Ajánlatkérés létrehozása

Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Ez a témakör az ajánlatkérések létrehozását írja le.

Megjegyzés

Ez a témakör olyan funkciókat mutat be, amelyek módosításra vagy hozzáadásra kerültek a A Microsoft Dynamics AX 2012 R3 és rendszerekhez.

Ez a feladat egy nagyobb folyamat része

Az alábbi ábra a teljes folyamatot bemutatja, az ajánlatkérés létrehozásától a szállítók számára való közzétételen át az ajánlatok értékeléséig. Az itt leírt eljárás a számozott lépéseket mutatja be.

Előfeltételek

Az alábbi táblázat bemutatja a munka megkezdése előtt biztosítandó előfeltételeket.

Kategória	Előfeltételek
Verzió	A Microsoft Dynamics AX 2012 R3 + beszerzés és forráskeresés
A kapcsolódó konfigurációs feladatok	Ajánlatkérés beállítása Meghirdetési típus létrehozása és használata Hozzon létre és használjon pontozási feltételeket és módszereket

1. Az ajánlatkérés kezdeti mezőinek előkészítése

Azon áruk vagy szolgáltatások adatai mellett, amelyekhez ajánlatokat kér, egy ajánlatkérés magáról a rendelésről tartalmaz információkat. Például megadhatja a szállítási követelményeket, és meghívhat egyes szállítókat, hogy tegyenek ajánlatot. Ezt az információt a Új ajánlatkérés űrlapon tekintheti meg.

Az ajánlatkérés kezdeti mezőinek előkészítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Beszerzés és forrás > Közös > Ajánlatkérések > Az összes ajánlatkérés.

2. Kattintson a műveleti ablaktábla Árajánlat fülén a Ajánlatkérés elemre.

3. A Új ajánlatkérés képernyő Beszerzés típusa mezőjében válasszon a következő lehetőségek közül:

   • Beszerzési rendelés – Megállapodás adott mennyiségű vagy értékű termék vásárlásáról egy szállítótól.

   • Beszerzési szerződés – Megállapodás adott mennyiségű vagy értékű termék vásárlásáról hosszabb idő alatt. Ha ezt a beszerzési típust választja, ki kell jelölnie a beszerzési megállapodásra vonatkozó dátumtartományt, illetve a beszerzési megállapodást kezelő személy nevét.

     Megjegyzés

     Beszerzési igénylés – Amennyiben az ajánlatkérést közvetlenül egy beszerzési igény alapján hozza létre, a rendszer automatikusan ezt a típust választja ki. Ha manuálisan választja ezt a típust, hibaüzenetet kap. További tájékoztatás: Ajánlatkérési kérelem létrehozása beszerzési igénylésből.

4. Válassza ki a pénznemet a Pénznem mezőben. Az alapértelmezés a jogi személy pénzneme.

5. A Szállítási időpont mezőben válassza ki azt a dátumot, amikor szeretné megkapni a cikkeket.

6. Az Lejárati dátum és időpont mezőben adja meg, meddig nyújthatják be ajánlataikat a szállítók.

7. Ha az ajánlatkérésben szereplő cikkek egy adott projekthez szükségesek, a Projektazonosító mezőben válasszon egy projektet.

8. Ha a szállítási cím nem azonos a jogi személy címével, kattintson a Szállítási cím elemre, majd adja meg a kívánt szállítási címet.

9. A Beszerzői csoport mezőben igény szerint megadhatja a cikkek kérelmezőjének vásárlói csoportját.

10. A Nyelv mezőben válassza ki azt a nyelvet, amelyen az ajánlatokar kéri. A szállító az ajánlatban módosíthatja a nyelvet.

11. A Dokumentum címe mezőben adja meg az ajánlatkérés leírását.

    Megjegyzés

    A 11-13. lépések csak akkor szükségesek, ha a AX 2012 R3 rendszert használja.

12. A Meghirdetés típusa listán válassza ki a kívánt opciót, például az ajánlatkérés (RFQ) lehetőséget. További tájékoztatás: Meghirdetési típus létrehozása és használata.

