Che cos'è l'agente di amministrazione di SharePoint?

Copilot nelle interfacce di amministrazione di SharePoint usa l'IA generativa per rendere l'amministrazione di SharePoint più produttiva ed efficiente. Grazie a interazioni in linguaggio naturale, indicazioni contestuali e suggerimenti proattivi, Copilot consente di concentrarsi sulle priorità strategiche. Attinge ai dati dell'organizzazione da SharePoint e OneDrive, quindi le raccomandazioni e le informazioni dettagliate ottenute sono sempre pertinenti e di utilità pratica. L'agente di amministrazione di SharePoint si basa sulle competenze di Copilot in SharePoint per offrire un modo semplificato e mirato per gestire le attività di governance nei contenuti di Microsoft 365. Invece di eseguire ricerche personalizzate, l'agente lavora dietro le quinte analizzando i report di SharePoint e Gestione avanzata di SharePoint (SAM) dell'organizzazione, ad esempio le valutazioni di Gestione dei contenuti, i report sul ciclo di vita dei siti, i report di accesso alla Governance dei dati e la gestione del catalogo. Grazie a questo agente, è possibile affrontare facilmente i problemi relativi alla gestione delle risorse di archiviazione, al ciclo di vita dei siti e all'imposizione delle autorizzazioni. Basta descrivere il problema di governance e l'agente fornisce soluzioni mirate, permettendo di risparmiare tempo e fatica. Al momento, l'agente di amministrazione di SharePoint consente di gestire le autorizzazioni, le risorse di archiviazione e le attività del ciclo di vita dei siti. In futuro supporterà anche la gestione degli agenti e dei cataloghi e risulterà quindi ancora più utile per le esigenze di governance.

Requisiti per l'agente di amministrazione di SharePoint

Requisiti di licenza

L'organizzazione deve avere le licenze corrette e soddisfare determinate autorizzazioni o ruoli amministrativi per usare la funzionalità descritta in questo articolo.

Innanzitutto, l'organizzazione deve avere una delle licenze seguenti:

• Office 365 E3, E5 o A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 o A5

Inoltre, è necessario disporre di una licenza di Microsoft 365 Copilot.

Nota

Ad almeno un utente dell'organizzazione deve essere assegnata una licenza di Copilot. Non è necessario che l'utente sia un amministratore di SharePoint. Se l'organizzazione ha una licenza di Copilot e viene assegnata una licenza di Copilot ad almeno una persona dell'organizzazione, gli amministratori di SharePoint ottengono automaticamente l'accesso alle funzionalità di Gestione avanzata di SharePoint necessarie per la distribuzione di Copilot.

Requisiti per l'amministratore

È necessario essere un amministratore di SharePoint o avere autorizzazioni equivalenti.

È inoltre necessario essere un amministratore di SharePoint per l'organizzazione.

Attività iniziali con l'agente di amministrazione di SharePoint

Per usare l'agente di amministrazione di SharePoint, seguire questa procedura:

1. Passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint e accedere.

2. Nell'angolo in alto a destra selezionare il pulsante Copilot.

3. Digitare una domanda. Quando si inviano domande, l'agente di amministrazione di SharePoint risponde raccogliendo i dati e i report pertinenti, offrendo analisi e consigli. È possibile usare l'agente di amministrazione di SharePoint per:

   • Gestire le risorse di archiviazione del tenant
   • Controllare il ciclo di vita dei contenuti
   • Gestire le autorizzazioni del contenuto

Gestire le autorizzazioni dei siti con l'agente di amministrazione di SharePoint

La gestione delle autorizzazioni per i contenuti è importante. In primo luogo, le autorizzazioni controllano chi può accedere, modificare o condividere contenuti, contribuendo a proteggere le informazioni sensibili e supportare la collaborazione appropriata. Ciò garantisce la conformità ai criteri dell'organizzazione. In secondo luogo, quando Copilot viene usato, si basa sulle autorizzazioni dell'utente per decidere quali informazioni può individuare e presentare. Mantenere accurate le autorizzazioni consente di proteggere i dati e permette a Copilot di fornire una risposta sicura e pertinente.

È possibile usare la competenza Autorizzazioni dell'agente di amministrazione di SharePoint per gestire le autorizzazioni del sito in linguaggio naturale e visualizzare rapidamente informazioni dettagliate a livello di tenant senza analisi manuale complesse. La competenza Autorizzazioni consente di analizzare le autorizzazioni dei siti, identificare i siti ad alto rischio di condivisione eccessiva e individuare potenziali cause radice.

Ecco alcune domande di esempio che è possibile usare:

• Quali siti vengono condivisi in modo eccessivo nel tenant e perché?
• Elenca i siti privati ma condivisi con Tutti tranne gli utenti esterni.
• Elenca i siti in cui la condivisione esterna è false ma hanno autorizzazioni utente guest.
• Elenca tutti i siti in cui più di 1.000 utenti possono accedere al contenuto del sito.

