Adatmegőrzési szabályok beállítása az Exchange Online alkalmazásban

 

Hatókör: Office 365 for enterprises, Live@edu

Témakör utolsó módosításának ideje: 2012-03-16

Üzleti, törvényi vagy jogszabályi okoknál fogva szükség lehet a szervezet felhasználói részére és általuk küldött e-mailek megőrzésére, illetve a nem megőrzendő üzenetek eltávolítására. Az Exchange üzenetrekordok kezelése (MRM), az Exchange Online rekordkezelési technológiája segítségével szabályozható, hogy mennyi ideig kell megtartani az elemeket a felhasználók postaládájában, és meghatározható, hogy milyen műveletet végezzen el a rendszer a bizonyos kort elérő elemeken.

• Az MRM működése az Exchange Online alkalmazásban

• Megőrzési beállítások az Exchange Online alkalmazásban

• Az MRM kezelése

  • Az első lépések

  • Az adatmegőrzési szabályok kezelése

  • Az adatmegőrzési címkék kezelése

  • Új adatmegőrzési szabály létrehozása

  • Új adatmegőrzési címke létrehozása

  • Alapértelmezett szabálycímke (DPT) létrehozása hangposta-üzenetekhez

  • A kezelt mappák segédjének futtatása

• Következő lépések

Az MRM működése az Exchange Online alkalmazásban

Az adatmegőrzési szabályok és az adatmegőrzési címkék alkotják részét az MRM technológiának. Az adatmegőrzési szabályok adatmegőrzési címkékkel alkalmazzák a megőrzési szabályokat az e-mailekre és a mappákra. Az adatmegőrzési címkék meghatároznak egy korhatárt, ameddig az elemeket megőrzi a rendszert, valamint egy megőrzési műveletet, amely azt adja meg, hogy mi történjen azokkal az elemekkel, amelyek elérik a megőrzési korhatárt. Az adatmegőrzési címkék adatmegőrzési szabályokhoz kapcsolhatók, ezek pedig a postaládákra alkalmazhatók.

Vegyük szemügyre közelebbről ezeket az összetevőket:

• Adatmegőrzési címék: Az adatmegőrzési címkék meghatározzák és alkalmazzák a megőrzési szabályokat az e-mailekre és a mappákra egy felhasználó postaládájában. Az adatmegőrzési szabályok meghatározzák, hogy mennyi ideig őrizze meg a rendszer az üzeneteket, és hogy milyen műveletet végezzen el a megadott megőrzési kor elérésekor. Amikor egy üzenet eléri a megőrzési korát, a rendszer törli, vagy áthelyezi a felhasználó archív postaládájába. Az adatmegőrzési címkék adatmegőrzési szabályhoz vannak kapcsolva. Háromféle adatmegőrzési címke létezik:

  • Alapértelmezett szabálycímke (DPT): Az alapértelmezett szabálycímkében megadott beállítások a postaláda minden olyan elemére vonatkoznak, amelyre még nem alkalmazott adatmegőrzési címkét a rendszer. Egy adatmegőrzési házirendhez akár három alapértelmezett szabálycímke (DPT) is kapcsolódhat: egy DPT az Áthelyezés az archívumba adatmegőrzési művelettel, egy DPT a Törlés és helyreállítás engedélyezése adatmegőrzési művelettel és egy DPT egy megadott üzenetosztályhoz, például hangpostához.

  • Adatmegőrzésiszabály-címkék (RPT). Az adatmegőrzésiszabály-címkéket az alapértelmezett mappákra (Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek, Törölt elemek és Levélszemét) alkalmazza a rendszer. Az RPT elsőbbséget élvez a DPT-címkével szemben.

    Megjegyzés   Az adatmegőrzésiszabály-címkék nem támogatják az olyan adatmegőrzési műveleteket, amelyek a felhasználó archivált postaládájába helyeznek át elemeket. Az adatmegőrzésiszabály-címkék egyetlen adatmegőrzési művelete az elemek törlése.