    Ha a típushoz pontozási mód is társul, akkor a létrehozott ajánalatkérésnek ez lesz az alapértelmezett módja. A pontozási mód később szükség szerint módosítható. További tájékoztatás: Hozzon létre és használjon pontozási feltételeket és módszereket.

13. Ha egy adott részleg adja ki az ajánlatkérést, azt a Kérelmező részleg mezőben adja meg.

14. Az ajánlatkérés létrehozásához kattintson az OK gombra. A rendszer ekkor a Ajánlatkérés fejlécebe helyezi át a megfelelő információkat. Az ajánlatkérés legmagasabb és legalacsonyabb állapota a Létrehozva.

2. A kért áruk vagy szolgáltatások részleteinek megadása

Miután megadta az ajánlatkérés alapvető információt, megadhatja, pontosan milyen termékekre és szolgáltatásokra kér ajánlatokat.

Az ajánlat konkrétiumainak beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. A Ajánlatkérés részletei képernyő Ajánlatkérés sorai gyorslapján válasszon egy sortípust:

   • Cikk – A Microsoft Dynamics AX rendszerben készlet formájában nyomon követett, cikkszámmal rendelkező cikk. A Cikk az alapértelmezett sortípus.

   • Kategória – Egy nem készlet típusú áru vagy szolgáltatás, amelyet manuálisan ad meg egy hierarchia- vagy beszerzési kategóriából.

2. Ez a lépés csak akkor szükséges, ha a AX 2012 R3 rendszert használja. Ha szeretné lehetővé tenni a szállítók számára a lepecsételt ajánlatok lehetőségét, akkor a Ajánlatkérés fejléce rész Ajánlat típusa listájában válassza a Lepecsételve opciót. Az ilyen módon kapott ajánlatok titkosítva vannak, és az ajánlatok rangsorolásáig (az ajánlatkérés záró dátumáig) nem is férhetők hozzá.

   Megjegyzés

   A szállítók csak a Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX szállítói portálon keresztül használhatják a lepecsételt ajánlatok funkcióját. Ez a funkió Sites Services a Microsoft Dynamics ERP rendszerhez használatával nem érhető el.

3. Ez a lépés csak akkor szükséges, ha a AX 2012 R3 rendszert használja. Ha szeretné megengedni a szállítóknak, hogy helyettesítő vagy alternatív termékeket ajánljanak, akkor a Általános gyorslapon jelölje meg az Alternatívák engedélyezése a válaszsorokhoz jelölőmezőt. Kategóriasoronként egy alternatíva engedélyezett.

4. Adja meg a sorra vonatkozó különböző adatokat, például a készletdimenziókat, a mennyiséget, az egységet, az árat és a kedvezményre vonatkozó információt. Ha a szállítóktól szeretné kérni ezeket az információkat, akkor hagyja üresen a mezőket.

   Az ajánlatkérés lejárati dátumát és a kért szállítási dátumot a rendszer az ajánlatkérés fejlécéből másolja a sorokba. Ezt a dátumot minden sorban meg lehet változtatni.

5. Kattintson annyiszor az Sor hozzáadása opcióra, ahány sort hozzá kíván adni. Minden sorhoz szám tartozik, amely az ajánlatkéréshez kapcsolódó minden dokumentumon megjelenik.

   Megjegyzés

   Ha a AX 2012 R3 rendszert futtatja, a sorszámot a kapcsolódó dokumentumok rendezésére és szűrésére használhatja. A számok tizesével követik egymást. Ha két létező sor közé újat szúr be, akkor a két szám közötti új szám lesz hozzárendelve. Így ha az eredeti ajánlatkérés három sorral rendelkezik, amelyek száma rendre 10, 20 és 30, akkor az első és második közé beszúrt új sor a 15-ös számot kapja.

   Lehetősége van újraszámozni a sorokat, így a rendszer újraosztja a számokat, ismét tizes lépésközökkel. Az ajánlatkérés elküldése vagy közzététele előtt további sorokat is hozzáadhat és újraszámoztathatja a listát. A beszerzési rendelés kiadása után azonban többé nem rendezheti újra a lista számozását.