A seconda della domanda, l'agente di amministrazione di SharePoint analizza le autorizzazioni del sito per il report dell'organizzazione e fornisce un riepilogo dei risultati insieme alle azioni consigliate. Se, ad esempio, si chiede "Quali siti nel tenant sono condivisi in modo eccessivo e perché?", viene visualizzato un elenco di siti condivisi in modo eccessivo insieme ai motivi della condivisione eccessiva e ai passaggi di correzione suggeriti:

Se si richiede un elenco di siti con condivisione esterna disabilitata ma con autorizzazioni utente guest, viene visualizzata una risposta con l'elenco di siti di SharePoint con nomi di sito, URL dei siti, privacy e impostazione di condivisione esterna dei siti e numero di utenti guest con autorizzazioni:

In base all'analisi è quindi possibile eseguire azioni correttive, ad esempio l'esecuzione della verifica di accesso al sito o limitare l'individuazione del contenuto del sito.

Limitazioni dell'uso dell'agente di amministrazione di SharePoint per le autorizzazioni dei siti

La competenza Autorizzazioni presenta le limitazioni seguenti:

• Nessun collegamento per l'esportazione disponibile: non è possibile ottenere un collegamento diretto per esportare tutti i risultati.
• Nessuna azione diretta: l'agente di amministrazione di SharePoint non può eseguire azioni quali verifica di accesso al sito, Controllo di accesso con restrizioni o Individuazione di contenuto con restrizioni.
• Ambito di analisi limitato: l'agente di amministrazione di SharePoint può analizzare solo le autorizzazioni dei siti del report dell'organizzazione.

Gestire il ciclo di vita dei siti con l'agente di amministrazione di SharePoint

La gestione del ciclo di vita dei siti e il fatto che i siti vengono mantenuti attivi consentono di mantenere la sicurezza, ridurre i costi e proteggere i dati sensibili. I siti attivi assicurano che Copilot fornisca raccomandazioni basate su informazioni accurate e pertinenti per una migliore collaborazione e conformità.

La competenza Ciclo di vita consente di gestire i criteri del ciclo di vita dei siti usando il linguaggio naturale. Si ricevono informazioni dettagliate chiare e interattive e si possono esportare analisi dettagliate, semplificando l'identificazione rapida di siti inattivi o ad alto rischio, la definizione della priorità per la pulizia e la possibilità di avere un tenant sempre integro, senza dover gestire impostazioni complesse. Le funzionalità principali della competenza Ciclo di vita includono:

• Informazioni dettagliate dalle esecuzioni dei criteri più recenti: le risposte si basano sul report di inattività più recente, con citazioni incluse.
• Report esportabili: è possibile scaricare i file CSV per l'analisi offline o la condivisione con gli stakeholder.
• Analisi rapida e avanzata: è possibile sezionare, suddividere e filtrare rapidamente i dati per ottenere informazioni più approfondite.
• Dettagli e filtri flessibili: è possibile generare distribuzioni per modello o etichetta di riservatezza e applicare filtri relativi a stato di proprietà, utilizzo delle risorse di archiviazione, blocchi della conservazione e altro ancora.

Ecco alcune domande di esempio che è possibile usare:

• Elenca i siti inattivi con utilizzo elevato di risorse di archiviazione.
• Mostra la distribuzione dei siti inattivi per modello.
• Elenca i principali siti inattivi senza proprietario.
• Genera il dettaglio dei siti inattivi con un proprietario in base alle etichette di riservatezza.
• Identifica quali siti inattivi hanno blocchi della conservazione.

A seconda della domanda, l'agente di amministrazione di SharePoint analizza il report sull'inattività più recente e fornisce un riepilogo dei risultati insieme alle azioni consigliate. Ad esempio, quando si richiede un elenco di siti inattivi con un utilizzo elevato delle risorse di archiviazione, è possibile che venga visualizzato un elenco di siti inattivi insieme all'utilizzo delle risorse di archiviazione, alla data dell'ultima attività e alle informazioni sul proprietario.

Se si richiede il dettaglio dei siti inattivi per modello, viene visualizzato un riepilogo per il numero di siti inattivi suddivisi per modelli.

Se si richiede un elenco dei principali siti inattivi senza proprietario, viene visualizzata una tabella che riepiloga l'elenco dei principali siti inattivi in base alla recente esecuzione dei criteri di proprietà del sito con il nome del sito, la data dell'ultima attività, le risorse di archiviazione del sito e il numero di proprietari.

