Postavljanje ugovora za automatsko generiranje radnih naloga i faktura

Ugovori s klijentima sadrže unaprijed definirane pojedinosti za generiranje radnih naloga i faktura. Dodatne informacije potražite u članku Pregled ugovora. Kako se rad na sporazumu povećava, razmislite želite li dodati više incidenata ili više ponavljanja.

Da biste koristili ugovore, poduzmite sljedeće korake:

1. Izradite ugovor. Odredite pojedinosti visoke razine kao što su klijent, raspon datuma i cjenik.
2. Stvorite postavljanje rezervacije ugovora u kojem definirate koliko često treba stvarati radne naloge za ugovor, zajedno s osnovnim pojedinostima o eventualnim radnim nalozima kao što je vrsta radnog naloga.
3. Dodajte incidente ugovora, proizvode , usluge i servisne zadatkekoji definiraju specifične pojedinosti posla koji će se izvršiti kao dio svakog generiranog radnog naloga .
4. Aktivirajte ugovor i datume rezervacije ugovora stvaraju se zajedno s radnim nalozima kako se približavaju datumi.

Ovaj članak prolazi kroz dva scenarija da bi se prikazalo kako ugovori mogu stvarati radne naloge i fakture.

Preduvjeti

• Podaci koji se odnose na radni nalog, kao što su računi, vrste događaja, proizvodi, usluge i zadaci usluga konfigurirani u vašem sustavu.

• Postavke ugovora su konfigurirane. Razmislite o navođenju prefiksa ugovora i početnog broja.

• Određeni vlasnici ugovora, postavki rezervacija ugovora i postavki faktura ugovora imaju dozvolu za: stvaranje faktura, pojedinosti fakture, radnih naloga, incidenata radnih naloga, proizvoda radnog naloga, usluga radnih naloga, zadataka servisa radnog naloga, zahtjeva za resurse i rezervacija.

Scenarij 1: Automatsko generiranje radnih naloga za održavanje imovine

Organizacija mora obavljati mjesečno održavanje dijela opreme koji su instalirali na lokaciji kupca za sljedeću godinu. Žele koristiti Dynamics 365 Field Service za automatsko generiranje poslova održavanja sredinom svakog mjeseca, uz određenu fleksibilnost. Žele da dispečeri raspoređuju mjesečne poslove održavanja najboljim i najprikladnijim terenskim tehničarima i ispostavljaju fakture klijentu za obavljene radove po dogovorenoj cijeni.

Da biste konfigurirali ovaj scenarij, koristite ugovore, imovinu korisnika, vrste incidenata i cjenike.

1. korak: Stvaranje ugovora

1. U području Usluga odaberite Ugovori>Novi.

2. Unesite svoje podatke. Koristite opise alata kao vodič.

   • Račun usluge i račun za naplatu: definira gdje se odvijaju radni nalozi ugovora, dok račun za naplatu definira kome treba poslati fakturu. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje računa i upravljanje njima.

   • Status sustava: Definira izvršava li se ugovor trenutno. Postavite na Procjena tijekom izrade novog ugovora i dodavanja pojedinosti.

   • Cjenik: Određuje cijenu svih proizvoda i usluga povezanih s ugovorom i kontrolira cjenik ispunjen na radnim nalozima i fakturama generiranim iz ovog ugovora. U cjenik ugovora dodajte sve proizvode i usluge koje će se upotrebljavati za vrijeme trajanja ugovora. Ugovori obično sadrže dogovorenu cijenu za robu i usluge koja se odražava u potpuno novom cjeniku. Cjenik na dobivenim radnim nalozima i fakturama može se po potrebi ažurirati ručno.

   • Datumi početka i završetka: Definira trajanje ugovora.

   

3. Na kartici Ostalo unesite više pojedinosti, kao što su Područje usluge za rezultirajuće radne naloge i Vrijeme generiranja zapisa, koje određuje vrijeme u kojem se generiraju radni nalozi, fakture i drugi zapisi povezani s ovim ugovorom. Ova je definicija važna jer neke tvrtke ili ustanove ne žele da sporazumi stvaraju radne naloge usred radnog dana. Ako vrijednost nije postavljena, zadana je vrijednost u postavkama Field Servicea.

4. Odaberite Spremi.

2. korak: Postavljanje ponavljanja za rezervaciju

Nakon stvaranja ugovora navedite koliko često treba generirati radne naloge.

1. Na kartici Općenito u odjeljku Postavke rezervacije odaberite Novo postavljanje rezervacije ugovora.

   Savjet

   Možda ćete morati odabrati ⋮ okomite tri točke prije nego što odaberete Postavljanje nove rezervacije ugovora.

