Intégrer des réservations à des calendriers Outlook

Les travailleurs de première ligne peuvent avoir tous leurs rendez-vous, réunions d’entreprise, événements personnels et réservations dans un calendrier. Toutes les réservations créées par rapport à un ordre d'intervention se synchronisent avec la boîte aux lettres du technicien, afin qu’elles apparaissent comme rendez-vous dans Microsoft Outlook. La synchronisation se produit dans les 15 minutes.

La synchronisation des réservations dans Outlook ne fonctionne qu’une seule façon. Les événements configurés dans Outlook n'apparaissent pas dans Field Service comme réservations. Les flux de données de Dataverse vers Exchange peuvent traverser les limites géographiques.

Configuration de l'intégration Exchange

Configurez les boîtes aux lettres utilisateur pour qu’ils se synchronisent avec Microsoft Exchange Online. Si des tâches, des contacts ou des rendez-vous sont déjà configurés pour un utilisateur, les réservations à partir de Field Service démarrent la synchronisation automatique. Aucun autre paramètre n'est obligatoire. En savoir plus sur les tâches, les contacts et la synchronisation des rendez-vous.

Prerequisites

• Vous avez un rôle d’administrateur système Dynamics 365.
• Vous avez un rôle d’administrateur Exchange pour votre locataire or le rôle d’approbateur de boîte aux lettres délégué dans Dynamics 365.
• Le serveur Exchange et l’application Field Service doivent se trouver dans le même locataire.

Configurer l’intégration

1. Connectez-vous au Centre d’administration Power Platform.

2. Sélectionnez Gérer les>environnements et sélectionnez votre environnement.

3. Sélectionnez Paramètres>Courrier électronique>Profils de serveur.

4. Vérifiez que le profil de serveur Microsoft Exchange Online est Active et que le type Authentication est défini sur Authentification du serveur à serveur. Si le profil de serveur Exchange Online n’existe pas, créez-le.

5. Revenez à Courrier électronique et sélectionnez Boîtes aux lettres.

6. Modifiez chaque utilisateur et effectuez les étapes suivantes.

   • Vérifiez que Server Profile est défini sur Microsoft Exchange Online ou le profil serveur Exchange Online créé à l’étape 4.
   • Définissez Rendez-vous, Contacts et Tâches sur Synchronisation côté serveur.
   • Dans la barre de commandes, sélectionnez Approuver l’e-mail et confirmez.
   • Sélectionnez Tester et activer la boîte aux lettres et confirmez.
   • Sélectionnez Enregistrer et fermer.

   

7. Pour vérifier qu’une boîte aux lettres est prête, actualisez l’écran de boîte aux lettres et vérifiez l’état de réussite.

Note

Ce processus peut prendre plusieurs heures, en particulier si vous activez les boîtes aux lettres en bloc.

Synchronisation des réservations

Les réservations sont synchronisées une semaine en arrière et jusqu'à deux semaines à l'avance. Si la synchronisation est désactivée, les enregistrements synchronisés ne sont pas supprimés et les nouveaux enregistrements ne sont pas synchronisés.

Créer et modifier des réservations

Lorsqu’une réservation est planifiée pour une commande de travail, elle apparaît dans le calendrier Outlook du technicien après la synchronisation, toutes les 10 à 15 minutes. Un lien est créé. Le rendez-vous comprend : la date de l’ordre de travail, la plage horaire, le numéro de l'ordre de travail et l’emplacement. Le rendez-vous a une priorité par défaut.

Une modification de la fenêtre ou de l’emplacement de réservation dans Field Service déclenche une mise à jour de Outlook pendant la synchronisation. Si seule l’ordre de travail est mis à jour dans Field Service, Outlook n’est pas mis à jour.

Les champs suivants sont renseignés la première fois que la réservation est planifiée. Toutes les mises à jour qui se produisent sur l'ordre de travail après cette période ne sont pas reflétées dans Outlook, sauf s'il existe une modification de la fenêtre de temps de réservation ou de l'emplacement.

• Priority
• Emplacement
• Type d’ordre de travail
• Type d’incident principal
• Résumé de l’ordre de travail
• Compte
• Contact principal

Annuler les réservations

Par défaut, les rendez-vous annulés dans Field Service ne sont pas synchronisés avec Exchange en tant que Annulé. Pour modifier ce paramètre, activez SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange dans OrgDBOrgSettings. Lorsque ce paramètre est activé, l’annulation d’un rendez-vous dans Field Service annule la réunion dans Exchange, qui envoie l’annulation aux participants.

Supprimer des réservations

Lorsqu’une réservation est supprimée dans Field Service et synchronisée avec Exchange, le rendez-vous est supprimé dans Exchange uniquement si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Le rendez-vous Outlook reste marqué « Suivi de Dynamics ».
• La ressource réservée reste l’organisateur de rendez-vous.
• Le rendez-vous est à venir.
• Le rendez-vous n’a pas été logiquement supprimé.

Si toutes ces conditions ne sont pas remplies, le rendez-vous existe toujours dans Exchange, mais il est dissocié. En savoir plus : Logique de synchronisation pour les rendez-vous, contacts et tâches.

Limites

• Les mises à jour de la réservation sont requises pour refléter les modifications apportées à l’ordre de travail dans Outlook.
• Les utilisateurs peuvent être configurés pour se synchroniser avec un seul environnement à la fois.
• Seules les réservations liées à un ordre de travail sont synchronisées.
• Les réservations sont synchronisées une semaine en arrière et jusqu'à deux semaines à l'avance. La vue système qui contrôle ce comportement n’est pas modifiable et apparaît avec des avertissements. Si vous souhaitez pouvoir modifier les champs qui sont synchronisés et la fenêtre des réservations qui se synchronisent, envoyez une idée sur notre formulaire d’idées Dynamics 365 Field Service.

Résolution des problèmes

Pour les erreurs de privilège, accédez à :

• L’erreur PrivilegeDenied se produit lors de la synchronisation côté serveur
• Privilege ou erreur d’autorisation pour Outlook

Les réservations planifiées plus de deux semaines à l'avance ne se synchronisent pas dans Outlook Exchange

Les réservations planifiées plus de deux semaines à l'avance dans Field Service ne se synchronisent pas dans Outlook.

Symptômes

Les réservations créées et planifiées à l’origine plus de deux semaines à l’avance ne sont pas synchronisées automatiquement lorsque la réservation entre dans la fenêtre de deux semaines. Il s’agit d’une limitation connue.

Résolution

Pour vous assurer que la synchronisation de ces réservations se produit, mettez à jour n’importe quel champ dans l’enregistrement de réservation dans la fenêtre de deux semaines. Par exemple, mettez à jour la fenêtre de temps ou l’affectation des ressources. Les mises à jour apportées aux champs dans les entités associées ne déclenchent pas la synchronisation.

Les réservations en double apparaissent dans Outlook Exchange

Les réservations en double apparaissent dans Outlook.

Symptômes

L’intégration Outlook est une solution intégrée qui synchronise les réservations avec des calendriers Outlook. Les clients qui utilisent une solution personnalisée pour synchroniser les réservations entre Field Service et Exchange peuvent voir des entrées de réservation en double dans Outlook.

Résolution

Désactivez la solution de synchronisation personnalisée et utilisez la solution Field Service intégrée ou créez un cas de support pour demander à Microsoft de désactiver la solution Field Service intégrée pour des environnements spécifiques.