Ikhtisar tentang inventaris, pembelian, dan retur

kemampuan inventaris Dynamics 365 Field Service mencakup:

• Pergudangan
• Penyesuaian dan transfer inventaris
• Mengkonsumsi dan menagih produk selama perintah kerja
• Membeli
• Retur
• Jurnal Inventaris

Untuk kebutuhan persediaan dasar, banyak organisasi menggunakan kemampuan di atas yang disertakan dengan Field Service. Untuk persyaratan harga dan inventaris yang lebih rumit, Field Service dirancang untuk berintegrasi dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Contoh umum adalah mengintegrasikan dengan Dynamics 365 Supply Chain Management menggunakan templat "prospek untuk uang tunai" layanan data umum yang dibuat sebelumnya.

Prasyarat

• Pengetahuan tentang kemampuan katalog produk Field Service sangat penting sebelum menggunakan inventaris, pembelian, dan pengembalian.

Catatan

Hanya produk yang memiliki Field Service jenis diatur ke inventaris dilacak dalam persediaan. Ingatlah hal ini saat menambahkan produk ke perintah kerja, pesanan pembelian, dan otorisasi produk yang dikembalikan(RMA) dan nantikan perubahan inventaris.

Gudang dan inventaris produk

Gudang di Field Service adalah lokasi perusahaan yang menyimpan inventaris. Ini mencakup lokasi statis dan mobile seperti:

• Gudang
• Truk teknisi
• Pusat Distribusi
• Dok memuat

Inventaris di setiap gudang diperbarui berdasarkan Produk perintah kerja, pesanan pembelian, retur, penyesuaian, dan transfer yang digunakan. Ini dicatat dalam entitas Inventaris Produk terkait .

Untuk setiap produk di gudang, sistem melacak:

• Kuantitas Tersedia - berapa banyak unit yang tersisa untuk dijual.
• Kuantitas Dialokasikan - berapa banyak unit yang saat ini terdaftar pada perintah kerja sebagai produk perintah kerja yang dialokasikan.
• Kuantitas di Hand - jumlah kuantitas yang tersedia dan kuantitas yang dialokasikan. Pada dasarnya, unit tidak terjual.
• Kuantitas pada Pesanan - berapa banyak unit yang saat ini terdaftar pada pesanan pembelian, tetapi belum diterima dan ditambahkan ke inventaris. Pada dasarnya, unit yang berada di jalan.

Penyesuaian dan transfer inventaris

Penyesuaian Inventaris adalah fitur yang memungkinkan Anda menambah atau mengurangi inventaris dari gudang secara manual. Fitur ini biasanya digunakan untuk pemeriksaan rutin untuk mencerminkan penyusutan dan Cacat, serta membandingkan inventaris yang diharapkan dengan inventaris aktual, menyesuaikan dengan perbedaan.

Transfer Inventaris adalah fitur yang memungkinkan Anda mentransfer inventaris dari gudang sumber ke gudang tujuan. Contoh paling umum dari ini adalah mentransfer inventaris dari gudang ke truk teknisi.

Anda juga dapat mengaktifkan penyesuaian dan transfer pada aplikasi Field Service Mobile untuk memungkinkan teknisi bertemu di lapangan dan merekam transfer inventaris dari satu truk ke truk lainnya, misalnya.

Inventaris Perintah Kerja

Menambahkan produk ke perintah kerja dan menggunakan mereka mempengaruhi inventaris.

Misalnya, menambahkan produk sebagai estimasi dan dialokasikan (Status Baris diatur ke Estimasi, Alokasi, dan Ya) mencadangkan sebagian inventaris dari gudang yang ditentukan, meskipun sebenarnya tidak menguranginya.

Jika produk perintah kerja digunakan selama perintah kerja (Status Baris diatur ke Digunakan), persediaan di gudang terkait dikurangi dengan jumlah produk perintah kerja. Biasanya, gudang yang terdaftar pada produk perintah kerja adalah truk teknisi.

Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian (POs) digunakan untuk memesan produk ke gudang atau secara langsung ke perintah kerja untuk menyelesaikan pekerjaan di lokasi.

Proses pesanan pembelian mencakup:

1. Meminta produk dari vendor dengan membuat Purchase Order dan menambahkan Produk Purchase Order.
2. Mendapatkan Persetujuan.
3. Mendokumentasikan penerimaan produk dengan membuat tanda terima PO dan produk tanda terima PO. Ini akan menambahkan produk yang diterima ke inventaris gudang atau sebagai produk perintah kerja.

Retur

Terkadang organisasi yang sama yang menginstal suku cadang dan perlengkapan pada lokasi pelanggan perlu memproses pengembalian produk atau aset pelanggan tersebut.

Contoh umum mengapa harus ada retur antara lain:

• Komponen atau perlengkapan rusak
• pelanggan tidak puas
• Perbaikan diperlukan dan perbaikan tidak akan dilakukan di lokasi, namun kembali di lokasi produsen atau penyedia
• Peralatan berada di lokasi pelanggan sebagai bagian dari sewaguna dan tidak akan diperpanjang

Field Service mendukung tiga retur standar:

• Retur ke Gudang
• kembali ke vendor
• Perubahan kepemilikan perlengkapan

Ada tiga langkah saat menerbitkan retur:

1. Buat otorisasi produk yang dikembalikan (RMA): Semua pengembalian produk diawali dengan RMA RMA menunjuk produk yang akan dikembalikan, serta semua informasi penting lainnya, seperti harga. Itu juga menentukan tindakan pengolahan, yang merupakan jenis retur.
2. Buat tanda terima RMA: retur belum diselesaikan hingga tanda terima RMA dibuat. Penerimaan RMA menegaskan bahwa benar produk dan jumlah yang diterima, serta tanggal dan orang yang menangani penerimaan.
3. Penyesuaian inventaris dan aset pelanggan dilakukan: hal ini dilakukan secara otomatis di latar belakang.

Fitur penting lainnya dari RMA mencakup kemampuan untuk mengeluarkan kredit kepada pelanggan yang memulai retur dan kemampuan untuk melacak hasil sebagai bagian dari riwayat Layanan aset pelanggan.

Jurnal Inventaris

Semua transaksi inventaris dicatat dalam entitas Jurnal Inventaris , yang dapat ditemukan melalui temuan lanjutan. Misalnya, bila satu produk dialokasikan ke perintah kerja, jurnal inventaris dibuat yang meningkatkan kuantitas yang dialokasikan sebesar satu. Bila produk yang sama kemudian digunakan untuk menyelesaikan perintah kerja, jurnal inventaris lain dibuat yang mengurangi kuantitas di tangan. Hal ini terjadi untuk semua peningkatan dan penurunan inventaris produk. Pada dasarnya, jurnal inventaris berfungsi sebagai buku inventaris dalam Field Service.

Yang terpenting, jurnal inventaris terkadang digunakan untuk mengintegrasikan transaksi inventaris Field Service ke dalam sistem ERP eksternal, tergantung pada bagaimana integrasi direncanakan. Untuk membuat integrasi lebih mudah dan lebih fleksibel, jurnal inventaris dapat dibuat secara manual.

Pertimbangan konfigurasi

• Menambahkan peran keamanan Pembelian Inventaris ke peran keamanan pengguna yang ada (operator atau sumber daya) akan memberi mereka akses untuk membuat dan mengedit entitas terkait inventaris seperti gudang, pesanan pembelian, dan RMA.
• Dengan menambahkan gudang untuk setiap sumber daya yang dapat dipesan, Anda dapat menentukan gudang default yang akan digunakan saat sumber daya yang dapat dipesan menggunakan produk perintah kerja.