Planification de la gouvernance de l’intranet

Lorsque vous planifiez votre nouveau projet intranet, réfléchissez à la façon dont vous gérez l’architecture du site et le contenu. Votre plan de gouvernance intranet doit être créé dans le contexte du plan de gouvernance global pour Microsoft 365. En tant que solution métier clé dans votre espace de travail numérique, votre intranet a ses propres exigences et attentes en matière de gouvernance, en particulier en raison de son organization et de son impact.

La planification de la gouvernance de l’intranet doit avoir lieu pendant la phase d’exploration , afin de s’assurer que toutes les parties prenantes ont une vision et des objectifs communs. La vision n’est qu’un début. Votre plan de gouvernance intranet évolue à mesure que votre organization évolue et que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées à SharePoint et Microsoft 365.

Un bon plan de gouvernance permet de définir les priorités de l’intranet et d’éviter l’étalement du contenu. Il garantit également que les rôles et les responsabilités sont clairement définis et communiqués et, idéalement, incorporés dans les descriptions de poste ou les objectifs de rendement. L’un des aspects qui sépare souvent votre intranet des autres solutions est le nombre de personnes impliquées dans la création et la maintenance du contenu. Pour garantir un succès continu, il est important de s’assurer que chacun de vos utilisateurs et parties prenantes intranet comprend leurs rôles et responsabilités.

La gouvernance intranet comprend également des stratégies et des procédures, mais c’est bien plus que cela. Les gouvernances intranet doivent inclure un plan pour la formation des utilisateurs, la surveillance de l’utilisation, le comportement des utilisateurs et la communication des attentes à toutes les différentes parties prenantes impliquées. C’est ce qui rend la création d’un document de plan de gouvernance difficile. Il est difficile de créer un document unique qui s’adresse à ces publics multiples et peut être communiqué d’une manière qui encourage l’adhésion et l’adoption.

Au lieu de créer un document ou une série de documents, envisagez de créer un site de ressources qui incorpore la formation et la gouvernance dans un emplacement unique. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez combiner « comment » (formation) avec « comment » (gouvernance) afin que lorsque vos utilisateurs intranet visitent votre destination de ressource utilisateur, ils comprennent à la fois « pourquoi » et « comment » votre intranet est conçu et régi de la façon dont vous avez implémenté.

Vous pouvez envisager d’utiliser le site Parcours d’apprentissage Microsoft 365 comme point de départ possible ou de créer votre propre centre de ressources utilisateur qui s’intègre au contenu du parcours d’apprentissage ou le complète.

La mise en place d’un plan de gouvernance efficace permet le processus de prise de décision pour l’intranet. En examinant et en révisant régulièrement le plan de gouvernance, vous pouvez vous assurer que votre intranet reste une ressource essentielle pour votre organization.

Équipe de gouvernance

En tant que ressource métier clé, la gouvernance intranet doit refléter les objectifs des parties prenantes de l’entreprise et l’environnement juridique et réglementaire de votre organization, et pas seulement les attentes de votre service informatique. Créez une équipe de gouvernance qui inclut les membres principaux des principaux groupes de parties prenantes de l’entreprise dans votre organization en plus du service informatique.

Il n’y a pas de taille magique pour l’équipe de gouvernance, mais elle doit être assez petite pour faciliter la prise de décisions et suffisamment représentative pour intégrer la « voix de l’entreprise » et l’informatique. Lorsque vous avez des sujets spécifiques à examiner qui vont au-delà de l’expertise de l’équipe, vous pouvez faire venir des membres externes (tels que la gestion juridique ou la gestion des enregistrements) pour vous assurer que vos décisions sont alignées sur les contraintes organisationnelles.

Votre équipe de gouvernance peut se réunir fréquemment pendant la planification de l’intranet, puis moins fréquemment au fil du temps. L’objectif est d’établir un rythme qui fonctionne pour les membres de votre intranet et de votre équipe. Étant donné que la gouvernance a un rôle continu pour la réussite de votre intranet, l’équipe de gouvernance ne doit pas être dissoute lors du lancement.

