Bagikan melalui

Logika sinkronisasi untuk janji temu, kontak, dan tugas

Artikel ini membahas bagaimana janji temu, kontak, dan tugas disinkronkan antara Dynamics 365 dan Exchange. Email disinkronkan secara terpisah.

Secara default, janji temu, kontak, dan tugas menyinkronkan kedua cara antara Dynamics 365 dan Exchange. Sinkronisasi sisi server, juga dikenal sebagai sinkronisasi Exchange, adalah metode yang direkomendasikan. Sinkronisasi terjadi secara berbeda tergantung pada item yang disinkronkan dan arah sinkronisasi.

Persyaratan konfigurasi sinkronisasi

Sebelum Anda bisa menyinkronkan janji temu, kontak, dan tugas, rekaman kotak surat terkait di Dynamics 365 harus memenuhi persyaratan berikut. Perhatikan bahwa kotak email antrean tidak mendukung sinkronisasi janji temu, kontak, atau tugas.

  • Alamat email pengguna disetujui.
  • Kotak email diuji dan diaktifkan.
  • Janji temu, kontak, dan tugas siap untuk menggunakan sinkronisasi sisi server.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Hubungkan ke Exchange Online dan Server-side synchronization.

Sinkronkan dari Dynamics 365 ke Exchange

Setelah satu item disinkronkan dengan Exchange, sebuah tautan akan dibuat. Sinkronisasi selalu dua arah. Setiap perubahan di satu sisi tercermin di sisi lain.

Memahami filter sinkronisasi

Filter sinkronisasi menentukan rekaman yang disinkronkan dari Dynamics 365 ke Exchange menggunakan sinkronisasi sisi server. Filter sinkronisasi sensitif terhadap hak istimewa keamanan pengguna untuk setiap jenis rekaman.

Saat rekaman Dynamics 365 memenuhi kriteria filter sinkronisasi pengguna untuk pertama kalinya, rekaman disinkronkan sebagai tindakan Buat ke kotak surat Exchange pengguna target. Pembaruan berikutnya pada rekaman di Dynamics 365 disinkronkan ke item Exchange terkait sebagai tindakan Update. Saat rekaman Dynamics 365 yang sebelumnya disinkronkan ke Exchange tidak lagi memenuhi kriteria filter sinkronisasi pengguna, catatan Dynamics 365 disinkronkan sebagai tindakan Delete ke Exchange. Ini dapat terjadi pada catatan Dynamics 365 yang dihapus secara fisik maupun logis. Rekaman yang dihapus secara logis adalah rekaman apa pun yang masih ada di Dynamics 365 tetapi tidak lagi dikembalikan oleh filter sinkronisasi pengguna. Pelajari selengkapnya tentang penghapusan fisik dan logis di Abaikan item yang dihapus secara logis selama sinkronisasi untuk informasi selengkapnya tentang penghapusan fisik dan logis.

Untuk membantu mengilustrasikan tindakan sinkronisasi yang berbeda ini, pertimbangkan skenario berikut:

Paul Cannon dan Laura Norman telah dikonfigurasi untuk menggunakan filter sinkronisasi Kontak Aktif Saya bawaan, yang secara default menyinkronkan kontak yang dimiliki oleh pengguna. Kontak Linda Mitchell awalnya dimiliki oleh Paul dan disinkronkan ke kotak surat Paul di Exchange sebagai Buat selama siklus sinkronisasi pertama Paul. Kemudian, Paulus menetapkan ulang baris kontak di Dynamics 365 ke Laura. Selama siklus sinkronisasi Paul berikutnya, entri kontak disinkronkan ke kotak surat Paul sebagai Hapus, karena entri kontak tersebut tidak lagi memenuhi kriteria filter sinkronisasi Paul. Selanjutnya, kontak disinkronkan ke email Laura sebagai Create pada siklus sinkronisasi berikutnya milik Laura karena kini rekaman memenuhi kriteria filter sinkronisasi milik Laura. Pembaruan pada kontak di Dynamics 365 terus disinkronkan ke kotak surat Exchange Laura sebagai pembaruan selama catatan Dynamics 365 tersebut terus memenuhi kriteria filter sinkronisasi Laura.

Untuk informasi selengkapnya, buka Memilih rekaman untuk disinkronkan antara aplikasi keterlibatan pelanggan dan Exchange.