6. Szállítók hozzáadása a következő módokon történhet:

   • Ha a AX 2012 R3 rendszerrel dolgozik, akkor az igényelt cikkek beszerzési kategóriája alapján automatikusan is hozzárendelhet szállítókat. A Szállító képernyőn kattintson a Szállítók automatikus hozzáadása elemre.

   • Alternatív megoldásként a Szállító gyorslapon válassza ki a szállítókat a Szállítói számla mezőben. A rendszer hozzáadja az elérhetőségi adatokat az ajánlatkéréshez. Az állapot Létrehozva. Ez azt jelenti, hogy a rendszer mentette a szállító adatait az ajánlatkérésben, de még nem küldte el az ajánlatkérést a szállítónak, és nem is tette közzé a szállítói portálon. A szállító ajánlatkérésbe való felvételét nem befolyásolja a szállító állapota.

     Megjegyzés

     Az ajánlatkérés nem tartalmaz szállítóspecifikus információkat, például fizetési feltételeket vagy pénznemet.

7. Az ajánlatkérés fejlécéhez és soraihoz dokumentumokat is csatolhat.

   • Ha dokumentumot kíván csatolni az ajánlatkérés fejlécéhez, a műveleti ablaktáblán kattintson a Mellékletek elemre.

   • Ha az ajánlatkérés egy sorához kíván dokumentumot csatolni, az Ajánlatkérés sorai gyorslapon kattintson a sorhoz tartozó Dokumentumok ikonra.

8. Ez a lépés csak akkor szükséges, ha a AX 2012 R3 rendszert használja. Ha az ajánlatkérés részeként szeretne kérdőívet kitöltetni a szállítókkal, akkor ezt a Kérdőív lapon az Add gombra kattintva csatolhatja. A AX 2012 R3 kérdőíveire vonatkozó további tudnivalókat lásd: Kérdőívek segítségével.

3. Ajánlatkérésre adott válaszok meghatározása

Meghatározhatja, konkrétan milyen adatokat kér be a szállítóktól az ajánlatkérésre adott ajánlatukban. A Alapértelmezett ajánlatkérési válaszmezők képernyőn kijelölt mezők megjelennek a szállítóknak küldött nyomtatott ajánlatkérési válaszlapon.

Emellett megadhatja, mely alapértelmezett mezők jelenjenek meg minden ajánlatkérésre érkezett válaszban. További tájékoztatás: Ajánlatkérésre adott válaszok meghatározása.

Megjegyzés

Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy konkrét ajánlati választ szeretne létrehozni egy szállító számára. További tájékoztatás: Válasz létrehozása ajánlatkéréshez.

Ha egy specifikus ajánlatkérési válasz mezőit módosítani akarja az alapértelmezett beállításokhoz képest, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Beszerzés és forrás > Közös > Ajánlatkérések > Az összes ajánlatkérés.

2. Válassza ki a használni kívánt ajánlatkérést

3. Kattintson a műveleti ablaktábla Árajánlat fülén a Ajánlatkérésre adandó válasz konfigurálása elemre.

4. A Alapértelmezett ajánlatkérési válaszmezők képernyőn jelölje be a jelölőnégyzetet azok mellett az információk mellett, amelyeket meg szeretne jeleníteni a szállítóktól az ajánlatkérésre kapott válaszokon.

4. Az ajánlatkérés és az ajánlatkérési válaszlap kiküldése

Megjegyzés

Ha a Public Sector konfigurációs kulcs telepítve van, használja a 6., „Ajánlatkérés közzététele” lépést.

Miután az összes adatot megadta, engedélyeznie kell a szállítóknak az ajánlatkérés megtekintését.