Éléments du plan de gouvernance

Il n’existe pas de modèle « une taille unique » en matière de gouvernance intranet. En fait, votre plan de gouvernance intranet peut être différent selon les types de contenu. Par exemple, vous souhaiterez peut-être avoir des stratégies plus formelles et des directives de gouvernance plus strictes pour les sites qui font face à l’ensemble des organization et des stratégies moins strictes pour le contenu plus ciblé, comme le contenu d’un service individuel ou un événement ponctuel (voir la figure 1). La meilleure approche consiste à examiner les différents éléments et à réfléchir à ce qui est essentiel ou nécessaire pour votre organization. Tenez compte de votre public et de la culture de votre organization pour guider vos décisions et votre approche, ainsi que vos attentes globales en matière de gouvernance Microsoft 365.

Figure 1. Vos décisions de gouvernance peuvent être différentes (et plus strictes) en fonction de la « portée » de votre contenu.

Au minimum, considérez chacun de ces éléments dans le cadre de votre effort de planification de la gouvernance intranet.

• Vision
• Stratégies et instructions
• Mise en service et désaffectation de site
• Architecture et recherche des informations
• Personnalisation
• Gestion de contenu
• Gestion de la sécurité et des informations
• Rôles et responsabilités
• Commentaires
• Formation et support
• Mesure

Vision

L’énoncé de vision décrit, à un niveau élevé, ce que vous souhaitez réaliser avec votre intranet : essentiellement la façon dont la solution apporte de la valeur au organization et à chaque employé individuel. Utilisez l’énoncé de vision intranet pour guider votre plan de gouvernance. Assurez-vous que la vision est claire, car le degré de formalité et la profondeur à laquelle vous devez documenter le plan de gouvernance doivent s’aligner sur les résultats que vous souhaitez obtenir.

Une déclaration de vision claire fournit des conseils essentiels pour les compromis inévitables que vous devez prendre pour votre plan de gouvernance. Par exemple, vous ne souhaitez probablement pas un environnement complètement non contrôlé avec du contenu non structuré et « indéfinissable » si votre vision intranet est de fournir une source clé de connaissances et d’informations organisationnelles. Dans ce cas, l’environnement non structuré sans contrôle est imprévisible et risque d’être mal aligné avec les résultats métier souhaités. Dans un autre scénario, certains utilisateurs peuvent avoir pour objectif de créer un lieu expérimental où les nouveaux propriétaires de sites peuvent créer des sites « pratiques » pour tester de nouvelles compétences ou tester d’autres approches pour résoudre des problèmes métier spécifiques. Pour ce cas d’usage, un plan de gouvernance trop restrictif peut ne pas avoir beaucoup de sens. Vous pouvez déterminer que vous ne souhaitez pas prendre en charge un nombre illimité de sites « pratiques ». Vous pouvez donc avoir besoin d’une stratégie de gouvernance qui indique que tous les sites « de test » sont supprimés après une période spécifique. Mais, pour ces sites de pratique ou d’essai, l’environnement non structuré est correct. Vous pouvez seulement savoir quel est le niveau de gouvernance idéal parce que vous avez une vision claire. La vision fournit un cadre pour le contexte et votre investissement dans la gouvernance. Une fois que vous êtes clair sur votre vision intranet, votre équipe de gouvernance peut utiliser cette vision pour guider les décisions de gouvernance.

Votre vision intranet inclut la définition de la propriété. Il n’existe pas de réponse appropriée quant à l’entité organisationnelle qui doit « posséder » l’intranet et, souvent, la propriété de l’intranet est partagée par plusieurs unités organisationnelles. Toutefois, la plupart des professionnels de l’intranet s’accordent à dire qu’il existe un organization qui ne devrait pas être le propriétaire exclusif de l’intranet : le service informatique. Le service informatique ne peut pas créer d’intranet pour l’entreprise. Le service informatique peut uniquement créer un intranet avec l’entreprise et avec un engagement de la part de l’entreprise. Les intranets réussis ont un champion et un propriétaire de l’entreprise, idéalement au niveau de la direction.

