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Logique de synchronisation pour les rendez-vous, contacts et tâches

Cet article explique comment les rendez-vous, les contacts et les tâches sont synchronisés entre Dynamics 365 et Exchange. Les e-mails sont synchronisés séparément.

Par défaut, les rendez-vous, les contacts et les tâches synchronisent les deux façons entre Dynamics 365 et Exchange. La synchronisation côté serveur, également appelée synchronisation Exchange est le mode par défaut. La synchronisation se produit différemment en fonction de l’élément en cours de synchronisation et de la direction de synchronisation.

Configuration requise de la synchronisation

Avant de pouvoir synchroniser les rendez-vous, les contacts et les tâches, l’enregistrement de boîte aux lettres correspondant dans Dynamics 365 doit répondre aux exigences suivantes. Notez que les boîtes aux lettres de file d’attente ne prennent pas en charge la synchronisation des rendez-vous, des contacts ou des tâches.

  • L’adresse de messagerie de l’utilisateur est approuvée.
  • La boîte aux lettres est testée et activée.
  • Les rendez-vous, contacts et tâches sont configurés pour utiliser la synchronisation côté serveur.

Pour plus d’informations, consultez Connect to Exchange Online and Server-side synchronization.

Synchroniser à partir de Dynamics 365 à Exchange

Une fois qu’un élément est synchronisé avec Exchange, un lien est établi. La synchronisation est toujours bidirectionnelle. Toute modification d’un côté est reflétée sur l’autre.

Présentation des filtres de synchronisation

Les filtres de synchronisation déterminent les enregistrements qui se synchronisent entre Dynamics 365 et Exchange à l’aide de la synchronisation côté serveur. Les filtres de synchronisation sont sensibles aux privilèges de sécurité de l’utilisateur pour chaque type d’enregistrement.

Lorsqu'un enregistrement Dynamics 365 répond aux critères de filtre de synchronisation d'un utilisateur pour la première fois, l'enregistrement est synchronisé en tant que Create action sur la boîte aux lettres Exchange de l'utilisateur cible. Les mises à jour suivantes de l’enregistrement dans Dynamics 365 sont synchronisées avec l’élément Exchange correspondant en tant qu’action Update. Lorsqu'un enregistrement Dynamics 365 précédemment synchronisé avec Exchange ne répond plus aux critères de filtre de synchronisation de l'utilisateur, l'enregistrement Dynamics 365 est synchronisé en tant qu'action Delete sur Exchange. Cela peut se produire pour les enregistrements Dynamics 365 qui sont physiquement supprimés et ceux qui sont supprimés logiquement. Un enregistrement supprimé logiquement est n'importe quel enregistrement qui existe toujours dans Dynamics 365, mais n'est plus retourné par le filtre de synchronisation de l'utilisateur. En savoir plus sur les suppressions physiques et logiques dans Ignorer les éléments supprimés logiquement pendant la synchronisation pour plus d’informations sur les suppressions physiques et logiques.

Pour illustrer ces différentes actions de synchronisation, tenez compte du scénario suivant :

Paul Cannon et Laura Norman sont configurés pour utiliser le filtre de synchronisation My Active Contacts prête à l’emploi, qui synchronise par défaut les contacts appartenant à l’utilisateur. Un contact Linda Mitchell appartient initialement à Paul et est synchronisé avec la boîte aux lettres de Paul dans Exchange en tant que création pendant le premier cycle de synchronisation de Paul. Plus tard, Paul réaffecte la ligne de contact de Dynamics 365 à Laura. Pendant le prochain cycle de synchronisation de Paul, le contact est synchronisé avec le statut Supprimer dans la boîte aux lettres de Paul, car la ligne de contact ne correspond plus aux critères de filtre de synchronisation de Paul. De même, le contact est synchronisé dans la boîte aux lettres de Laura en tant que Créer lors du prochain cycle de synchronisation de Laura, car l’enregistrement correspond désormais aux critères de filtrage de synchronisation de Laura. Les mises à jour du contact dans Dynamics 365 continuent de se synchroniser avec la boîte aux lettres Exchange de Laura en tant que Update tant que l'enregistrement Dynamics 365 continue de répondre aux critères de filtre de synchronisation de Laura.

Pour plus d’informations, accédez à Choisir les enregistrements à synchroniser entre les applications d’engagement client et Exchange.

Remarque

Create, Update et Delete actions dans Dynamics 365 et leurs comportements de synchronisation associés à Exchange varient selon le type d’enregistrement. Consultez les sections suivantes pour chaque type d’enregistrement pour comprendre comment ces actions affectent la synchronisation entre Dynamics et Exchange.

