Ajouter un bot conversationnel à Microsoft Teams

Important

Les capacités et les fonctionnalités de Power Virtual Agents font maintenant partie de Microsoft Copilot Studio, suite à des investissements significatifs dans l’IA générative et des intégrations améliorées dans Microsoft Copilot.

Certains articles et captures d’écran peuvent faire référence à Power Virtual Agents pendant que nous mettons à jour la documentation et le contenu de la formation.

Maintenant que vous avez publié votre bot, vous pouvez le mettre à disposition des utilisateurs dans Microsoft Teams. Ainsi, vous-même, vos coéquipiers et l’ensemble de l’organisation pourront interagir avec lui. Vous devez publier le bot au moins une fois avant que les utilisateurs puissent interagir avec le bot dans Microsoft Teams.

Vous pouvez :

• Personnaliser l’apparence de votre bot dans Microsoft Teams
• Installer le bot pour vous-même dans Microsoft Teams
• Partager le lien d’installation du bot avec d’autres utilisateurs
• Affichez le bot dans le magasin d’applications Microsoft Teams.
  • Affichez le bot pour les utilisateurs partagés en l’ajoutant au magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par vos collègues.
  • Partagez le bot avec l’organisation en le soumettant à l’approbation de l’administrateur pour qu’il figure dans le magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par votre organisation.
• Ajoutez le bot à un canal d’équipe.
• Téléchargez le manifeste de l’application Teams pré-généré pour le distribuer dans votre client Microsoft Teams.

Lorsque vous ajoutez le bot à Microsoft Teams, certaines de vos données, telles que le contenu du bot et le contenu du chat de l’utilisateur final, seront partagées avec Microsoft Teams. Vos données peuvent circuler en dehors de la conformité de votre organisation et les limites géographiques ou régionales. Pour plus d’informations, voir la Politique de confidentialité de l’application Microsoft Teams.

Conditions préalables

• Partager avec les utilisateurs afin qu’ils puissent installer et discuter avec le bot dans Microsoft Teams.
• Votre organisation doit autoriser l’ajout d’applications Microsoft Power Platform dans Microsoft Teams avant que vous ou d’autres utilisateurs ne puissiez installer directement le bot dans Teams ou le trouver dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Teams. Collaborez avec votre administrateur pour Gérer les applications Microsoft Power Platform dans le centre d’administration de Microsoft Teams si cette option a été désactivée pour votre organisation.
• Les bots approuvés pour la section Créé par votre organisation (après soumission à un administrateur) sont gérés séparément par les administrateurs dans la page Gérer les applications du centre d’administration de Microsoft Teams.
• Avant d’installer le bot pour vous-même ou de partager le bot avec d’autres, vous devez publier le bot au moins une fois.

Connecter votre bot au canal Microsoft Teams

Après avoir publié votre bot au moins une fois, vous pouvez connecter votre bot au canal Microsoft Teams pour permettre aux utilisateurs de discuter avec le bot dans Microsoft Teams.

Note

Nous vous recommandons d’activer les paramètres de sécurité pour les bots conçus pour Microsoft Teams ou une utilisation interne par les employés afin que vous puissiez vous assurer que le bot ne sera pas accessible par des personnes extérieures à votre organisation.

Se connecter à Microsoft Teams :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Activer Teams.

   

   Note

   Si vous ne voyez pas cette option, alors le canal Microsoft Teams est peut-être déjà activé.

Personnaliser l’apparence d’un bot dans Microsoft Teams

Il est important de bien décrire le bot et son aspect avant de le mettre à la disposition des autres utilisateurs, car cela les informe de son objectif et de sa stratégie de marque (le cas échéant).

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Modifier les détails pour changer l’icône, la couleur et les descriptions du bot. Ceux-ci seront affichés dans le magasin d’applications Microsoft Teams et dans l’onglet À propos de l’application après l’installation du bot par l’utilisateur. Passer en revue les recommandations sur les formats d’icônes Microsoft Teams.

   

   Important

   Les mises à jour des détails du bot ne s’appliqueront pas aux utilisateurs qui l’ont déjà installé à partir d’un lien partagé ou de la section Créé par vos collègues. Ils devront réinstaller le bot pour recevoir les mises à jour.