Stratégies et instructions

Les stratégies définissent les règles et les instructions pour votre intranet. Du point de vue de la gouvernance, les stratégies sont généralement pilotées par des exigences légales, réglementaires ou organisationnelles. Les utilisateurs sont censés respecter les stratégies sans écart. Si votre organization est soumis à une surveillance réglementaire, assurez-vous que vous pouvez appliquer vos stratégies, car un défaut de le faire peut cibler votre organization comme étant « non conforme ». Des lignes directrices sont généralement établies pour encourager des pratiques cohérentes. Dans de nombreux cas, les recommandations sont davantage recommandées, mais les stratégies sont des exigences.

Par exemple, considérez la propriété du site. Une stratégie peut indiquer : « Tous les sites SharePoint ont un contact principal et un contact secondaire responsable du site et de son contenu ». Une recommandation connexe peut indiquer : « Le contact du site est répertorié dans un composant WebPart dans le coin inférieur gauche de la page d’accueil du site ». La ligne directrice peut devenir une politique pour les principaux sites fonctionnels, mais reste une ligne directrice ou une recommandation pour les microsites spécifiques à un sujet. Un autre exemple de stratégie consiste à déterminer si les personnes extérieures à l’organization peuvent avoir accès à l’intranet dans son ensemble ou uniquement à des sites individuels. La stratégie peut avoir une valeur par défaut sans accès externe, mais il peut y avoir un processus qui autorise des exceptions pour permettre à des utilisateurs partenaires spécifiques d’avoir accès à certains sites intranet.

Chaque organization a son propre ensemble de stratégies et d’instructions. Les rubriques générales doivent inclure la supervision du contenu, la conception de site, la personnalisation et l’expérience utilisateur, la gestion du site et la sécurité.

Étapes à suivre pour garantir la réussite :

• Vérifiez que vos stratégies et recommandations intranet ne sont pas en conflit avec les stratégies organisationnelles plus larges et vos décisions de gouvernance globales pour Microsoft 365.
• Publiez des stratégies et des instructions où les utilisateurs peuvent facilement les trouver et les suivre. Certaines stratégies peuvent avoir besoin d’être publiées pour « tous les utilisateurs », tandis que d’autres peuvent avoir besoin d’être sécurisées pour protéger l’intégrité de l’application. Envisagez de créer un site de gouvernance plutôt qu’un document pour faciliter la publication et la « consommation » des stratégies et des instructions de gouvernance.
• Utilisez les fonctionnalités pour appliquer automatiquement des stratégies et des instructions partout où vous le pouvez. Par exemple, vous pouvez appliquer des stratégies de gestion et de rétention de contenu avec des fonctionnalités de protection des informations dans Microsoft 365. Vous pouvez encourager le suivi des instructions de conception en utilisant des conceptions de site pour incorporer les meilleures pratiques dans les sites au fur et à mesure qu’ils sont créés. La meilleure façon de vous assurer que vos stratégies sont suivies est de vous assurer que les propriétaires et les auteurs de sites n’ont pas à y penser. Essayez d’automatiser autant que possible et là où vous ne pouvez pas automatiser, prévoyez de fournir une formation pour vous assurer que les propriétaires de sites et les auteurs de contenu comprennent clairement les attentes en matière de gouvernance.
• Passez en revue et révisez régulièrement les stratégies et les directives pour qu’elles restent alignées sur les besoins de l’organisation.

Tenez compte des rubriques suivantes pour vos stratégies et recommandations intranet :

