קביעת התצורה של סינכרון עבור פגישות, אנשי קשר ומשימות
מאמר זה בוחן כיצד פגישות, אנשי קשר ומשימות מסונכרנות בין Dynamics 365 ו-Exchange. הדוא"ל מסונכרן בנפרד.
פגישות, אנשי קשר ומשימות מסתנכרנים לשני הכיוונים כברירת מחדל בין Dynamics 365 ו-Exchange. סנכרון בצד השרת, הידוע גם בשם סנכרון Exchange, הוא השיטה המועדפת. הסנכרון מתבצע בצורה שונה, בהתאם לפריט המסונכרן ולכיוון הסנכרון.
לפני שניתן יהיה לסנכרן פגישות, אנשי קשר ומשימות, רשומת תיבת הדואר המתאימה ב-Dynamics 365 חייבת לעמוד בדרישות הבאות. שים לב שתיבות דואר הממתינות בתור אינן תומכות בסנכרון פגישות, אנשי קשר או משימות.
- כתובת הדואר האלקטרוני של המשתמש מאושרת.
- תיבת הדואר נבדקה ומופעלת.
- פגישות, אנשי קשר ומשימות מוגדרות לשימוש בסנכרון בצד השרת.
למידע נוסף, ראה התחברות אל Exchange Online וגם סנכרון בצד השרת.
מסנני סנכרון קובעים את הרשומות המסונכרנות בין Dynamics 365 ו-Exchange באמצעות סנכרון בצד השרת. למידע נוסף, ראה בחירת הרשומות לסינכרון בין יישומי Customer Engagement ו- Exchange,
לאחר סנכרון של פריט עם Exchange, נוצר קישור. הסנכרון הוא תמיד דו-כיווני. כל שינוי בצד אחד יבוא לידי ביטוי בצד השני.
פגישות, אנשי קשר ומשימות מסתנכרנות מ-Exchange ל-Dynamics 365 רק כאשר הדרישות הבאות מתקיימות:
- הפריט נוצר באפליקציה Dynamics 365 for Outlook.
- הפריט נמצא במעקב ל-Dynamics 365 ב-Dynamics 365 for Outlook.
- הקטגוריה מעקב אל Dynamics 365 מוחלת ב-Outlook או בלקוח דוא"ל אחר, שאינו Dynamics 365 for Outlook.
הערה
סנכרון בצד השרת מסנכרן פגישות עם הקטגוריה מעקב אל Dynamics 365 אם הפגישה נמצאת בתיקייה הראשית של לוח השנה או בתיקיות המשנה שלה. פריטים בתיקיות יומן אחרות אינם מסונכרנים.
כאשר דרישות אלה מתקיימות, סנכרון בצד השרת יוצר את הפריט ב- Dynamics 365 ויוצר קישור. הסנכרון הוא תמיד דו-כיווני. כל שינוי בצד אחד יבוא לידי ביטוי בצד השני.
לקבלת מידע נוסף, ראה:
- לקשר ומעקב אחר אימייל או פגישה לשורה ספציפית באפליקציה שלך
- עקוב אחר אימייל או פגישה מבלי לקשר אותם לשורה ספציפית
- השתמש בקטגוריית Outlook כדי לעקוב אחר פגישות ומיילים
אופן הסנכרון של פגישות בין Dynamics 365 ו-Exchange תלוי בכיוון הסנכרון ובמאפייני הפגישה.
מארגן הפגישות הוא שדה מפתח לסנכרון פגישות. הוא מניע התנהגויות סנכרון שונות. לדוגמה, רק מארגן הפגישות של Dynamics 365 יכול לסנכרן ולהפיץ פגישות מ- Dynamics 365 למשתתפי Exchange. בעת יצירת פגישות באמצעות התאמות אישיות כגון Power Automate או קוד מותאם אישית, ודא שהמארגן צוין כהלכה. שדה המארגן אינו מוצג בטופס הפגישה כברירת מחדל. ניתן להוסיף אותו לטפסים, לתצוגות או לשאילתות חיפוש מתקדמות, לפי הצורך, כדי לוודא שהערך קיים ונכון.