   Les mises à jour des détails du bot ne s’appliqueront pas aux bots qui ont été approuvés par un administrateur. Vous devrez soumettre à nouveau le bot pour approbation afin que les derniers détails soient mis à jour pour les utilisateurs.

4. Sélectionnez Plus pour ajouter des informations supplémentaires :

   • Nom du développeur

   • Site Web

   • Déclaration de confidentialité

   • Conditions d’utilisation

     Vous devez fournir ces informations pour tenir votre utilisateur informé sur le bot. Voir la rubrique Déclaration de confidentialité et conditions d’utilisation pour plus de détails et d’exemples.

5. Sélectionnez Sauvegarder pour revenir à l’écran où vous pouvez rendre votre bot disponible dans Teams. Vous verrez vos mises à jour de la couleur, de l’icône et de la description.

Note

La personnalisation des icônes de cette section s’applique uniquement à l’avatar de bot pour les bots qui sont approuvés par l’administrateur ; elle ne s’applique pas aux utilisateurs qui installent le bot avec un lien d’installation ou à partir du magasin d’applications Microsoft Teams, section Créé par vos collègues. Vous pouvez personnaliser l’avatar du bot sur Personnaliser l’apparence du bot.

Installer un bot en tant qu’application dans Microsoft Teams

Après avoir publié un bot, vous pouvez l’ajouter à votre propre version de Microsoft Teams, directement depuis l’application Microsoft Copilot Studio.

Important

Le nouveau contenu d’un bot fraîchement publié n’apparaîtra pas dans les conversations en cours. Après 30 minutes d’inactivité, le bot sera mis à jour.

Vous pouvez taper Start over dans une conversation existante pour démarrer une nouvelle conversation immédiatement et voir les dernières mises à jour du bot.

Vous devez ajouter votre bot à votre propre version de Teams avant de le partager avec d’autres.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Ouvrir le bot pour lancer l’invite d’installation dans Microsoft Teams. Sélectionnez Ajouter pour l’ajouter en tant qu’application dans Teams. Cela n’installe le bot que pour vous.

   

Partager un lien pour que d’autres puissent installer le bot

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité et sélectionnez Copier le lien

   Important

   Seuls les utilisateurs qui peuvent accéder au bot peuvent utiliser le lien d’installation pour installer le bot. Vous pouvez partager le bot pour donner aux utilisateurs l’accès à la conversation avec le bot.

   

4. Partagez le lien copié avec les utilisateurs pour qu’ils installent le bot dans Microsoft Teams.

Afficher le bot dans le magasin d’applications Microsoft Teams

Une fois que vous avez publié votre bot, vous pouvez l’afficher dans le magasin d’applications Microsoft Teams afin que les utilisateurs puissent le trouver et l’installer.

Afficher aux utilisateurs partagés

Vous pouvez partager votre bot en l’ajoutant au magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé pour votre organisation>Créé par vos collègues. Seuls les utilisateurs partagés y trouveront le bot.

Important

Seuls les utilisateurs partagés pourront trouver le bot dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Microsoft Teams. Le bot ne s’affichera pas pour tous les membres de l’organisation, même s’il est configuré pour permettre à tout le monde de l’utiliser. Pour afficher le bot à l’organisation, soumettez le bot à l’approbation d’un administrateur pour qu’il apparaisse dans le magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par vos collègues.

Le bot ne peut être affiché dans la section Créé par vos collègues du magasin d’applications Microsoft Teams que lorsque le nombre total d’utilisateurs partagés ne dépasse pas la stratégie de découverte du magasin d’applications Teams du locataire. Pour afficher le bot en dépassant la limite de la stratégie de votre organisation, collaborez avec votre administrateur pour afficher le bot à l’organisation.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Afficher à mes coéquipiers et aux utilisateurs partagés et vérifiez qui a accès au bot.

   

5. Vérifiez que la case Visible dans Créé par vos collègues est cochée et sélectionnez Partager.

   

6. Cela ajoutera automatiquement le bot à la section Créé par vos collègues, et affichera une étiquette verte Ajouté à Teams dans la page des options de disponibilité.

