Törölt e-mailek helyreállítása az Exchange Online-ban

 

Hatókör: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Témakör utolsó módosításának ideje: 2014-01-07

A rendszergazdák egyelemes helyreállítással védekezhetnek az e-mailek véletlen vagy rosszindulatú törlése ellen, illetve segíthetik a felderítést a peres eljárások vagy humánerőforrás-vizsgálatok előtt vagy alatt.

Az egyelemes helyreállítás alapértelmezés szerint az Exchange Online-ban létrehozott új felhasználói postaládákhoz és az intézményi Exchange-szervezetből az Exchange Online-ba áttelepített postaládákhoz is engedélyezve van.

• Hogyan működik az egyelemes helyreállítás?

• Az egyelemes helyreállítás és a peres eljárás miatti tartás

• Üzenetek megkeresése és törölt e-mailek helyreállítása

  • lépés: E-mail megkeresése

  • lépés: Az e-mail helyreállítása

• Egyelemes helyreállítás letiltása

• Gyakorlati tanácsok törölt e-mailek kereséséhez

• Gyakorlati tanácsok törölt e-mailek helyreállításához

Hogyan működik az egyelemes helyreállítás?

Az e-mailek végleges törlésekor (azaz helyreállítható törlésnél) a felhasználó az alábbi műveleteket végezheti el a Microsoft Office Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazásban:

• törölheti az elemet a Törölt elemek mappából,

• ürítheti a Törölt elemek mappát,

• a Shift+Delete billentyűkombinációval bármely elemet törölhet.

A helyreállítható módon törölt e-mailek a felhasználói postaláda Helyreállítható elemek mappájának (a Microsoft Exchange korábbi verzióiban Hulladéklerakó nevű mappájának) Töröltek almappájába kerülnek. Az Outlook 2010 és az Outlook Web App Törölt elemek helyreállítása funkciójával helyreállíthatók vagy végleg törölhetők a Töröltek almappában lévő e-mailek. További információ: Törölt elemek helyreállítása.

Ha a felhasználó visszavonhatatlanul töröl egy e-mailt a Helyreállítható elemek mappából (azaz végleges törlést hajt végre), az üzenet a Kiürítettek almappába kerül, amelyhez a felhasználó már nem fér hozzá, így a benne lévő elemeket sem tudja helyreállítani. Csak a rendszergazdák állíthatják helyre az így törölt e-maileket.

Megjegyzés: Mivel a Helyreállítható elemek mappa Kiürítettek almappájában lévő elemek indexeltek és felderíthetőek, a rendszergazdák vagy a felderítéskezelők a Keresés több postaládában funkcióval kereshetik meg őket. További információ: Keresés több postaládában.

Törölt elemek adatmegőrzési ideje

Az Exchange Online alapértelmezés szerint 14 napig őrzi meg a törölt elemeket. Az adatmegőrzési idő akkor kezdődik, amikor a törölt elem a Helyreállítható elemek mappa Töröltek almappájába kerül. Az elemek a megőrzési idő végéig ebben az almappában maradnak. Ha letelt a megőrzési idő, az elem átkerül a Kiürítettek almappába, és a felhasználó már nem láthatja. Amikor a Felügyeltmappa-segéd feldolgozza a postaláda tartalmát, a Kiürítettek almappában lévő elemek végleg törlődnek az Exchange Online-ból, és még a rendszergazda sem tudja helyreállítani őket.

A következő ábra az egyelemes helyreállítás folyamatát mutatja be:

Megjegyzés: A szervezete postaládáiból törölt elemek adatmegőrzési idejének módosításához lépjen kapcsolatba az Office 365 támogatási szolgálatával. Az adatmegőrzési idő bármilyen időtartam lehet. Ha azonban 30 napnál tovább szeretné megőrizni a törölt elemeket, a postaládának rendelkeznie kell Exchange Online (Plan 2) felhasználói licenccel.

