Keyra og prenta skýrslur í Business Central
Skýrslur hjálpa til við söfnun og birtingu gagna út frá tilteknum skilyrðum. Hún flokkar og birtir upplýsingarnar á sniði sem er auðvelt að lesa og sem hægt er að prenta eða vista sem skrá. Hægt er að opna margar skýrslur í gegnum forritið. Skýrslurnar veita alla jafna upplýsingar sem tengjast samhengi síðunnar sem þú ert á. Til dæmis inniheldur síðan Viðskiptamaður skýrslur fyrir efstu 10 viðskiptamennina, söluupplýsingar og fleira.
Athugasemd
Keyrslur og XMLports gera meira eða minna það sama og í skýrslum, en eru notaðar meira til að vinna úr eða flytja út gögn. Keyrslan Stofna innheimtubréf stofnar til dæmis áminningarskjöl til að senda viðskiptamönnum með gjaldfallnar greiðslur. Þessi grein vísar aðallega í „skýrslur“, en svipaðar upplýsingar gilda um runuvinnslur og XMLport.
Hefjast handa
Finna má skýrslur í valmyndinni Skýrslur á völdum síðum, listum og spjöldum. Einnig er hægt að nota leitina 
til að finna skýrslur eftir heiti. Yfirlit yfir innbyggðar skýrslur er hægt að nota í Business Central, raðað eftir flokkum, sjá Tiltækar skýrslur í Business Central.
Þegar skýrsla er valin sést beiðnisíða sem nefnd er eftir heiti skýrslunnar þar sem settir eru ýmsir valkostir og afmarkanir sem ákvarða hvaða gögn eru innifalin. Eftirfarandi hlutar útskýra hvernig á að nota beiðnisíðuna til að búa til, forskoða og prenta út skýrslur.
Nota sjálfgefin gildi–fyrirfram skilgreindar stillingar
Flestar skýrslubeiðnisíður innihalda sjálfgefin gildi úr reitnum Nota. Með þessum reit er hægt að velja fyrirfram skilgreindar stillingar fyrir skýrsluna sem stilla sjálfkrafa valkosti og afmarkanir. Veldu færslu úr fellilistanum til að sjá valkosti og síur á síðu skýrslubeiðni breytast í samræmi.
Færslan sem kallast Síðast notaðir valkostir og afmarkanir er alltaf tiltæk. Þessi færsla stillir skýrsluna á að nota valkosti og síur sem voru síðast notuð þegar skýrslan var keyrð.
Sjálfgildin nota úr reitnum bjóða upp á fljótlega og áreiðanlega leið til að búa til skýrslur sem innihalda rétt gögn. Þegar færsla hefur verið valin er hægt að breyta valkostum og afmörkunum áður en forútgáfa eða prenta skýrsluna. Breytingarnar sem gerðar eru verða ekki vistaðar í fyrirfram skilgreindu stillingafærslunni sem var valin heldur verða þær vistaðar í síðustu valkostum og afmörkunarfærslu .
Athugasemd
Fyrirframskilgreindar stillingar eru yfirleitt settar upp og stjórnað af stjórnanda. Fá nánari upplýsingar í Stjórna vistuðum stillingum fyrir skýrslur og keyrslur.
Tilgreina gögnin sem eiga að vera í skýrslu
Reitirnir eru notaðir undir Valkostir og Afmarkanir til að breyta eða takmarka upplýsingarnar sem óskað er eftir í skýrslunni. Hægt er að stilla síur í skýrslu nánast á sama hátt og þær eru stilltar í listum. Nánari upplýsingar í hlutanum Afmörkun .
Viðvörun
Flýtiflipinn Afmörkun á skýrslubeiðnisíðu gefur almenna afmörkunarmöguleika fyrir skýrslur. Þessar síur eru valfrjálsar.
Sumar skýrslur hunsa allar slíkar afmarkanir sem þýðir að sama hvaða afmörkun er stillt á flýtiflipanum Afmörkun er frálag skýrslunnar það sama. Ekki er hægt að gefa upp lista yfir hvaða reitir eru hunsaðir í hvaða skýrslum, þannig að þú verður að gera tilraunir með síurnar þegar þú notar þær.
