Logika sinkronisasi untuk janji temu, kontak, dan tugas
Artikel ini menjelaskan cara janji temu, kontak, dan tugas disinkronkan di antara Dynamics 365 dan Exchange. Email disinkronkan secara terpisah.
Janji temu, kontak, dan tugas disinkronkan secara dua arah secara default di antara Dynamics 365 dan Exchange. Sinkronisasi sisi server, juga dikenal sebagai sinkronisasi Exchange, adalah metode yang lebih disukai. Sinkronisasi terjadi secara berbeda, bergantung pada item yang disinkronisasi dan arah sinkronisasi.
Sebelum janji temu, kontak, dan tugas dapat disinkronkan, rekaman kotak email yang sesuai di Dynamics 365 harus memenuhi persyaratan berikut. Perhatikan bahwa kotak email antrean tidak mendukung sinkronisasi janji temu, kontak, atau tugas.
- Alamat email pengguna disetujui.
- Kotak email diuji dan diaktifkan.
- Janji temu, kontak, dan tugas siap untuk menggunakan sinkronisasi sisi server.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menghubungkan ke Exchange Online dan Sinkronisasi sisi server.
Filter sinkronisasi menentukan rekaman yang menyinkronkan antara Dynamics 365 dan Exchange menggunakan sinkronisasi sisi server. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memilih rekaman untuk menyinkronkan antara aplikasi keterlibatan pelanggan dan Exchange.
Setelah satu item disinkronkan dengan Exchange, sebuah tautan akan dibuat. Sinkronisasi selalu dua arah. Suatu perubahan di sisi lain akan dicerminkan di sisi lainnya.
Sinkronisasi janji temu, kontak, dan tugas dari Exchange ke Dynamics 365 jika sudah memenuhi persyaratan berikut:
- Item dibuat di aplikasi Dynamics 365 for Outlook.
- Item dilacak ke Dynamics 365 di Dynamics 365 for Outlook.
- Kategori Dilacak ke Dynamics 365 berlaku di Outlook atau klien email lain, bukan Dynamics 365 for Outlook.
Catatan
Sinkronisasi sisi server menyinkronkan janji temu dengan kategori Dilacak ke Dynamics 365 jika janji temu berada di folder atau subfolder Kalender utama. Item di folder kalender lain tidak disinkronkan.
Jika persyaratan ini sudah dipenuhi, sinkronisasi sisi server membuat item di Dynamics 365 dan membuat tautan. Sinkronisasi selalu dua arah. Suatu perubahan di sisi lain akan dicerminkan di sisi lainnya.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat:
- Tautkan dan lacak email atau janji temu ke baris tertentu di aplikasi Anda
- Lacak email atau janji temu tanpa menautkannya ke baris tertentu
- Gunakan kategori Outlook untuk melacak janji temu dan email
Cara sinkronisasi janji temu di antara Dynamics 365 dan Exchange bergantung pada arah sinkronisasi dan properti janji temu.
Penyelenggara janji temu adalah bidang utama untuk sinkronisasi janji temu. Penyelenggara mendorong perilaku sinkronisasi yang berbeda-beda. Misalnya, hanya penyelenggara janji temu Dynamics 365 yang dapat menyinkronkan dan mendistribusikan janji temu dari Dynamics 365 ke peserta Exchange. Saat Anda membuat janji temu menggunakan penyesuaian seperti Power Automate atau kode kustom, pastikan penyelenggara ditentukan dengan benar. Bidang penyelenggara tidak terekspos secara default di formulir janji temu. Anda dapat menambahkannya ke formulir, tampilan, atau kueri pencarian tingkat lanjut, sesuai kebutuhan, untuk mengonfirmasi bahwa nilainya ada dan tepat.
Jika penyelenggara janji temu diubah di Dynamics 365 setelah disinkronkan ke Exchange, hal ini dapat menyebabkan penyelenggara asli mengeluarkan pembatalan. Hal ini dapat terjadi karena janji temu tidak lagi memenuhi ketentuan filter sinkronisasi pengguna. Selain itu, penyelenggara baru dapat menyinkronkan janji temu sebagai rapat baru di Exchange. Perilaku mengirim pembatalan dari penyelenggara sebelumnya dapat dimodifikasi menggunakan OrgDBOrgSetting bernama DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.
Catatan
Sebuah janji temu yang dibuat di Dynamics 365 akan muncul layaknya dibuat oleh SISTEM jika kondisi berikut benar:
- Pengguna yang melacak janji temu bukanlah penyelenggara
- DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities bernama OrgDBOrgSetting ditetapkan ke nilai default False.
