Nota vinnuskýrslur

Í þessari grein er því lýst hvernig á að nota vinnuskýrslur til að rekja fjarvistir og rekja tíma og tilföng sem eytt er í verkefni. Rakningartími auðveldar auðkenningu á vandamálum snemma og að koma í veg fyrir tafir eða yfirfærslur kostnaðar. Vinnuskýrslur auðvelda forða að tilkynna um tímanotkun fyrir einstakling eða vél svo að stjórnendur geti yfirfarið notkunina og úthlutun þess.

Hægt er að afrita og nota verkáætlunarlínurnar í vinnuskýrslu. Með því móti þarf aðeins að færa upplýsingarnar inn á einum stað og línuupplýsingarnar eru alltaf réttar. Til að fræðast meira er farið í Til að afrita verkáætlunarlínur í vinnuskýrslu.

Þegar vinnuskýrslufærslur hafa verið samþykktar fyrir verkefni er hægt að bóka þær í viðeigandi verkbók eða forðabók. Til að fræðast meira er farið í Til að bóka vinnuskýrslulínur í verkbók og Til að bóka vinnuskýrslulínur í forðabók.

Áður en hægt er að nota vinnuskýrslur þarf að setja upp almennar upplýsingar og tilgreina stjórnanda og einn eða fleiri samþykkjendur vinnuskýrslna. Nánari upplýsingar um uppsetningu vinnuskýrslna eru í Setja upp vinnuskýrslur.

Ábending

Hægt er að nota vinnuskýrslur í farsíma. Til að gera það gæti þurft að kveikja á vífæringu nýrrar vinnuskýrslu á síðunni Forðagrunnur .

Stofna vinnuskýrslur

Hægt er að nota síðuna Stofna vinnuskýrslur til að setja upp vinnuskýrslur fyrir tiltekinn fjölda tímabila eða vikna. Eigandi vinnuskýrslunnar getur þá opnað hana og skráð tíma sem eytt hefur verið í verk. Einnig er hægt að tímasetja runuverkið svo hún keyri sjálfkrafa.

Mikilvægt

Notandi verður að hafa heimildir til að stofna vinnuskýrslur. Nánari upplýsingar um heimildir eru í Setja upp vinnuskýrslur.

1. Veldu Táknmynd, slá inn Stofna vinnuskýrslur og velja síðan viðeigandi tengil.

   Ábending

   Einnig er hægt að nota aðgerðina Stofna vinnuskýrslur á listasíðunni Forði og á síðunni Forðaspjald .

2. Fyllið inn reitina eftir þörfum. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.

   Athugasemd

   Áður en vinnuskýrslur eru stofnaðar fyrir forða þarf að ganga úr skugga um að reitirnir Nota vinnuskýrslu og Notandakenni eiganda vinnuskýrslu séu tilgreindir fyrir þá á forðaspjaldssíðunni .

   Valfrjálst er að velja Tímasetningaraðgerð til að tilgreina hversu oft eigi að keyra verkið sjálfvirkt. Til dæmis, til að grunnstilla verkið þannig að það keyri vikulega í fjórar vikur, á síðunni Tímasetja skýrslu - Stofna vinnuskýrslur , í reitnum Dagsetningarregla næstu keyrslu er fært inn 4V. Nánari upplýsingar um tímasetningu skýrslna eru í Áætlun skýrslu í Keyrslu.

Hægt er að skoða vinnuskýrslurnar sem eru búnar til á síðunni Vinnuskýrslur . Hver vinnuskýrsla samanstendur af einni eða fleiri línum sem skilgreina tímann sem þú vilt til að senda inn til samþykkis. Eftirfarandi tafla lýsir gerðum lína sem hægt er að bæta við vinnuskýrsluna.

