Creare criteri di gestione delle informazioni per i record
Per criteri di gestione delle informazioni si intende un insieme di regole relative a un tipo di contenuto. I criteri di gestione delle informazioni consentono alle organizzazioni di controllare diversi aspetti e tenerne traccia, ad esempio il tempo per cui il contenuto dovrà essere mantenuto oppure le azioni che possono essere eseguite dagli utenti su quel contenuto. Per ulteriori informazioni sui tipi di contenuto, vedere Creare tipi di contenuto per i record.
I criteri di gestione delle informazioni possono aiutare le organizzazioni a garantire la conformità a regolamenti o normative oppure semplicemente assicurare l'applicazione dei processi aziendali interni. Se, ad esempio, un'organizzazione desidera automatizzare le operazioni che garantiscono la conformità alle normative che richiedono controlli adeguati dei bilanci, può creare criteri di gestione delle informazioni per un tipo di contenuto di bilancio che consentano di eseguire le operazioni seguenti:
Controllare azioni specifiche del processo di creazione, modifica e approvazione di tutti i documenti relativi a dati finanziari.
Gestire il periodo di tempo per cui dovranno essere conservati i bilanci.
Ogni singola regola all'interno di un criterio di gestione delle informazioni è detta caratteristica dei criteri. Microsoft Office SharePoint Server 2007 include diverse caratteristiche dei criteri predefinite che le organizzazioni possono utilizzare singolarmente o in combinazione per definire i criteri di gestione delle informazioni per i siti. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono incluse le caratteristiche dei criteri seguenti:
Controllo La caratteristica dei criteri Controllo può aiutare le organizzazioni ad analizzare il tipo di utilizzo dei sistemi di gestione del contenuto. Se attivata, vengono registrati gli eventi e le operazioni eseguite sui documenti e gli elementi di elenchi. Le organizzazioni possono configurare la caratteristica dei criteri Controllo per registrare eventi quali ad esempio la modifica, la visualizzazione, l'archiviazione, l'estrazione o l'eliminazione di un documento o la modifica delle relative autorizzazioni. Tutte le informazioni di controllo vengono memorizzate in un registro di controllo singolo nel server, su cui gli amministratori della raccolta siti possono eseguire report. Le organizzazioni possono inoltre utilizzare il modello a oggetti di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 per scrivere e aggiungere eventi personalizzati nel registro di controllo.
Nota
Quando un documento viene inviato a un sito Centro record, con il documento viene inviata la cronologia di controllo del documento che viene memorizzata in un file XML nel sito Centro record con il documento.
Scadenza La caratteristica dei criteri Scadenza può aiutare le organizzazioni a eliminare contenuto non aggiornato dai siti in modo coerente e controllato. Questa caratteristica dei criteri consente alle organizzazioni di gestire sia i costi che i rischi associati a contenuto non aggiornato. Le organizzazioni possono configurare un criterio Scadenza per specificare che determinati tipi di contenuto scadono in una data relativa a una colonna di date o entro un periodo di tempo calcolato in seguito ad attività relative ai documenti, ad esempio la creazione o la modifica.
Codici a barre La caratteristica dei criteri Codici a barre consente alle organizzazioni di tenere traccia delle copie fisiche dei documenti o di elementi di elenchi stampati da un sito. Consente di creare un valore di identificazione univoco. Gli utenti possono quindi inserire un'immagine di codice a barre per tale valore negli elementi o documenti Microsoft Office System creati. Possono inoltre utilizzare un codice a barre su una copia fisica di un documento per cercare la copia originale del documento nel server. Per impostazione predefinita, i codici a barre sono compatibili con lo standard codice 39 (ANSI/AIM BC1-1995, codice 39). Le organizzazioni possono utilizzare il modello a oggetti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per installare altri provider di codice a barre.
Nota
I codici a barre vengono generati quando il documento viene aggiunto alla raccolta documenti. Se questo criterio viene aggiunto a una raccolta documenti contenente documenti esistenti, nei documenti esistenti il codice a barre non verrà visualizzato. È necessario aggiornare il documento o le relative proprietà affinché in Microsoft Office SharePoint Server 2007 venga generato il codice a barre.
Etichette La caratteristica dei criteri Etichette consente alle organizzazioni di tenere traccia delle copie fisiche dei documenti o di elementi di elenchi stampati da un sito. Genera automaticamente etichette di testo in base alle proprietà e alla formattazione del documento specificate da un proprietario del sito o un responsabile degli elenchi. Quando gli utenti inseriscono etichette in documenti Microsoft Office System, le etichette vengono aggiornate automaticamente con le informazioni estratte dalle proprietà del documento.
Nota
Le etichette vengono generate quando il documento viene aggiunto alla raccolta documenti. Se questo criterio viene aggiunto a una raccolta documenti contenente documenti esistenti, nei documenti esistenti l'etichetta non verrà visualizzata. È necessario aggiornare i documenti o le relative proprietà affinché in Microsoft Office SharePoint Server 2007 vengano generate le etichette.
I responsabili dei record devono configurare i criteri di gestione delle informazioni affinché siano allineati ai requisiti contenuti nel piano di archiviazione.
Per implementare criteri di gestione delle informazioni per i record sono consigliati due approcci:
Creare criteri singoli per ogni tipo di contenuto.
Creare criteri singoli per una raccolta nel sito Centro record se il contenuto di una raccolta documenti è univoco per tale raccolta.
Nota
È inoltre possibile creare criteri di gestione delle informazioni di raccolte siti che riguardino un intero insieme di tipi di record e applicarli a più di una raccolta documenti. Questa operazione è tuttavia consigliata solo se si dispone di un criterio che verrà riutilizzato per più tipi di contenuto.
All'interno di una raccolta documenti è possibile applicare un solo criterio a tutta la raccolta documenti oppure un criterio distinto per ogni tipo di contenuto. La raccolta documenti viene configurata per consentire più tipi di contenuto.
Requisiti dell'attività
Per creare criteri di gestione delle informazioni per i record, eseguire la procedura seguente:
Vedere anche
Concetti
Creare un sito Centro record
Configurare i flussi di lavoro per la gestione dei record
Creare tipi di contenuto per i record
Creare raccolte documenti per la conservazione di record
Gestire le autorizzazioni per il Centro record
Configurare l'elenco Distribuzione record
Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server)