Vissza a tetejére

A Helyreállítható elemek mappa kvótája

A Helyreállítható elemek mappa maximális kvótája 30 GB, és ez a kvóta nem számít bele a felhasználó elsődleges postaládájának kvótájába. Ha a Helyreállítható elemek mappa mérete eléri a 20 GB-ot, a program figyelmeztető üzenetet küld a rendszergazdának, és az Exchange Online Üzenetküldési rekordok kezelése (MRM) technológiája automatikusan törli a legrégebbi elemeket, míg a mappa mérete nem csökken 20 GB alá. Amennyiben a Helyreállítható elemek mappa elérné a 30 GB-os méretet, a felhasználó nem tud több helyreállítható törlést végezni. A rendszergazda ilyenkor figyelmeztető üzenetet kap, és manuálisan kell törölnie az elemeket a Helyreállítható elemek mappából a Search-Mailbox parancsmaggal. További információ: Üzenetek megkeresése és törlése a felhasználók postaládájában.

Az egyelemes helyreállítás és a peres eljárás miatti tartás

A korábbiaknak megfelelően az egyelemes helyreállítás 14 napig őrzi meg a törölt és a Kiürítettek almappában lévő e-maileket. Amikor a törölt elemek megőrzési ideje lejár, a program végleg törli az elemeket az Exchange Online-ból.

Ha azonban egy postaládán bírósági felfüggesztés van érvényben, a Kiürítettek és a Töröltek almappa egyetlen eleme sem törlődik véglegesen az Exchange Online-ból. Emellett ha egy postaláda bírósági felfüggesztés alatt áll, akkor az Exchange Online menti az üzenetek eredeti verzióját, ha egy felhasználó bármilyen módosítást végez az üzeneteken. Ha a felhasználó módosít egy üzenetet, a program egy Verziók nevű almappába másolja az üzenet eredeti változatát (lásd az előző ábrát). A Verziók almappát a végfelhasználók nem láthatják, de a benne lévő elemek indexeltek, és a rendszergazdák vagy a felderítéskezelők keresést is végezhetnek bennük. Bírósági felfüggesztés esetén a Verziók almappa egyetlen eleme sem törlődik véglegesen. Egyelemes helyreállítás esetén a program nem másolja a Verziók almappába az üzenet módosításait.

A program alapértelmezés szerint a Helyreállítható elemek mappa összes elemét megőrzi a bírósági felfüggesztés megszüntetéséig. Egy másik lehetőség, hogy a Windows PowerShell használatával beállítja a postaláda bírósági felfüggesztésének időtartamát. További információ: Postaláda peres eljárás miatti tartásba helyezése.

Megjegyzés: Ha egy postaládán peres eljárás miatti tartás van érvényben, akkor a Töröltek mappában lévő elemek 14 nap után átkerülnek a Kiürítettek almappába. Az elemeknek a Kiürítettek almappába történő áthelyezésével megakadályozhatja, hogy a felhasználók tudomást szerezzenek arról, hogy fiókjukban peres eljárás miatti tartás van érvényben. Ez olyan bűnügyekben lehet hasznos, ahol a peres eljárás miatti tartás állapotát el kell rejteni a felhasználó elől.

Vissza a tetejére

Bírósági felfüggesztés alatt álló postaláda Hulladéklerakó mappájának kvótája

A korábbiaknak megfelelően a Hulladéklerakó mappa kvótája 30 GB, de ez nem számít bele az elsődleges postaláda kvótájába. Ha egy postaláda bírósági felfüggesztés alatt áll, szükség esetén a Microsoft adatközpontjának rendszergazdái automatikusan növelik a Hulladéklerakó mappa kvótáját. Önnek ebből a célból nincs teendője.

Üzenetek megkeresése és törölt e-mailek helyreállítása

Az alábbi lépésekkel megkeresheti a törölt e-maileket, és helyreállíthatja őket a felhasználó postaládájába:

1. Az Exchange vezérlőpultjának Keresés több postaládában funkciójával keresse meg azokat az e-maileket, amelyeket helyre szeretne állítani a felhasználó Helyreállítható elemek mappájából, majd másolja át a keresési eredményeket a felderítési keresési postaládába.

2. A Windows PowerShell Search-Mailbox parancsmagjával keresse meg az előző lépésben már kikeresett üzenetet a felderítési keresési postaládában, és másolja át a felhasználó postaládájába.