Catatan

Buat, Update, dan tindakan Delete di Dynamics 365 dan perilaku sinkronisasi terkait ke Exchange bervariasi menurut jenis catatan. Lihat bagian berikut untuk setiap tipe catatan untuk memahami bagaimana tindakan ini memengaruhi sinkronisasi antara Dynamics dan Exchange.

Sinkronkan dari Exchange ke Dynamics 365

Janji temu, kontak, dan tugas disinkronkan dari Exchange ke Dynamics 365 hanya ketika persyaratan berikut terpenuhi:

  • Item dibuat di Dynamics 365 untuk aplikasi Outlook.
  • Item dilacak ke Dynamics 365 di Dynamics 365 untuk Outlook.
  • Kategori Dilacak ke Dynamics 365 diterapkan di Outlook atau klien email lainnya, bukan di Dynamics 365 untuk Outlook.

Catatan

Sinkronisasi sisi server menyinkronkan janji temu dengan Tracked ke kategori Dynamics 365 jika janji temu berada di folder Kalender utama atau subfoldernya. Item di folder kalender lain tidak disinkronkan.

Screenshot kotak surat di Outlook, memperlihatkan janji temu yang dapat disinkronkan dari folder Kalender utama.

Ketika persyaratan ini terpenuhi, sinkronisasi sisi server membuat item di Dynamics 365 dan membuat tautan. Sinkronisasi selalu dua arah. Suatu perubahan di sisi lain akan dicerminkan di sisi lainnya.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat:

Menyinkronkan janji temu

Bagaimana janji temu disinkronkan antara Dynamics 365 dan Exchange bergantung pada arah sinkronisasi dan properti janji temu.

Penyelenggara janji temu

Penyelenggara janji temu adalah bidang utama untuk sinkronisasi janji temu. Penyelenggara mendorong perilaku sinkronisasi yang berbeda-beda. Misalnya, hanya penyelenggara janji temu Dynamics 365 yang dapat menyinkronkan dan mendistribusikan janji temu dari Dynamics 365 kepada peserta Exchange. Saat Anda membuat janji temu menggunakan kustomisasi seperti Power Automate atau kode kustom, pastikan penyelenggara ditentukan dengan benar. Bidang penyelenggara tidak terekspos secara default di formulir janji temu. Anda dapat menambahkannya ke formulir, tampilan, atau kueri pencarian tingkat lanjut, sesuai kebutuhan, untuk mengonfirmasi bahwa nilainya ada dan tepat.

Jika penyelenggara janji temu diubah dalam Dynamics 365 setelah disinkronkan ke Exchange, ini dapat menyebabkan penyelenggara asli mengeluarkan pembatalan. Ini dapat terjadi karena janji temu tidak lagi memenuhi kondisi filter sinkronisasi pengguna. Selain itu, pengelola baru mungkin menyinkronkan janji temu sebagai rapat baru di Exchange. Perilaku mengirim pembatalan dari pengelola sebelumnya dapat dimodifikasi menggunakan OrgDBOrgSetting bernama DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Catatan

Janji temu yang dibuat di Dynamics 365 ditampilkan seolah-olah dibuat oleh SYSTEM jika kondisi berikut ini benar:

  • Pengguna yang melacak janji temu bukanlah penyelenggara
  • DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities bernama OrgDBOrgSetting ditetapkan ke nilai default False.

Jika penyelenggara rapat Outlook adalah pengguna Dynamics 365, pemiliknya adalah penyelenggara. Jika pengelola bukan pengguna Dynamics 365, pemiliknya adalah pengguna yang melacaknya.

Menyinkronkan janji temu dari Dynamics 365 ke Exchange

  • Mapping: Janji temu di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai rapat.

  • status Appointment: Jika status janji temu di Dynamics 365 Completed, Canceled, atau Free (Buka), status janji temu disinkronkan ke Exchange sebagai Free. Jika status janji temu di Dynamics 365 Busy (Terjadwal), janji temu disinkronkan ke Exchange sebagai Busy.

  • Pengingat: Tidak ada pengingat yang diatur jika janji temu lebih dari tujuh hari di masa lalu atau status janji temu Bebas (Terbuka).

  • Undangan: Tidak ada undangan yang dikirim jika:

    • Janji temu sudah lewat.
    • Tidak ada peserta yang diundang.
    • Pengguna yang menyinkronkan janji temu bukanlah penyelenggara.
    • Properti berikut tidak akan berubah: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Catatan

Sistem tidak memeriksa konflik penjadwalan di Exchange sebelum menyinkronkan janji temu dari Dynamics 365. Anda dapat menggunakan alat Scheduling di Dynamics 365 untuk mengelola pemesanan janji temu secara terpusat untuk membantu mencegah konflik.