Jika penyelenggara pertemuan Outlook adalah pengguna Dynamics 365, pemiliknya adalah penyelenggara. Jika penyelenggara bukanlah pengguna Dynamics 365, pemiliknya adalah pengguna yang melacaknya.
Pemetaan: Janji temu di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai rapat.
Status janji temu: Jika status janji temu di Dynamics 365 Selesai , Dibatalkan , atau Gratis (Terbuka), status janji temu disinkronkan ke Exchange sebagai Gratis.
Pengingat: Tidak ada pengingat yang diatur jika janji temu lebih dari tujuh hari yang lalu atau status janji temu adalah Gratis (Terbuka).
Undangan: Tidak ada undangan yang dikirim jika:
- Janji temu sudah lewat.
- Tidak ada peserta yang diundang.
- Pengguna yang menyinkronkan janji temu bukanlah penyelenggara.
- Properti berikut tidak akan berubah: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.
Exchange mengirim pembatalan janji temu kepada peserta saat janji temu dihapus di kotak email penyelenggara.
Jika janji temu dihapus di Dynamics 365, pembatalan tidak akan dikirim jika:
- Janji temu sudah lewat.
- Pengguna yang menyinkronkan janji temu bukanlah penyelenggara janji temu.
- Janji temu tidak memiliki peserta.
Secara default, janji temu yang dibatalkan di Dynamics 365 tidak disinkronkan ke Exchange sebagai Dibatalkan. Untuk mengubah perilaku ini, aktifkan SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange di OrgDbOrgSettings. Saat pengaturan ini diaktifkan, membatalkan janji temu di Dynamics 365 akan membatalkan pertemuan di Exchange, sehingga info pembatalan dikirimkan kepada pengguna.
Saat janji temu dihapus di Dynamics 365 dan disinkronkan dengan Exchange, janji temu dihapus di Exchange hanya jika kondisi berikut terpenuhi:
- Janji temu ditautkan.
- Pengguna yang menyinkronkan adalah penyelenggara janji temu.
- Janji temu akan dilaksanakan pada waktu mendatang.
- Janji temu belum dihapus secara logis.
Jika semua kondisi ini tidak terpenuhi, janji temu tetap ada di Exchange, tetapi tidak ditautkan.
Saat melacak pertemuan berulang, Dynamics 365 tidak mengirim undangan baru kepada peserta jika:
- Semua kejadian dari rangkaian masih ada di Outlook dan Exchange.
- Tidak ada peserta yang ditambahkan atau dihapus.
Jika penyelenggara menghapus instance dari rangkaian masa lalu, Dynamics 365 menganggapnya sebagai hilang dari Exchange. Aplikasi ini membuatnya kembali dan mengirim undangan baru kepada peserta.
Pemetaan: Rapat di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai janji temu. Pertemuan berulang disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai janji temu berulang utama dan instance-nya. Jika instance individu dari pertemuan berulang diubah di Exchange, instance disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai rekaman janji temu pengecualian.
Status janji temu dan status Bebas/Sibuk: Jika status janji temu di Exchange adalah Gratis, status janji temu disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai Gratis. Jika statusnya Selesai atau Dibatalkan di Dynamics 365, status janji temu di Dynamics 365 ditetapkan jadi Selesai. Jika statusnya Terbuka di Dynamics 365, status janji temu ditetapkan jadi Bebas. Jika status Bebas/Sibuk janji temu Exchange diatur ke Bekerja di tempat lain , janji temu Dynamics 365 diatur ke status Terbuka dan statusnya adalah Gratis .
Janji temu dengan status Selesai atau Dibatalkan di Dynamics 365: Jika status janji temu di Dynamics 365 Selesai atau Dibatalkan, perubahan apa pun pada rapat di Exchange tidak akan disinkronkan ke Dynamics 365.
Pemesanan janji temu dan manajemen konflik: Saat janji temu dilacak ke Dynamics 365, sinkronisasi sisi server menggunakan API pemesanan untuk memastikan bahwa peserta tersedia pada waktu yang ditentukan. Misalnya, jika kalender penyelenggara di Dynamics 365 memiliki janji temu lain pada waktu yang sama, reservasi gagal, dan janji temu tidak disinkronkan. Pengguna dapat menangani pertentangan jadwal, memilih untuk mengabaikannya, dan tetap mengizinkan sinkronisasi janji temu. Reservasi dari Dynamics 365 di Outlook otomatis meredam pertentangan jadwal. Untuk informasi selengkapnya, lihat Pertentangan jadwal ditemukan saat menyimpan janji temu [subjek janji temu] dari Exchange ke Microsoft Dynamics 365.
