תחילת העבודה עם אימוץ Microsoft Syntex

Microsoft Syntex הוא שירות מבוסס ענן שמחל בינה מלאכותית (AI) כדי להפוך את עיבוד התוכן ואת חילוץ הידע לאוטומטיים. הוא עוזר לך להפוך את התוכן שלך לנתונים מובנים שניתן לחפש בהם בקלות, לנתח אותם וכיצד לעשות בהם שימוש חוזר.

Microsoft Syntex מציע מגוון מקרי שימוש לשיפור ניהול התוכן בארגון. להלן כמה דוגמאות לאופן שבו ניתן להחיל אותו:

• צור מסמכים שגרתיים באופן אוטומטי — השתמש בהרכבה של תוכן כדי ליצור תבניות מודרניות עבור קבצים שיש ליצור באופן קבוע, כגון דוחות תחזוקה שגרתיים.

• צור מסמכים בצובר — השתמש בהרכבת תוכן כדי ליצור כמויות גדולות של מסמכים דומים, לדוגמה, חידושי חוזים.

• טיפול במסמכים נכנסים – השתמש Microsoft Syntex כדי לנהל ולעבד מסמכים עסקיים נכנסים כגון טפסי ביטוח, אימותים עסקיים וחוזים להשכרה.

• הפוך מידע לקל יותר לאיתור – השתמש ב- Microsoft Syntex כדי לשפר את יכולת הגילוי והשימושיות של מסמכים עסקיים ופרטי עובדים בספריות מסמכים, כגון מדיניות והליכים.

• מצא פרטי תוכן – רכז, ארגן ולאחזר תוכן באמצעות Microsoft Syntex כדי להקל על גילוי פרטים ספציפיים, כגון פרטי פטנט.

• תאימות מסמכים – השתמש Microsoft Syntex כדי לעמוד בדרישות השמירה והרגישות עבור המסמכים העסקיים שלך, כולל קבצי אירוע או שיחת ועידה.

זיהוי תרחישים עסקיים

כדי להתכונן לשימוש Microsoft Syntex בארגון שלך, תחילה עליך להבין את התרחישים שבהם הוא יהיה שימושי. ה"מדוע" מסייע לקבוע אילו תכונות יהיו מועילות ביותר ואם נדרש עיבוד מסמכים, איזה סוג מודל יידרש. כדי לעמוד בתוצאה עסקית, כדאי לשלב כמה Microsoft Syntex עסקיות. השתמש בתרחישים לדוגמה ובתרחישי שימוש כדי להציג רעיונות לגבי אופן השימוש Microsoft Syntex בארגון שלך.

תוכן הוא מקור החיים של הארגון. יחידות עסקיות רבות בארגון שלך אחראיות לעיבוד נתונים וייתכן שהיום הן כרוכות בשילוב של תהליכים ידניים או אוטומטיים למחצה הכוללים שלבים מרובים. השימוש Microsoft Syntex יכולות לעזור לך לשפר את נוהלי ניהול התוכן של הארגון שלך, כולל:

• ספק חיפוש וסינון מתקדמים כדי לשפר את יכולת החיפוש ואת אחזור החיפוש.

• הגדר עיצוב מותנה כדי להציג ולסנן בקלות מסמכים.

• צור דוח Power BI בלחיצה אחת באמצעות מטה-נתונים שחולצו.

• צור כללים בתוך ספריית המסמכים או זרימות העבודה העסקיות באמצעות Power Automate.

• ודא תאימות באמצעות היישום של תוויות שמירה ורגישות.

שקול את מחזור החיים של התוכן שלך

המחשבה על מחזור החיים האופייני של התוכן שבו תוכן נוצר וניווצר מחדש, על-ידי הבנת תוכן, עיבוד וגילוי וחיפוש של תוכן, קיימות תכונות רבות בתוך Microsoft Syntex שעשויות לעזור לעסק שלך.