Reitur	Lýsing
	Notið til að bæta við athugasemd eða merki í lýsingarreitinn á vinnuskýrslulínunni. Til dæmis má nota þennan reit til að flokka vinnuskýrslufærslur. Ef reiturinn Tegund er hafður auður fyrir vinnuskýrslulínu er ekki hægt að færa inn tímagildi í vikudagsreitina fyrir þá línu.
Fjarvist	Notaðu til að skrá tímann sem þú ert fjarverandi í vinnuviku. Til að ljúka upplýsingum fyrir línuna skal tilgreina gerð fjarvistar í reitinn Ástæðukóði fjarvistar.
Samsetningarpöntun	Notað til að skrá tíma fyrir samsetningarpantanir. Vinnuskýrslulína af þessari tegund er stofnuð við bókun samsetningarpantanalína sem forðinn er settur upp fyrir til að nota vinnuskýrslur. Ekki er hægt að velja línu af þessari tegund handvirkt.
Verkefni	Notið til að skrá tímanotkun fyrir verk. Til að ljúka við upplýsingarnar fyrir línuna skal tilgreina verknúmerið og verkhlutanúmerið sem skrá á tíma fyrir. Hægt er að skrá tíma fyrir línur sem ekki hafa verið áætlaðar.
Forði	Notið til að skrá tímanotkun fyrir forða. Til að ljúka upplýsingum fyrir línuna skal gefa upp lýsingu á verkinu.
Þjónusta	Notið til að skrá tímanotkun fyrir þjónustupöntun eða þjónustukreditreikning.

Til dæmis er óskað eftir að senda vinnuskýrslu fyrir viku þar sem þrifin fóru fram og áttu frí í læknisfræði. Eftirfarandi tafla sýnir hvernig línum er bætt við vinnuskýrsluna.

Gerð	Heimildasamstæða	kóði vinnutegundar	Tegund fjarvistarkóða
Forði	Vinnutími	Þrif
Fjarvist	Frí		Heilsa
	Ég þurfti að fara á þriðjudag vegna læknisfræðilegs erindis.

Í þessu dæmi er hægt að skrá stundirnar á viðkomandi dögum fyrir hvern virkan dag.

Ábending

Í flestum tilvikum verður fyrirtækið þitt með forskilgreindar vinnutegundir fyrir ýmsar línugerðir. Í þeim tilvikum velur þú bara viðeigandi vinnutegund af listanum og bætir svo við þinni eigin lýsingu.

Veldu vinnutegundina með því að velja hnappinn í reitnum Lýsing, með því að velja aðgerðina Upplýsingar um aðgerðir og síðan tilgreina þær á síðunni sem opnast eða með því að velja þær í reitnum Kóði vinnutegundar eða í reitnum Tegund fjarvistarkóða. Í þessu tilfelli er hægt að hunsa til að skilgreina tegundir vinnu og bæta einni við hluta vinnuskýrslu .

Endurnota vinnuskýrslulínur í öðrum vinnuskýrslum

Ef upplýsingar vinnuskýrslunnar eru þær sömu frá tímabili til tímabils, afrita línurnar frá fyrra tímabili til að spara tíma. Færið þá inn tímanotkun fyrir nýja tímabilið.

1. Veldu táknið, fara í Vinnuskýrslur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opnið vinnuskýrsluna fyrir tímabil sem er síðar en tímabilið fyrir fyrirliggjandi vinnuskýrslu með línum.
3. Veljið aðgerðina Afrita línur úr fyrri vinnuskýrslu.

Línurnar eru afritaðar, með upplýsingum eins og gerð og lýsingu. Ef línan er t.d. tengd verki er verknúmerið tengt verknúmerinu . afritað. Allar afritað línur eru með stöðuna Opna. Þá er hægt að breyta línunum eftir þörfum.

Afrita verkáætlunarlínur í vinnuskýrslu

Eftirfarandi ferli lýsir því hvernig verkáætlunarlínum er bætt hratt við vinnuskýrslu.

