Enregistrer les activités Outlook dans votre système CRM

En tant que vendeur, vous pouvez enregistrer toutes les communications sortantes et entrantes avec vos clients dans le système CRM. De cette façon, tous les membres de votre entreprise peuvent voir les activités pertinentes et les utiliser pour créer des services avancés qui vous aident à vendre davantage.

Mais la mise à jour du CRM avec toutes vos activités sur tous les canaux de communication que vous utilisez est fastidieux et chronophage. Donc, Copilot for Sales vous aide à enregistrer vos interactions Outlook (e-mails et réunions) dans le CRM en un seul clic.

Note

• Si vous utilisez Dynamics 365 comme CRM et que vous y avez enregistré un courrier électronique, toutes les réponses sont automatiquement enregistrées dans le CRM si la synchronisation côté serveur est activée et si une option autre que Aucun message électronique n’est sélectionnée sous l’onglet Email dans Paramètres de personnalisation dans Dynamics 365.
• Si vous utilisez Dynamics 365 comme CRM, vous pouvez enregistrer des brouillons d’courrier électroniques et de rendez-vous dans Dynamics 365. L’courrier électronique n’est pas enregistré immédiatement dans le CRM, mais seulement après son envoi. Le rendez-vous est immédiatement enregistré dans le CRM. Si vous mettez à jour le rendez-vous après l’avoir enregistré dans le CRM, les modifications sont automatiquement enregistrées dans le CRM.
• L’enregistrement des activités Outlook à partir de boîtes aux lettres partagées n’est pas pris en charge.
• Si vous utilisez Salesforce comme CRM, vous pouvez enregistrer des brouillons d’courrier électroniques et de rendez-vous dans Salesforce. Les réponses aux courrier électroniques enregistrés et les mises à jour des événements enregistrés ne sont pas non plus automatiquement enregistrées.
• L’enregistrement des réunions récurrentes sur votre CRM n’est pas pris en charge.
• Si vous avez enregistré une activité Outlook (Courrier électronique ou rendez-vous) en utilisant Dynamics 365 App for Outlook, il ne s’affiche pas comme enregistré dans Copilot for Sales. Vous devez enregistrer activité Outlook en utilisant Copilot for Sales. Si vous enregistrez à nouveau activité Outlook en utilisant Copilot for Sales, un enregistrement en double est créé dans CRM.

Enregistrer les activités Outlook à partir de la carte de surbrillance

Pour synchroniser un e-mail ou une réunion depuis Outlook avec votre CRM, suivez ces étapes :

1. Ouvrez le courrier électronique ou la réunion que vous souhaitez enregistrer dans CRM, puis ouvrez Copilot for Sales.

2. Sur la fiche Enregistrer le courrier électronique dans (CRM), sélectionnez Enregistrer.

   

   Si vous connecté Copilot for Sales à votre environnement Dynamics 365 et que la synchronisation côté serveur n’est pas activée, vous êtes invité à activer la synchronisation côté serveur pour votre boîte aux lettres lorsque vous enregistrez une activité Outlook pour la première fois. Pour en savoir plus, voir Utiliser la synchronisation côté serveur de la messagerie avec Copilot for Sales

   Vous pouvez également enregistrer une activité Outlook dans CRM à partir d’une fiche d’enregistrement associée.

3. Sous Se connecter à un enregistrement, sélectionnez l’enregistrement auquel vous souhaitez connecter l’activité.

   Par défaut, Copilot for Sales affiche des suggestions de comptes et d’opportunités liés aux contacts de l’activité. Quelques suggestions basées sur l’IA sont fournies pour les opportunités uniquement lorsque le contenu du courrier électronique et de la réunion est en anglais.

   Vous pouvez opter pour l’un des enregistrements suggérés auxquels se connecter. Utilisez aussi la zone de recherche pour rechercher un autre enregistrement de tout type d’enregistrement ajouté à Copilot for Sales par votre administrateur, et vous y connecter.

   Si vous souhaitez enregistrer l’courrier électronique ou la réunion dans CRM sans vous connecter à un enregistrement, sélectionnez Enregistrer sans connexion. L’courrier électronique ou la réunion sera toujours associé aux contacts dans les champs À, Cc et Cci.

   Note

   • Lorsque vous recherchez un enregistrement auquel vous connecter, les résultats de la recherche affichent le nom de l’enregistrement et les champs clés sélectionnés par votre administrateur. Pour plus d’informations sur les champs clés, consultez Sélectionner des champs clés pour une mini-vue.
   • Vous pouvez vous connecter à tous les types d’enregistrement activés pour les activités et ajoutés à Copilot for Sales par votre Administrateur. Pour plus d’informations sur l’ajout de types d’enregistrement, consultez Ajouter un nouveau type d’enregistrement (ou un objet Salesforce).

   La fiche Contacts associés affiche les contacts dans l’activité, car cette activité est affichée dans leur chronologie.