Dæmi: Þegar keyrslan Stofna innheimtubréf er notuð er hunsaður afmörkun fyrir reitinn Viðskiptamannafærslur á stigi síðasta stigs sendra innheimtubréfa vegna þess að afmarkanir eru fastar fyrir þá keyrslu.
Forútgáfa skýrslu
Með því að forskoða skýrslu geturðu séð hvernig skýrslan kemur til með að líta út áður en hún er prentuð. Forútgáfa byggist ekki á prentaranum sem valinn var í reitnum Prentari á beiðnisíðunni. Hún fer eftir vafranum. Eftir forskoðun er hægt að fara aftur á beiðnisíðuna og gera breytingar á valkostum og afmörkunum eftir þörfum.
Forútgáfa valkostirnir á skýrslubeiðnisíðunni ráðast af skýrslunni. Í sumum skýrslum er hægt að velja forútgáfa en fyrir aðrar er valið forútgáfa & Loka. Báðir valkostirnir opna forskoðun á skýrslunni. Mismunurinn er sá að forútgáfa þarf að opna beiðnisíðuna svo að hægt sé að fara aftur í hana, gera breytingar, forútgáfa aftur eða prenta. Aftur á móti, með forútgáfa & loka beiðnisíðunni og þá þarf að opna skýrsluna aftur til að gera breytingar eða prenta.
Athugasemd
Ef þú notar Business Central 2020 útgáfubylgju 1 eða fyrr er eini kosturinn forútgáfa sem lokar beiðnisíðunni á forútgáfa, eins og lýst er hér að ofan forútgáfa og Loka.
Vinna með forskoðunina
Í forskoðun skal nota valmyndastikuna í forskoðun skýrslunnar til að:
Fara gegnum síður
Auka aðdrátt og minnka
Breyta stærð svo passi á síðu
Velja texta
Hægt er að afrita texta úr skýrslu, líma hann síðan einhvers staðar annars staðar, t.d. síðu í Business Central eða Microsoft Word. Mús er til dæmis notuð til að velja vinstri músarhnappinn og halda þar sem ætlunin er að byrja. Færðu svo músina til til að velja eitt eða fleiri orð, setningar eða málsgreinar. Síðan er hægri músarhnappurinn valinn og Afrita valið. Nú geturðu límt valinn texta þar sem þú vilt hafa hann.
Fletta skjali
Hægt er að færa sjáanlega svæði skýrslunnar í hvaða átt sem er til að skoða önnur svæði skýrslunnar. Fletting er gagnleg þegar þú hefur aukið aðdrátt til að sjá smáatriði. Músin er til dæmis notuð til að velja og halda vinstri músarhnappnum hvar sem er í skýrslunni forútgáfa og færa síðan músina til að velja hluta skýrslunnar.
Hlaða niður PDF-skrá á tölvuna eða netið.
Prenta
Vista skýrslu í skrá
Hægt er að vista skýrslu í PDF-skjali, Microsoft Word skjali, Microsoft Excel vinnubók eða XML-skjali með því að velja Senda í og velja síðan valið. Skrá er sótt á tölvuna.
Ef fyrirtækið þitt hefur grunnstillt OneDrive fyrir kerfiseiginleika, í stað þess að vera sótt, eru Excel vinnubækur og Word-skjöl opnuð í vafranum þínum með því að nota annaðhvort Excel eða Word fyrir vefinn.
Ábending
Valkostirnir Microsoft Excel Skjal (aðeins gögn) og XML-skjal eru aðallega í ítarlegum tilgangi. Yfirleitt notar þú þessa valkosti til að gera ítarlega greiningu á gögnum. Nánari upplýsingar um greiningu skýrslugagna með Excel og XML.
Einnig er hægt að nota Microsoft Excel Skjal (aðeins gögn) til að búa til nýja Excel-útlit fyrir tiltekna skýrslu. Læra meira í Vinnu með Excel útlit.