   

2. Ispunite naziv rasporeda ugovora. Na primjer, to može biti "Mjesečno održavanje". Imenovanje je važno jer ugovor može imati više ponavljanja rezervacija. Na primjer, servisna organizacija može obavljati tjedno i mjesečno održavanje kao dio istog ugovora.

3. Ispunite postavke radnog naloga.

   • Automatsko generiranje radnog naloga: Odaberite Da za automatsko generiranje radnih naloga na kontinuiranoj osnovi. Generirani radni nalozi pojavljuju se u prikazu aktivnog radnog naloga sa statusom Otvoreno-Neplanirano. Odaberite Ne da biste ručno generirali radni nalog za svaki datum rasporeda.

   • Vrsta radnog naloga: Odaberite vrstu radnog naloga, kao što je Dijagnosticiranje i popravak ili Inspekcija.

   • Generiraj radne naloge dan unaprijed: Diktira koliko dana prije očekivanog datuma servisa generira se radni nalog. Ako odaberete nekoliko dana unaprijed, vaš zaostatak radnih naloga mogao bi postati veći od željenog; Međutim, ako odaberete premalo dana unaprijed, možda nećete imati vremena za pripremu. Ako se na razini ugovora ne unese nikakva vrijednost, postoji postavka za cijelo okruženje na kartici>Postavke Field Service Ugovor >Generiraj radni nalog ugovora X dana unaprijed. Ako i ovo polje nema vrijednost, radni nalozi generiraju se sedam dana prije datuma rezervacije u vrijeme zabilježeno u ugovoru.

   • Ovdje unesena vrsta radnog naloga, prioritet, sažetak radnog naloga i mjesto prosljeđuju se rezultirajućim radnim nalozima.

4. Ispunite postavke rezervacije.

   • Automatsko generiranje rezervacije: odaberite Da da bi se radni nalozi iz sistemske knjige generirali (bez obzira na to jesu li automatski generirani ili ručno generirani). Navedite željeni resurs i željeno vrijeme početka rezervacije. Odaberite Ne da bi se generirani radni nalozi zakazali kroz uobičajeni postupak zakazivanja: ručno, pomoću Pomoćnik za planiranje ili pomoću Resource Scheduling Optimization.

     Napomena

     Ugovori stvaraju rezervacije prema ponavljanju bez uzimanja u obzir drugih čimbenika, uključujući je li resurs aktivan ili njihovo radno vrijeme.

   • Procijenjeno trajanje: Odaberite vrijeme procijenjeno za ovu vrstu radnog naloga.

   • Polja Fleksibilnost prije rezervacije i Fleksibilnost nakon rezervacije određuju koliko dana prije i nakon predviđenog datuma rasporeda radni nalog može zakazati. Ova polja popunjavaju polja Početak datumskog prozora i Završetak datumskog prozora na generiranim radnim nalozima kako bi pomogla Pomoćnik za planiranje. Na primjer, ako planirate obavljati mjesečno održavanje osmog u mjesecu i postavite fleksibilnost prije i nakon rezervacije na sedam dana, tada se radni nalozi mogu zakazati između prvog i 15. u mjesecu.

   • Početak vremenskog okvira i Kraj vremenskog okvira mogu se navesti za stvaranje vremenskog okvira za generirane radne naloge, koje uključuje Pomoćnik za planiranje. (Primjer: Radni nalog potrebno je rasporediti između 8:00 i 12:00).

   

5. Odaberite Ponavljanje rezervacije na naredbenoj traci na vrhu.

6. Unesite svoje podatke.

   • Obrazac ponavljanja. Na primjer, svaki tjedan, svaki prvi ponedjeljak u mjesecu ili svaki drugi petak.

   • Raspon recidiva. Definirajte Datum početka i odaberite Ponašanje Datum završetka.

     • Nema datuma završetka: Radni nalozi generiraju se na datum završetka ugovora.
     • Kraj do: Prestanite generirati radne naloge nakon datuma završetka ponavljanja.
     • Završi nakon # ponavljanja: Radni nalozi generiraju se nakon što se dosegne navedeni broj ponavljanja.

   • Prilagođeni datumi: Definirajte datume za generiranje radnih naloga koji bi se trebali izvršiti uz ponavljanje ako uzorak ne odražava vaše poslovne potrebe. Na primjer, za obavljanje usluga na razne praznike tijekom cijele godine. Radni nalozi s prilagođenim datumom ne generiraju se, osim ako se ne navede ponavljanje.

7. Odaberite U redu , a zatim odaberite Spremi.

Napomena

Jedan ugovor može imati različita postavljanja rezervacije. Na primjer, možete stvoriti postavku rezervacije za tjedne posjete koja stvara radne naloge svaki tjedan i postavke rezervacije za mjesečne posjete s različitim rezervacijama.

Vidi također: Uvoz ponavljanja rezervacija.