   

Note

Si votre application n’apparaît pas dans la section Créé par vos collègues, votre application Teams met peut-être des informations en cache.

Essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter (si vous utilisez l’application de bureau) ou d’actualiser votre navigateur (si vous utilisez l’application Web de Teams).

Supprimer le bot de la section Créé par vos collègues

Vous pouvez supprimer le bot de l’affichage de la section Créé par vos collègues. Cela n’affecte pas les utilisateurs qui ont déjà installé le bot.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Afficher à mes coéquipiers et aux utilisateurs partagés et désélectionnez la case Visible dans Créé par vos collègues.

   

5. Sélectionnez Partager. Le bot ne s’affichera plus dans le magasin d’applications Microsoft Teams, dans la section Créé par vos collègues.

Afficher à l’organisation

Vous pouvez partager le bot avec votre organisation en le soumettant à l’approbation de l’administrateur pour qu’il figure dans la section Créé pour votre organisation>Créé par vos collègues. C’est un excellent moyen de distribuer largement votre bot en collaborant avec votre administrateur pour le déployer à destination de tous les membres de l’organisation, ou d’un sous-ensemble d’utilisateurs.

Les administrateurs peuvent également préinstaller et épingler le bot pour les utilisateurs de l’organisation afin qu’ils puissent y accéder directement depuis leur barre d’applications dans Microsoft Teams.

Avant d’envoyer le bot à votre organisation, assurez-vous que :

• Votre bot est prêt au lancement et conforme aux normes, règles et politiques de la société.
• Vous vous coordonnez avec les autres gestionnaires de bots : une fois que le bot a été envoyé, il ne peut pas être soumis à nouveau par un autre utilisateur tant que la soumission précédente n’a pas été approuvée ou rejetée par un administrateur.
• Vous avez supprimé le bot, si applicable, de la section Créé par vos collègues. Envoyer votre bot à l’approbation de l’administrateur peut entraîner l’affichage de votre bot à deux endroits. Voir les instructions dans suppression de votre bot pour plus de détails.

Note

Une fois qu’un bot est approuvé par un administrateur, la disponibilité du bot dans la section Créé par votre organisation sera entièrement gérée par votre administrateur. Seul un administrateur peut supprimer le bot de la section Créé par votre organisation.

Envoyer à la section Créé par votre organisation

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Vérifiez que le bot n’est pas affiché aux coéquipiers ou aux utilisateurs partagés. Supprimez-le s’il dit Ajouté à Teams.

5. Sélectionnez Afficher à tous les membres de mon organisation.

   

6. Passez en revue les conditions d’envoi et sélectionnez Envoyer pour approbation par l’administrateur.

   Note

   Assurez-vous que vous révisez le contenu et qu’il est prêt à être examiné par un administrateur. Vous devrez soumettre de nouvelles demandes à l’administrateur pour mettre à jour l’icône et les descriptions des bots précédemment approuvés.

   Une fois approuvé, tous les utilisateurs nouveaux et existants du bot dans Teams recevront la mise à jour.

   Cela ne s’applique qu’aux détails du bot. Vous pouvez continuer à mettre à jour le contenu de votre bot en publiant le dernier contenu sans avoir à l’envoyer à nouveau à l’administrateur.

7. Une invite de confirmation finale apparaîtra. Sélectionnez Oui pour continuer. Le bot sera envoyé à votre administrateur pour qu’il l’approuve, et vous verrez une note indiquant le statut de votre envoi.

   

   Note

   Après avoir envoyé le bot à l’approbation de l’administrateur, vous ne devez pas modifier le paramètre d’accès du bot pour qu’il soit inférieur à celui de tous les membres de votre organisation.

   Cela empêchera les utilisateurs de l’organisation de discuter avec le bot après l’avoir installé à partir de la section Créé par votre organisation dans l’App Store Microsoft Teams.

   Collaborez avec votre administrateur sur la stratégie de l’application Microsoft Teams pour savoir qui peut trouver et installer le bot.