Tímasetja skýrslu sem á að keyra síðar eða reglulega
Hægt er að tímasetja eina eða endurtekna skýrslu þannig að hún keyri á tilteknum degi og tíma. Tímasettar skýrslur eru færðar inn í verkröð og unnar á settum tíma, eins og önnur verk. Valkosturinn Tímasetning er valinn eftir að senda er valið, síðan eru færðar inn upplýsingar eins og prentarinn og tími og dagsetning. Skýrslunni er bætt við verkröðina og verður keyrð á tilgreindum tíma. Þegar unnið hefur verið úr skýrslunni er varan fjarlægð úr verkröðinni. Fræðast meira um notkun verkraða til að tímasetja verk.
Þegar skýrsla er tímasett til keyrslu er til dæmis hægt að tilgreina að hún verði að keyra á hverjum fimmtudegi með því að stilla reitinn Næsta keyrsludagsetningarreikniregla á D4. Nánari upplýsingar í hlutanum Nota dagsetningarreiknireglur .
Hægt er að vista skýrsluna í skrá (t.d. Excel, Word eða PDF), prenta hana eða búa hana aðeins til. Ef skýrslan er vistuð í skrá er unnin skýrsla send á síðuna Skýrsluinnhólf í Mínu hlutverki til að skoða hana. Nánari upplýsingar um samnýtingu og útflutning skýrslu með skýrsluinnhólfinu
Stjórna tímasettum endurteknum skýrslum
Keyrslur mynda tímasettar skýrslur sem stjórnað er á síðunni Verkraðarfærslur . Hægt er að sjá stöðu hverrar skýrslu og aðrar upplýsingar á síðunni, gera hlé á skýrslukeyrslunni og búa til skýrslu um eftirspurn.
Á síðunni Verkraðarfærslur er einnig hægt að breyta nokkrum færibreytum skýrslunnar, svo sem gerð afkastaskrár, endurtekningu, keyrsludagsetningu og upphafs- og lokatíma. Áður en tímasettri skýrslu er breytt er hins vegar nauðsynlegt að setja skýrsluverkröðina í bið:
- Velja skal táknið , slá inn verkraðarfærslur og velja síðan viðeigandi tengja.
- Á síðunni Verkraðarfærslur skal velja skýrsluna sem óskað er eftir.
- Veljið aðgerðina Setja í bið .
- Tímasetta skýrslan er opnuð og breytt með því að velja stöðu hennar (Í bið).
Þegar skýrsluvalkostum hefur verið breytt skal endurtaka fyrstu tvö þrepin og velja svo aðgerðina Setja stöðu á tilbúið til að hefja skýrsluna aftur.
Fræðast meira um stjórnun verkraðar í Nota verkraðir til að tímasetja verk.
Prenta skýrslu
Til að prenta skýrslu er valið Prenta á skýrslubeiðnisíðunni eða á valmyndastikunni á forútgáfa síðunni .
Þegar skýrslan notar Excel-uppsetningu birtist ekki reiturinn Prentari eða Prenta eða forútgáfa hnappar. Þess í stað er valkosturinn Sækja . Til að prenta skal velja Sækja og opna síðan skrána sem sótt er í Excel og prenta þaðan.
Prentari
Reiturinn Prentari á beiðnisíðunni sýnir heiti prentarans sem skýrslan er send til. Til að breyta prentara skal einfaldlega velja prentarann úr listanum.
Athugasemd
Valkosturinn (Meðhöndlaður af vafranum) gefur til kynna að enginn prentari sé tilgreindur fyrir skýrsluna. Þá sér vafrinn um útprentunina og birtir stöðluðu prentskrefin þar sem hægt er að velja staðbundinn prentara sem tengdur er við tölvuna. ( Meðhöndlaður af vafranum) valkosturinn er ekki í boði í Mobile Central farsímaforritinu eða forritinu fyrir Microsoft Teams.
Ábending
Prentarinn sem valinn er sjálfgefið er settur upp á síðunni Prentaraval . Fræðast meira um hvernig hægt er að breyta sjálfgefnum prentara í hlutanum Setja upp sjálfgefna prentara .
