Бөлісу құралы:

Outlook әрекеттерін CRM жүйесіне сақтау

  • Мақала

Сатушы ретінде сіз өзіңіздің тұтынушыларыңызбен барлық шығыс және кіріс байланыстарды тұтынушымен қарым-қатынасты басқару (CRM) жүйесіне сақтай аласыз. Осылайша сіздің компанияңыздағы әрбір адам тиісті әрекеттерді көре алады және оларды көбірек сатуға көмектесетін кеңейтілген қызметтерді құру үшін пайдалана алады.

Дегенмен, сіз пайдаланатын барлық байланыс арналары бойынша барлық әрекеттеріңізбен CRM жаңартуы жалықтырады және уақытты қажет етеді. Бақытымызға орай, Outlook өзара әрекеттесулерін (электрондық хаттар мен жиналыстар) CRM жүйесіне бір рет түрту немесе басу арқылы сақтау үшін Саудаға арналған Copilot пайдалана аласыз.

Ескертпе

  • Dynamics 365 жүйесін CRM ретінде пайдалансаңыз, келесі тармақтарды ескеріңіз:

    • Электрондық поштаны Dynamics 365 жүйесіне сақтаған кезде, сервер жағында синхрондау қосылған болса және -дан басқа кез келген опция болса, сол электрондық поштаға жауаптар автоматты түрде CRM жүйесіне сақталады. Электрондық пошта хабарлары жоқ Dynamics 365 жекелендіру параметрлеріндегі Электрондық пошта қойындысында таңдалмаған.
    • Сіз Dynamics 365 жүйесіне электрондық хаттарды және жобалық кездесулерді сақтай аласыз. Электрондық хаттар CRM жүйесіне бірден сақталмайды. Олар жіберілгеннен кейін ғана сақталады. Кездесулер бірден CRM жүйесіне сақталады. Кездесуді CRM жүйесіне сақтағаннан кейін жаңартсаңыз, өзгерістер автоматты түрде CRM жүйесіне сақталады.
    • Кездесу уақыты барлық қатысушылардың жұмыс уақытында болған жағдайда ғана кездесуді Dynamics 365 жүйесіне сақтай аласыз. Кездесу уақыты кез келген қатысушының жұмыс уақытынан тыс болса, кездесуді Dynamics 365 жүйесіне сақтау мүмкін емес. Dynamics 365 жүйесінде пайдаланушы үшін жұмыс уақытын орнату жолы туралы ақпарат алу үшін Пайдаланушы үшін жұмыс уақытын орнату бөліміне өтіңіз.

  • Salesforce жүйесін CRM ретінде пайдалансаңыз, келесі тармақтарды ескеріңіз:

    • Сіз Salesforce жүйесіне электрондық хаттар мен кездесулер жобасын сақтай алмайсыз.
    • Сақталған электрондық пошталарға жауаптар және сақталған оқиғаларға жаңартулар автоматты түрде сақталмайды.

  • Ортақ пошта жәшіктерінен Outlook әрекеттерін сақтауға қолдау көрсетілмейді.

  • Қайталанатын жиналыстарды CRM жүйесіне сақтауға қолдау көрсетілмейді.

  • Dynamics 365 App for Outlookпайдалану арқылы Outlook әрекетін (электрондық пошта немесе кездесу) сақтасаңыз, ол Саудаға арналған Copilot ішінде сақталған ретінде көрсетілмейді. Outlook әрекетін Саудаға арналған Copilot арқылы сақтау керек. Outlook әрекетін Саудаға арналған Copilot арқылы қайта сақтасаңыз, CRM жүйесінде қайталанатын жазба жасалады.

Outlook әрекеттерін карта бөлектеуден сақтаңыз

Outlook бағдарламасындағы электрондық поштаны немесе жиналысты CRM жүйесімен синхрондау үшін мына қадамдарды орындаңыз:

  1. CRM жүйесіне сақтағыңыз келетін электрондық поштаны немесе жиналысты ашыңыз, содан кейін Саудаға арналған Copilot ашыңыз.