Synchroniser d’Exchange vers Dynamics 365

Les rendez-vous, les contacts et les tâches se synchronisent d’Exchange vers Dynamics 365 uniquement lorsque les conditions suivantes sont remplies :

  • L’élément a été créé dans l'application Dynamics 365 pour Outlook.
  • L’élément est suivi dans Dynamics 365 dans Dynamics 365 for Outlook.
  • La Tracked to Dynamics 365 category est appliquée dans Outlook ou un autre client de messagerie, et non Dynamics 365 pour Outlook.

Remarque

La synchronisation côté serveur synchronise les rendez-vous avec la catégorie Tracked vers Dynamics 365 si le rendez-vous se trouve dans le dossier Calendrier principal ou ses sous-dossiers. Les éléments des autres dossiers de calendrier ne sont pas synchronisés.

Screenshot d’une boîte aux lettres dans Outlook, affichant les rendez-vous qui peuvent être synchronisés à partir du dossier calendrier principal.

Lorsque ces exigences sont remplies, la synchronisation côté serveur crée l’élément dans Dynamics 365 et établit un lien. La synchronisation est toujours bidirectionnelle. Tout changement d’un côté sera répercuté sur l’autre.

Pour en savoir plus, consultez :

Synchronisation des rendez-vous

La synchronisation des rendez-vous entre Dynamics 365 et Exchange dépend de la direction de synchronisation et des propriétés du rendez-vous.

Organisateur de rendez-vous

L’organisateur de rendez-vous est un champ clé pour la synchronisation des rendez-vous. Il pilote différents comportements de synchronisation. Par exemple, seul l’organisateur de rendez-vous Dynamics 365 peut synchroniser et distribuer des rendez-vous de Dynamics 365 aux participants Exchange. Lorsque vous créez des rendez-vous à l’aide de personnalisations telles que Power Automate ou du code personnalisé, vérifiez que l’organisateur est spécifié correctement. Le champ de l’organisateur n’est pas exposé dans le formulaire de rendez-vous par défaut. Vous pouvez l’ajouter à des formulaires, des vues ou des requêtes de recherche avancées, selon vos besoins, pour confirmer que la valeur est présente et correcte.

Si un organisateur de rendez-vous est modifié dans Dynamics 365 après sa synchronisation avec Exchange, cela peut entraîner l’émission d’une annulation par l’organisateur d’origine. Cela peut se produire, car le rendez-vous ne répond plus aux conditions des filtres de synchronisation de l’utilisateur. En outre, le nouvel organisateur peut synchroniser le rendez-vous en tant que nouvelle réunion dans Exchange. Le comportement d’envoi d’une annulation depuis l’organisateur précédent peut être modifié en utilisant le paramètre OrgDBOrgSetting nommé DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Remarque

Un rendez-vous créé dans Dynamics 365 apparaît comme créé par SYSTEM si les conditions suivantes sont remplies :

  • L’utilisateur qui suit le rendez-vous n’est pas l’organisateur
  • OrgDBOrgSetting nommé DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities est défini sur la valeur par défaut de False.

Si l’organisateur de la réunion Outlook est un utilisateur Dynamics 365, le propriétaire est l’organisateur. Si l’organisateur n’est pas un utilisateur Dynamics 365, le propriétaire est l’utilisateur qui l’a suivi.

Synchronisation des rendez-vous entre Dynamics 365 et Exchange

  • Mapping : Les rendez-vous dans Dynamics 365 sont synchronisés avec Exchange sous forme de réunions.

  • Appointment status : If the appointment status in Dynamics 365 is Completed, Canceled ou Free (Ouvrir), l’état du rendez-vous est synchronisé avec Exchange en tant que Free. Si l’état du rendez-vous dans Dynamics 365 est Busy (planifié), le rendez-vous est synchronisé avec Exchange en tant que Busy.

  • Rappel : aucun rappel n’est défini si le rendez-vous remonte à plus de sept jours ou si le statut du rendez-vous est Libre (Ouvert).

  • Invitations : Aucune invitation n’est envoyée si :

    • Le rendez-vous est passé.
    • Aucun participant n’est invité.
    • L’utilisateur qui synchronise le rendez-vous n’est pas l’organisateur.
    • Aucune des propriétés suivantes n’a été modifiée : Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Remarque

Le système ne vérifie pas les conflits de planification dans Exchange avant de synchroniser les rendez-vous à partir de Dynamics 365. Vous pouvez utiliser les outils Scheduling dans Dynamics 365 pour gérer de manière centralisée les réservations de rendez-vous afin d’éviter les conflits.