• Partage externe : les personnes extérieures au organization peuvent-elles accéder aux sites intranet ?
• Liens de partage par défaut pour les documents intranet : envisagez de définir la valeur par défaut pour tous les sites intranet sur « Personnes avec un accès existant » afin que les propriétaires de sites ne créent pas accidentellement des liens qui permettent aux visiteurs de modifier des documents intranet clés.
• Navigation de site : pour les sites individuels et l’intranet dans son ensemble.
• Conceptions de sites - y compris des conseils pour des éléments tels que les positions des principaux composants WebPart sur les pages d’accueil du service. Voulez-vous que tous les sites suivent un modèle similaire afin que les utilisateurs puissent facilement trouver du contenu clé à mesure qu’ils se déplacent d’un site à l’autre ? Si c’est le cas, vous pouvez appliquer des conceptions de site pour vous assurer qu’il est facile pour les propriétaires de sites de suivre vos modèles de conception.
• Architecture des métadonnées et types de contenu ( par exemple, les stratégies pour les types de contenu d’entreprise et les métadonnées à l’échelle de l’organization).
• Recommandations pour les conversations de conversation et de Viva Engage Teams , y compris plus que des stratégies de messagerie pour Teams et la façon de participer à une conversation Viva Engage, mais également des instructions de conversation (telles que l’utilisation @mentions avec parcimonie et organization spécifique « à faire et à ne pas faire »).
• Profils utilisateur : y compris les attentes pour l’énoncé À propos de moi et les attentes en matière de compétences et d’expertise (par exemple, dans quelle mesure devez-vous connaître un sujet pour l’énumérer dans le domaine des compétences et de l’expertise de votre profil ?).
• Stratégies et recommandations organisationnelles pour les noms de sites intranet, les noms de fichiers, les noms de groupes Microsoft 365, etc.

Mise en service et désaffectation de site

Une décision clé en matière de gouvernance intranet implique de déterminer qui peut créer un site intranet. Votre architecture intranet moderne est « plate », ce qui signifie que votre intranet contient de nombreux sites. Voulez-vous fournir un modèle libre-service pour les nouveaux sites intranet ou souhaitez-vous gérer la création de sites par le biais d’une soumission de formulaire et d’un flux de travail ? Il n’y a pas de réponse appropriée à cette question, mais quelle que soit l’approche choisie, vous devez réfléchir à la gouvernance. Il existe deux solutions populaires pour régir la création de nouveaux sites :

Implémenter un processus de demande de site pour les sites intranet

Vous pouvez facilement masquer l’option de création d’un site dans le Centre d’administration SharePoint. Dans ce cas, vous souhaitez créer un processus permettant aux utilisateurs de demander un nouveau site intranet. Le fait d’avoir un processus de demande facilite la révision et le suivi des demandes de site et garantit que votre environnement reste « ordonné », mais si votre processus de révision et d’approbation prend trop de temps, il peut être frustrant pour vos utilisateurs. Votre processus d’approvisionnement peut utiliser une conception de site pour garantir la cohérence ou vous pouvez créer manuellement des sites pour suivre vos modèles de conception. Une partie clé de votre processus d’approvisionnement sera de vous assurer que les nouveaux propriétaires de site disposent des conseils et de la formation appropriés dont ils ont besoin pour réussir lorsque vous répondez à leurs demandes de site.

Autoriser la création de sites en libre-service

Si vous activez l’approvisionnement de site en libre-service, vous souhaitez envisager de fournir des conceptions de site qui incorporent vos meilleures pratiques afin que les nouveaux propriétaires de sites commencent par un « modèle » qui s’aligne sur vos instructions de gouvernance. Vous pouvez également effectuer le suivi des nouveaux sites dans le Centre Administration afin de pouvoir effectuer un suivi auprès des nouveaux propriétaires de sites afin de fournir les informations dont ils ont besoin pour réussir une fois le site créé.

En plus de fournir un processus d’approvisionnement de nouveaux sites, vous pouvez également réfléchir à un processus de provisionnement de nouveaux hubs et hubs associés. Les hubs doivent être approvisionnés par l’administrateur général ou l’administrateur SharePoint. Vous devez donc réfléchir à la façon dont vous allez planifier et régir la création de nouveaux hubs.

Lorsqu’un site intranet n’est plus nécessaire, il peut arriver que votre processus de gestion des enregistrements interdise la suppression du site et/ou du contenu. Une autre décision clé en matière de gouvernance consiste à planifier la suppression ou la désactivation des sites intranet dans le contexte des exigences de conservation légale et de gestion des enregistrements. En savoir plus sur la documentation de conformité Microsoft Purview, notamment sur la gestion des enregistrements et eDiscovery (Premium).