יצירת תוכן ושימוש חוזר

במסגרת מחזור החיים של התוכן, עשויים להיות מקרי שימוש להפיכת יצירת תוכן לאוטומטית, בייחוד תוכן שהוא טרנזקציות או מתוקנן והרכבת תוכן עשויה להיות שימושית לשם כך. הרכבת תוכן יכולה ליצור באופן אוטומטי מסמכים עסקיים רגילים שחוזרים על חזרה, כגון חוזים, הצהרות עבודה, הסכמי שירות, מכתבי הסכמה, פתטי מכירות והתכתבות.

לאחר שתזהה סוגי מסמכים שחוזרים על חלים, מומלץ לזהות את מקור הנתונים שבו ניתן להשתמש כמקור עבור המסמכים. יצירת רשימה או מקור נתונים לאכלוס המסמכים מאפשרת לך לעשות זאת מהר יותר, בצורה עקבית יותר, עם פחות שגיאות על-ידי יצירת תבניות מודרניות והשימוש בתבניות אלה כדי ליצור מסמכים. כדי להשתמש בתכונה זו, יש לקבוע את התצורה של מנוי Azure Microsoft Syntex מוגדר.

שיתוף פעולה בתוכן

תכונת הביאורים ב- Microsoft Syntex משמשת להוספת הערות והערות לתוכן בספריות מסמכים – עבור עצמך או לשיתוף פעולה עם אחרים. ניתן להשתמש בתכונת הביאור מבלי לשנות את הקבצים המקוריים, כך שהרשומות המקוריות יישמרו.

כלי הביאור כוללים כעת עט ועט סימון, שבו ניתן לבחור צבעים יחד עם מחק להסרת משיכות דיו וביאורים קודמים. לאחר קביעת התצורה של מנוי Azure בדייר שלך עבור Microsoft Syntex, תכונה זו תהיה זמינה עבור המשתמשים שלך. מומלץ לשקול לספק פרטים למשתמשי קצה לגבי התכונה, במיוחד לקבוצות עסקיות שעשויות לסמן מסמכים במידה רבה או להוסיף ביאורים למסמכים.

הבנת תוכן העיבוד

שימוש Microsoft Syntex להפוך את הסיווג ואת חילוץ הנתונים מהתוכן לאוטומטיים באמצעות עיבוד מסמכים ותכונות תיוג הטקסונומיה או תיוג התמונה יכולות לחסוך זמן וכסף תוך מזעור הסיכון של שגיאות הקלדה או מידע שלא נענו.

Microsoft Syntex לבצע סוגים שונים של משימות בתוכן שלך, כולל סיווג, חילוץ ומלות מפתח. הטבלה הבאה מציגה משימות אלה ותכונות קשורות אלה.

משימה	תיאור	Microsoft Syntex אישית
סיווג	מזהה את סוג התוכן שהקובץ מייצג (לדוגמה, דוח, חשבונית או טופס)	עיבוד מסמכים לא ברור
חילוץ	זיהוי מידע בהתבסס על ישות מתוך מסמך	עיבוד מסמך מובנים עיבוד מסמכים בצורה חופשית עיבוד מסמך בנוי מראש זיהוי תווים אופטי
תיוג מילות מפתח	הצעת מידע בהתבסס על מאפיין של מסמך או החלטה לגבי מסמך באמצעות מילות מפתח	תיוג טקסונומיה תיוג תמונה

תאימות תוכן

ניתן להשתמש גם במודלים של עיבוד מסמכים כדי להוסיף תאימות על-ידי החלת תוויות רגישות ותוויות שמירה על תוכן שנוסף לספריות מסמכים עם מודלים שתצורתם נקבעה איתם.

לאחר שסוג התוכן ומטה-הנתונים יהיו זמינים בספריית מסמכים, משתמשים עסקיים יוכלו לבצע פעולות רבות על הנתונים, כולל יצירת תצוגות חדשות בתוכן, בניית דוחות, העברת תוכן בהתבסס על מידע מסוים הכלול בכללים ויצירת זרימות עבודה של תהליך עסקי לאישורים, הוספת נתונים למערכות אחרות, יצירת הזמנות עבודה ומשימות רבות אחרות שייתכן שבוצעו באופן ידני.