  • Személyes címkék: A felhasználók a Microsoft Outlook 2010 és az Outlook Web App segítségével személyes címkéket alkalmazhatnak a postaládájukban található egyéni mappákra és az egyes elemekre.

• Adatmegőrzési szabályok: Az adatmegőrzési szabály az adatmegőrzési címkék egy csoportja, amely a postaládákra alkalmazható. A postaládákra létrehozásukkor egy alapértelmezett adatmegőrzési szabályt alkalmaz a rendszer. Az Exchange Online alkalmazásban az új postaládákra alkalmazott alapértelmezett adatmegőrzési szabály neve Alapértelmezett MRM-szabály. Egy postaládára csak egy adatmegőrzési szabályt lehet alkalmazni.

  Megjegyzés: A Live@edu szervezetekben két alapértelmezett adatmegőrzési szabály létezik: az MRMPolicy-DefaultMailboxPlan és az MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.

• Az adatmegőrzési címkék adatmegőrzési szabályokhoz vannak kapcsolva: Egy adatmegőrzési szabályhoz két alapértelmezett adatmegőrzési címke kapcsolódhat, eltérő adatmegőrzési műveletekkel; egy mappához kapcsolódhat egy adatmegőrzésiszabály-címke, és tetszőleges számú személyi címke.

Az adatmegőrzési szabályok feldolgozásának módja

A Felügyeltmappa-segéd a Microsoft adatközpontokban automatikusan futó folyamat, amely a postaládára alkalmazott adatmegőrzési beállításokat dolgozza fel. A kezelt mappák segédje alkalmazza az alapértelmezett szabálycímkéket és az adatmegőrzésiszabály-címékeket, és elérhetővé teszi a személyes címkéket az Outlook 2010 és az Outlook Web App alkalmazásban, hogy a felhasználók alkalmazhassák őket egyéni mappáikra vagy a postaládájuk egyes elemeire. A kezelt mappák segédje a címke típusa, a megőrzési kor és az egyes címékben meghatározott megőrzési művelet alapján dolgozza fel az elemek megőrzését.

Milyen gyakran fut a Felügyeltmappa-segéd? A Felügyeltmappa-segéd úgy van konfigurálva, hogy egy megadott idő – egy úgynevezett munkaciklus – alatt egy felhőalapú szervezet összes postaládáját feldolgozza. Az Exchange Online szolgáltatásban a munkaciklus hét nap. Ez azt jelenti, hogy a segéd hét naponta egyszer megpróbálja feldolgozni a felhőalapú szervezet összes postaládáját.

Mivel a Felügyeltmappa-segéd állandóan fut, nem kell semmit tennie az adatmegőrzési beállításoknak a postaládákra történő alkalmazásához. Ha azonban azonnal kell alkalmaznia az adatmegőrzési beállításokat egy postaládára, kényszerítheti a Felügyeltmappa-segédet egy megadott postaláda feldolgozására. További információ: A kezelt mappák segédjének futtatása.

Fontos   Az MRM nem garantálja az összes üzenet megőrzését. Például egy felhasználó törölhet vagy eltávolíthat egy üzenetet a postaládájából, mielőtt az üzenet eléri adatmegőrzési időtartamát. Az MRM megakadályozza a felhasználókat saját üzeneteik törlésében. Ha a szervezete az üzenetek határozatlan ideig történő megőrzését igényli, vegye fontolóra az alábbi Exchange Online szolgáltatások egyikének használatát:

• Naplózás   A naplózást akkor használja, ha a szervezete számára szükséges, hogy üzeneteit a rendszer hosszú távon tárolja a felhasználó postaládáján kívül. További információ: Naplószabályok.

• Bírósági felfüggesztés   Ha a szervezetének úgy kell megőriznie az üzeneteket, hogy azok megfeleljenek az elektronikus felderítési és adatmegőrzési követelményeknek, a felhasználói postaládákat bírósági felfüggesztés alá helyezheti. További információ: Postaláda peres eljárás miatti tartásba helyezése.