3. korak: Dodavanje pojedinosti o radu u ugovor

Nakon postavljanja ugovora i postavljanja rezervacije ugovora, definirajte posao koji treba izvršiti. Da biste definirali rad, u ugovor dodajte vrste incidenata, proizvode, usluge i servisne zadatke.

Ako želite koristiti ugovore za održavanje imovine klijenta, upotrijebite incidente rezervacije ugovora i navedite sredstvo. Navođenjem korisničke imovine na incidentu možete definirati ponavljajući rad koji bi se trebao izvoditi na određenoj opremi i izgraditi povijest servisa. Također možete dodati više vrsta događaja u postavljanje rezervacije ugovora, a svako sa sredstvom klijenta. Ovaj scenarij koristi incident rezervacije ugovora.

Ako ne želite koristiti vrste incidenata rezervacije ugovora, možete dodati proizvode, usluge i servisne zadatke izravno u ugovor.

1. Na kartici Općenito u odjeljku Incidenti odaberite Novi incident rezervacije ugovora. Koristite opise alata kao vodič za određivanje pojedinosti o incidentu.

   Savjet

   Možda ćete morati odabrati ⋮ okomite tri točke prije nego što odaberete Postavljanje nove rezervacije ugovora.

   

2. Odaberite Spremi i zatvori.

Kako dodajete incidente u ugovor, povezani proizvodi, usluge, servisni zadaci i karakteristike dodaju se u ugovor. Te se stavke zatim dodaju radnim nalozima kako se generiraju. Prilikom dodavanja vrsta incidenata uzmite u obzir postavku Kopiraj stavke incidenta u ugovor .

4. korak: Aktiviranje ugovora i prikaz radnih naloga

Nakon postupka pregleda upravitelja i prihvaćanja klijenta u vašoj tvrtki ili ustanovi, posljednji je korak aktiviranje ugovora. Nakon aktivacije, sustav generira povezane zapise kao što su datumi održavanja i radni nalozi. Da biste dodali više pojedinosti o statusu ugovora, razmislite o korištenju vrijednosti podstatusa ugovora . Mogu se stvoriti i podstatusi prilagođenih ugovora.

1. Na stranici Ugovor postavite Status sustava na Aktivan.

2. Odaberite Spremi. Kreiraju se datumi rezervacije koji predstavljaju datume za izvršenje usluge.

3. Za prikaz datuma rezervacije otvorite Postavljanje rezervacije i pomaknite se do odjeljka Datumi rezervacije.

   

Kako se vrijeme približava datumima rezervacije, radni nalozi generiraju se na temelju polja Generiraj radne naloge danima unaprijed . Status datuma rezervacije mijenja se u Obrađeno i pojavljuje se pretraživanje generiranog radnog naloga.

Ako postavite Automatsko generiranje radnih naloga na Ne, možete ručno generirati radne naloge za svaki datum rezervacije. Za jedinstvene poslovne slučajeve u kojima morate generirati radni nalog ranije nego što je definirano, možete ga generirati ručno. Otvorite datum rezervacije i odaberite Generiraj radni nalog.

Ako odlučite da ugovor automatski generira rezervacije, radni nalozi se zakazuju za željeni resurs kada se generiraju radni nalozi.

5. korak: Izvršavanje radnih naloga ugovora

Kada se generiraju radni nalozi, oni se pojavljuju među ostalim radnim nalozima u prikazu radnih naloga .

Generirani radni nalozi sadrže sve pojedinosti navedene u ugovoru, kao što su cjenik, vrsta radnog naloga, vrste incidenata i imovina klijenta. Pojedinosti se i dalje mogu uređivati na razini radnog naloga. Na primjer, iako se radni nalog može generirati iz ugovora, po potrebi se u radni nalog može dodati više proizvoda i usluga. Ostale pojedinosti, kao što su cjenik i vrsta radnog naloga, mogu se promijeniti ako imate odgovarajuće dozvole.

Radni nalog sadrži poveznicu na ugovor.

Ako već niste zakazani, odaberite Rezerviraj i pokrenite Pomoćnik za planiranje.

Nakon što terenski tehničar izvrši radni nalog ugovora, a upravitelj ga zatvori, stvara se faktura za dovršeni rad. Dodatne informacije potražite u članku o životnom ciklusu i statusima radnog naloga.

Savjet

Prilikom postavljanja ugovora za automatsko generiranje radnih naloga ograničite broj podređenih zapisa radnih naloga, kao što su proizvodi radnog naloga, usluge, servisni zadaci i vrste incidenata, na najviše 500. Veće količine zapisa, sinkroni prilagođeni dodaci ili prilagođeni procesi mogu uzrokovati istek vremena, što će rezultirati time da se preostali podređeni zapisi ne generiraju.