Előzetes teendők

• A A Windows PowerShell használata az Exchange Online szolgáltatásban című témakörből megtudhatja, hogy miként kell telepíteni és beállítani a Windows PowerShellt, illetve hogyan lehet kapcsolatot létesíteni a szolgáltatással.

• Az üzenetek kereséséhez és törléséhez rendelkeznie kell a Keresés postaládában szerepkörrel a felhasználók postaládáiban. Ez a szerepkör lehetővé teszi, hogy a szervezetében több postaládában keressen üzeneteket. A rendszergazdák nem kapják meg automatikusan ezt a szerepkört. Ha több postaládában szeretne keresni, vegye fel magát a Felderítéskezelés szerepkörcsoportba. További információ: Szerepkörcsoport tagjainak felvétele és eltávolítása.

1. lépés: E-mail megkeresése

Az Exchange vezérlőpultjának Keresés több postaládában funkciójával lehet megkeresni a helyreállítandó e-maileket. A Keresés több postaládában funkció alapértelmezés szerint a felhasználók elsődleges és archív postaládáinak Helyreállított elemek mappájában keres. További információ: Új több postaládára kiterjedő keresés létrehozása.

Az Exchange vezérlőpultjának Keresés több postaládában funkciója használatakor a keresés a felhasználó teljes postaládájában történik. Ha csak a Helyreállítható elemek mappában szeretne keresni, használja a Windows PowerShellt. A Helyreállítható elemek mappában történő kereséshez futtassa a következő parancsot:

Search-Mailbox <user> -SearchDumpsterOnly -SearchQuery <search query> -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder <search name> -LogLevel Full

Példa: Az alábbi parancs a rendszer Esther Valle postaládájának Helyreállítható elemek mappájában keres egy olyan üzenetet, amelynek tárgya Online survey results, és minden keresési eredményt a felderítési keresési postaláda EstherV nevű mappájába másol:

Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full

2. lépés: Az e-mail helyreállítása

Miután mentett egy üzenetet a felderítési keresési postaládába, a Search-Mailbox parancsmaggal állíthatja helyre a felhasználó postaládájába. Futtassa a következő parancsot:

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery <search query> -TargetMailbox <user> -TargetFolder inbox

Példa: A következő parancs megkeresi azokat az üzeneteket a felderítési keresési postaládában, amelyek tárgya Online survey results, és átmásolja őket Esther Valle Beérkezett üzenetek mappájába:

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox

Mivel a Search-Mailbox parancs a felderítési keresési postaládában keresi a helyreállított elemet, a program a felderítési keresési postaláda elem- és mappaszerkezetét is helyreállítja a felhasználó postaládájának Beérkezett üzenetek mappájába. Így például az előző példában a fájl helyreállítását követően így nézne ki Esther Valle postaládájának mappaszerkezete:

Mindenképpen tájékoztassa a felhasználókat arról, hogy a helyreállított elemeket áthelyezhetik közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappájukba, ezt a mappaszerkezetet pedig törölhetik.

Megjegyzés: A Search-Mailbox parancsmag használata esetén nem állíthatja be ugyanazt a postaládát forrásként és célként is. Ezért kell átmásolni az üzenetet a Keresés több postaládában szolgáltatással a felderítési keresési postaládába.

Vissza a tetejére

Egyelemes helyreállítás letiltása

Az alábbi paranccsal tiltható le az egyelemes helyreállítás egy adott postaládánál:

Set-Mailbox <mailbox> -SingleItemRecoveryEnabled $false

Ha a szervezet valamennyi felhasználói postaládájánál le szeretné tiltani az egyelemes helyreállítást, akkor ezt a parancsot futtassa:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false

Fontos! Az elemek a törlés után 14 napig akkor is elérhetők maradnak a Helyreállítható elemek mappában, ha letiltja az egyelemes helyreállítást. Ha azonban a felhasználó végleg töröl egy e-mailt a Helyreállítható elemek mappából, akkor a törlés végleges, és a rendszergazda sem állíthatja helyre az üzenetet.