A válaszlapok az ajánlatkérés címzettjeinek számító szállítók által kitöltendő mezőket tartalmazzák. A rendszer minden egyes szállítóhoz egy ajánlatkérést és egy ajánlatkérési válaszlapot nyomtat, és egy ajánlatkérési naplót hoz létre. Az ajánlatkérési napló az ajánlatkérést és a válaszlapot is tartalmazza. Az ajánlatkérés szállítók általi elérhetővé tételéhez tegye a következőket:

1. Kattintson a Beszerzés és forrás > Közös > Ajánlatkérések > Az összes ajánlatkérés.

2. Válassza ki a használni kívánt ajánlatkérést Az ajánlatkérés legalacsonyabb állapota Létrehozva vagy Elküldött lehet.

   Ha egy sor legalacsonyabb állapota Létrehozva, akkor legalább egy szállítónak nem lett kiküldve. Ha egy sor legalacsonyabb állapota Elküldött, akkor legalább egy szállító még nem válaszolt, így neki újra kiküldheti az ajánlatkérést.

3. A Műveleti ablaktábla elemen kattintson az Küldés.

4. A Az ajánlatkérés elküldése képernyőn ellenőrizze, hogy a listán szereplő szállítók azok, akiknek ki szeretné küldeni az ajánlatkérést. Ha törölni szeretne egy szállítót, válassza ki, és kattintson a Delete gombra.

   Megjegyzés

   Ha egy szállítót a Az ajánlatkérés elküldése képernyőn töröl, az még nem kerül eltávolításra az ajánlatkérésből, így továbbra is láthatják azt az Az összes ajánlatkérés és Lezárt árajánlatkérések listákban a szállítói portálon.

5. Az alsó panelen válassza ki a kiküldendő ajánlatkérési sorokat, és törölje azokat, amelyeket nem akar kiküldeni.

6. Ha szeretné kinyomtatni az ajánlatkérést és a válaszlapot, ugorjon az 5., Ajánlatkérés és ajánlatkérési válaszlap nyomtatása lépéshez. Egyéb esetben a Az ajánlatkérés elküldése képernyőn az OK gombra kattintva elküldheti az ajánlatkérést a kiválasztott szállítóknak.

   Megjegyzés

   Ha a telepítve van, és az ajánlatkérés zárolás engedélyezett a Beszerzési és forrásparaméterek beállításokban, csak bizonyos mezők szerkeszthetők. Az ajánlatkérés zárolt állapotban marad, kivéve ha módosítást hoz létre. További tájékoztatás: Ajánlatkérés módosítása.

5. [Opcionális lépés] Az ajánlatkérés és az ajánlatkérési válaszlap nyomtatása

Ha az ajánlatkérés küldésekor ki szeretné nyomtatni a dokumentumokat, akkor a rendszer egy ajánlatkérést és egy válaszlapot nyomtat minden egyes szállítóhoz, és ajánlatkérési naplót hoz létre. Az ajánlatkérési napló az ajánlatkérést és a válaszlapot is tartalmazza. A rendszer minden alkalommal ajánlatkérési naplót hoz létre, amikor az ajánlatkérést Az ajánlatkérés elküldése képernyőn frissíti.

Az ajánlatkérés nyomtatásához tegye a következőket:

1. Az alsó panelen válassza ki a kiküldendő ajánlatkérési sorokat, és törölje azokat, amelyeket nem akar kiküldeni, majd kattintson a Nyomtatás gombra.

2. Jelölje be a Ajánlatkérés nyomtatása jelölőmezőt a kijelölt ajánlatkérés nyomtatásához, illetve a Ajánlatkérési válaszlap nyomtatása mezőt az ajánlatkérési válaszlap nyomtatásához. További információ az ajánlatkérési válaszlap mezőinek definiálásáról: Ajánlatkérésre adott válaszok meghatározása.

3. Ha az ajánlatkérésre árakat és összegeket kíván nyomtatni, jelölje be az Ajánlatkérési árak/összegek nyomtatása négyzetet.

   A válaszlapok nyomtatási beállításaihoz kattintson az Speciális nyomtatási beállítások elemre.

4. Kattintson az OK gombra az ajánlatkérés és az ajánlatkérési válaszlap nyomtatásához.

   A rendszer szállítónként egy ajánlatkérést nyomtat azon sorok esetén, ahol a legalacsonyabb állapot Létrehozva vagy Elküldött, és a legmagasabb Létrehozva vagy Elküldött. A törölt sorok és a regisztrált válaszokkal rendelkező sorok nem kerülnek kinyomtatásra. A rendszer minden alkalommal ajánlatkérési naplót hoz létre, amikor az ajánlatkérést Az ajánlatkérés elküldése képernyőn frissíti.

