Beszerzési katalógusok áttekintése

Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Az Microsoft Dynamics AX alkalmazás segítségével a beszerzési szakemberek katalógusokat hozhatnak létre és karbantarthatják azokat, amelyeket a vállalati alkalmazottak használhatnak, ha cikkeket és szolgáltatásokat rendelnek belső használatra. A közvetett beszerzési katalógusok használata a következő előnyökkel rendelkezik:

• Az alkalmazottak gyorsan és egyszerűen megtalálhatják a cikkeket vagy szolgáltatásokat, amelyekre szükségük van és beszerzési igényléseket hozhatnak létre azokhoz a cikkekhez vagy szolgáltatásokhoz.

• A beszerzési szakemberek érvényesíthetik a beszerzési irányelveket, és biztosíthatják, hogy az alkalmazottak csak jóváhagyott cikkeket és szolgáltatásokat rendelnek.

Beszerzési katalógus létrehozása esetén a következő feladatokat végezze el:

• Határozza meg az alkalmazottak számára megjeleníteni kívánt kategóriákat a beszerzési helyen. A beszerzési kategóriahierarchia segítségével hozza létre katalógusát, vagy manuálisan határozza meg a katalógus kategóriáit. Ha a beszerzési kategóriahierarchiát akarja használni, a hierarchiát konfigurálnia kell a katalógus létrehozása előtt.

• Határozza meg, mely termékeket rendelhessék meg az alkalmazottak. Katalógusadatokat importálhat a termékekhez a szállítóktól közvetlenül, manuálisan adja hozzá a termékeket a katalóguskategóriákhoz, vagy használja a termékeket, amelyek már hozzá vannak rendelve a beszerzési kategóriákhoz.

• Határozza meg, milyen részletességi szintet kíván nyújtani termékeihez. Attribútumokat adhat hozzá, és beállíthatja a termékkapcsolatokat, hogy irányítottabb rendelési tapasztalatot nyújtson alkalmazottainak.

• Határozza meg, hogy az alkalmazottak külső szállítótól közvetlenül rendelhetnek-e termékeket. Ha azt szeretné, hogy hozzá lehessen férni a külső szállítói katalógusokhoz, konfigurálnia kell a hozzáférési paramétereket a szállítói katalógus webhelyhez, és aztán adja hozzá a szállítói katalógus webhely linkjét a beszerzési katalógushoz.

• Határozza meg, hány beszerzési katalógusra van szüksége. A beszerzési katalógushoz való hozzáférést a katalógus szabálya határozza meg, amelyet konfigurál a jogi személyhez és az üzemi egységhez, amelyhez az alkalmazott hozzá van rendelve. További információért a katalógus szabályának konfigurálásáról, lásd Beszerzési katalógus irányelvszabályának beállítása.

Beszerzési katalógus létrehozása

Az új katalógus létrehozásának folyamata több lépésből áll. A következő ábra mutatja a folyamatábrát, és azonosítja azt a szerepkört, amely felelős minden egyes lépésért.

Előfeltételek

A következő táblázat leírja a feladatokat, amelyeket el kell végezni mielőtt a beszerzési szakember beszerzési katalógust hozhat létre.