Limitazioni dell'uso dell'agente di amministrazione di SharePoint per il ciclo di vita dei siti

La competenza Ciclo di vita presenta le limitazioni seguenti:

• Nessuna azione diretta: la competenza Ciclo di vita fornisce solo informazioni dettagliate e report scaricabili. Non può eseguire azioni per conto dell'utente.
• Ambito limitato: le analisi si basano esclusivamente sulle informazioni dettagliate sull'inattività derivanti dall'esecuzione più recente del criterio Siti inattivi e sono limitate all'ambito di tale criterio.
• Vincolo relativo alle dimensioni del report: le informazioni dettagliate sono disponibili solo se il report dei criteri inattivi contiene meno di 100.000 siti. I report più grandi non possono essere analizzati.
• Soglia di esportazione CSV: i file CSV scaricabili sono disponibili per set di risultati costituiti al massimo da 10.000 siti. Per i set più grandi vengono visualizzati solo i primi risultati e il report completo viene fornito per l'analisi offline.

Ottimizzare l'utilizzo delle risorse di archiviazione con l'agente di amministrazione di SharePoint

L'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse di archiviazione è importante perché consente di controllare i costi, mantenere le prestazioni del sistema e garantire la conformità ai criteri dell'organizzazione. Esaminando e gestendo regolarmente le risorse di archiviazione, si evita l'accumulo di dati non necessari, si riducono i rischi associati a contenuti obsoleti o ridondanti e si mantiene l'ambiente di SharePoint efficiente e sicuro.

La competenza Archiviazione consente di analizzare l'utilizzo delle risorse di archiviazione di SharePoint e di fornire informazioni utili per la gestione delle risorse di archiviazione.

Le funzionalità principali della competenza Archiviazione includono:

• Analisi delle risorse di archiviazione a livello di tenant: uso dei dati di archiviazione cronologici per rivelare i modelli di utilizzo, evidenziando picchi e riduzioni
• Analisi delle risorse di archiviazione a livello di sito: drill-down per identificare sottoinsiemi di siti che potrebbero essere ulteriormente ottimizzati per un impatto maggiore
• Individuazione di opportunità di pulizia: tramite la verifica delle impostazioni del tenant e degli attributi del sito, ad esempio il livello di attività

Ecco alcune domande di esempio per iniziare:

• Puoi fornirmi una panoramica delle risorse di archiviazione?
• Aiutami a pulire le risorse di archiviazione di SharePoint.
• Esamina le impostazioni del tenant correlate alle risorse di archiviazione.
• Quali siti stanno usando la maggior parte delle risorse di archiviazione?
• Come si possono ottenere più risorse di archiviazione?

Ad esempio, quando si chiede "Quali siti stanno usando la maggior parte delle risorse di archiviazione?", l'agente di amministrazione di SharePoint analizza i dati di archiviazione di SharePoint e fornisce un riepilogo dei siti con utilizzo più elevato delle risorse di archiviazione insieme agli URL, alla data di creazione e ai dettagli sull'utilizzo delle risorse di archiviazione.

Quando si chiede "Esamina le impostazioni del tenant correlate alle risorse di archiviazione", l'agente di amministrazione di SharePoint fornisce un riepilogo delle impostazioni correlate alle risorse di archiviazione correnti, che può includere la quota di archiviazione per il tenant, la quota di archiviazione allocata, il limite di archiviazione predefinito per i nuovi siti, le impostazioni di controllo delle versioni e di conservazione, oltre a consigli per l'ottimizzazione.

Quando si chiede "Aiutami a pulire le risorse di archiviazione di SharePoint", l'agente di amministrazione di SharePoint fornisce consigli su come ottimizzare l'utilizzo delle risorse di archiviazione:

Limitazioni dell'uso dell'agente di amministrazione di SharePoint per l'ottimizzazione delle risorse di archiviazione

• Nessun dato a livello di file o a livello geografico: i dati di archiviazione a livello di file e a livello geografico non sono ancora disponibili.
• Controllo delle versioni solo a livello di sito: i dati di archiviazione per il controllo delle versioni sono disponibili solo a livello di sito.
• L'archiviazione in pool non è supportata: l'agente è incentrato sull'utilizzo delle risorse di archiviazione di SharePoint e fornisce consigli specifici di SharePoint. Non è in grado di offrire un'analisi accurata delle tendenze per i tenant di archiviazione in pool.

Conclusione

L'agente di amministrazione di SharePoint nelle interfacce di amministrazione di SharePoint è uno strumento potente che usa l'IA generativa per semplificare l'amministrazione di SharePoint. Usando domande in linguaggio naturale, gli amministratori di SharePoint possono ottenere informazioni dettagliate sulle autorizzazioni dei siti, gestire i criteri del ciclo di vita dei siti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse di archiviazione in modo più efficiente. L'agente di amministrazione di SharePoint continua a evolversi e migliorerà quindi ulteriormente la produttività degli amministratori di SharePoint.