יכולת גילוי תוכן

שימוש בתכונות עיבוד מסמכים ב- Microsoft Syntex יכול לשפר את חוויית החיפוש, כי כל פיסת מטה-נתונים שחולצה מהתוכן כעת תהיה ניתנת לחיפוש. תכונת שאילתת התוכן מאפשרת לך לבצע שאילתות ספציפיות המבוססות על מטה-נתונים בספריות מסמכים של SharePoint. באפשרותך ליצור שאילתות מהירות ומדויקות יותר בהתבסס על ערכי עמודות מטה-נתונים ספציפיים, במקום לחפש מילות מפתח בלבד.

בנוסף לסווג ולחלץ נתונים מתוכן שנוסף לספריית SharePoint, ייתכן שהארגון שלך נעל כעת תוכן בתמונות המאתגר לאיתור. שירות זיהוי התווים האופטי (OCR) Microsoft Syntex מאפשר לך לחלץ טקסט מודפס או בכתב יד מתמונות וממסמכים. דוגמאות לתמונות כוללות פוסטרים, ציורים ותוויות מוצר. דוגמאות למסמכים כוללות מאמרים, דוחות, טפסים וחשבוניות. הטקסט מחולץ בדרך כלל כמילים, שורות טקסט ופיסקאות או בלוקי טקסט, ומאפשר גישה לגירסה דיגיטלית של הטקסט הסרוק. המידע שחולץ סדור באינדקס בחיפוש ובאפשרותך להפוך אותו לזמין עבור תכונות תאימות כגון מניעת אובדן נתונים (DLP).

תכנון לתחילת העבודה

בעת תחילת העבודה עם Microsoft Syntex, מומלץ להעריך את המצב והצרכים הנוכחיים של הארגון בנוגע לניהול תוכן, לעיבוד ולניתוח. זה עשוי לעזור לזהות מאגרי תוכן ספציפיים המשמשים קבוצות בארגון שלך ולדון עם צוותים אלה בתהליכים ובתרחישים העסקיים הנוכחיים שלהם. האם קיימים מקרים שבהם הם ניהול כעת תוכן באופן ידני שניתן להפוך לאוטומטי? אלה עשויים לכלול מקרים שבהם הם מטפלים בצריכה של טפסים רגילים או מסמכים כגון מסמכי משאבי אנוש או הזמנות רכש לעיבוד או אם הם מייצרים תוכן חוזר בקנה מידה גדול, כגון מכתבים או הצעות הצעה. לחלופין, אזורים שבהם הם מבצעים את הביאורים שלהם באמצעות עט ונייר או יישום של ספק חיצוני שבו באפשרותך לעשות זאת כעת בסביבת SharePoint הקיימת שלך.

כשאתה חושב על התרחישים העסקיים שיש לשקול, שאל את עצמך את השאלות הבאות:

• האם הוא פותר בעיה אמיתית?
• האם ייעשה בה שימוש נרחב או תהיה לה השפעה רחבה?
• האם זה בר השגה?
• האם אתה יכול למדוד הצלחה?

הפקודות Microsoft Syntex כלי ההערכה של Microsoft 365 יכולות גם לעזור לזהות אזורים פוטנציאליים של סביבת SharePoint שעשויים ליהנות מתכונות Microsoft Syntex אלה.

אם אינך בטוח היכן להתחיל, שקול לבדוק את תבניות האתר של Microsoft Syntex הזמינות בדייר שלך לאחר שתגדיר את המנוי Microsoft Syntex ותקבע את תצורתו. תבניות אלה זמינות בכל אתרי הצוות והן בנויות מראש, מוכנות לפריסה וניתנות להתאמה אישית. השתמש בתבניות אלה כדי להתחיל אתר מקצועי כדי לנהל, לעבד ולעקוב אחר המצב של מסמכים עסקיים בארגון שלך באמצעות תכונות Microsoft Syntex מרובות. אתרים אלה יכולים לעזור לך להדגים תכונות לצוותים עסקיים ולהתחיל בהחזת משאבים ופיתוח תרחישים עבור הארגון שלך על-ידי המחשת האופן שבו התכונות יכולות להוסיף ערך עבור תחומים עסקיים כגון ניהול חוזים וחשבונאות.