  2. Электрондық поштаны сақтау <CRM жүйесінің түрі> карта параметрінде Сақтау таңдаңыз.

    Электрондық поштаны Dynamics 365 карта жүйесіне сақтаудағы Сақтау түймешігін көрсететін скриншот.

    Dynamics 365 ортасына Саудаға арналған Copilot қоссаңыз және сервер жағында синхрондау қосылмаса, сізден пошта жәшігіңіз үшін серверлік синхрондауды қосу сұралады. Outlook әрекетін бірінші рет сақтаңыз. Қосымша ақпарат алу үшін Саудаға арналған Copilot көмегімен серверлік синхрондауды пайдалану бөліміне өтіңіз.

    Сонымен қатар, сіз Outlook әрекетін CRM жүйесіне қатысты карта жазбасынан сақтай аласыз.

  3. Жазбаға қосылу астында әрекетті қосқыңыз келетін жазбаны таңдауға болады.

    • Әдепкі бойынша, Саудаға арналған Copilot әрекеттегі контактілерге қатысты тіркелгілер мен мүмкіндіктер үшін AI арқылы жұмыс істейтін ұсыныстарды көрсетеді. Оған қосылу үшін ұсынылған жазбалардың бірін таңдаңыз.

      Ескертпе

      Мүмкіндіктерге арналған кейбір AI-ұсынатын ұсыныстар электрондық пошта және жиналыс мазмұны ағылшын тілінде болғанда ғана беріледі.

    • Немесе, әкімшіңіз Саудаға арналған Copilot ішіне қосқан кез келген жазба түрі жазбасының басқа жазбасын табу және оған қосылу үшін іздеу жолағын пайдаланыңыз.

    • Электрондық поштаны немесе жиналысты жазбаға қосылмай CRM жүйесіне сақтау үшін Қосылмай сақтау таңдаңыз. Электрондық пошта немесе жиналыс әлі де Кімге, Cc және Bcc өрістері.

    Ескертпе

    • Қосылатын жазбаны іздеген кезде, іздеу нәтижелері жазба атауын және әкімші таңдаған негізгі өрістерді көрсетеді. Негізгі өрістер туралы қосымша ақпарат алу үшін Шағын көрініс үшін негізгі өрістерді таңдау бөліміне өтіңіз.
    • Әкімшіңіз әрекеттер үшін қосқан және Саудаға арналған Copilot ішіне қосқан барлық жазба түрлеріне қосыла аласыз. Жазба түрлерін қосу жолы туралы ақпарат алу үшін Жаңа жазба түрі (немесе Salesforce нысанын) қосу бөліміне өтіңіз.

    Қатысты контактілер карта әрекеттегі контактілерді көрсетеді, себебі әрекет олардың уақыт шкаласында көрсетіледі.

    «Жазбаға қосылу» астындағы AI қолдайтын ұсыныстар мен қатысты контактілерді көрсететін скриншот.

  4. Электрондық пошта санаттарын қосу бөлімінде CRM жүйесінде электрондық поштаны немесе жиналысты санаттау үшін ақпаратты енгізіңіз. Әкімшіңіз санаттау үшін өрістерді теңшеген жағдайда ғана өрістер көрсетіледі.

  5. (Қосымша) CRM жүйесінде сақтағыңыз келетін тіркемелерді таңдап, сақтаңыз.

  6. жылы Тіркемелерді сақтаңыз бөлімінде CRM жүйесінде сақтағыңыз келетін тіркемелерді таңдап, сақтаңыз. Бұл бөлім әкімшіңізде болған жағдайда ғана пайда болады тіркемелерді сақтау мүмкіндігін қосты.

    Саудаға арналған Copilot бүйірлік тақтасындағы тіркемені сақтау опциясының скриншоты.

    Тіркемелер CRM жүйесіндегі электрондық поштаға немесе жиналысқа қатысты әрекет жазбасына сақталады. Қосымшаны сақтау мүмкін емес пе? Неге екенін біліңіз.

  7. Сақтау опциясын таңдаңыз.