Synchronisation des rendez-vous annulés et supprimés de Dynamics 365 vers Exchange

Exchange envoie une annulation de rendez-vous aux participants lorsque le rendez-vous est supprimé dans la boîte aux lettres de l’organisateur.

Si le rendez-vous est supprimé dans Dynamics 365, aucune annulation n’est envoyée si :

  • Le rendez-vous est passé.
  • L’utilisateur qui synchronise le rendez-vous n’est pas l’organisateur de rendez-vous.
  • Le rendez-vous n’a pas de participants.

Par défaut, les rendez-vous annulés dans Dynamics 365 ne sont pas synchronisés avec Exchange en tant que Canceled. Pour modifier ce comportement, activez SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange dans OrgDbOrgSettings. Lorsque ce paramètre est activé, l’annulation d’un rendez-vous dans Dynamics 365 annule la réunion dans Exchange, qui envoie l’annulation aux participants.

Lorsqu’un rendez-vous est supprimé dans Dynamics 365 et synchronisé avec Exchange, le rendez-vous est supprimé dans Exchange uniquement si toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • Le rendez-vous est lié.
  • L’utilisateur effectuant la synchronisation est l’organisateur de rendez-vous.
  • Le rendez-vous est à venir.
  • Le rendez-vous n’a pas été logiquement supprimé.

Si toutes ces conditions ne sont pas remplies, le rendez-vous existe toujours dans Exchange, mais il est dissocié.

Lors du suivi d'une réunion périodique, Dynamics 365 n'envoie pas de nouvelles invitations aux participants si :

  • Toutes les occurrences de la série existent toujours dans Outlook et Exchange.
  • Aucun participant n’a été ajouté ou supprimé.

Si l’organisateur a supprimé des instances antérieures de la série, Dynamics 365 les voit comme manquants dans Exchange. Il les recrée et envoie aux participants une nouvelle invitation.

Synchronisation des rendez-vous d’Exchange à Dynamics 365

  • Mapping : Les réunions dans Exchange se synchronisent avec Dynamics 365 en tant que rendez-vous. Les réunions périodiques se synchronisent avec Dynamics 365 en tant que rendez-vous récurrent principal et ses occurrences. Si des instances individuelles d’une réunion périodique sont modifiées dans Exchange, elles se synchronisent avec Dynamics 365 en tant qu’enregistrements de rendez-vous d’exception.

  • État de l'événement et disponibilité : Si l’état de rendez-vous dans Exchange est Free, l’état de rendez-vous se synchronise avec Dynamics 365 comme Free. Si l’état est Completed ou Canceled dans Dynamics 365, l’état du rendez-vous dans Dynamics 365 est défini sur Completed. Si l’état est Open dans Dynamics 365, l’état du rendez-vous est défini sur Free. Si l'état Free/Busy du rendez-vous Exchange est défini sur Working elsewhere, le rendez-vous Dynamics 365 est défini sur l'état Open et l'état de disponibilité est Free. Si l’état du rendez-vous Exchange est Busy, le rendez-vous Dynamics 365 est défini sur Busy (planifié).

  • Appointments avec l'état Terminé ou Annulé dans Dynamics 365 : Si l'état du rendez-vous dans Dynamics 365 est Completed ou Canceled, les modifications apportées à la réunion dans Exchange ne sont pas synchronisées avec Dynamics 365.

  • Réservation de rendez-vous et gestion des conflits : Lorsqu’un rendez-vous est suivi dans Dynamics 365, la synchronisation serveur utilise l’API de réservation pour s’assurer que les participants sont disponibles à l’heure spécifiée. Par exemple, si le calendrier de l'organisateur dans Dynamics 365 a un autre rendez-vous en même temps, la réservation échoue et le rendez-vous n'est pas synchronisé. L’utilisateur peut résoudre le conflit d’horaire, sélectionner pour l’ignorer et laisser le rendez-vous se synchroniser quand même. La réservation de Dynamics 365 dans Outlook supprime automatiquement le conflit de planification. Pour plus d’informations, consultez Un conflit de planification a été détecté lors de l’enregistrement d’un rendez-vous [sujet du rendez-vous] depuis Exchange vers Microsoft Dynamics 365.