1. Veldu táknið, fara í Vinnuskýrslur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Á síðunni Vinnuskýrslur skal velja vinnuskýrslu fyrir viðeigandi tímabil.
3. Velja skal Stofna línur úr verkáætlunaraðgerð . Allar verkáætlunarlínur á vinnuskýrslutímabilinu eru afritaðar í vinnuskýrsluna fyrir einstaklinginn eða vélina í reitnum Forðanr. á vinnuskýrslunni.

Skilgreina tegundir vinnu og bæta einni við vinnuskýrslu

Hægt er að skilgreina tegund vinnu fyrir allar vinnuskýrslulínur fyrir þjónustupantanir, verkpantanir og forða. Með þeim hætti er hægt að bæta við upplýsingum sem þarf til að rukka viðskiptavininn og fyrir mismunandi tegundir af vinnu.

1. Á síðunni Vinnuskýrslur skal velja viðeigandi vinnuskýrslu.
2. Í fyrstu línunum í hlutanum Línur skal velja reitinn Gerð og síðan velja viðeigandi gerð eins og Tilfang.
3. Veldu reitinn Lýsing og síðan á síðunni Upplýsingar um tilfang vinnuskýrslulínu skal fylla út reitina. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.
   1. Ef engar tegundir vinnu eru til skal velja aðgerðina Nýtt .
   2. Á síðunni Vinnutegundir skal fylla út reitina eftir þörfum og síðan fara aftur í vinnuskýrsluna.
4. Fylltu út það sem eftir er af vinnuskýrslunni. Nánari upplýsingar eru í Til að fylla út vinnuskýrslulínur og senda til samþykktarhluta .

Ábending

Hægt er að fylgja svipuðum skrefum til að skilgreina fjarvistarkóta.

Fylla út vinnuskýrslulínur og senda til samþykktar

Vinnuskýrsluskráning er rakin í klukkustundum, sem er stöðluð grunnmælieining fyrir forða. Sjálfgefið er að vinnuskýrsla sýni sameiginlega vinnudaga frá mánudegi til föstudags.

1. Veldu táknið, fara í Vinnuskýrslur og velja síðan viðkomandi tengil.

2. Veljið vinnuskýrslu fyrir viðeigandi tímabili.

3. Fyllið í reitina í línu eins og þörf krefur. Færið inn fjölda stunda sem forðinn notar hvern dag vikunnar.

   Í flestum tilfellum, til að rekja vinnu, er línu af tegundinni Forði bætt við og stundum síðan eytt á hverjum degi. Ef skrá á fjarvistir er línu af tegundinni Fjarvist bætt við.

   Ábending

   Hægt er að fara yfir samtölu vinnuskýrslustunda sem færðar eru inn í upplýsingakassann Raunverulegt/Áætlað samantekt .

4. Endurtakið skref 3 fyrir aðrar tegundir vinnu sem forðinn innir af hendi.

   Næst skal ákveða hvort senda eigi alla eða valdar línur á vinnuskýrslunni.

   • Til að senda inn vinnuskýrsluna fyrir eina eða fleiri línur skaltu velja viðeigandi línu og síðan velja aðgerðina Senda inn.

     Á síðunni Sending skal velja aðeins valkostinn Valdar línur. Staða línunnar breytist úr Opið í Sent.

   • Til að senda inn vinnuskýrslu fyrir allar opnar línur skal velja aðgerðina Senda inn efst á síðunni Vinnuskýrsla.

     Staðfesta þarf að senda eigi allar opnar línur á gildandi vinnuskýrslu.

   Athugasemd

   Aðeins er hægt að senda tímaskýrslulínur sem innihalda skráðan tíma.

5. Til að breyta upplýsingum í línu sem hefur verið stillt á Sent skal velja línu og velja svo aðgerðina Enduropna.

   Athugasemd

   Yfirmaður gæti hafnað vinnuskýrslulínu sem send er til samþykktar. Ef lína hefur stöðuna Hafnað er hægt að gera breytingar í línunni og velja Senda aftur.