אם מארגן פגישות משתנה ב- Dynamics 365 לאחר סנכרון ל- Exchange, הדבר עלול לגרום למארגן המקורי להוציא ביטול. זה יכול לקרות מכיוון שהפגישה כבר לא עומדת בתנאים של מסנני הסנכרון של המשתמש. בנוסף, המארגן החדש עשוי לסנכרן את הפגישה כפגישה חדשה ב- Exchange. ניתן לשנות את ההתנהגות של שליחת ביטול מהמארגן הקודם באמצעות OrgDBOrgSetting בשם DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.
הערה
פגישה שנוצרה ב- Dynamics 365 תופיע כפי שנוצרה על ידי SYSTEM אם מתקיימים התנאים הבאים:
- המשתמש שעוקב אחר הפגישה אינו המארגן שלה
- ה- OrgDBOrgSetting בשם DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities מוגדר לערך ברירת המחדל של False.
אם המארגן של פגישת Outlook הוא משתמש Dynamics 365, הבעלים יהיה המארגן. אם המארגן אינו משתמש Dynamics 365, הבעלים יהיה המשתמש שעוקב אחריה.
מיפוי: פגישות ב-Dynamics 365 מסתנכרנות ל-Exchange כפגישות.
סטטוס המינוי: אם סטטוס המינוי ב-Dynamics 365 הושלם, מבוטל, או חינם (פתוח), ה סטטוס הפגישה מסתנכרן ל-Exchange כ חינם.
תזכורת: לא נקבעת תזכורת אם הפגישה עברה יותר משבעה ימים או שסטטוס הפגישה הוא חינם (פתוח).
הזמנות: לא נשלחת הזמנה אם:
- הפגישה היא בעבר.
- לא מוזמנים משתתפים.
- המשתמש שמסנכרן את הפגישה אינו המארגן שלה.
- אף אחד מהמאפיינים הבאים לא שונה: נושא, גוף, מיקום, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.
Exchange שולח ביטול פגישה למשתתפים כאשר הפגישה נמחקת בתיבת הדואר של המארגן.
אם הפגישה נמחקת ב-Dynamics 365, לא יישלח ביטול כאשר:
- הפגישה היא בעבר.
- המשתמש שמסנכרן את הפגישה אינו המארגן של הפגישה.
- לפגישה אין משתתפים.
כברירת מחדל, פגישות שמבוטלות ב-Dynamics 365 אינן מסתנכרנות עם Exchange כ-מבוטלות. כדי לשנות התנהגות זו, הפעל את SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange ב-OrgDbOrgSettings. כאשר הגדרה זו מופעלת, ביטול פגישה ב-Dynamics 365 מבטל את הפגישה ב-Exchange, ששולחת את הביטול למשתתפים.
כאשר פגישה נמחקת ב-Dynamics 365 ומסונכרנת עם Exchange, הפגישה נמחקת ב-Exchange רק כאשר מתקיימים כל התנאים הבאים:
- מועד הפגישה מקושר.
- המשתמש שמסנכרן את הפגישה הוא המארגן שלה.
- הפגישה היא בעתיד.
- הפגישה לא נמחקה באופן הגיוני.
אם כל התנאים הללו לא מתקיימים, הפגישה עדיין מופיעה ב-Exchange, אבל היא אינה מקושרת.
בעת מעקב אחר פגישה חוזרת, Dynamics 365 אינו שולח הזמנות חדשות למשתתפים כאשר:
- כל המופעים של הסדרה עדיין קיימים ב-Outlook וב-Exchange.
- לא נוספו או נמחקו משתתפים.
אם המארגן מחק מופעים קודמים של הסדרה, אז Dynamics 365 רואה אותם כחסרים ב-Exchange. הוא יוצר אותם מחדש ושולח למשתתפים הזמנה חדשה.