5. A Az ajánlatkérés elküldése képernyőn az OK gombra kattintva elküldheti az ajánlatkérést a kiválasztott szállítóknak.

6. Ajánlatkérés közzététele (Állami szektor)

A Közszektor a Microsoft Dynamics AX 2012 R3 alkalmazásban esetén az ajánlatkérést minden szállítói portált felkereső szállító számára elérhetővé teheti, és ezzel egyidőben elküldheti az ajánlatkérési esethez kiválasztott szállítóknak a következő lépésekkel:

1. Kattintson a Beszerzés és forrás > Közös > Ajánlatkérések > Az összes ajánlatkérés.

2. Válassza ki a használni kívánt ajánlatkérést

3. A Műveleti ablaktáblában a Folyamat csoportban kattintson a Küldés és közzététel a Szállítói portálon elemre.

4. A Ajánlatkérés küldése és közzététele űrlapon kattintson az OK gombra, majd az információs naplóban megjelenő OK gombra.

Az ajánlatkérés megjelenik az Ajánlatkérések megnyitása listában. Az ajánlatkérést minden olyan szállító megtekintheti, amely rendelkezik hozzáféréssel a portálhoz. Ha az Ajánlatkérés küldése és közzététele űrlapon frissít egy ajánlatkérést, ajánlatkérési naplók kerülnek létrehozásra.

Megjegyzés

Ha a telepítve van, és az ajánlatkérés zárolás engedélyezve van a Beszerzési és forrásparaméterek beállításokban, az ajánlatkérés zárolva marad. Amíg létre nem hoz egy módosítást, csak bizonyos mezők lesznek módosíthatók. További tájékoztatás: Ajánlatkérés módosítása.

Következő lépés

Módosíthat ajánlatkéréseket, amelyeket már elküldött a szállítóknak, majd újraküldheti őket. Ha Ön az állami szektor felhasználója, és az ajánlatkérés közzététele már megtörtént a Szállítói portálon, a módosított változatot újra közzéteheti. További tájékoztatás: Ajánlatkérés módosítása.

A következő lépés azonban általában a kapott ajánlatok összehasonlítása és értékelése. Ennek során pontozhatja és rangsorolhatja az ajánlatokat. Ezután elutasíthatja, vagy elfogadhatja az ajánlat egyes sorait, akár több különböző szállító ajánlatát kombinálva. Emellett vissza is küldhet egy ajánlatot a szállítónak, ha további információkat akar tőle kérni. Ezekkel a lépéseket kapcsolatos további tudnivalókért lásd: Ajánlatok összehasonlítása és a szerződés odaítélése. A szállítók által az ajánlatkérésre adott válaszhoz szükséges lépésekhez lásd: Szállítói ajánlatok.

Kapcsolódó feladatok

Ajánlatkérések

Lepecsételt ajánlatok

Ajánlatkérés beállítása

Meghirdetési típus létrehozása és használata

Hozzon létre és használjon pontozási feltételeket és módszereket

Ajánlatkérési kérelem létrehozása beszerzési igénylésből

Ajánlatkérésre adott válaszok meghatározása

Válasz létrehozása ajánlatkéréshez

Ajánlatkérés módosítása

Ajánlatok összehasonlítása és a szerződés odaítélése

Szállítói ajánlatok

Technikai információk rendszergazdáknak.

Ha nincs hozzáférése a feladat végrehajtásához használt lapokhoz, akkor forduljon a rendszergazdához és adja meg azokat az információkat, amelyek a következő táblázatban szerepelnek.

Kategória	Előfeltételek
A konfigurációs kulcsok	Az ajánlattételek közzétételéhez a Public Sector konfigurációs kulcsot engedélyezni kell.
Biztonsági szerepkörök	A közzétett ajánlatkérések megtekintéshez olyan szerepkörrel kell rendelkeznie, amelybe beletartozik a Szállító (Külső) – állami szektor feladat is.