6. Velja hnappinn Í lagi.

Samþykkja eða hafna vinnuskýrslu

Senda þarf vinnuskýrslu til samþykkis áður en hægt er að nota hana. Hægt er að samþykkja og hafna einstökum línum á vinnuskýrslu eða senda þær aftur til sendandans. Vinnuskýrslur eru samþykktar á tvo vegu:

• Vinnuskýrslustjóri getur samþykkt allar vinnuskýrslur.
• Einstaklingurinn sem er tilgreindur í reitnum Notandakenni samþykkjanda vinnuskýrslu á forðaspjaldi getur samþykkt vinnuskýrslur viðkomandi forða. Nánari upplýsingar um uppsetningu samþykktar eru í Setja upp vinnuskýrslur.

1. Veldu táknið, fara í Vinnuskýrslur verkstjóra og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Veljið vinnuskýrslu úr listanum.
3. Á síðunni Vinnuskýrslur :
   1. Velja aðgerðina Vinna og svo aðgerðina Samþykkja.
   2. Veljið aðgerðina Allar sendar línur til að samþykkja allar línur eða aðgerðina Aðeins valdar línur til að samþykkja aðeins línurnar sem eru valdar á síðunni Vinnuskýrsla.
4. Velja hnappinn Í lagi.
5. Einnig er hægt að velja aðgerðina Hafna og fylgja skrefum 4 til 5.

Ábending

Nota skal upplýsingakassana Staða vinnuskýrslu og Samantekt fyrir rauntíma/áætlaðan tíma til að fá yfirlit yfir upplýsingar vinnuskýrsla.

Þegar búið er að samþykkja eða hafna vinnuskýrslu er ekki hægt að breyta henni nema hún sé fyrst opnuð aftur. Eftirfarandi ferli lýsir því hvernig á að enduropna vinnuskýrslu sem hefur verið samþykkt eða hafnað.

Opna vinnuskýrslu aftur

1. Veldu táknið, fara í Vinnuskýrslur verkstjóra eða Vinnuskýrslur og velja síðan viðkomandi tengil.

2. Opnið vinnuskýrslu úr listanum.

   Athugasemd

   Aðeins er hægt að enduropna línur með stöðuna Samþykkt. Ekki er hægt að enduropna línur með stöðuna Hafnað eða sem eru bókaðar.

3. Á síðunni Vinnuskýrsla skal velja aðgerðina Enduropna og velja svo aðgerðina Allar sendar línur til að enduropna allar línur eða aðgerðina Valdar línur til að enduropna aðeins línurnar sem valdar eru á síðunni Vinnuskýrsla .

4. Velja hnappinn Í lagi. Staða vinnuskýrslulínunnar eða -línanna breytist í Sent.

Skoða og samþykkja vinnuskýrslur eftir verki

Á verki er hægt að tilgreina einstakling sem ber ábyrgð á verkefninu. Upplýsingarnar eru tengdar vinnuskýrslulínum. Tengillinn gefur verkefnastjórum lista yfir vinnuskýrslur sem á að samþykkja. Til dæmis gæti verkefnastjóri teymisins verið ábyrgur fyrir ákveðnum verkefnum í fyrirtækinu. Í því tilviki ætti yfirmaðurinn að vera ábyrgur á síðunni Verkefnaspjald. Þessi yfirlit yfir upplýsingar vinnuskýrslu sýnir verkhluta sem tengjast verki og fjölda stunda sem notaður er.

Athugasemd

Til að samþykkja vinnuskýrslur á síðunni Vinnuskýrslu yfirmanns eftir verki þarf fyrst að velja vinnuskýrslu með valkostinum Verkefnissamþykkt á síðunni Forðagrunnur . Til að fræðast um hvernig setja á upp samþykktir fyrir forða er farið í Setja upp forða.

Samþykkja eða hafna vinnuskýrslu eftir verki

1. Í leitarreitinn skal slá inn Vinnuskýrslu verkstjóra eftir verkefni og velja síðan viðeigandi tengil. Business Central birtir lista yfir vinnuskýrslulínur sem tengjast verkefnum sem notandi ber ábyrgð á.