Synchronisation des rendez-vous annulés et supprimés d’Exchange vers Dynamics 365

Lorsqu'un rendez-vous suivi ou un rendez-vous d'exception est supprimé dans Exchange, le rendez-vous n'est pas supprimé dans Dynamics 365 pendant la synchronisation si :

  • L’état est Terminé ou Annulé.
  • Le rendez-vous est passé.
  • L’utilisateur qui synchronise le rendez-vous n’est pas l’organisateur de rendez-vous.

(Un rendez-vous d’exception est une instance spécifique d’un rendez-vous récurrent qui a été modifié individuellement.)

Synchronisation des rendez-vous de service

  • Mapping : Les rendez-vous de service dans Dynamics 365 se synchronisent avec Exchange en tant que réunions.

  • Invitations et annulations : Les invitations et les annulations ne sont jamais envoyées pour les rendez-vous de service.

  • Copies : Pendant la synchronisation, les utilisateurs reçoivent leur propre copie du rendez-vous de service dans leurs boîtes aux lettres. Il n’y a pas d’organisateur central pour les rendez-vous de service.

Synchronisation des contacts

  • Mapping : Les contacts dans Dynamics 365 se synchronisent avec Exchange sous forme de contacts.

  • Synchronisation d’adresse : Voir Synchronisation des adresses pour les contacts.

  • Contacts supprimés :

    • Les contacts supprimés dans Dynamics 365 sont supprimés dans Exchange uniquement si l'utilisateur de synchronisation n'est pas le propriétaire du contact.
    • Les contacts supprimés dans Exchange sont supprimés dans Dynamics 365 uniquement si l’utilisateur de synchronisation est le propriétaire du contact.

Synchronisation des tâches

La synchronisation des tâches entre Dynamics 365 et Exchange dépend de la direction de synchronisation et des propriétés de la tâche.

Synchronisation des tâches de Dynamics 365 vers Exchange

  • Mapping : Télécopies, lettres, appels téléphoniques et tâches dans Dynamics 365 sont synchronisées avec l'Exchange en tant que tâches.

  • Reminder : Si la date d’échéance de la tâche est supérieure à un jour et que l’état de la tâche dans Dynamics 365 est Open ou Scheduled, un rappel est défini pendant la synchronisation.

  • Due date : La date de fin planifiée de la tâche dans Dynamics 365 se synchronise avec Exchange comme date d’échéance de la tâche.

  • Statut de la tâche : Lorsque le pourcentage achevé n’est pas spécifié :

    • une tâche Ouvert se synchronise avec Exchange en tant que Non démarrée.
    • une tâche Terminé ou Annulé se synchronise avec Exchange en tant que Terminé.

  • Date d’achèvement : La date de fin réelle de la tâche est synchronisée avec Exchange en tant que date de fin de la tâche.

  • Deleted tasks : Les tâches supprimées dans Dynamics 365 sont supprimées dans Exchange uniquement si leur état dans Exchange n'est pas Completed.

  • Task auto-completion : Tâches marquées comme Complete dans Dynamics 365 ont une valeur dans le champ actualEnd. Si le champ d’une tâche est actualEnd est renseigné et que la date est passée, la tâche se synchronise avec Exchange en tant que Terminé automatiquement. Si vous utilisez des personnalisations pour réactiver une tâche, assurez-vous d’effacer la date actualEnd pour éviter que la synchronisation côté serveur ne la termine automatiquement.

Synchronisation des tâches d’Exchange vers Dynamics 365

  • Mapping : Les tâches dans Exchange se synchronisent avec Dynamics 365 sous forme de tâches.

  • Task status : Les tâches qui n'ont pas été démarrées dans Exchange sont synchronisées avec Dynamics 365 en tant que Non commencées.

  • Task actual start : Lorsqu'une tâche créée dans Exchange est synchronisée avec Dynamics 365, son champ actualStart est défini sur l'horodatage actuel.

  • Deleted tasks : Par défaut, les télécopies, les lettres, les appels téléphoniques et les tâches supprimées dans Exchange sont également supprimées dans Dynamics 365. Ce comportement peut être modifié en basculant le paramètre OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Pourcentage terminé : Les tâches définies à 100 % sont synchronisées sur Dynamics 365 comme Terminées.

Paramètres de synchronisation avancés

Ignorer les éléments supprimés logiquement pendant la synchronisation

Lorsqu’un élément ne correspond plus aux filtres de synchronisation, c’est généralement pour l’une des deux raisons suivantes :

  • Son enregistrement n’existe plus dans Dynamics 365 car il a été supprimé physiquement.
  • Son enregistrement existe toujours dans Dynamics 365, mais il n’est plus accessible. Soit l’utilisateur associé à la boîte aux lettres a perdu l’accès à l’élément, soit les propriétés de l’élément ont changé et il ne correspond plus aux filtres de synchronisation. Cette condition est appelée suppression logique.