Feladat	Szerep	Leírás
Beszerzési kategóriahierarchia beállítása	Beszerzési vezető	A beszerzési kategóriahierarchiák segítségével a cikkek vagy tranzakciók besorolhatók jelentéskészítés és elemzés céljából. Beszerzési kategóriahierarchia használatával a vállalatok stratégiailag kezelhetik a kategóriákat, termékeket, szállítókat és egyéb beszerzési tényezőket egy központi helyről. Egy teljes szervezet számára egy beszerzési kategóriahierarchia van meghatározva. A katalógus navigációs szerkezetét létrehozhatja a beszerzési kategóriahierarchia másolásával a beszerzési katalógusba. A másolt beszerzési kategóriák lesznek a katalóguskategóriák, és a szállítók, termékek és az attribútumok, amelyek automatikusan társítva vannak a beszerzési kategóriákkal automatikusan bekerülnek a katalógusba. A beszerzési kategóriahierarchiának a katalógusba történő másolása után módosíthatja a katalóguskategóriáik szerkezetét, hogy illeszkedjenek a a beszerzési webhely követelményei. Megadhatja a termékeket, szállítókat, külső szállítói katalógus webhelyeket és így tovább, amelyeket meg akar jeleníteni a webhelyen. További információért a beszerzési kategóriahierarchia beállításához lásd Legfontosabb feladatok: Kategóriahierarchia beállítása.
Szállítók beállítása	Beszerzési vezető	A szállító termékeinek a beszerzési katalógushoz való hozzáadása előtt a szállítót regisztrálni kell az Microsoft Dynamics AX programba és felvenni oda, ahol a szállítók alapadatai szerepelnek. A szállítót beszerzési kategóriával is társítani kell, amelyet a beszerzési katalógus tartalmaz. További információ a szállítók regisztrálásáról a Microsoft Dynamics AX rendszerben: Kezelheti a szállító kérelmek – áttekintés.
Termékek hozzáadása a termékek alaplistájához.	Beszerzési vezető	A termékek beszerzési katalógushoz való hozzáadása előtt a termékeket fel kell venni a termékek alaplistájába az Microsoft Dynamics AX programban. Termékek hozzáadásához a termékek alaplistájához, importálja a termékadatokat a szállítói katalógusokból, vagy vigye be manuálisan a termékadatokat a Termék részletei képernyőn vagy a Megjelent termék részletei képernyőn. A termék felvétele után a termékek alaplistájába társítania kell a terméket egy beszerzési kategóriához. Csak a beszerzési kategóriákhoz társított termékek adhatók hozzá a beszerzési katalógushoz. Több információért a termékadat importálásáról egy szállítótól lásd Szállítói katalógus importálása. További információért a beszerzési termékek manuális hozzáadásáról az Microsoft Dynamics AX programba lásd:Legfontosabb feladatok: Termékek definiálása.
Határozza meg a termékkapcsolatokat (opcionális)	Beszerzési vezető	A termékkapcsolatok meghatározzák, hogy a termékek hogyan kapcsolódnak egymáshoz. A termékkapcsolatok használatával ösztönözheti az alkalmazottakat, hogy jelöljék ki az előnyben részesített termékkészletet és szigorúbb ellenőrzést alkalmazhat az alkalmazotti kiadások felett. Például előfordulhat, hogy társítani szeretne egy számítógépet egy bizonyos képernyővel, amelynek jó az értéke. Ezzel a módszerrel, amikor az alkalmazott kiválasztja a számítógépet, az előnyben részesített képernyőt ajánlja fel. A termékkapcsolatokat meghatározhatja a szállító, illetve Ön is meghatározhatja azokat a termékek alaplistájában. További információért a termékkapcsolatok meghatározásához lásd Termékkapcsolat-típusok beállítása.
Attribútumok hozzáadása (opcionális)	Beszerzési vezető	Az attribútumok beállításával megadhatja a részletességi szintet, amellyel kezelni szeretné a termékeket a katalógusban. Az attribútumok részletek, amelyeket szervezete igényel egy adott termék vagy kategória nyomon követésére. Az attribútumok közé tartozik a raktározási egység száma, a programverzió, a szín és a méret. Az attribútumok társíthatók a beszerzési kategóriához. A beszerzési kategóriához társított minden termék örökli az adott kategóriához társított attribútumokat. A kategória és termékeinek a katalógushoz történő társítása után az adott termékre vonatkozó minden attribútum megjelenik a beszerzési webhelyen. További információért az attribútumok meghatározásáról lásd Attribútumok és attribútumtípusok beállítása.
Szállítók és termékek hozzáadása a beszerzési kategóriákhoz	Beszerzési vezető	A szervezet számára a beszerzési kategóriahierarchia létrehozása után minden egyes beszerzési kategória társítható a meghatározott szállítókkal, termékekkel és így tovább. Ha létrehozták a katalógust a beszerzési kategóriahierarchia segítségével, ezek a társítások automatikusan másolhatók a katalógushoz. Azonos korlátozások alkalmazhatók ezután katalógus szinten, és a beszerzési webhelyen. További információért a szállítók hozzáadásáról és a termékek hozzáadásáról beszerzési kategóriákkal lásd Fő feladatok: Beszerzési kategóriák hierarchiájának beállítása és karbantartása.
A külső szállítói katalógus webhelyekhez való hozzáférés konfigurálása	Beszerzési vezető	Beállíthatja a hozzáférést a külső szállítói katalógusokhoz, hogy a felhasználók közvetlenül a szállítói katalógus webhelyről rendelhessenek termékeket. Konfigurálhatja a hozzáférést a szállító külső szállítói katalógus webhelyéhez a szállító által nyújtott adatok alapján. A konfigurációk érvényesítése, és a katalógus konfigurációk aktiválása az Microsoft Dynamics AX programban. Megjegyzés A külső szállítói katalógus webhelyéhez való hozzáférés konfigurálása előtt a szállítót előzőleg regisztrálni kell azMicrosoft Dynamics AX programban. További információért a külső szállítói katalógusokhoz való hozzáférés konfigurálásáról lásd Külső szállítói katalógus beállítása.

