Créer une réservation budgétaire générale (secteur public)
Mise à jour : May 1, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Après avoir paramétré votre système pour utiliser les réservations budgétaires générales, vous pouvez créer des documents de réservation. Pour plus d'informations, voir Définir les règles de réservation budgétaire générale et les types de réservation (secteur public).
Les réservations budgétaires générales sont disponibles pour les documents requis pour la méthode d'achat que vous sélectionnez. Ces modes incluent la commande fournisseur, la demande d'achat, et la facture fournisseur.
Créer un document de réservation budgétaire générale
Pour créer une réservation budgétaire générale, suivez les étapes ci-dessous.
Cliquez sur Budgétisation > Commun > Réservations budgétaires générales > Toutes les réservations budgétaires générales.
Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Réservation budgétaire générale.
Dans l'écran Créer une réservation budgétaire générale, sous Transaction, renseignez les champs le cas échéant.
Sous Motif, entrez un code et une description pour le motif de la réservation.
Cliquez sur OK
Dans l'écran des détails, renseignez les champs le cas échéant dans En-tête de réservation budgétaire générale.
Sous Lignes de réservation budgétaire générale, cliquez sur Ajouter une ligne. Entrez les informations pour la première ligne de votre réservation. Répétez cette opération pour l'ensemble des lignes.
Notes
Dans la colonne Compte, sélectionnez le code du préfixe de compte dans la liste déroulante, puis sélectionnez une catégorie.
Facultatif : si une demande d'achat s'applique à la réservation budgétaire, dans l'organisateur Détails de ligne, vous pouvez sélectionner la ligne de demande d'achat référencée par la ligne dans la réservation budgétaire. Les articles et services dans la ligne d'achat sélectionnée, notamment la catégorie d'approvisionnement, sont passés à la ligne de réservation budgétaire générale. Cela vaut pour les articles inclus dans le catalogue d''approvisionnement comme pour les articles exclus du catalogue.
Notes
Aucun montant enfant sur une demande d'achat référencée, tel que des remises, des frais ou des taxes, ne sera reflété dans la ligne de réservation budgétaire générale.
Facultatif : si vous utilisez la comptabilité de projet, dans l'organisateur Détails de ligne, cliquez sur l'onglet Projet, puis renseignez les champs le cas échéant. Pour plus d'informations, voir Utilisation de la comptabilité de projet avec les réservations budgétaires générales (secteur public).
Facultatif : si vous utilisez la comptabilité de projet, dans l'organisateur Détails de ligne, sur la bande du volet Action, cliquez sur Coûts engagés. L'écran Coûts engagés s'ouvre, affichant les coûts engagés associés à la ligne sélectionnée.
Lorsque vous avez terminé de renseigner les différents champs, dans le Volet Actions, dans le groupe Valider, cliquez sur Réservation budgétaire.
Si vous utilisez le workflow, une barre jaune s'affiche en haut de l'écran. Cliquez sur Soumettre pour soumettre la réservation budgétaire générale au workflow. Pour plus d'informations, voir Envoyer une réservation budgétaire générale au workflow (secteur public).
Cliquez sur Fermer.
Référencer une réservation budgétaire générale sur une commande fournisseur, une demande d'achat, ou une facture fournisseur
Après avoir créé la réservation budgétaire générale, ouvrez le document source pertinent sur lequel vous souhaitez référencer la réservation budgétaire.
Il existe trois méthodes principales pour consommer ou libérer une réservation budgétaire générale après sa validation :
Commande fournisseur - Référencez la réservation budgétaire générale directement dans une ligne de commande fournisseur. La réservation est libérée lorsque la commande fournisseur est confirmée. Aucun contrat d'achat n'est impliqué. Pour exécuter cette opération, créez une commande fournisseur selon votre processus habituel. Cela peut également impliquer l'utilisation d'une demande d'achat. Lorsque vous ajoutez une ligne à la commande fournisseur, sélectionnez la réservation budgétaire générale à utiliser pour cette dernière.
Facture fournisseur - Référencez la réservation budgétaire générale directement sur une facture fournisseur. Vous pouvez spécifier un contrat d'achat sur l'en-tête de la facture, mais aucune commande fournisseur n'est impliquée. La réservation est libérée lorsque la facture est validée. Pour exécuter cette opération, créez une facture fournisseur selon votre processus habituel. Lorsque vous ajoutez une ligne à la facture, sélectionnez la réservation budgétaire générale à utiliser pour cette dernière.
Demande d'achat – Référencez une ligne de réservation budgétaire générale dans une demande d'achat. La réservation est libérée lorsque les fonds sont débloqués à partir de la demande. Pour effectuer cette opération, spécifiez la demande d'achat sur la ligne de réservation budgétaire lors de la création de la réservation.
Notes
Les demandes d'achat nécessitent le workflow. Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble d'un workflow de demande d'achat. Voir également Configurer les workflows de réservation budgétaire générale (secteur public).
Pour plus d'informations sur le référencement des réservations budgétaires générales dans ces documents, voir les rubriques suivantes :
Engager une réservation budgétaire générale (secteur public)
Tâches principales : création et envoi d'une demande d'achat
Suivez les étapes suivantes pour référencer une réservation budgétaire générale sur une commande fournisseur, une demande d'achat, ou une facture fournisseur.
Exécutez l'une des procédures suivantes :
Cliquer Approvisionnements > Commun > Commandes fournisseur > Toutes les commandes fournisseur
Cliquer Approvisionnements > Commun > Demandes d'achat > Toutes les demandes d'achat.
Cliquer Comptabilité fournisseur > Commun > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.
Créez le document que vous souhaitez. Vous pouvez également sélectionner un document, puis, dans le volet Actions, cliquer sur Modifier.
Facultatif : sélectionnez des lignes spécifiques.
Dans l'organisateur Détails de ligne, sous Réservation budgétaire générale, sélectionnez un numéro de réservation et une ligne à appliquer au document ou aux lignes sélectionnées. Vous pouvez cliquer sur Advanced selection options pour rechercher d'autres réservations.
Voir aussi
À propos des réservations budgétaires générales (secteur public)
Définir les règles de réservation budgétaire générale et les types de réservation (secteur public)
Créer une commande fournisseur
Tâches principales : création et envoi d'une demande d'achat
Tâches principales : factures fournisseur
Afficher, modifier, supprimer ou annuler une réservation budgétaire générale (secteur public)
Paramétrage des workflows du module Budgétisation
Exonérer une réservation budgétaire générale (secteur public)