Saat janji temu yang dilacak atau janji temu pengecualian dihapus di Exchange, janji temu tidak dihapus di Dynamics 365 selama sinkronisasi jika:
- Statusnya Selesai atau Dibatalkan.
- Janji temu sudah lewat.
- Pengguna yang menyinkronkan janji temu bukanlah penyelenggara janji temu.
(Janji temu pengecualian adalah instance khusus dari janji temu berulang yang diubah secara individu.)
Pemetaan: Janji temu layanan di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai rapat.
Undangan dan pembatalan: Undangan dan pembatalan tidak pernah dikirim untuk janji layanan.
Salinan: Selama sinkronisasi, pengguna mendapatkan salinan janji temu layanan mereka sendiri di kotak surat mereka. Tidak ada penyelenggara pusat untuk janji temu layanan.
Pemetaan: Kontak di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai kontak.
Sinkronisasi alamat: Lihat Sinkronisasi alamat untuk kontak.
Kontak yang dihapus:
- Kontak yang dihapus di Dynamics 365 dihapus di Exchange hanya jika pengguna sinkronisasi bukan pemilik kontak.
- Kontak yang dihapus di Exchange dihapus di Dynamics 365 hanya jika pengguna sinkronisasi adalah pemilik kontak.
Cara sinkronisasi tugas di antara Dynamics 365 dan Exchange bergantung pada arah sinkronisasi dan properti tugas.
Pemetaan: Faks, surat, panggilan telepon, dan tugas di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai tugas.
Pengingat: Jika tanggal jatuh tempo tugas lebih dari sehari yang lalu dan status tugas di Dynamics 365 adalah Terbuka atau Dijadwalkan, pengingat diatur selama sinkronisasi.
Tanggal jatuh tempo: Tanggal akhir tugas yang dijadwalkan di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai tanggal jatuh tempo tugas.
Status tugas: Ketika persentase penyelesaian tidak ditentukan:
- tugas Terbuka disinkronkan ke Exchange sebagai Belum dimulai.
- tugas Selesai atau Dibatalkan disinkronkan ke Exchange sebagai Selesai.
Tanggal selesai: Tanggal akhir aktual tugas disinkronkan ke Exchange sebagai tanggal penyelesaian tugas.
Tugas yang dihapus: Tugas yang dihapus di Dynamics 365 dihapus di Exchange hanya jika statusnya di Exchange tidak Selesai.
Pelengkapan otomatis tugas: Tugas yang ditandai sebagai Selesai di Dynamics 365 memiliki nilai di bidang actualEnd . Jika bidang actualEnd tugas diisi dan tanggalnya sudah lewat, tugas otomatis disinkronkan ke Exchange sebagai Selesai. Jika Anda menggunakan kustomisasi untuk mengaktifkan ulang tugas, pastikan untuk menghapus tanggal actualEnd untuk menghindari penyelesaian otomatis yang disebabkan sinkronisasi sisi server.
Pemetaan: Tugas di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai tugas.
Status tugas: Tugas yang belum dimulai di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai Belum Dimulai.
Mulai aktual tugas: Ketika tugas yang dibuat di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365, bidang actualStart diatur ke stempel waktu saat ini.
Tugas yang dihapus: Secara default, faks, surat, panggilan telepon, dan tugas yang dihapus di Exchange juga dihapus di Dynamics 365. Perilaku ini dapat diubah dengan mengaktifkan OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.
Persen Selesai: Tugas yang diatur sebagai 100% selesai disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai Selesai.
Saat tidak ada lagi item cocok dengan filter sinkronisasi, biasanya ada satu dari dua alasan:
- Rekamannya tidak ada lagi di Dynamics 365 karena rekaman dihapus secara fisik.
- Rekamannya masih ada di Dynamics 365, tetapi tidak dapat diakses lagi. Baik pengguna yang dikaitkan dengan kotak email kehilangan akses ke item, atau properti item berubah dan tidak lagi cocok dengan filter sinkronisasi. Kondisi ini disebut sebagai penghapusan logis.
Secara default, sinkronisasi sisi server mengirim operasi hapus ke Exchange untuk kedua kasus. Untuk mengubah perilaku ini dan mengabaikan penghapusan logis, aktifkan DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync di OrgDbOrgSettings.