Menyinkronkan janji temu yang dibatalkan dan dihapus dari Dynamics 365 ke Exchange

Exchange mengirim pembatalan janji temu kepada peserta saat janji temu dihapus di kotak email penyelenggara.

Jika janji temu dihapus dalam Dynamics 365, tidak ada pembatalan yang dikirim jika:

  • Janji temu sudah lewat.
  • Pengguna yang menyinkronkan janji temu bukanlah penyelenggara janji temu.
  • Janji temu tidak memiliki peserta.

Secara default, janji temu yang dibatalkan di Dynamics 365 tidak disinkronkan ke Exchange sebagai Canceled. Untuk mengubah perilaku ini, aktifkan SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange di OrgDbOrgSettings. Ketika pengaturan ini diaktifkan, membatalkan janji temu di Dynamics 365 membatalkan rapat di Exchange, yang mengirimkan pembatalan kepada peserta.

Saat janji temu dihapus dalam Dynamics 365 dan disinkronkan dengan Exchange, janji temu dihapus di Exchange hanya jika semua kondisi berikut terpenuhi:

  • Janji temu ditautkan.
  • Pengguna yang menyinkronkan adalah penyelenggara janji temu.
  • Janji temu akan dilaksanakan pada waktu mendatang.
  • Janji temu belum dihapus secara logis.

Jika semua kondisi ini tidak terpenuhi, janji temu tetap ada di Exchange, tetapi tidak ditautkan.

Saat melacak rapat berulang, Dynamics 365 tidak mengirim undangan baru kepada peserta jika:

  • Semua kemunculan seri masih ada di Outlook dan Exchange.
  • Tidak ada peserta yang ditambahkan atau dihapus.

Jika pengelola telah menghapus instans seri sebelumnya, maka Dynamics 365 melihatnya hilang dari Exchange. Aplikasi ini membuatnya kembali dan mengirim undangan baru kepada peserta.

Menyinkronkan janji temu dari Exchange ke Dynamics 365

  • Mapping: Rapat di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai janji temu. Rapat-rapat berulang disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai janji temu berulang utama dan instansinya. Jika instans individual rapat berulang dimodifikasi di Exchange, mereka disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai catatan janji temu pengecualian.

  • Status janji temu dan status Bebas/Sibuk: Jika status janji temu di Exchange Bebas, status janji temu disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai Bebas. Jika status Completed atau Canceled di Dynamics 365, status janji temu di Dynamics 365 diatur ke Completed. Jika status Buka dalam Dynamics 365, status janji temu diatur ke Free. Jika status Free/Busy janji temu Exchange diatur ke Working elsewhere, maka janji temu Dynamics 365 diatur ke status Open dan statusnya Free. Jika status janji temu Exchange Busy, janji temu Dynamics 365 diatur ke Busy (Terjadwal).

  • Janji Temu dengan status Selesai atau Dibatalkan dalam Dynamics 365: Jika status janji temu dalam Dynamics 365 adalah Selesai atau Dibatalkan, setiap perubahan pada rapat di Exchange tidak disinkronkan ke Dynamics 365.

  • Pemesanan janji temu dan manajemen konflik: Saat janji temu dilacak ke Dynamics 365, sinkronisasi sisi server menggunakan API pemesanan untuk memastikan bahwa peserta tersedia pada waktu yang ditentukan. Misalnya, jika kalender penyelenggara di Dynamics 365 memiliki janji temu lain pada saat yang sama, pemesanan gagal, dan janji temu tidak disinkronkan. Pengguna dapat menangani pertentangan jadwal, memilih untuk mengabaikannya, dan tetap mengizinkan sinkronisasi janji temu. Pemesanan dari Dynamics 365 di Outlook secara otomatis menekan konflik penjadwalan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Sebuah konflik penjadwalan ditemukan saat menyimpan janji temu [subjek janji temu] dari Exchange ke Microsoft Dynamics 365.

Menyinkronkan janji temu yang dibatalkan dan dihapus dari Exchange ke Dynamics 365

Saat janji temu terlacak atau janji pengecualian dihapus di Exchange, janji temu tidak dihapus dalam Dynamics 365 selama sinkronisasi jika:

  • Statusnya Selesai atau Dibatalkan.
  • Janji temu sudah lewat.
  • Pengguna yang menyinkronkan janji temu bukanlah penyelenggara janji temu.