    Электрондық пошта немесе жиналыс таңдалған жазбаға қосылған және CRM жүйесіне сақталады.

    • The Қосылған карта қосылған жазба мен оның түрін көрсетеді.
    • Тіркеме белгішесі CRM жүйесіне сақталған тіркемелердің санын көрсетеді.
    • Тег белгішесі санаттау өрістерінің санын көрсетеді, егер сіз кез келгенін таңдасаңыз.

    CRM жүйесінде сақталған электрондық поштаны көрсететін скриншот.

Ескертпе

Salesforce жүйесін CRM ретінде пайдалансаңыз, келесі тармақтарды ескеріңіз:

  • кеңейтілген электрондық пошта өшірілген болса, Outlook әрекеттерін сақтаған кезде қате туралы хабарды алуыңыз мүмкін. Қатені түзету жолы туралы ақпаратты кеңейтілген электрондық пошта өшірулі бөліміне өтіңіз. Outlook әрекеттерін кеңейтілген электрондық пошта қоспай сақтау үшін Microsoft қолдау қызметіне хабарлассаңыз, әрекет Salesforce қызметінде тапсырма жазбасы ретінде сақталады. кеңейтілген электрондық пошта қосулы болса, әрекет электрондық пошта хабарының жазбасы ретінде сақталады.

  • Электрондық поштаны Salesforce CRM жүйесіне сақтасаңыз және Outlook электрондық пошта мәтініндегі таңбалар саны (HTML белгілеуін қоса) Salesforce электрондық пошта жазбаларында сақталуы мүмкін ең көп таңбалар санынан асып кетсе, электрондық пошта қысқартылады, содан кейін сақталады. Кесу туралы хабар Қосылған карта параметрінде көрсетіледі.

    карта қосылымында электрондық поштаны қысқарту хабарын көрсететін скриншот.

Саудаға арналған Copilot электрондық поштадағы сақталған контактілерге қатысты жазбаларды көрсетеді. Бірдей жазба түрі жазбаларының барлығы сол жазба түрі үшін карта файлында пайда болады. Карталар ішінен электрондық поштаны CRM жүйесіне сақтауға болады.

Ескертпе

Электрондық поштаны немесе жиналысты карта бөлектеуінен CRM жүйесіне сақтаған болсаңыз, оны қатысты карта жазбасынан қайта сақтай алмайсыз.

  1. CRM жүйесіне сақтағыңыз келетін электрондық поштаны немесе жиналысты ашыңыз, содан кейін Саудаға арналған Copilot ашыңыз.

  2. <жазба түрі> карта ішінде электрондық поштаны немесе жиналысты сақтағыңыз келетін жазбаның үстіне меңзерді апарыңыз, Қосымша әрекеттер тармағын таңдаңыз. түймешігін (…), одан кейін Электрондық поштаны <CRM жүйесінің түріне сақтау> таңдаңыз.. Мысалы, электрондық поштаны Dynamics 365 жүйесіндегі тіркелгіге сақтау үшін меңзерді Есептік жазбалар карта ішіндегі тіркелгіге апарыңыз, Қосымша әрекеттер <(…), одан кейін Электрондық поштаны Dynamics 365 қызметіне сақтау опциясын таңдаңыз.

  3. (жазба түрі) карта, электрондық поштаны немесе жиналысты сақтағыңыз келетін жазбаның үстіне меңзерді апарыңыз, Қосымша әрекеттер (...), содан кейін Электрондық поштаны сақтау және қосу опциясын таңдаңыз. Мысалы, электрондық поштаны тіркелгіге сақтағыңыз келсе, меңзерді Есептік жазбалар карта бөліміндегі есептік жазбаның үстіне апарыңыз, Қосымша әрекеттер <(...), одан кейін Электрондық поштаны сақтау және қосу опциясын таңдаңыз.

    Немесе, мәліметтерін ашу үшін жазбаны таңдаңыз. Мәліметтер ішінен Қосымша әрекеттер (...) >Сақтау және қосылу опциясын таңдаңыз. электрондық пошта.

