Configurare l'elenco Distribuzione record
L'elenco di distribuzione dei record è una tabella nel sito Centro record che contiene ogni ogni tipo di record che può essere inviato al sito Centro record e in cui viene indicata la raccolta appropriata per la memorizzazione di ogni record. Quando i record vengono inviati al sito Centro record mediante il comando Invia a Centro record oppure mediante l'interfaccia programmabile, tale elenco consente di indirizzare il file in ingresso alla posizione appropriata.
Ogni voce nell'elenco di distribuzione dei record è un elemento in una serie di record elencati che indica:
Titolo e descrizione della serie di record. Il titolo di una serie di record indica un tipo di elemento che può essere inviato al sito Centro record per la serie di record attiva. Se i record vengono inviati al sito Centro record da un server basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, il nome deve corrispondere a un nome di tipo di contenuto presente nella raccolta che include il record attivo. Se i record vengono inviati da un'origine diversa, il nome deve corrispondere al tipo di documento che può essere inviato da tale origine file mediante l'interfaccia programmabile.
Posizione (raccolta documenti) in cui devono essere salvati i record della serie di record corrente.
Un elenco di tipi di record denominati alias. Si tratta di nomi alternativi per i record che possono essere inviati al sito Centro record per questa serie di record. Se ad esempio l'organizzazione include più reparti che utilizzano nomi diversi per lo stesso tipo di record sottostante (ad esempio "contratti" e "accordi"), è possibile definire alias per ogni nome utilizzato per lo stesso tipo di record.
Una serie di record nell'elenco di distribuzione dei record deve specificare la raccolta documenti predefinita. Quando un sito Centro record riceve un record che non corrisponde a un alias nell'elenco di distribuzione dei record, tale file viene spostato nel percorso predefinito specificato, dove potrà essere memorizzato manualmente da un responsabile della gestione dei record. Il modello del sito Centro record include una raccolta documenti e una serie di record Record non classificati come percorso predefinito iniziale. È consigliabile mantenere tale serie di record come impostazione predefinita.
Requisiti dell'attività
Per configurare l'elenco Distribuzione record, eseguire la procedura seguente:
Configurare l'elenco Distribuzione record
In un sito Centro record, in Elenchi, fare clic su Distribuzione record per aprire l'elenco Distribuzione record.
Nell'elenco Distribuzione record scegliere Nuovo elemento dal menu Nuovo.
Nella casella Titolo digitare il nome del record per il quale si desidera specificare le informazioni di distribuzione.
Nota
Il nome di una serie di record indica un tipo di elemento che può essere inviato al sito Centro record per la serie di record attiva. Se i file vengono inviati al sito Centro record da un server basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, il nome deve corrispondere a un nome di tipo di contenuto presente nella raccolta che include il record attivo. Se i file vengono inviati da un'origine diversa, il nome deve corrispondere al tipo di documento che può essere inviato da tale origine file mediante l'interfaccia programmabile.
Nella casella di testo Descrizione digitare una breve descrizione di questo tipo di record.
Nella casella Percorso digitare il nome della raccolta in cui si desidera memorizzare tali record.
Nella casella Alias digitare eventuali nomi alternativi che a volte vengono utilizzati per questo tipo specifico di record. Separare ogni voce utilizzando una barra (/).
Nota
Gli alias sono nomi alternativi per i record che possono essere inviati al sito Centro record per questa serie di record. Se ad esempio l'organizzazione include più reparti che utilizzano nomi diversi per lo stesso tipo di record sottostante (ad esempio "contratti" e "accordi"), è possibile definire alias per ogni nome utilizzato per lo stesso tipo di record.
Nella sezione Predefinito selezionare la casella di controllo per specificare che questa voce dell'elenco Distribuzione record deve essere utilizzata per distribuire i record inviati che non corrispondono al titolo o all'alias di altri elementi di distribuzione dei record.
Fare clic su OK.
Vedere anche
Concetti
Gestione dei record
Creare un sito Centro record
Configurare i flussi di lavoro per la gestione dei record
Creare criteri di gestione delle informazioni per i record
Creare tipi di contenuto per i record
Creare raccolte documenti per la conservazione di record
Gestire le autorizzazioni per il Centro record