au nom des utilisateurs
  • Configurer les plug-ins et les autorisations
  • Activer l’utilisation des données web comme données de mise à la terre dans Copilot

Pour plus d’informations, consultez Gérer Microsoft 365 Copilot avec la page Copilot.

Étape 7 : Déployer sur certains utilisateurs et mesurer l’adoption

✅ Créer un groupe d’utilisateurs précoces

Il existe de nombreuses utilisations de Microsoft 365 Copilot dans les différentes applications de productivité Microsoft 365. Et il existe des possibilités pour les utilisateurs de trouver de la valeur de différentes manières.

Pour favoriser l’adoption, créez un groupe d’utilisateurs précoces. Ce groupe peut vous aider à comprendre comment les utilisateurs utilisent Copilot et comment cela leur est utile.

  1. Identifiez les utilisateurs au sein de divers groupes d'entreprises de votre organisation, idéalement avec une forte utilisation des fonctionnalités Microsoft 365 existantes. Vous pouvez identifier ces utilisateurs en examinant les métriques d’utilisation dans le Centre d’administration Microsoft 365.

  2. Attribuez à ces utilisateurs Microsoft 365 Copilot licences et intégrez-les à l’aide des ressources disponibles sur le hub d’adoption Microsoft 365 Copilot, y compris le kit d’intégration utilisateur.

  3. À mesure que ces utilisateurs sont plus à l’aise avec l’utilisation de Copilot, ils peuvent parler de la façon dont ils l’utilisent le mieux et de l’endroit où il est le plus précieux pour eux. Ces informations vous fournissent des champions de produits qui peuvent aider d’autres utilisateurs à adopter et à utiliser Copilot dans votre organization.

    Avec votre communauté établie d'adopteurs précoces ou de champions, ils peuvent mieux parler à leurs pairs au sein de leur organisation et contextualiser la valeur de Copilot pour répondre au mieux à leurs besoins. Cette infrastructure fournit également aux services informatiques un moyen évolutif de gérer les questions par le biais de Champions, en développant une équipe d’experts au sein de votre organisation.

    Pour en savoir plus sur la conduite de l’adoption, visitez le hub d’adoption Microsoft 365 Copilot.

✅ Obtenir des insights et des sentiments utilisateur

Pour mesurer l’impact de Copilot sur votre organization, utilisez le tableau de bord Copilot de Viva Insights. Viva Insights fournit aux responsables de l’organisation et aux décideurs informatiques des informations sur la préparation, l’adoption, l’impact et le sentiment des utilisateurs.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique :

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