מיפוי: פגישות ב-Exchange מסתנכרנות עם Dynamics 365 כפגישות. פגישות חוזרות מסתנכרנות עם Dynamics 365 כפגישות חוזרות עם המופעים החוזרים שלהן. אם מופעים בודדים של פגישה חוזרת משתנים ב-Exchange, הם מסתנכרנים עם Dynamics 365 כרשומות של פגישות חריגות.
סטטוס פגישה ומצב פנוי/עסוק: אם מצב המינוי ב-Exchange הוא פנוי, מצב הפגישה מסתנכרן ל-Dynamics 365 as חינם. אם המצב הוא הושלם או מבוטל ב- Dynamics 365, סטטוס הפגישה ב-Dynamics 365 מוגדר כהושלם. אם המצב הוא פתוח ב-Dynamics 365, סטטוס הפגישה מוגדר כפנוי. אם מצב פגישת ה- Exchange הוא פנוי/עסוק מוגדר ל עבודה במקום אחר, הפגישה ב- Dynamics 365 מוגדרת למצב פתוח והמצב הוא פנוי.
פגישות עם מצב הושלם או מבוטל ב-Dynamics 365: אם מצב המינוי ב-Dynamics 365 הושלם או מבוטל, כל שינוי בפגישה ב-Exchange לא יסונכרן אל Dynamics 365.
הזמנת פגישות וניהול קונפליקטים: כאשר יש מעקב אחר פגישה אל Dynamics 365, סנכרון בצד השרת משתמש ב-API להזמנה כדי לוודא שהמשתתפים זמינים בזמן שצוין. לדוגמה, אם ללוח השנה של המארגן ב-Dynamics 365 יש פגישה נוספת באותו הזמן, ההזמנה נכשלת והפגישה אינה מסונכרנת. המשתמש יכול לטפל בקונפליקט בלוח הזמנים, לבחור להתעלם ממנו, ולאפשר לפגישה להסתנכרן בכל זאת. הזמנה מ-Dynamics 365 ב-Outlook מדכאת אוטומטית את ההתנגשות בלוח הזמנים. למידע נוסף, ראה נמצאה התנגשות בלוח הזמנים בעת שמירת הפגישה [נושא הפגישה] מ-Exchange אל Microsoft Dynamics 365.
כאשר פגישה במעקב או פגישה חריגה נמחקת ב-Exchange, הפגישה לא נמחקת ב-Dynamics 365 במהלך הסנכרון כאשר:
- המצב הוא הושלם או מבוטל.
- הפגישה היא בעבר.
- המשתמש שמסנכרן את הפגישה אינו המארגן של הפגישה.
(פגישה חריגה היא מופע ספציפי של פגישה חוזרת ששונתה בנפרד.)
מיפוי: פגישות שירות ב-Dynamics 365 מסתנכרנות עם Exchange כפגישות.
הזמנות וביטולים: הזמנות וביטולים לעולם לא נשלחים לקביעת פגישות שירות.
עותקים: במהלך הסנכרון, משתמשים מקבלים עותק משלהם של פגישת השירות בתיבות הדואר שלהם. אין מארגן מרכזי עבור פגישות שירות.
מיפוי: אנשי קשר ב-Dynamics 365 מסתנכרנים עם Exchange כאנשי קשר.
סנכרון כתובות: ראה סנכרון כתובות לאנשי קשר.
אנשי קשר שנמחקו:
- אנשי קשר שנמחקים ב-Dynamics 365 נמחקים ב-Exchange רק אם המשתמש המסנכרן אינו הבעלים של איש הקשר המקורי.
- אנשי קשר שנמחקים ב- Exchange נמחקים ב- Dynamics 365 רק אם המשתמש המסנכרן הוא הבעלים של איש הקשר המקורי.
אופן הסנכרון של משימות בין Dynamics 365 ו-Exchange תלוי בכיוון הסנכרון ובמאפייני המשימה.
מיפוי: פקסים, מכתבים, שיחות טלפון ומשימות בסנכרון Dynamics 365 עם Exchange כמשימות.
תזכורת: אם תאריך היעד של המשימה הוא לפני יותר מיום ומצב המשימה ב-Dynamics 365 הוא פתוח או מתוזמנת, תזכורת מוגדרת במהלך הסנכרון.