Egyetlen elem helyreállítása az Exchange Online szolgáltatásban lehetővé teszi egy törölt e-mail üzenet helyreállítását akár 14 nappal azután, hogy a felhasználó véglegesen törölte az üzenetet. További információ: Törölt e-mailek helyreállítása az Exchange Online-ban.

A lap tetejére

Megőrzési beállítások az Exchange Online alkalmazásban

A következő táblázat bemutatja azokat az adatmegőrzési címkéket és beállításaikat, amelyek alapértelmezés szerint elérhetők az Exchange Online for Microsoft Office 365 és a Live@edu szolgáltatásban. Minden ilyen címke az új postaládákra alkalmazott alapértelmezett adatmegőrzési szabályhoz van kapcsolva. Ez azt jelenti, hogy ezeket a beállításokat minden új postaládára alkalmazza a rendszer.

Ha egy, az adatmegőrzési szabályhoz kapcsolt adatmegőrzési címkét alkalmaznak a felhasználó postaládájára, akkor az adatmegőrzési címke automatikusan elérhetővé válik a felhasználók számára, akik alkalmazhatják postaládájuk elemeire.

A címke neve	A címke típusa	Megőrzési kor (nap)	Megőrzési művelet
Alapértelmezés - 2 év elmúltával áthelyezés az archívumba	Mind (DPT)*	730	Áthelyezés az archívumba
Hulladéklerakó mappa – 14 nap elmúltával áthelyezés az archívumba	Hulladéklerakó mappa**	14	Áthelyezés az archívumba
Törölt elemek	Törölt elemek mappa**	30	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Levélszemét	Levélszemét**	30	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Személyes - 1 év elmúltával áthelyezés az archívumba	Személyes	365	Áthelyezés az archívumba
Személyes - 5 év elmúltával áthelyezés az archívumba	Személyes	1825	Áthelyezés az archívumba
Személyes - soha ne helyezze át az archívumba***	Személyes	Nincs korhatár	Áthelyezés az archívumba
Törlés 1 hét múlva	Személyes	7	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Törlés 1 hónap múlva	Személyes	30	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Törlés 6 hónap múlva	Személyes	180	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Törlés 1 év múlva	Személyes	365	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Törlés 5 év múlva	Személyes	1825	Törlés és helyreállítás engedélyezése
Soha ne törölje***	Személyes	Nincs korhatár	Törlés és helyreállítás engedélyezése

*  A Minden típusú adatmegőrzési címkék DPT-k (alapértelmezett szabálycímkék). A DPT-k azokra az elemekre vonatkoznak, amelyekre nincs más adatmegőrzési címke alkalmazva.

**   Az RPT-k (adatmegőrzési-szabály címkék) típusa adja meg, hogy melyik alapértelmezett levelezési mappára vonatkozik a címke.

***   Ez a címke nincs alapértelmezés szerint engedélyezve. Azokat az elemeket, amelyekre ez az adatmegőrzési címke érvényes, soha nem helyezi át és soha nem törli a rendszer.

A lap tetejére

Az MRM kezelése

A korábban ismertetetteknek megfelelően az alapértelmezett adatmegőrzési címkék szabályait automatikusan minden postaládára alkalmazza a rendszer, mert az alapértelmezett adatmegőrzési szabály alkalmazására sor kerül a postaládák létrehozásakor. Ha viszont Ön módosítani szeretné szervezetében az adatmegőrzés működését, a Windows PowerShell segítségével kezelheti az Exchange Online alkalmazásban használt adatmegőrzési szabályokat és adatmegőrzési címkéket.

Az első lépések

A A Windows PowerShell használata az Exchange Online szolgáltatásban című témakörből megtudhatja, hogy miként kell telepíteni és beállítani a Windows PowerShellt, illetve hogyan lehet kapcsolatot létesíteni a szolgáltatással.