Untuk informasi selengkapnya tentang filter sinkronisasi, lihat:
- Memilih rekaman yang akan disinkronkan antara aplikasi keterlibatan pelanggan dan Exchange
- Menyiapkan filter sinkronisasi default untuk beberapa pengguna untuk janji temu, kontak, atau tugas
Jika item yang ditautkan disalin di Exchange, sinkronisasi sisi server secara default mengabaikan tindakan salin. Perilaku ini menghindari pembuatan informasi duplikat di Dynamics 365. Untuk mengubah perilaku ini dan membawa item duplikat dari Exchange, nonaktifkan IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox di pengaturan OrgDbOrgSettings.
Bagian berikut berlaku untuk sinkronisasi yang dilakukan melalui Dynamics 365 for Outlook atau sinkronisasi sisi server. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengintegrasikan sistem email Anda.
Pengguna dapat melampirkan dokumen, gambar, rekaman, dan file lainnya ke janji temu yang mereka buat di Dynamics 365 atau di aplikasi Dynamics 365 for Outlook. Secara default, lampiran tidak disertakan saat janji temu disinkronkan. Untuk menyertakannya:
- Di Dynamics 365 for Outlook, buka Pengaturan>Administrasi>Pengaturan Sistem.
- Pada tab Sinkronisasi, pilih Sinkronkan lampiran janji temu dengan Outlook atau Exchange.
- Jika Anda menonaktifkan sinkronisasi lampiran, lampiran tidak muncul pada janji temu di Dynamics 365. Lampiran masih muncul pada janji temu di Dynamics 365 for Outlook.
- Lampiran di janji temu berulang atau di janji temu layanan tidak dapat disinkronkan.
- Lampiran dapat memperlama waktu sinkronisasi. Anda mungkin sebaiknya menggunakan lampiran seperlunya jika menggunakan jaringan dengan bandwidth rendah.
Pada tab Sinkronisasi di Dynamics 365 for Outlook, pilih salah satu opsi berikut untuk memilih cara alamat kontak disinkronkan:
Sinkronkan alamat surat hanya di kontak Outlook: Satu alamat surat disinkronkan antara Dynamics 365 dan Outlook. Ini cukup untuk sebagian besar organisasi dan sifatnya sudah default.
Sinkronkan ketiga alamat (Bisnis, Rumah, Lainnya) di kontak Outlook: Ketiga alamat surat Outlook (Bisnis, Rumah, dan Lainnya) disinkronkan antara Dynamics 365 dan Outlook.
Peringatan
Jika memiliki data yang lama, mengubah pengaturan menjadi sinkronkan ketiga alamat dapat menyebabkan kehilangan data. Atribut kontak lama yang dilacak akan dipetakan ulang saat pengaturan ini diaktifkan. Sebaiknya uji opsi ini sebelum deployment untuk memahami dampak pemetaan ulang terhadap data dan lingkungan Anda. Pada sebagian besar kasus, Anda harus memiliki data lengkap di satu sisi (biasanya di Dynamics 365) dan sinkronkan ke sisi lain (biasanya Outlook atau Exchange).
Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang mana yang dapat disinkronkan di antara aplikasi Dynamics 365 dan Outlook?
Secara default, tugas yang dibuat di Dynamics 365 for Outlook tidak disinkronkan dengan Dynamics 365. Untuk menyinkronkannya, pada Sinkronisasi di Dynamics 365 for Outlook, pilih Sinkronkan tugas yang ditetapkan di Outlook.
- Tugas berulang tidak dapat disinkronkan.
- Orang yang menetapkan tugas dan orang yang ditetapkan tugas harus dalam organisasi yang sama.
- Tugas tidak dapat disinkronkan ke beberapa alamat email.
- Sinkronisasi sisi server
- Hubungkan ke Exchange Online
- Memilih rekaman yang akan disinkronkan antara aplikasi keterlibatan pelanggan dan Exchange
- Tautkan dan lacak email atau janji temu ke baris tertentu di aplikasi Anda
- Lacak email atau janji temu tanpa menautkannya ke baris tertentu
- Gunakan kategori Outlook untuk melacak janji temu dan email
- Pengaturan OrgDbOrg
- Konflik penjadwalan ditemukan saat menyimpan janji temu [subjek janji temu] dari Exchange ke Microsoft Dynamics 365
- Sinkronisasi alamat untuk kontak
- Integrasikan sistem email Anda
- Bidang mana yang dapat disinkronkan antara aplikasi Dynamics 365 dan Outlook?