תאריך יעד: תאריך הסיום המתוזמן של המשימה ב-Dynamics 365 מסתנכרן ל-Exchange כתאריך היעד של המשימה.
סטטוס משימה: כאשר אחוז ההשלמה אינו מצוין:
- משימה פתוחה מסתנכרנת ל-Exchange כלא התחילה.
- משימה שהושלמה או מבוטלת מסתנכרנת ל-Exchange כ-הושלמה.
תאריך סיום: תאריך הסיום בפועל של המשימה מסתנכרן ל-Exchange כתאריך השלמת המשימה.
משימות שנמחקו: משימות שנמחקות ב-Dynamics 365 נמחקות ב-Exchange רק אם הסטטוס שלהן ב-Exchange לא הושלם.
השלמה אוטומטית של משימה: למשימות המסומנות כ השלמות ב-Dynamics 365 יש ערך ב actualEnd שדה. אם השדה actualEnd של המשימה תפוס והתאריך הוא בעבר, המשימה מסתנכרנת עם Exchange כהושלמה אוטומטית. אם אתה משתמש בהתאמות אישיות כדי להפעיל משימה מחדש, הקפד לנקות את תאריך actualEnd כדי להימנע השלמה אוטומטית של סנכרון בצד השרת.
מיפוי: משימות ב-Exchange מסתנכרנות עם Dynamics 365 כמשימות.
סטטוס משימה: משימות שלא הופעלו בסנכרון Exchange עם Dynamics 365 as לא התחילו.
התחלה בפועל של המשימה: כאשר משימה שנוצרה ב-Exchange מסתנכרנת עם Dynamics 365, השדה actualStart שלה מוגדר לחותמת הזמן הנוכחית.
משימות שנמחקו: כברירת מחדל, פקסים, מכתבים, שיחות טלפון ומשימות שנמחקות ב-Exchange נמחקים גם ב-Dynamics 365. ניתן לשנות אופן פעולה זה על-ידי החלפת מצב OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.
אחוז הושלמו: משימות המוגדרות כסנכרון מלא ב-100% עם Dynamics 365 as הושלמו.
כאשר פריט כלשהו אינו תואם עוד את מסנני הסינכרון, הדבר נובע בדרך כלל מאחת משתי הסיבות להלן:
- הרשומה שלו כבר לא קיימת ב-Dynamics 365 מכיוון שהיא נמחקה פיזית.
- הרשומה שלו עדיין קיימת ב-Dynamics 365, אבל לא ניתן יותר לגשת אליה. המשתמש שמשויך לתיבת הדואר איבד גישה לפריט, או שמאפייני הפריט השתנו והוא כבר לא תואם למסנני הסנכרון. מצב זה מכונה מחיקה לוגית.
כברירת מחדל, סנכרון בצד השרת שולח פעולת מחיקה אל Exchange בשני המקרים. כדי לשנות התנהגות זו ולהתעלם ממחיקות לוגיות, הפעל את DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync ב-OrgDbOrgSettings.
לקבלת מידע נוסף אודות מסנני הסינכרון, ראה:
- בחר את הרשומות לסנכרון בין אפליקציות מעורבות לקוחות ו-Exchange
- הגדר מסנני סנכרון ברירת מחדל עבור משתמשים מרובים עבור פגישות, אנשי קשר או משימות
כאשר כל פריט מקושר מועתק ב-Exchange, הסנכרון בצד השרת מתעלם מפעולת ההעתקה כברירת מחדל. אופן פעולה זה מונע יצירת מידע כפול ב-Dynamics 365. כדי לשנות התנהגות זו ולאפשר העתקת פריטים מ-Exchange, השבת את IgnoreCopiedItemsInSSSSForMailbox בהגדרות OrgDbOrgSettings.
סעיף זה חל על סינכרון שמבוצע באמצעות Dynamics 365 for Outlook או סינכרון בצד השרת. למידע נוסף, ראה שילוב מערכת הדוא"ל שלך.