2. scenarij: Automatsko generiranje faktura

Fakture ugovora upotrebljavaju se za automatsko generiranje faktura za proizvode i usluge. Računi se generiraju u definiranom ponavljanju i svaki put sadrže iste proizvode po istoj cijeni. Fakture se generiraju i naplaćuju bez obzira na to izvršavaju li se neki radni nalozi ili ne. Slično je načinu na koji možete platiti mjesečni račun za mobitel bez obzira na broj telefonskih poziva ili poruka koje šaljete.

U ovom scenariju klijent plaća tvrtki ili ustanovi za terenske usluge tromjesečni iznos za plan usluge.

1. korak: Stvaranje ugovora ili odabir postojećeg

Fakturu ugovora možete dodati postojećem ugovoru ili je možete dodati novom ugovoru. Možete imati ugovor sa samo jednom fakturom ugovora i bez plana održavanja, ali i više faktura za jedan ugovor.

U ovom primjeru tromjesečne fakture dodaju se postojećem ugovoru.

1. U ugovoru odaberite Postavljanje>fakture Dodavanje novog ugovora Postavljanje fakture.

   Savjet

   Možda ćete morati odabrati ⋮ okomite tri točke prije nego što odaberete Postavljanje nove rezervacije ugovora.

   

2. Unesite naziv ugovora o usluzi i odaberite Spremi.

2. korak: Postavljanje ponavljanja fakture i proizvoda

1. Odaberite Fakturni proizvodi i Novi ugovorni fakturni proizvod .

2. Dodajte proizvode koje želite redovito naplaćivati kupcu i odaberite Spremi. Cijena proizvoda na računu izvedena je iz cjenika na ugovoru.

   Napomena

   Proizvodi fakture mogu biti samo proizvodi kod kojih je Vrsta proizvoda Field Service postavljena na Zalihe ili Nezalihe. Vrste proizvoda usluge ne mogu se dodati.

   

3. Odaberite Ponavljanje fakture na naredbenoj traci na vrhu.

4. Unesite podatke o ponavljanju. Da biste postavili tromjesečno, odaberite:

   • Ponavljanje: Mjesečno
   • Ponovi po: Dan u mjesecu
   • Svakih navedenih mjeseci: 3

5. Odaberite U redu, a zatim Spremi.

3. korak: Aktiviranje ponavljanja fakture i prikaz faktura

Budući da je ovaj ugovor već aktivan, datumi fakture generiraju se nakon kratkog vremena, ali ne odmah. Ako ste dodali postavku fakture ugovora novom ugovoru ili postojećem ugovoru koji ima status Procjena , aktivirajte ugovor.

Da biste vidjeli datume fakture, odaberite Povezani>datumi fakture.

Ne možete ručno generirati fakture ugovora kao što to možete s radnim nalozima ugovora.

Napomena

Fakture se generiraju unaprijed ovisno o tome što ste postavili za polje Generiraj fakture ugovora X dana unaprijed u postavkama Field Servicea u odjeljku Ugovor . Datum dospijeća fakture postavlja se na temelju postavki ponavljajuće fakture, ali se izrađuje X dana unaprijed. Ako nije unesena vrijednost za Generiraj fakture ugovora X dana unaprijed, sustav generira fakturu na dan datuma fakture u polju Vrijeme generiranja zapisa na ugovoru, a zatim u postavkama Field Service.

Uvoz ponavljanja rezervacija

Možete uvesti obrazac ponavljanja rezervacije za postavljanje rezervacije ugovora (ABS) ili postavljanje fakture ugovora (AIS). Dijalog ponavljanja, kada se spremi, popunjava polje u ABS ili AIS zapisima. Polje se zove Postavke ponavljanja i prema zadanim postavkama se ne prikazuje na obrascu. Da biste uvezli ponavljanje s jednim ili više ABS ili AIS zapisa putem CSV-a, izvedite sljedeće korake.

1. Nabavite reprezentativni niz iz ABS-a ili AIS-a koji je postavljen slično onome kako želite da se konfiguriraju uvezeni zapisi.

2. U tom nizu identificirajte vrijednosti koje prate ponašanje zapisa koje možete raščlaniti iz niza, kao što su datum početka i završetka ili mjeseci svaki.

3. Koristite ove ogledne nizove za popunjavanje zapisa rezervacije ugovora i postavljanja fakture u proračunsku tablicu i koristite ih za uvoz potpuno konfiguriranih zapisa.

Na primjer, pogledajte ponavljanje na sljedećoj snimci zaslona i povezani XML.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Promjena vlasnika ugovora

1. Promijenite status sustava ugovora u Procjena i odaberite Spremi. Pričekajte pet minuta da biste omogućili pokretanje svih asinkronih procesa

2. Vratite status sustava ugovora na Aktivno i odaberite Spremi i zatvori .

Sljedeći koraci

• Stvaranje predložaka radnih naloga s vrstama incidenata
• Stvaranje korisničkih računa i upravljanje njima