Architecture et recherche des informations

Une architecture d’informations bien planifiée est une condition préalable à la réussite et à la performance d’un intranet. Il est difficile de séparer la planification de votre architecture d’informations intranet de la planification de votre gouvernance intranet. Ces deux tâches de planification vont ensemble et vous constaterez probablement que vous réfléchissez aux deux aspects de votre intranet de manière itérative et simultanée. La gouvernance intranet doit couvrir plusieurs aspects clés de votre architecture d’informations :

• Architecture de navigation : comment vos sites et hubs sont associés pour prendre en charge les utilisateurs qui naviguent ou recherchent du contenu.

• Architecture de page : recommandations pour les pages, en particulier les pages d’accueil du site, pour vous aider à créer des expériences cohérentes sur tous les sites intranet.

• Architecture des métadonnées : planification des colonnes et des types de contenu pour prendre en charge des approches cohérentes pour l’organisation du contenu et des pages.

• Recherche expériences : comprendre comment les utilisateurs trouvent du contenu lorsqu’ils ne savent pas où il peut se trouver dans l’architecture et comment ils découvrent le contenu. Vous pouvez aider les utilisateurs à découvrir du contenu et à améliorer les résultats de recherche en utilisant plusieurs fonctionnalités de recherche, notamment les acronymes, les signets, les Q&R, les plans d’étage et les emplacements. Pour plus d’informations, découvrez comment faciliter la recherche de contenu et comment les expériences de recherche fonctionnent dans SharePoint. Votre plan de gouvernance doit inclure la façon dont vous allez prendre en charge et gérer la création des attributs de découverte de recherche.

Personnalisation

Les normes de marque aident à définir l’apparence de votre intranet. Ces normes sont reflétées dans les conceptions de sites et de pages. Les normes de votre marque peuvent inclure des normes pour l’utilisation de l’imagerie, notamment des exigences pour utiliser uniquement des images ou des icônes conformes à la marque d’une bibliothèque de ressources organization sur des pages intranet, et des exigences pour utiliser uniquement des thèmes personnalisés conformes à la marque pour les sites. Vos normes peuvent prescrire un thème spécifique pour différents types de sites ou de sites avec des niveaux d’accès différents. Vos normes peuvent également inclure des normes de création de contenu telles que le ton de la voix, les conventions orthographiques, les normes d’accessibilité et d’autres recommandations qui prennent en charge la marque de votre organisation. En savoir plus sur la personnalisation dans SharePoint.

Gestion de contenu

La gestion de contenu est l’une des parties les plus importantes de votre plan de gouvernance intranet. De nombreux utilisateurs de l’intranet se plaignent de la recherche sur l’intranet , car ils ne peuvent pas trouver ce qu’ils recherchent. Le plus souvent, le problème n’est pas lié à la recherche ; le problème est qu’il n’y a pas de gestion de contenu dans le plan de gouvernance !

Voici quelques problèmes de contenu courants : les fichiers sont souvent dupliqués plutôt que liés . La recherche recherche donc plusieurs copies du même document et l’utilisateur ne sait pas laquelle est la version correcte. Les noms de fichiers incluent souvent des numéros de version au lieu d’autoriser SharePoint à gérer les versions . Ainsi, la recherche recherche toutes les différentes versions d’un document et pas seulement les plus récentes, ce qui complique la recherche de la version actuelle d’un fichier.

Votre plan de gouvernance doit inclure les concepts clés de gestion de contenu suivants :
Création de contenu

• Où le contenu doit-il être publié ? Par exemple, si je ne suis pas le « propriétaire » d’un document, dois-je le publier sur mon site intranet ? Ou plutôt, dois-je trouver le propriétaire et lui demander de le publier afin de pouvoir ajouter un lien ?
• Existe-t-il des instructions pour la création de contenu intranet ? Par exemple, quel est le ton approprié et existe-t-il des directives spécifiques pour organiser le contenu sur les pages ? Quand les auteurs de contenu doivent-ils créer des documents pour l’intranet et quand doivent-ils créer des pages ?
• Existe-t-il des normes d’accessibilité que les auteurs de contenu doivent suivre ? Tenez compte de ces 8 conseils pour créer des pages SharePoint accessibles (à partir du blog Humains de l’informatique sur le Microsoft Tech Community).
• Comment les fichiers doivent-ils être nommés ? Votre contenu de gouvernance doit-il inclure des recommandations de nommage de fichiers, telles que la non-inclusion des numéros de version dans les noms de fichiers ?
  