2. Veldu aðgerðina Samþykkja og síðan aðgerðina Allar sendar línur til að samþykkja allar línur eða aðgerðina Aðeins valdar línur til að samþykkja aðeins línurnar sem eru valdar á síðunni Vinnuskýrsla.

   Athugasemd

   Aðeins er hægt að samþykkja vinnuskýrslur með stöðuna Sent.

3. Til að veita viðbótarupplýsingar um samþykkt eða höfnun skal velja aðgerðina Tengdar, síðan Athugasemdir og síðan Línuathugasemdir.

4. Velja hnappinn Í lagi.

Athugasemd

Þegar búið er að samþykkja eða hafna vinnuskýrslulínu eftir verkefni er ekki hægt að enduropna eða breyta henni á síðunni Vinnuskýrslur .

Bóka vinnuskýrslulínur í forðabók

Eftir að búið er að samþykkja vinnuskýrslufærslur fyrir forða, er hægt að bóka þær á viðeigandi forðabók.

1. Veldu táknið, fara í Forðabækur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Veljið aðgerðina Stinga upp á línum úr vinnuskýrslum.
3. Á síðunni Tillaga forðabókarlínur skal í reitunum eins og þörf krefur. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.
4. Velja hnappinn Í lagi. Færslur fyrir notkun eru stofnaðar í forðabókinni þar sem hægt er að breyta upplýsingunum eftir þörfum.
5. Valið er Bóka aðgerðin.
6. Til að staðfesta bókunina skal velja aðgerðina Verkfærslur. Síðan Forðafærslur opnast og sýnir niðurstöður bókunar forðabókarinnar.

Bóka vinnuskýrslulínur í verkbók

Þegar búið er að samþykkja vinnuskýrslufærslur fyrir verkefni er hægt að bóka þær í viðeigandi verkbók.

1. Veldu Táknmynd, færa inn verkbækur og velja síðan viðeigandi tengil.

2. Veljið aðgerðina Stinga upp á línum úr vinnuskýrslum.

3. Á síðunni Leggja til verkbókarlínur skal fylla út reitina eins og þörf krefur. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.

4. Velja hnappinn Í lagi. Færslur fyrir notkun eru stofnaðar í verkbókinni þar sem hægt er að breyta upplýsingunum eftir þörfum.

   Athugasemd

   Upplýsingar um tegund vinnu og hvort vinnan er reikningshæf eru afrituð úr vinnuskýrslulínunni. Ef þörf krefur er hægt að fækka klukkustundum og bóka að hluta. Ef magnið er minnkað næst þegar aðgerðin Leggja til línur úr vinnuskýrslum er valin inniheldur línan það fjölda stunda sem eftir er.

5. Valið er Bóka aðgerðin.

6. Til að staðfesta bókunina skal velja aðgerðina Verkfærslur. Síðan Verkfærslur opnast og sýnir niðurstöður bókunar forðabókarinnar.

Vinnuskýrslur í skjalasafni

Þegar vinnuskýrslur hafa verið bókaðar er hægt að geyma þær til framtíðar. Bóka verður allar línur á vinnuskýrslu áður en hægt er að geyma hana.

Athugasemd

Þegar vinnuskýrsla er sett í geymslu er hún fjarlægð úr listunum á síðunum Vinnuskýrslur og Verkefnastjóri.

1. Veldu táknið, fara í Vinnuskýrslur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Veljið aðgerðina Færa vinnuskýrslur í safn
3. Á síðunni Færa vinnuskýrslur í safn skal fylla út reitina eftir þörfum og velja síðan hnappinn Í lagi.
4. Til að fara yfir vinnuskýrslur í safni skal velja táknið, fara í Vinnuskýrslusafn eða Vinnuskýrslusafn verkstjóra og velja síðan viðkomandi tengil.

Sjá einnig .

Verkefnastjórnun
Setja upp verkefnastjórnun
Fjármál
Innkaup
Sala
Vinna með Business Central

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á