Prenta skýrslur í tælenskum
Hnappurinn Prenta getur ekki prentað skýrslur rétt vegna takmarkana á þjónustunni sem býr til prentvæna PDF-skrá. Í staðinn getur þú opnað skýrsluna í Word og síðan vistað hana sem prentvæna PDF-skrá.
Eða þú getur beðið stjórnanda þinn um að búa til Word-skýrsluútlit fyrir mest notuðu skýrslurnar. Nánari upplýsingar um stjórnun skýrslu og skjalauppsetninga.
Skipta um skýrsluútlit
Skýrsluútlit stjórnar því hvað er sýnt í skýrslu, hvernig því er stillt upp og það stílfært. Nokkrar leiðir eru í boði til að breyta útlitinu:
- Þegar notandi er að setja upp til að keyra skýrslu birtist gildandi útlit í reitnum Skýrsluútlit á beiðnisíðunni. Til að skipta tímabundið yfir í annað útlit er reiturinn Skýrsluútlit valinn og síðan valinn af lista yfir tiltækar útlitsskýrslur fyrir skýrsluna.
- Til að breyta sjálfgefnu útliti sem skýrsla notar er farið á síðurnar Skýrsluútlit eða Skýrsluútlitsval .
Fræðast meira um uppsetninguna sem notuð er í skýrslu. Einnig má sjá Hafist handa við að stofna útlit ef sérsníða á eigin skýrsluútlit.
Breyta tungumáli og sniði talna, dagsetninga og tíma
Sjálfgefið er að tungumál texta og sniðs talna, dagsetninga og tímasetninga í skýrslu séu byggðar á vinnutungumáli þínu og svæðisstillingum, sem eru skilgreindar á síðunni Mínar stillingar. Hins vegar er hægt að breyta svæðum tungumáls og sniðs þegar forútgáfa, prenta eða senda skýrslu. Á beiðnisíðunni eru valkostirnir Tungumála- og sniðsvæði stilltir á kjörstillingar notanda. Einnig er hægt að tilgreina tungumála- og svæðissnið sem á að nota sjálfgefið fyrir viðskiptamenn og lánardrottna á spjaldsíðum þeirra.
Business Central ákvarðar stillingarnar sem á að nota í eftirfarandi röð, eftir því hvar þú tilgreinir tungumálið og sniðstillingarnar:
- Stillingarnar sem eru tilgreindar þegar skýrsla er búin til.
- Stillingarnar sem tilgreindar eru á skjalinu, sem koma úr stillingum viðskiptamanns eða lánardrottins.
- Stillingarnar sem tilgreindar eru í skýrslunni AL-hlutur.
- Stillingarnar sem skilgreindar eru í Mínar stillingar.
Nánari upplýsingar um síðuna Mínar stillingar eru í Breyta grunnstillingum .
Ítarlegir valkostir
Reitirnir undir flýtiflipanum Ítarlegt stilla takmarkanir á mynduðu skýrslunni til að stjórna prentaratilföngum. Yfirleitt þarf ekki að breyta þessum stillingum nema um stóra skýrslu sé að ræða. Ef skýrsla fer yfir þessar takmarkanir þegar reynt er að forútgáfa eða prenta birtast skilaboð um hvaða takmörkun er lokið. Síðan er hægt að breyta stillingunum svo þær henti skýrslunni betur. Hver reitur er hinsvegar með hámarksgildi sem hafa ætti í huga:
| Svæði | Hámarksgildi |
|---|---|
| Hámarksmyndunartími | 12:00:00 |
| Hámarksfjöldi lína | 1.000.000 |
| Hámarksfjöldi skjala | 500 |
Athugasemd
Hámarksgildin geta verið mismunandi fyrir Business Central á staðnum og stjórnandi getur breytt þeim. Nánari upplýsingar í hlutanum Grunnstilling Business Central Server - Skýrslur . Sjá Operational Limits til að fá yfirlit yfir takmarkanir á skýrslum í Business Central á netinu.