Az adatmegőrzési szabályok kezelése

Feladat	Parancs
A szervezeten belül elérhető adatmegérzési szabályok listájának megjelenítése	Get-RetentionPolicy | fl Name
Az adott postaládára alkalmazott adatmegőrzési szabály azonosítása	Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy Példa: A következő parancs futtatásával azonosíthatja az Ian Tien postaládájára alkalmazott adatmegőrzési szabályt: Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy
Más adatmegőrzési szabály alkalmazása egy postaládára	Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy> Példa: A következő parancs futtatása a Corp-Execs nevű adatmegőrzési szabályt alkalmazza Ian Tien postaládájára: Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs
A megadott postaládára alkalmazott adatmegőrzési szabály eltávolítása	Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null
A megadott adatmegőrzési szabályhoz kapcsolt adatmegőrzési címkék azonosítása	Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks Példa: A következő parancs felsorolja a Default MRM Policy nevű adatmegőrzési szabályhoz kapcsolt adatmegőrzési címkéket: Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks
Adatmegőrzési címke hozzáadása egy adatmegőrzési szabályhoz, egy címke eltávolítása	Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags> Fontos: Amikor hozzáad vagy eltávolít egy adatmegőrzési címkét, feltétlenül fel kell tüntetni minden olyan adatmegőrzési címkét, amelyet csatolni szeretne az adatmegőrzési szabályhoz. Miért? A Set-RetentionPolicy parancsmag lecseréli a meglévő adatmegőrzési címkéket a megadott értékre. Példa: A következő parancs hozzáadja a „6 Month Delete” nevű adatmegőrzési címkét a Corp-Execs nevű adatmegőrzési házirendhez: Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete" Tipp   Egy megőrzési címke hozzáadása vagy eltávolítása előtt a(z) (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt parancs segítségével szöveges fájlba írhatja a megőrzési házirendhez kapcsolt megőrzési címkék teljes nevét.

A lap tetejére

Az adatmegőrzési címkék kezelése

Feladat	Parancs
A szervezeten belül elérhető adatmegérzési címkék listájának megjelenítése	Get-RetentionPolicyTag | fl Name Példa: A Get-RetentionPolicyTag parancsmaggal részletes információk jeleníthetők meg az adatmegőrzési címkékről. A következő paranccsal megjelenítheti mindegyik adatmegőrzési címke típusát, életkorát és adatmegőrzési műveletét: Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction
Az adatmegőrzési címke korhatárának módosítása.	Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> Példa: A következő parancs 90 napra növeli a Delete Items adatmegőrzési címke korhatárát: Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

Új adatmegőrzési szabály létrehozása

A New-RetentionPolicy parancsmaggal lehet új adatmegőrzési szabályt létrehozni. Mi szükség lehet egy új adatmegőrzési szabály létrehozására? Megkövetelhetik például törvények vagy jogszabályok, vagy létezhetnek olyan típusú alkalmazottak vagy osztályok, amelyeknek mások az adatmegőrzési szükségletei, mint a szervezet többi tagjának. Miután létrehozta az új adatmegőrzési szabályt, csatolhatja hozzá a megfelelő adatmegőrzési címkéket, majd alkalmazhatja a szabályt a kívánt postaládákra.

A következő paranccsal hozhat létre új adatmegőrzési szabályt:

New-RetentionPolicy <name>

A következő paranccsal létrehozhat egy új adatmegőrzési szabályt, és adatmegőrzési címkéket kapcsolhat hozzá:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Példa: A következő parancs létrehozza a „Company Officers” nevű adatmegőrzési szabályt, és két adatmegőrzési címkét kapcsol hozzá:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

A lap tetejére

Új adatmegőrzési címke létrehozása

A New-RetentionPolicyTag parancsmaggal lehet új adatmegőrzési címkét létrehozni. Lehetnek olyan törvényi vagy jogszabályi követelmények, amelyek miatt új adatmegőrzési szabályokat kell létrehozni, és lehetnek alkalmazottak, akiknek az esetében más megőrzési időszak vagy megőrzési művelet szükséges. Miután létrehozott egy új adatmegőrzési címkét, csatolhatja új vagy meglévő adatmegőrzési szabályokhoz.