(Janji temu pengecualian adalah instance khusus dari janji temu berulang yang diubah secara individu.)

Menyinkronkan janji temu layanan

  • Mapping: Janji temu layanan di Dynamics 365 disinkronkan dengan Exchange sebagai pertemuan.

  • Undangan dan pembatalan: Undangan dan pembatalan tidak pernah dikirim untuk janji temu layanan.

  • Salinan: Selama sinkronisasi, pengguna mendapatkan salinan janji temu layanan mereka di kotak surat mereka. Tidak ada penyelenggara pusat untuk janji temu layanan.

Menyinkronkan kontak

  • Mapping: Kontak di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai kontak.

  • Sinkronisasi alamat: Lihat Sinkronisasi alamat untuk kontak.

  • Kontak yang dihapus:

    • Kontak yang dihapus di Dynamics 365 dihapus di Exchange hanya jika pengguna sinkronisasi bukan pemilik kontak.
    • Kontak yang dihapus di Exchange dihapus di Dynamics 365 hanya jika pengguna sinkronisasi adalah pemilik kontak.

Menyinkronkan tugas

Bagaimana tugas disinkronkan antara Dynamics 365 dan Exchange bergantung pada arah sinkronisasi dan properti tugas.

Menyinkronkan tugas dari Dynamics 365 ke Exchange

  • Mapping: Faks, surat, panggilan telepon, dan tugas di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai tugas.

  • Reminder: Jika tanggal jatuh tempo tugas lebih dari sehari yang lalu dan status tugas di Dynamics 365 Buka atau Scheduled, pengingat diatur selama sinkronisasi.

  • Due date: Tanggal akhir tugas yang dijadwalkan di Dynamics 365 disinkronkan ke Exchange sebagai tanggal jatuh tempo tugas.

  • Status tugas: Saat persentase selesai tidak ditentukan:

    • tugas Terbuka disinkronkan ke Exchange sebagai Belum dimulai.
    • tugas Selesai atau Dibatalkan disinkronkan ke Exchange sebagai Selesai.

  • Tanggal selesai: Tanggal selesai tugas aktual disinkronkan ke Exchange sebagai tanggal selesai tugas.

  • Tugas yang Dihapus: Tugas yang dihapus di Dynamics 365 akan dihapus di Exchange hanya jika statusnya di Exchange tidak Selesai.

  • Penyelesaian tugas otomatis: Tugas yang ditandai sebagai selesai di Dynamics 365 memiliki nilai di bidang actualEnd. Jika bidang actualEnd tugas diisi dan tanggalnya sudah lewat, tugas otomatis disinkronkan ke Exchange sebagai Selesai. Jika Anda menggunakan kustomisasi untuk mengaktifkan ulang tugas, pastikan untuk menghapus tanggal actualEnd untuk menghindari penyelesaian otomatis yang disebabkan sinkronisasi sisi server.

Menyinkronkan tugas dari Exchange ke Dynamics 365

  • tugas Mapping: di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai tugas.

  • Task status: Tugas yang belum dimulai dalam sinkronisasi Exchange ke Dynamics 365 sebagai Tidak Dimulai.

  • Awal aktual tugas: Bidang actualStart diatur ke tanda waktu saat ini ketika tugas yang dibuat di Exchange disinkronkan ke Dynamics 365.

  • Tugas yang dihapus: Secara default, faks, surat, panggilan telepon, dan tugas yang dihapus di Exchange juga dihapus dalam Dynamics 365. Perilaku ini dapat diubah dengan mengaktifkan OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Persentase Selesai: Tugas yang diatur sebagai 100% selesai akan disinkronkan ke Dynamics 365 sebagai Selesai.

Pengaturan sinkronisasi tingkat lanjut

Mengabaikan item yang dihapus secara logis selama sinkronisasi

Saat tidak ada lagi item cocok dengan filter sinkronisasi, biasanya ada satu dari dua alasan:

  • Catatannya tidak lagi ada di Dynamics 365 karena dihapus secara fisik.
  • Catatannya masih ada di Dynamics 365, tetapi tidak dapat diakses lagi. Baik pengguna yang dikaitkan dengan kotak email kehilangan akses ke item, atau properti item berubah dan tidak lagi cocok dengan filter sinkronisasi. Kondisi ini disebut sebagai penghapusan logis.