Protection des informations

• Votre organization a-t-il l’obligation de protéger certains types d’informations sensibles ? Si c’est le cas, votre plan de gouvernance (et votre déploiement) peuvent-ils utiliser les fonctionnalités de protection des informations Microsoft 365 , telles que les étiquettes de confidentialité et les stratégies de rétention ?
  

Révision de contenu

• Voulez-vous configurer des flux à l’aide de Power Automate pour déclencher la révision du contenu intranet à un intervalle de temps spécifique ?
• Qui est responsable de la révision du contenu et à quelle fréquence ? S’agit-il du propriétaire du site, de l’auteur du contenu ou d’un autre rôle ? Les attentes sont-elles différentes selon les types de sites ou les différents types de contenu ?
  

Disposition du contenu

• Avez-vous des exigences pour implémenter des stratégies de rétention des enregistrements sur tout ou partie du contenu afin d’éviter toute suppression accidentelle ?

Gestion de la sécurité et des informations

Votre plan de gouvernance doit non seulement inclure ce qui doit être publié sur l’intranet, mais également inclure des instructions pour le contenu qui ne doit pas être publié sur l’intranet. Vous pouvez peut-être appliquer certaines stratégies à l’aide des fonctionnalités de protection automatisée des informations , mais vous souhaitez fournir une formation et des conseils aux propriétaires de sites et aux auteurs de contenu afin de s’assurer qu’ils comprennent leurs responsabilités en matière de sécurité et de gestion des informations pour les sites et le contenu.

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités décrivent comment chaque employé en tant qu’individu ou dans un rôle (tel que propriétaire du site) est responsable de la réussite de l’intranet. La documentation des rôles et des responsabilités est un aspect essentiel de votre plan de gouvernance intranet. Pour vous assurer que les responsabilités intranet sont traitées sérieusement, il est utile de collaborer avec vos ressources humaines organization pour vous assurer que les responsabilités intranet font partie des descriptions de travail ou des objectifs de performance.

Il « faut un village » pour soutenir avec succès un intranet dans n’importe quel organization. Vous avez besoin d’une équipe et l’équipe peut inclure des rôles spécialisés que vous utilisez occasionnellement, tels que des développeurs pour créer un composant WebPart personnalisé, des rôles permanents tels que des propriétaires de sites pour lesquels la gestion de site intranet est une petite partie de leur travail, et d’autres rôles permanents pour les personnes dont l’ensemble des responsabilités de travail impliquent la gestion intranet. Certaines organisations trouvent utile d’organiser leurs ressources intranet dans un centre d’excellence, qui peut inclure des membres à temps plein du personnel informatique complétés par des membres virtuels qui travaillent dans différents groupes d’entreprise autour de la organization. D’autres étendent leur personnel centralisé pour inclure des « champions intranet », qui étendent l’équipe de support à divers services et emplacements géographiques en faisant du bénévolat pour contribuer au succès de l’intranet.

Peu importe qui se trouve dans votre « village », il est essentiel que chacun comprenne son rôle et les aspects de l’intranet dont il est responsable. La figure 2 montre un exemple de description du rôle et des responsabilités d’un propriétaire de site intranet.