זיהוי תפקידים תחומי אחריות

כאשר תקבע מי בארגון שלך יצטרכו להיות מעורבים בפרוייקטים של Microsoft Syntex שלך, מומלץ למפות את התכונות הדרושות. התפקידים בטבלה הבאה עשויים להיות מעורבים, בהתאם לתכונות שתבחר להשתמש בהן.

לדוגמה, אם אתה מתמקד בעיבוד מסמכים, תפקיד מנהל המערכת של SharePoint יהיה המפתח ביצירה וניהול של מרכזי תוכן הדרושים לניהול מודלים בקנה מידה גדול. אם אתה מתמקד בתכונות כגון OCR ותאימות, נדרש מנהל תאימות של Purview. אם יירדוף תיוג טקסונומיה, חשוב להבין את ניהול מאגר המונחים של החברה או לקבוע אם תשתמש במרכז תוכן.

מנהל	דרישה	אחריות
מנהל מערכת של מנויי Azure	Microsoft Entra זה	קביעת תצורה של הגדרות מנוי Azure, סקור את ניהול העלויות של Microsoft בנתונים של Azure
מנהל תאימות של Purview	Microsoft Entra זה	תכנון הגדרות תאימות, כגון תוויות רגישות ומדיניות שמירה והגדרות OCR
מנהל מערכת של SharePoint	Microsoft Entra זה	אסוף מקרי שימוש עסקיים וקבע אם תכונות יהיו זמינות בכל האתרים או עבור האתרים שנבחרו ניהול מרכזי תוכן והרשאות יצירת שיטות עבודה מומלצות וסקירה של ניתוח מודלים
מנהל מערכת של Power Platform	Microsoft Entra זה	קביעת תצורה של סביבת Dataverse (במידת הצורך) עבור מודלים מובנים וצורה חופשית
מנהל מאגר מונחים של SharePoint	נקבעה תצורה על-ידי מנהל SharePoint במרכז הניהול של SharePoint	ניהול ערכות מונחים ארגוניות, קביעה אם משתמשי קצה יכולים לשנות ערכות מונחים מסוימות
Microsoft Syntex עסקי (ניהול מודלים, באמצעות הרכבת תוכן)	הרשאות המנוהלות ברמת האתר או במרכזי תוכן הרשאות עריכה של הזנת תוכן SharePoint Manage Lists permissions where you want to publish models or use content assembly features	אסוף מקרי שימוש עסקיים יצירה, תרגול והחלה של מודלים

שיקולי הגדרה ותצורה

תכנון פריסה של Microsoft Syntex כרוך ב קביעה אילו תכונות תוכל להפוך לזמינות ולתכנון עבור עלויות באמצעות מחשבון העלות של Microsoft Syntex כדי לסייע בחיזוי עלויות עבור Microsoft Syntex, במיוחד עם ההרפתקה של שירותי תשלום לפי שימוש. כלי זה מספק לך הבנה טובה יותר של דפוסי השימוש של הארגון שלך והעלויות המשוערות כדי שתוכל לקבל החלטות מושכלות יותר. הוא שימושי גם בשילוב עם כלי ההערכה של Microsoft 365, המנתח את ארכיטקטורת המידע שלך ומדגיש ספריות עם סוגי תוכן של לקוחות ועמודות מורחבות שיכולות יתרונות מאוטומציה מבוססת Syntex.

רשימת פעולות לביצוע של מוכנות

כדי להתכונן ליישום Microsoft Syntex, עליך:

1. תכנון מצב הסיום

   • תכנן לרתום את הערך Microsoft Syntex תכונות אלה באזורים כגון:
     • חפש
     • סינון ותצוגה של עיצוב
     • תאימות
     • אוטומציה

2. לזהות

   • הכר את ארכיטקטורת המידע הקיימת ואת השימוש בתכונות ניהול התוכן.
   • האם ישנם סוגי תוכן קיימים מועמדים טובים למודלים?
   • אילו תהליכים קיימים ישתפרו באמצעות מטה-נתונים?
   • כמה תוכן תעבד?

3. Design

   • עצב את הגישה שלך לארכיטקטורה של מידע, מטה-נתונים מנוהלים וסוגי תוכן.
   • עצב את התהליך עבור הגדרה, יצירה וניהול.