משתמשים יכולים לצרף מסמכים, תמונות, הקלטות וקבצים אחרים לפגישות שהם יוצרים ב-Dynamics 365 או באפליקציה Dynamics 365 for Outlook. כברירת מחדל, קבצים מצורפים אינם כלולים כאשר הפגישות מסונכרנות. כדי לכלול אותם:
- ב-Dynamics 365 for Outlook עבור אל הגדרות>ניהול מערכת>הגדרות מערכת.
- בלשונית סנכרון, בחר סנכרן קבצים מצורפים לפגישה עם Outlook או Exchange.
- אם אתה מכבה את סנכרון הקבצים המצורפים, קבצים מצורפים לא יוצגו בפגישות ב-Dynamics 365. הם עדיין יוצגו בפגישות ב-Dynamics 365 for Outlook.
- לא ניתן לסנכרן קבצים מצורפים בפגישות חוזרות או בפגישות שירות.
- קבצים מצורפים יכולים להגדיל את זמני הסנכרון. ייתכן שתרצה להשתמש בקבצים מצורפים במשורה אם אתה משתמש ברשת ברוחב פס נמוך.
בלשונית סנכרון ב-Dynamics 365 for Outlook, בחר באחת מהאפשרויות הבאות כדי לבחור כיצד כתובות אנשי קשר יסונכרנו:
סנכרן כתובת דואר רק באיש קשר ב-Outlook: כתובת דואר אחת מסונכרנת בין Dynamics 365 ל-Outlook. זה מספיק עבור רוב הארגונים וזהי הגדרת ברירת המחדל.
סנכרן את כל שלוש הכתובות (עסק, בית, אחר) באיש קשר ב-Outlook: כל שלוש כתובות הדואר של Outlook (עסק, בית ואחר) מסונכרנות בין Dynamics 365 ו-Outlook.
אזהרה
אם יש לך נתונים קיימים, שינוי ההגדרה לסנכרון כל שלוש הכתובות עלול לגרום לאובדן נתונים. תכונות של אנשי קשר קיימים במעקב מסומנים מחדש כאשר הגדרה זו מופעלת. אנו ממליצים לבדוק אפשרות זו לפני הפריסה כדי להבין כיצד מיפוי מחדש משפיע על הסביבה והנתונים שלך. ברוב המקרים, כדאי שיהיו לך כל הנתונים בצד אחד (בדרך כלל ב-Dynamics 365) ותסנכרן אותם עם הצד השני (בדרך כלל Outlook או Exchange).
לקבלת מידע נוסף ראה איזה שדות ניתן לסנכרן בין יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement ובין Outlook?
כברירת מחדל, משימות שנוצרו ב-Dynamics 365 for Outlook אינן מסונכרנות עם Dynamics 365. כדי לסנכרן אותם, בלשונית סנכרון ב-Dynamics 365 for Outlook, בחרסנכרן משימות שהוקצו ב-Outlook.
- לא ניתן לסנכרן משימות חוזרות.
- האדם שהקצה את המשימה והאדם שהמשימה הוקצתה לו חייבים להיות באותו הארגון.
- אין אפשרות לסנכרן משימות לכתובות דואר אלקטרוני מרובות.
- סנכרון בצד השרת
- התחבר ל Exchange Online
- בחר את הרשומות לסנכרון בין אפליקציות מעורבות לקוחות ו-Exchange
- לקשר ומעקב אחר אימייל או פגישה לשורה ספציפית באפליקציה שלך
- עקוב אחר אימייל או פגישה מבלי לקשר אותם לשורה ספציפית
- השתמש בקטגוריית Outlook כדי לעקוב אחר פגישות ומיילים
- OrgDbOrgSettings
- נמצאה התנגשות בתזמון בעת שמירת הפגישה [נושא הפגישה] מ-Exchange ל Microsoft Dynamics 365
- סנכרון כתובות עבור אנשי קשר
- שלב את מערכת הדוא"ל שלך
- אילו שדות ניתן לסנכרן בין Dynamics 365 אפליקציות ו-Outlook?