8. Vous devrez attendre l’approbation de votre administrateur. Vous pouvez consultez le dernier statut en sélectionnant Actualiser ou en ouvrant la fenêtre Rendre le bot accessible aux autres depuis la page Publier.

9. Une fois que votre administrateur a approuvé le bot, le statut sera mis à jour sur Approuvé. Vous pouvez ouvrir directement le bot et partager le lien de la version approuvée avec d’autres utilisateurs.

10. Éventuellement, collaborez avec votre administrateur pour pré-épingler ou installer l’application pour les utilisateurs avec la stratégie de l’application Microsoft Teams, afin qu’ils puissent trouver le bot directement dans leur rail d’applications Microsoft Teams à gauche.

Note

Si votre application n’apparaît pas dans la section Créé par votre organisaton, même si il est indiqué la mention Approuvé, votre application Teams met peut-être des informations en cache.

Essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter (si vous utilisez l’application de bureau) ou d’actualiser votre navigateur (si vous utilisez l’application Teams web).

Ajouter un bot à une équipe

Dans Microsoft Teams, vous pouvez ajouter des bots aux équipes. Lorsque vous ajoutez les bots, les membres de l’équipe peuvent @mention le bot dans n’importe quel canal d’équipe et tous les coéquipiers voient la réponse du bot. Cette fonctionnalité est utile pour les scénarios où :

• Votre bot prend en charge la collaboration, par exemple en partageant les dernières informations du rapport de vente avec le reste de l’équipe commerciale.
• Vous souhaitez autoriser chaque membre de l’équipe à interagir avec le bot dans un canal d’équipe ou via un chat privé sans avoir à installer manuellement le bot lui-même.

Autoriser les utilisateurs à ajouter un bot à une équipe

Cette option permet aux utilisateurs d’ajouter le bot à n’importe quelle équipe dont ils font partie lors de l’ajout du bot dans Microsoft Teams.

Après avoir activé cette option, tout utilisateur qui installe le bot à partir de la banque d’applications de Teams ou via le lien d’installation voit la possibilité d’ajouter le bot à une équipe dans Microsoft Teams. Les membres de l’équipe peuvent également supprimer le bot d’une équipe.

Important

Le bot est configuré pour permettre à chacun au sein de l’organisation de discuter avec lui. Cela garantit que tous les membres de l’équipe sont autorisés à discuter avec le bot dans les canaux d’équipe. Il est fortement recommandé de ne pas modifier le paramètre de sécurité du bot après avoir activé cette fonctionnalité pour empêcher les utilisateurs de voir des erreurs d’autorisation lorsqu’ils interagissent avec le bot dans les canaux d’équipe.

Pour autoriser les utilisateurs à ajouter un bot à une équipe :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Modifier les détails.

4. Sélectionnez Autoriser vos utilisateurs à ajouter ce bot à une équipe.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Microsoft Teams met en cache les informations, il peut donc s’écouler un certain temps avant que les utilisateurs ne voient l’option d’ajouter le bot à une équipe. Les utilisateurs peuvent actualiser le navigateur ou se connecter et se déconnecter du client de bureau Microsoft Teams pour refléter immédiatement les modifications.

Si vous avez déjà soumis le bot pour approbation par l’administrateur, vous devrez la renvoyer après avoir activé cette option. L’administrateur doit approuver ces modifications avant que les utilisateurs puissent ajouter le bot à leurs équipes à partir de la banque d’applications Microsoft Teams dans la section « Créé par votre organisation ».

Interdire aux utilisateurs d’ajouter un bot à une équipe

La désactivation de cette option empêche les utilisateurs d’ajouter un bot à une nouvelle équipe, mais ne le supprime pas des équipes auxquelles il est déjà ajouté. Ces bots doivent être manuellement supprimés de l’équipe.

Pour interdire aux utilisateurs d’ajouter un bot à une équipe :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Modifier les détails.

4. Décochez la case Autoriser vos utilisateurs à ajouter ce bot à une équipe.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer le comportement du message d’accueil privé

Les messages d’accueil privés d’un bot sont utiles lorsque vous souhaitez que les membres de l’équipe aient des conversations en tête-à-tête avec le bot sans avoir à installer manuellement le bot eux-mêmes.