Secara default, sinkronisasi sisi server mengirim operasi hapus ke Exchange untuk kedua kasus. Untuk mengubah perilaku ini dan mengabaikan penghapusan logis, aktifkan DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync di OrgDbOrgSettings.

Untuk informasi selengkapnya tentang filter sinkronisasi, lihat:

Izinkan item yang disalin

Jika item yang ditautkan disalin di Exchange, sinkronisasi sisi server secara default mengabaikan tindakan salin. Perilaku ini menghindari pembuatan informasi duplikat dalam Dynamics 365. Untuk mengubah perilaku ini dan membawa item duplikat dari Exchange, nonaktifkan IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox di pengaturan OrgDbOrgSettings.

Menyinkronkan lampiran janji temu, alamat kontak, dan tugas di Outlook

Bagian berikut berlaku untuk sinkronisasi yang dilakukan melalui Dynamics 365 untuk Outlook atau sinkronisasi sisi server. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengintegrasikan sistem email Anda.

Screenshot tab Sinkronisasi Pengaturan Sistem di Dynamics 365 untuk Outlook.

Menyinkronkan lampiran janji temu

Pengguna dapat melampirkan dokumen, gambar, rekaman, dan file lainnya ke janji temu yang mereka buat di Dynamics 365 atau di Dynamics 365 untuk aplikasi Outlook. Secara default, lampiran tidak disertakan saat janji temu disinkronkan. Untuk menyertakannya:

  1. Di Dynamics 365 untuk Outlook, buka Settings>Administrasi>System Settings.
  2. Pada tab Sinkronisasi, pilih Sinkronkan lampiran janji temu dengan Outlook atau Exchange.
Pertimbangan saat menyinkronkan lampiran
  • Jika Anda menonaktifkan sinkronisasi lampiran, lampiran tidak muncul dalam janji temu di Dynamics 365. Mereka masih muncul dalam janji temu di Dynamics 365 untuk Outlook.
  • Lampiran di janji temu berulang atau di janji temu layanan tidak dapat disinkronkan.
  • Lampiran dapat memperlama waktu sinkronisasi. Anda mungkin sebaiknya menggunakan lampiran seperlunya jika menggunakan jaringan dengan bandwidth rendah.

Menyinkronkan alamat kontak

Pada tab Synchronization di Dynamics 365 untuk Outlook, pilih salah satu opsi berikut untuk memilih bagaimana alamat kontak disinkronkan:

  • Sinkronkan alamat surat hanya di Outlook contact: Satu alamat surat disinkronkan antara Dynamics 365 dan Outlook. Ini cukup untuk sebagian besar organisasi dan sifatnya sudah default.

  • Sinkronkan ketiga alamat (Bisnis, Rumah, Lainnya) dalam Outlook contact: Ketiga alamat surat Outlook (Bisnis, Rumah, dan Lainnya) disinkronkan antara Dynamics 365 dan Outlook.

Peringatan

Jika memiliki data yang lama, mengubah pengaturan menjadi sinkronkan ketiga alamat dapat menyebabkan kehilangan data. Atribut kontak lama yang dilacak akan dipetakan ulang saat pengaturan ini diaktifkan. Sebaiknya uji opsi ini sebelum deployment untuk memahami dampak pemetaan ulang terhadap data dan lingkungan Anda. Dalam kebanyakan kasus, Anda harus memiliki data lengkap di satu sisi (biasanya Dynamics 365) dan menyinkronkan ke sisi lain (biasanya Outlook atau Exchange).

Untuk informasi selengkapnya, lihat bidang Yang dapat disinkronkan antara aplikasi Dynamics 365 dan Outlook?

Menyinkronkan tugas yang ditetapkan di Outlook

Secara default, tugas yang dibuat di Dynamics 365 untuk Outlook tidak disinkronkan dengan Dynamics 365. Untuk menyinkronkannya, pada tab Sinkronisasi di Dynamics 365 untuk Outlook, pilih Sinkronkan tugas yang ditetapkan di Outlook.

Pertimbangan saat menyinkronkan tugas
  • Tugas berulang tidak dapat disinkronkan.
  • Orang yang menetapkan tugas dan orang yang ditetapkan tugas harus dalam organisasi yang sama.
  • Tugas tidak dapat disinkronkan ke beberapa alamat email.

Lihat juga

  • Last updated on