Gestire le autorizzazioni per il Centro record
Alcuni elementi hanno lo scopo di proteggere l'ambiente. Un elemento è rappresentato dalle autorizzazioni che controllano l'accesso ai siti e al relativo contenuto. Il modello e le caratteristiche di protezione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 agevolano il controllo di coloro che hanno accesso ai vari tipi di contenuto nei siti. Per un sito Centro record è necessario proteggere il Centro record, i record inviati al Centro record e gli elenchi del Centro record, ad esempio gli elenchi Esenzioni e Distribuzione record.
Nota
Gli utenti che inviano record a un sito Centro record non devono necessariamente far parte di un gruppo nella raccolta siti contenente il sito Centro record.
Se si prevede di aggiungere livelli di autorizzazione personalizzati, valutare quali autorizzazioni sono necessarie per eseguire attività di gestione dei record. Le attività e le autorizzazioni richieste sono elencate nella tabella seguente:
| Attività | Autorizzazione richiesta | Oggetto a protezione diretta |
|---|---|---|
Invio al sito Centro record |
Modifica elementi Nessuna |
Sito di origine Sito Centro record |
Creazione di voci per serie di record |
Modifica elementi |
Elenco della serie di record del Centro record |
Creazione di esenzioni |
Modifica elementi |
Elenchi di esenzioni |
Gestione e rilascio di esenzioni |
Modifica elementi Visualizzazione elementi |
File sospeso Elenchi di esenzioni |
Visualizzazione di record nei risultati di ricerca |
Visualizzazione elementi |
Sito Centro record |
Creazione e gestione di raccolte per l'archiviazione di record |
Gestione elenchi |
Sito Centro record |
Tenere presente inoltre quanto segue al momento di configurare le autorizzazioni nel sito Centro record:
In generale assegnare solo ai responsabili della gestione dei record e ai membri del team legale autorizzazioni di tipo Modifica elementi per il contenuto del sito Centro record. Per il contenuto riservato è possibile limitare il gruppo di utenti con autorizzazioni di tipo Modifica elementi assegnando loro autorizzazioni a livello di raccolta documenti, cartella o anche elemento di elenco. Per la gestione di un documento particolarmente riservato, ad esempio, potrebbe essere assegnato un solo responsabile della gestione dei record.
È possibile configurare le autorizzazioni per impedire l'eliminazione delle versioni precedenti di un record. Attivando il controllo delle versioni ma impedendo agli utenti di eliminare le versioni precedenti, si avrà la certezza che, se anche gli utenti modificano i metadati di un record, i dati delle versioni precedenti non verranno persi.
Poiché l'elenco Esenzioni potrebbe contenere informazioni riservate, limitare il gruppo di utenti dell'elenco Esenzioni ai membri del team che possono creare esenzioni o che possono applicare esenzioni agli elementi.
Nota
È consigliabile assegnare a tutti gli utenti le autorizzazioni di lettura nel sito Centro record per motivi di ricerca e recupero e assegnare le autorizzazioni di modifica a un gruppo ridotto di responsabili della gestione dei record.
Requisiti dell'attività
Per aggiungere un responsabile della gestione dei record a un sito Centro record:
Aggiungere i responsabili della gestione dei record a un sito Centro record
Scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito della home page del sito Centro record.
In Utenti e autorizzazioni nella pagina Impostazioni sito fare clic su Autorizzazioni avanzate.
Nella pagina Autorizzazioni scegliere Livelli di autorizzazione dal menu Impostazioni.
Nella pagina Livelli di autorizzazione fare clic su Aggiungi un livello di autorizzazione.
Nella pagina Aggiungi un livello di autorizzazione digitare un nome e una descrizione per il livello di autorizzazione nelle caselle Nome e Descrizione.
Nella sezione Autorizzazioni selezionare la casella di controllo delle autorizzazioni per questo livello di autorizzazione (vedere tabella precedente).
Fare clic su Crea.
Scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito della home page del sito Centro record.
In Utenti e autorizzazioni nella pagina Impostazioni sito fare clic su Autorizzazioni avanzate.
Nella pagina Autorizzazioni selezionare la casella di controllo degli utenti/gruppi a cui si desidera assegnare un livello di autorizzazione.
Nella pagina Autorizzazioni scegliere Modifica autorizzazioni utente dal menu Azioni.
Nella pagina Modifica autorizzazioni, nella sezione Selezione autorizzazioni, selezionare la casella di controllo corrispondente all'autorizzazione che si desidera assegnare al gruppo o all'utente.
Fare clic su OK.
Vedere anche
Concetti
Pianificare la protezione dei siti e del contenuto (Office SharePoint Server)
Creare un sito Centro record
Gestione dei record
Configurare i flussi di lavoro per la gestione dei record
Creare criteri di gestione delle informazioni per i record
Creare tipi di contenuto per i record
Creare raccolte documenti per la conservazione di record
Configurare l'elenco Distribuzione record
Determinare i gruppi e i livelli di autorizzazione da utilizzare (Office SharePoint Server)