Documents entrants

Les documents provenant d’entreprises externes peuvent arriver dans votre société sous forme de pièce jointe à un e-mail, ou de copie papier que vous pouvez scanner vers un fichier. Ce scénario est classique dans le cas des achats, lorsque ces fichiers de documents entrants sont des reçus de paiements pour des dépenses ou de petits achats.

Sur la page Documents entrants, vous pouvez utiliser différentes fonctions pour examiner les reçus de dépenses, gérer les tâches ROC et convertir les fichiers document entrants, manuellement ou automatiquement, en documents ou lignes feuille appropriés. Les fichiers externes peuvent être joints à n’importe quelle étape du processus, notamment en ce qui concerne les documents validés et au fournisseur, au client qui en résulte, et dans les écritures comptables.

Scénario d’utilisation

Vous pouvez enregistrer les fichiers ou copies papier reçus de vos partenaires commerciaux dans Business Central et créer un enregistrement de document. Par exemple, une facture achat ou vente, un avoir ou une ligne feuille.

Chargez les fichiers reçus (ou utilisez la caméra de l’appareil pour en prendre une photo) et créez des entrées pour représenter les documents externes. En option, avec des fichiers PDF ou image, vous pouvez faire appel à un service externe de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour générer des documents électroniques qui peuvent ensuite être convertis en enregistrements dans Business Central.

Noter

La fonction OCR est assurée par des fournisseurs externes. Choisissez un package de services adapté à votre organisation et/ou votre pays/région. Vous trouverez des services compatibles avec Business Central et des détails sur les fonctionnalités disponibles sur AppSource.microsoft.com.

Par exemple, lorsque vous recevez une facture au format PDF de votre fournisseur, vous pouvez l’envoyer au service OCR à partir de la page Documents entrants. Alternativement, certains fournisseurs OCR offrent la possibilité de traiter les fichiers transmis à une adresse e-mail dédiée, qui crée ensuite automatiquement un enregistrement de document entrant associé. Après quelques secondes, vous recevrez le fichier du service OCR en tant que facture électronique pouvant être convertie en facture achat pour le fournisseur.

Pourboire

Créez des enregistrements de documents entrants dans Business Central directement à partir des e-mails envoyés par les fournisseurs à l’aide du complément Outlook. Pour plus d’informations, voir Utiliser Business Central en tant que boîte de réception professionnelle dans Outlook.

Fonctionnalités de document entrant

Le processus de document entrant est composé des activités principales suivantes :

• Enregistrez les documents externes dans Business Central en créant des lignes sur la page Documents entrants de la manière suivante :
  • Manuellement, à partir d’un PC ou d’un périphérique mobile, de l’une des manières suivantes :
    • Utilisez le bouton Créer à partir d’un fichier, chargez un fichier, puis renseignez les champs appropriés sur la page Document entrant.
    • Utilisez le bouton Nouveau, renseignez les champs appropriés sur la page Document entrant, puis joignez manuellement le fichier associé.
    • À partir d’une tablette ou d’un téléphone, utilisez le bouton Créer à partir de l’appareil photo pour créer un enregistrement de document entrant à l’aide de la caméra intégrée de l’appareil.
  • Automatiquement en recevant le document du service OCR en tant que document électronique après avoir chargé ou envoyé par e-mail le fichier PDF ou image associé à un service OCR. Le raccourci Informations financières est automatiquement renseigné sur la page Document entrant.
• Utilisez un service OCR externe pour convertir des fichiers PDF ou image en documents électroniques pouvant être convertis en enregistrements de document dans Business Central.
• Créez des documents ou des lignes feuille comptabilité à partir d’enregistrements document entrants en saisissant les informations telles que vous les lisez à partir des fichiers document entrants.
• Joignez des fichiers document entrant à des documents vente et achat de tout statut, notamment au fournisseur, client, et écritures comptables qui résultent de la validation.
• Affichez les enregistrements document entrant et leurs pièces jointes à partir de tout document achat et vente ou de toute écriture, ou recherchez toutes les écritures comptables sans enregistrement document entrant sur la page Plan comptable.

Noter

Les fichiers joints à Cartes et les documents de l’onglet Pièces jointes ne sont pas inclus sur la page Documents entrants . Pour plus d’informations, voir Gérer les pièces jointes, les liens et les notes sur les fiches et les documents.

À	Voir
Configurez la fonctionnalité Documents entrants et le service OCR.	Configurer les documents entrants
Créer des enregistrements document entrant manuellement ou automatiquement en prenant une photo d’un reçu papier, par exemple.	Créer des enregistrements de documents entrants
Utilisez un service OCR pour convertir les fichiers PDF et image en documents électroniques qui peuvent être convertis en factures achat dans Business Central, par exemple. Former le service OCR à éviter les erreurs la prochaine fois qu’il traite des données similaires.	Utilisez l’OCR pour transformer des fichiers PDF et image en documents électroniques
Connecter ou supprimer des enregistrements document entrant pour n’importe quel document vente ou achat non validé et à tout client, fournisseur ou écriture comptable à partir du document ou de l’écriture.	Créer des enregistrements de documents entrants directement à partir de documents et d’entrées
Depuis les pages Plan comptable et Écritures comptables, utiliser la fonction de recherche pour rechercher les écritures comptables pour des documents validés qui n’ont pas d’enregistrement de document entrant, puis les lier de façon centralisée à des enregistrements existants ou en créer de nouveaux avec des fichiers joints.	Rechercher des documents publiés sans enregistrements de documents entrants
Obtenir une meilleure vue d’ensemble en définissant les enregistrements de document entrant sur Traité afin de les supprimer de la vue par défaut.	Gérer de nombreux enregistrements de documents entrants

Voir aussi

Achat
Modification des documents publiés
Échange de données par voie électronique
Business Central et OneDrive pour l’intégration commerciale
Utilisez Business Central comme boîte de réception professionnelle dans Outlook
Envoyer des documents et des e-mails
Travailler avec Business Central

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central