Gyakorlati tanácsok törölt e-mailek kereséséhez

• Szűkítse a keresést, hogy a lehető legkevesebb keresési eredményt kapja: A keresés Keresés több postaládában szolgáltatásban történő konfigurálása során használja az Adott e-mail címek fogadott és küldött üzenetei és A kereséshez használandó postaládák szakasz beállításait a keresés lehető legpontosabb szűkítése érdekében. Keressen például csak a felhasználónak küldött üzenetek között és csak a felhasználó postaládájában. Ezzel csökkentheti a kapcsolódó, de közvetlenül nem releváns üzenetek számát a keresési eredményekben.

• Engedélyezze a deduplikációt a Keresés több postaládában szolgáltatásban a helyreállítható elem keresése során: Amikor helyreállít egy elemet a felhasználó postaládájába, a program a keresési eredmények teljes mappaszerkezetét átmásolja a felhasználó postaládájába, hacsak nem engedélyezte a deduplikációt. A deduplikáció engedélyezése esetén a rendszer egyszerűbbé teszi az almappák szerkezetét.

• Használja a Speciális lekérdezési szintaxist (Advanced Query Syntax, AQS) az e-mailek különböző tulajdonságaihoz kapcsolódó kulcsszavak közötti keresésre: Így például rákereshet a tárgysorban vagy az üzenet törzsében lévő kulcsszavakra. További információ: Speciális kulcsszavas keresések. A következő táblázat azokat a gyakori üzenettulajdonságokat tartalmazza, amelyek felhasználhatók a kulcsszavas keresésnél:

  Tulajdonság	Példa	Keresési eredmények
  Mellékletek	attachment:évesjelentés.ppt	Az évesjelentés.ppt mellékletet tartalmazó üzenetek. Az attachment:évesjelentés vagy az attachment:éves* feltétel megadása ugyanazt az eredményt adja, mint a melléklet teljes nevével végzett keresés.
  Másolatot kap	cc:"gurinder singh" cc:gurinders cc: gurinders@fineartschool.edu	Azok az üzenetek, amelyeknek Másolatot kap mezőjében szerepel Gurinder Singh neve
  Feladó	from:"Max Stevens" from:maxs from:maxs@contoso.com	A Max Stevens által küldött üzenetek
  Elküldve	sent:2010/10/19	A 2010. október 19-én küldött üzenetek
  Tárgy	subject:"Negyedéves pénzügyi adatok"	A tárgysorban pontosan a „Negyedéves pénzügyi adatok” kifejezést tartalmazó üzenetek
  Címzett	címzett:"Ann Beebe" címzett:annb címzett:annb@contoso.com	Az Ann Beebe-nek küldött üzenetek

Gyakorlati tanácsok törölt e-mailek helyreállításához

• Használja ugyanazt a kulcsszavas keresési lekérdezést, amelyet a Keresés több postaládában funkciónál is használ: Ha a keresés alatt engedélyezte a teljes naplózást, használja a keresési naplóhoz tartozó CSV-fájl Tárgy oszlopában lévő értéket a SearchQuery paraméter értékeként. Ily módon pontosan a kívánt üzenetet állíthatja vissza a felhasználó postaládájába. A felderítési keresési postaládában lévő üzenet pontos tárgysorát is alkalmazhatja.

• Törölje a szükségtelen elemeket a felderítési keresési postaládából: Mielőtt a Search-Mailbox parancsmaggal helyreállítana egy e-mailt, törölheti a felderítési keresési postaládából azokat az elemeket, amelyek megfeleltek a keresési feltételeknek, de nem kívánja helyreállítani őket.

• Tiltsa le a felhasználónak küldött, keresési eredményekről szóló e-mailek küldését: A program alapértelmezés szerint egy keresési információkat tartalmazó e-mailt küld a TargetMailbox paraméter által meghatározott postaládába. Ez azért hasznos, mert jelzi a felhasználónak, ha egy helyreállított e-mail visszakerült a Beérkezett üzenetek mappájába. Ha meg kívánja akadályozni egy üzenet elküldését, adja hozzá a Loglevelsuppress paramétert a parancshoz.

Vissza a tetejére