   

4. Sélectionnez Enregistrer.

   L’courrier électronique ou la réunion est connecté à l’enregistrement sélectionné et enregistré dans le CRM. La carte Connecté à affiche l’enregistrement connecté et son type.

   

   Note

   • Si vous utilisez Salesforce comme CRM et que la messagerie améliorée est désactivée, un message d’erreur peut s’afficher lors de l’enregistrement des activités Outlook. Pour plus d’informations sur la résolution de l’erreur, voir E-mail amélioré désactivé. Si vous avez contacté le support Microsoft pour enregistrer des activités Outlook sans activer la messagerie améliorée, l’activité est enregistrée en tant qu’enregistrement de tâche dans Salesforce. Si la messagerie améliorée est activée, l’activité est enregistrée comme un enregistrement de message électronique.

   • Si vous enregistrez un courrier électronique dans Salesforce CRM et que le nombre de caractères dans le corps de l’courrier électronique Outlook (y compris le balisage HTML) dépasse le nombre maximal de caractères autorisés à être stockés dans les enregistrements d’courrier électronique Salesforce, l’courrier électronique est tronqué, puis enregistré. Un message s’affiche dans la fiche Connecté à à propos de la troncature de l’courrier électronique.

   

Enregistrer les activités Outlook à partir d’une fiche d’enregistrement associée

Copilot for Sales affiche les enregistrements liés aux contacts enregistrés dans l’e-mail dans leurs cartes type d’enregistrement respectives. Vous pouvez enregistrer l’e-mail dans le CRM de ces cartes.

Note

Si vous avez déjà enregistré l’e-mail ou la réunion dans CRM à partir de la carte de surbrillance, vous ne pouvez pas l’enregistrer à nouveau à partir de la fiche d’enregistrement associée.

1. Ouvrez le courrier électronique ou la réunion que vous souhaitez enregistrer dans CRM, puis ouvrez Copilot for Sales.

2. Dans la carte (type d’enregistrement), passez la souris sur l’enregistrement dans lequel vous souhaitez enregistrer l’e-mail ou la réunion, sélectionnez Plus d’actions (...), puis sélectionnez Enregistrer l’e-mail dans (CRM). Par exemple, si vous souhaitez enregistrer l’e-mail dans le compte, passez la souris sur le compte sur la carte Comptes, sélectionnez Plus d’actions (...), puis sélectionnez Enregistrer l’e-mail dans (CRM).

   Vous pouvez aussi sélectionner un enregistrement pour en ouvrir les détails, puis sélectionner Autres actions (...) >Enregistrer l’e-mail dans (CRM).

3. L’courrier électronique ou la réunion est connecté à l’enregistrement sélectionné et enregistré dans le CRM. La carte Connecté à affiche l’enregistrement connecté et son type.

Enregistrez les activités Outlook grâce à des actions CRM rapides dans les bannières de courrier électronique

Lorsque vous lisez un e-mail client provenant de contacts externes et que vous avez pas enregistré votre adresse e-mail dans votre CRM, le message de bannière en haut de l’e-mail vous permet d’Enregistré l'adresse e-mail via des actions CRM rapides.

1. Ouvrez ou rédigez un e-mail avec au moins un contact externe.

2. Dans le message de la bannière, sélectionnez Enregistrer cet e-mail.

3. Dans le Copilot for Sales volet, sous Se connecter à un enregistrement, sélectionnez l’enregistrement auquel vous souhaitez connecter la réunion.

   

4. Sélectionnez Enregistrer.

Actuellement, les bannières avec des actions CRM rapides sont disponibles dans jusqu’à deux e-mails externes par jour. Si vous souhaitez désactiver ces bannières, demandez à votre Administrateur de les désactiver.

Note

Cette fonctionnalité est déployée progressivement et devrait être disponible d’ici fin mai 2024 pour tous les utilisateurs

Modifier l’enregistrement connecté

Si vous devez changer l’enregistrement auquel l’activité est connectée, sélectionnez Autres actions (...) >Modifier l’enregistrement connecté, puis sélectionnez un autre enregistrement auquel connecter l’courrier électronique ou la réunion.

Note

Si vous enregistrez un e-mail dans Salesforce CRM, vous ne pouvez pas modifier l’enregistrement connecté.

Supprimer les courrier électroniques enregistrés depuis le CRM

Si vous êtes connecté Copilot for Sales à votre environnement Dynamics 365 et avez activé la synchronisation côté serveur, vous pouvez supprimer les e-mails et les réunions enregistrés qui ne sont plus pertinents à partir du CRM à l’aide de Copilot for Sales. Ce étape vous aide à garder le CRM propre et à jour.

1. Ouvrez l’courrier électronique ou la réunion que vous avez enregistré dans le CRM, puis ouvrez Copilot for Sales.

2. Sélectionnez l’onglet Dynamics 365.

3. Dans la carte Connecté à, sélectionnez Autres actions (...) > Supprimer le courrier électronique de Dynamics 365.

   

   L’étape supprimé e-mail de Dynamics 365 et un message de confirmation s’affiche.