Katalógus beállítása

Miután teljesültek az előfeltételek beállíthatja a katalógust. A teljes szervezet által használt katalógust hozhat létre. A katalógushoz való hozzáférést a beszerzési irányelvek szabályozzák. Másik lehetőségként több katalógust hozhat létre, amelyeket a szervezet különböző részlegei használnak.

A következő táblázat leírja a katalógus beállításához elvégzendő feladatokat.

Feladat	Szerep	Leírás
Új katalógus létrehozása	Beszerzési vezető	A katalógus létrehozásakor megadja a katalógus nevét és a katalógus leírását. Azt is megadja, hogyan történjen a navigációs szerkezet létrehozása, határozza meg, hogy a katalógus manuálisan vagy automatikusan frissüljön, és adja meg a katalógus tulajdonosát. További információért a beszerzési katalógus beállításáról lásd Kulcsfontosságú feladatok: közbeszerzési katalógusok létrehozása.
A beszerzési hely navigációs kategóriáinak létrehozása	Beszerzési vezető	A navigációs kategóriákhoz meghatározott struktúra határozza meg, hogy a felhasználók mit látnak a navigációs ablakban a beszerzési webhelyen. A navigációs szerkezetet létrehozhatja manuálisan, vagy a szervezet beszerzési kategóriahierarchiájának másolásával. A termékek több kategóriához társíthatók, hogy a felhasználók könnyebben megtalálják, amit keresnek. Például a laptopokhoz használt tápkábelek szerepelhetnek a számítógép hardverkategóriában és az irodaszerek kategóriában egyaránt. További információért a navigációs kategóriák beállításáról a katalógusokhoz lásd Kulcsfontosságú feladatok: közbeszerzési katalógusok létrehozása.
Termékek hozzáadása a katalógushoz	Beszerzési vezető	Ha a beszerzési kategóriahierarchiát használja a katalógus létrehozásához, az ezekhez a beszerzési kategóriákhoz társított termékek automatikusan hozzáadódnak és bekerülnek a katalóguskategóriákba. További termékeket adhat hozzá a Termékek lap használatával a Katalógusok képernyőn. Az olyan termékek, amelyeket a beszerzési kategóriahierarchia felhasználásával adtunk hozzá a katalógushoz nem távolíthatók el. Azokat a termékeket azonban, amelyeket nem szeretné, hogy megjelenjenek a beszerzési webhelyen elrejtheti. Ha manuálisan hozza létre a katalógus kategóriáit, manuálisan kell hozzáadnia a termékeket, amelyeket meg szeretne jeleníteni minden egyes katalóguskategóriában. Minden egyes manuálisan hozzáadott termék eltávolítható a katalóguskategóriából. További információért a termékek hozzáadásáról a beszerzési katalógushoz lásd Kulcsfontosságú feladatok: közbeszerzési katalógusok létrehozása.
A külső szállítói katalógus webhelyekhez való hozzáférés hozzáadása (opcionális)	Beszerzési vezető	Ha engedélyezi az alkalmazottaknak, hogy közvetlenül a szállítótól rendeljenek cikkeket és szolgáltatásokat, hozzáadhat egy hivatkozást a szállítói külső katalógus webhelyhez a beszerzési kategóriákhoz, vagy a kijelölt katalóguskategóriákhoz. További információért a külső szállítói katalógus webhelyekhez való hozzáférés beállításáról lásd Külső szállítói katalógus beállítása.
A beszerzési webhelyhez a katalógus kiadása	Beszerzési menedzser vagy beszerzési ügynök	Mielőtt a beszerzési webhelyen meg lehet jeleníteni a katalógust, meg kell határoznia a katalógushoz tartozó katalógus-irányelveket, állítsa a katalógus állapotát Aktív lehetőségre, tegye közzé a katalógust. Inaktiválhatja is a katalógusokat, amelyekről nem szeretné, hogy elérhetőek legyenek a felhasználók számára a beszerzési webhelyen. További információért a beszerzési katalógus kiadásához lásd Kulcsfontosságú feladatok: közbeszerzési katalógusok létrehozása.
Termékkeresési adatok szinkronizálása	Beszerzési menedzser vagy beszerzési ügynök	Hatékonyabb keresőmotor elkészítéséhez győződjön meg arról, hogy az Enterprise portal és a termékkeresési adatok szinkronizálva vannak. A termékkeresési adatokat szinkronizálnia kell az Enterprise portallal minden frissítés esetén.

Lásd még

Kulcsfontosságú feladatok: közbeszerzési katalógusok létrehozása

Importált szállító katalógusok – áttekintés

Külső szállítói katalógusok – áttekintés