Note

La configuration des messages d’accueil privés n’est pas prise en charge pour les bots utilisant le canevas de création unifiée mis à niveau.

Lorsqu’il est activé, votre bot démarre automatiquement une conversation avec les membres de l’équipe. Pour personnaliser le message d’accueil du bot, modifiez la rubrique système de message d’accueil.

Tenez compte de la pertinence du bot pour les membres de l’équipe. Assurez-vous que le message d’accueil du bot les aide à comprendre ce qu’il faut en faire, décrit ses limites et, surtout, les met à l’aise pour interagir avec lui.

Pour configurer le moment où un bot envoie un message d’accueil privé :

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Paramètres.

   

4. Configurez les options du message d’accueil privé.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Télécharger le manifeste de l’application Teams du bot (avancé)

Vous pouvez télécharger le manifeste de l’application Teams du bot pour apporter des modifications détaillées au manifeste directement et les partager avec votre administrateur ou les utilisateurs du client. Vous pouvez également charger directement le manifeste de l’application dans Microsoft Teams si la stratégie de votre organisation vous permet de charger des applications personnalisées.

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Télécharger le fichier .zip.

   

5. Le manifeste sera généré sous forme de fichier .zip et sera enregistré en fonction des paramètres de sauvegarde de votre navigateur.

Déconnecter votre bot de Teams

Vous pouvez mettre votre bot hors ligne afin que les utilisateurs ne puissent plus discuter avec le bot dans Teams. Cela signifie que le bot ne répondra pas aux utilisateurs qui essaieront de discuter avec lui et perturbera quiconque qui cherchera à l’utiliser. Vous devez bien réfléchir à la nécessité de déconnecter votre bot avant de le faire.

Les bots ne s’affichent plus dans le magasin d’applications Microsoft Teams, section Créé par vos collègues, et ils ne peuvent pas être installés à partir du lien partagé. Les bots ajoutés par les utilisateurs dans Microsoft Teams continueront d’exister jusqu’à ce que l’utilisateur effectue la désinstallation du bot.

Les bots approuvés par un administrateur continueront d’être affichés dans le magasin d’applications Microsoft Teams, section Créé par votre organisation. Vous devrez contacter votre administrateur pour supprimer le bot

1. Dans le menu de navigation, sous Paramètres, sélectionnez Canaux.

2. Sélectionnez Microsoft Teams.

3. Sélectionnez Déconnecter de Teams.

   

4. Passez en revue les informations sur la déconnexion de votre bot et sélectionnez Déconnecter pour continuer.

Vous pourrez toujours reconnecter votre bot après l’avoir déconnecté en sélectionnant Activer Teams dans la fenêtre Rendre le bot disponible aux autres de la page Publier.

Limitations connues

• La configuration des messages d’accueil privés n’est pas prise en charge pour les bots utilisant le canevas de création unifiée mis à niveau.
• Actuellement, seules les portées Personnel et Équipe sont prises en charge pour Microsoft Teams. Chat du groupe non pris en charge.
• L’option Définir l’icône d’avatar du bot sur la page des détails ne s’affichera pas pour les bots approuvés par un administrateur. Les bots approuvés par un administrateur utiliseront l’icône de l’application comme avatar du bot.
• Teams impose une limitation de débit sur les bots. Selon les besoins de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être faire en sorte que le contenu de vos bots ajoutés à Microsoft Teams demeure concis.
• Actuellement, si votre bot prend en charge l’authentification de l’utilisateur final, l’utilisateur ne pourra pas se déconnecter explicitement. Cela fera échouer la certification AppSource de Microsoft Teams si vous publiez votre bot dans le tableau de bord vendeur. Cela ne s’applique pas à l’utilisation personnelle ou par le locataire du bot. Pour en savoir plus : Publier votre application Microsoft Teams et Politique de validation AppSource.
• La déconnexion de votre bot à partir de Teams peut prendre quelques minutes avant que le bot ne devienne inaccessible aux utilisateurs sur Microsoft Teams.