Par défaut, la synchronisation côté serveur envoie une opération de suppression à Exchange dans les deux cas. Pour modifier ce comportement et ignorer les suppressions logiques, activez DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync dans OrgDbOrgSettings.

Pour plus d’informations sur les filtres de synchronisation, consultez :

Autoriser les éléments copiés

Lorsqu’un élément lié est copié dans Exchange, la synchronisation côté serveur ignore l’action de copie par défaut. Ce comportement évite de créer des informations en double dans Dynamics 365. Pour modifier ce comportement et importer des éléments en double à partir d’Exchange, désactivez IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox dans le paramètre OrgDbOrgSettings.

Synchronisation des pièces jointes de rendez-vous, des adresses de contact et des tâches dans Outlook

Les sections suivantes s'appliquent à la synchronisation effectuée via Dynamics 365 pour la synchronisation côté serveur ou Outlook. Pour plus d’informations, voir Intégrer votre système de messagerie.

Screenshot de l’onglet Synchronisation des paramètres système dans Dynamics 365 pour Outlook.

Synchronisation des pièces jointes de rendez-vous

Les utilisateurs peuvent joindre des documents, des images, des enregistrements et d’autres fichiers à des rendez-vous qu’ils créent dans Dynamics 365 ou dans le Dynamics 365 pour Outlook application. Par défaut, les pièces jointes ne sont pas incluses lors de la synchronisation des rendez-vous. Pour les inclure :

  1. Dans Dynamics 365 pour Outlook, accédez à Settings>Administration>System Settings.
  2. Sous l’onglet Synchronization, sélectionnez Synchronize des pièces jointes de rendez-vous avec Outlook ou Exchange.
Considérations pendant la synchronisation des pièces jointes
  • Si vous désactivez la synchronisation des pièces jointes, les pièces jointes n'apparaissent pas dans les rendez-vous dans Dynamics 365. Ils apparaissent toujours dans les rendez-vous dans Dynamics 365 pour Outlook.
  • Les pièces jointes des rendez-vous périodiques ou des rendez-vous de service ne peuvent pas être synchronisées.
  • Les pièces jointes peuvent augmenter les temps de synchronisation. Vous voudrez peut-être utiliser les pièces jointes avec parcimonie si vous utilisez un réseau à faible bande passante.

Synchronisation des adresses e-mail des contacts

Sous l’onglet Synchronization dans Dynamics 365 pour Outlook, sélectionnez l’une des options suivantes pour choisir la synchronisation des adresses de contact :

  • Synchronize adresse de publipostage uniquement dans Outlook contact : Une seule adresse de publipostage est synchronisée entre Dynamics 365 et Outlook. Ceci est suffisant pour la plupart des organisations et est la valeur par défaut.

  • Synchronize les trois adresses (Business, Home, Other) dans Outlook contact : Les trois adresses postales Outlook (Business, Home et Other) sont synchronisées entre Dynamics 365 et Outlook.

Avertissement

Si vous avez des données existantes, la modification du paramètre pour synchroniser les trois adresses peut entraîner une perte de données. Les attributs des contacts suivis existants sont remappés si ce paramètres et activé. Nous vous recommandons de tester cette option avant le déploiement afin de comprendre comment le remappage affecte votre environnement et vos données. Dans la plupart des cas, vous devez disposer des données complètes d’un côté (normalement Dynamics 365) et synchroniser avec l’autre côté (normalement Outlook ou Exchange).

Pour plus d’informations, consultez Quels champs peuvent être synchronisés entre les applications Dynamics 365 et Outlook ?

Synchronisation des tâches affectées dans Outlook

Par défaut, les tâches créées dans Dynamics 365 pour Outlook ne sont pas synchronisées avec Dynamics 365. Pour les synchroniser, sous l’onglet Synchronization dans Dynamics 365 pour Outlook, sélectionnez Synchronize des tâches affectées dans Outlook.

Considérations pendant la synchronisation des tâches
  • Les tâches périodiques ne peuvent pas être synchronisées.
  • La personne qui assigne la tâche et la personne à qui la tâche est affectée doivent appartenir à la même organisation.
  • Les tâches ne peuvent pas être synchronisées sur plusieurs adresses de messagerie.

Voir aussi

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