Voici quelques-uns des rôles clés à prendre en compte pour votre plan de gouvernance intranet :

• Comité directeur intranet
• Propriétaire de l’entreprise intranet
• Propriétaire de la technologie intranet
• Communications d’entreprise
• Formation
• Équipe de gouvernance intranet
• Propriétaires de site
• Propriétaires de hubs
• Membres/éditeurs de site
• Visiteurs du site
• propriétaires de la communauté Viva Engage
• membres de la communauté Viva Engage
• Propriétaires d’équipe
• Membres de l’équipe
• Intranet/SharePoint/Microsoft 365 Champions

Canal de commentaires

Votre plan de gouvernance intranet doit incorporer un mécanisme pour recueillir les commentaires des utilisateurs de l’intranet. Cela inclut un véhicule pour collecter des commentaires ( par exemple, un formulaire Microsoft lié à partir du pied de page de votre site d’accueil), mais également des mécanismes pour collecter et traiter les commentaires et prendre des mesures en fonction des commentaires. Il est judicieux d’accuser réception de tous les commentaires, même si vous n’envisagez pas d’effectuer une action immédiate.

Formation et support

Votre intranet ne réussira pas si vous n’incorporez pas un moyen de fournir une formation et un support à tous les utilisateurs, mais plus particulièrement aux propriétaires de site. La meilleure façon de renforcer vos stratégies et recommandations de gouvernance consiste à les créer dans votre formation. En d’autres termes, ne fournissez pas de formation qui montre uniquement « comment » ( assurez-vous que votre formation inclut également vos stratégies et lignes directrices ) l’aspect « comment » de votre plan de gouvernance.

Il est utile de fournir un site dédié où les propriétaires de site et d’autres utilisateurs intranet peuvent trouver des informations de formation et de gouvernance. Vous pouvez créer votre propre « centre de ressources utilisateur » comme décrit précédemment ou utiliser un environnement de formation tiers ou fourni par Microsoft. Pour vous assurer que votre contenu de formation est toujours à jour, vous pouvez créer un lien vers du contenu sur les plateformes de formation de Microsoft, telles que Aide et formation Microsoft Office et Microsoft Learn. Vous pouvez également incorporer la formation support.office.com dans votre propre environnement en déployant des parcours d’apprentissage Microsoft 365 dans votre locataire et en adaptant le contenu pour inclure vos stratégies et recommandations de gouvernance.

Vous pouvez aider vos utilisateurs intranet à trouver votre contenu de formation en ajoutant une vignette personnalisée à votre profil d’organisation ou en ajoutant un lien d’aide personnalisé directement dans Microsoft 365.

Mesure

Votre plan de mesure intranet doit être aligné sur les critères de réussite définis pour la vision intranet. Il doit définir les métriques et l’analytique utilisées pour suivre la réussite, les indicateurs de performance clés associés et les processus d’évaluation des métriques et de prendre des mesures pour apporter des améliorations.

Recherchez des métriques qui ne sont pas seulement des affichages de page. Le fait qu’une page soit consultée ne signifie pas qu’elle ajoute de la valeur aux utilisateurs. Examinez plutôt les métriques qui mesurent la valeur métier. Par exemple, voyez-vous moins de tickets de support liés au traitement des dépenses, car votre intranet a été mis à jour pour inclure du contenu meilleur et plus à jour sur les notes de frais ? Voyez-vous moins d’appels au support technique concernant la façon de charger des documents, car vous avez mis à jour votre contenu de formation et l’avez rendu plus accessible ? Les représentants des RH consacrent-ils plus de temps à des problèmes uniques, car le contenu rh est organisé plus efficacement ?

Si votre plan de conception initial a identifié des résultats métier clés ou interrogé des utilisateurs pour s’assurer qu’ils avaient facilement accès aux informations dont ils ont besoin pour leur travail, répétez le processus après avoir déployé ou mis à jour votre intranet pour identifier l’impact sur l’entreprise de votre mise à jour ou de votre investissement intranet. Complétez ces données avec des commentaires qualitatifs des propriétaires et des utilisateurs du site pour créer une évaluation complète de l’efficacité de votre intranet et de votre plan de gouvernance. N’ayez pas peur de désactiver le contenu ou les sites qui ne sont plus pertinents. Vous pouvez optimiser la valeur de votre intranet en utilisant des métriques pour identifier le contenu et les sites en double, obsolètes et non pertinents.

Autres ressources de gouvernance intranet :

Vue d’ensemble de la gouvernance SharePoint

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