A következő paranccsal hozhat létre új adatmegőrzési címkét:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Példa: A következő parancs létrehozza a „Company Officers-SentItems” nevű adatmegőrzési címkét. Ezen adatmegőrzési címke egy postaládára történő alkalmazáskor a felhasználó archívum postaládájába helyezi az Elküldött elemek mappában lévő elemek közül azokat, amelyek három hónapnál régebbiek.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

További tájékoztatás erről a parancsmagról: New-RetentionPolicyTag.

Megjegyzés   Új adatmegőrzési címke létrehozásakor csak a MoveToArchive műveletet használhatja az All, Personal és RecoverableItems típusú adatmegőrzési címkékhez.

Alapértelmezett szabálycímke (DPT) létrehozása hangposta-üzenetekhez

A korábbiakban leírtak szerint hozzáadhatja egy adott üzenetosztály egy alapértelmezett szabálycímkéjét egy adatmegőrzési házirendhez. A következő példa létrehoz egy alapértelmezett szabálycímkét a hangposta-üzenetekhez. A címke egy postaládára történő alkalmazáskor azokat a hangposta üzeneteket, amelyekre nincs adatmegőrzési címke alkalmazva, a rendszer 14 nap múlva törli.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Az alapértelmezett szabálycímke adatmegőrzési házirendhez történő hozzáadásával kapcsolatban lásd: Megőrzési címke hozzáadása vagy eltávolítása megőrzési házirendből.

A kezelt mappák segédjének futtatása

A korábbiakban leírtak szerint a Felügyeltmappa-segéd hét naponta egyszer megpróbálja feldolgozni a felhőalapú szervezet összes postaládáját. Ha módosít egy adatmegőrzési címkét vagy egy másik adatmegőrzési házirendet alkalmaz egy postaládára, megvárhatja, amíg a Felügyeltmappa-segéd feldolgozza a postaládát vagy futtathatja a Start-ManagedFolderAssistant parancsmagot, hogy elindítsa a Felügyeltmappa-segédet egy megadott postaláda feldolgozásához. Ez a parancsmag az adatmegőrzési szabályok vagy az adatmegőrzési címkék beállításainak tesztelésére vagy hibáinak elhárítására használható.

A következő parancs egy megadott postaládán futtatja a kezelt mappák segédjét:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Példa: A következő parancs elindítja az adatmegőrzés feldolgozását Ian Tien postaládáján:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

A lap tetejére

Következő lépések

• Segítség a felhasználóknak a személyes címkék alkalmazásában: Ha egy, az adatmegőrzési szabályhoz kapcsolt adatmegőrzési címkét alkalmaznak egy felhasználó postaládájára, akkor az adatmegőrzési címke automatikusan elérhetővé válik a felhasználók számára, akik alkalmazhatják postaládájuk elemeire. Amint a témakör egy korábbi részében ismertettük, a felhasználók az Outlook 2010 és az Outlook Web App segítségével alkalmazhatnak személyes adatmegőrzési címkéket a postaládájukban található egyéni mappákra és egyes elemekre. Tájékoztassa őket ennek módjáról: Adatmegőrzési szabályok és archiválási házirendek alkalmazása az üzeneteken.

• Adatmegőrzési mentesség alkalmazása egy postaládára: Az adatmegőrzési célú mentesség felfüggeszti a postaládára alkalmazott adatmegőrzési szabály érvényességét. Ennek eredményeképpen a kezelt mappák segédje nem dolgozza fel az adatmegőrzési beállításokat, és nem végzi el az adatmegőrzési műveleteket. További információ: Adatmegőrzési mentesség alkalmazása egy postaládára.