    Электрондық пошта немесе жиналыс таңдалған жазбаға қосылған және CRM жүйесіне сақталады. The Қосылған карта қосылған жазба мен оның түрін көрсетеді.

Ескертпе

  • Әкімшіңіз әдепкі бойынша барлық тіркемелерді сақтау мүмкіндігін қосқан болса, жарамды тіркемелер CRM жүйесіне автоматты түрде сақталады.
  • Әкімшіңіз тіркемелерді сақтау мүмкіндігін өшірсе немесе әдепкі бойынша барлық тіркемелерді сақтау мүмкіндігін өшірсе, тіркемелер CRM жүйесіне сақталмайды.

Электрондық пошта баннерлеріндегі жылдам CRM әрекеттері арқылы Outlook әрекеттерін сақтаңыз

Сыртқы контактілерден тұтынушы электрондық поштасын оқығанда, электрондық поштаны CRM жүйесіне сақтамаған болсаңыз, электрондық поштаның жоғарғы жағындағы баннерлік хабар электрондық поштаны сақтау үшін пайдалануға болатын жылдам CRM әрекетін қамтиды.

  1. Кемінде бір сыртқы контакті бар электрондық поштаны ашыңыз немесе жазыңыз.

  2. Баннерлік хабарда Осы электрондық поштаны сақтау таңдаңыз.

  3. Саудаға арналған Copilot таңбасында Жазбаға қосылу астында жиналысқа қосылатын жазбаны таңдаңыз. дейін.

    Электрондық поштаны сақтауға арналған жылдам әрекеті бар баннер хабарын көрсететін скриншот.

  4. (Қосымша) CRM жүйесінде сақтағыңыз келетін тіркемелерді таңдап, сақтаңыз.

    Тіркемелер CRM жүйесіндегі электрондық поштаға немесе жиналысқа қатысты әрекет жазбасына сақталады. Қосымшаны сақтау мүмкін емес пе? Неге екенін біліңіз.

  5. Сақтау опциясын таңдаңыз.

Ескертпе

  • Қазіргі уақытта жылдам CRM әрекеттерін қамтитын баннерлік хабарлар күніне екі сыртқы электрондық поштаға дейін қолжетімді. Бұл баннерлердің пайда болуын қаламасаңыз, әкімшіден оларды өшіруді сұраңыз.
  • Бұл мүмкіндік біртіндеп енгізілуде. Ол 2024 жылдың мамыр айының соңына дейін барлық пайдаланушыларға қолжетімді болады деп күтілуде.

Тіркеме туралы ойлар

Электрондық поштаны немесе жиналысты CRM жүйесіне сақтаған кезде электрондық поштаның немесе жиналыстың бөлігі болып табылатын кез келген тіркемелерді сақтауға болады. Дегенмен, қосымшаларға қатысты келесі шектеулерді қарастырыңыз:

  • Тым үлкен немесе рұқсат етілмеген файл түріндегі тіркемелерді CRM жүйесіне сақтау мүмкін емес. CRM әкімшісі файл түрі мен өлшем шектеулерін конфигурациялайды. Бұл конфигурациядағы кез келген өзгертулер Саудаға арналған Copilot ішінде күшіне енуі бір сағатқа дейін созылуы мүмкін. Файл түрі мен өлшем шектеулерін конфигурациялау туралы қосымша ақпарат алу үшін мына сілтемеге өтіңіз:

  • Кірістірілген тіркемелерді CRM жүйесіне сақтау мүмкін емес. Кірістірілген тіркемелер электрондық поштаның негізгі бөлігінде көрсетілетін кескіндер немесе файлдар. Мысалдар электрондық пошта қолтаңбаларын, кескіндерді немесе электрондық пошта мәтініне қойылған файлдарды қамтиды.

  • Salesforce жүйесінде тіркемелер әрекет жазбаларында файлдар ретінде сақталады.

  • Dynamics 365 жүйесінде кездесулер үшін тіркемені сақтау серверлік синхрондауда өшірілсе, жиналыстарға арналған тіркемелерді Саудаға арналған Copilot ішінен CRM жүйесіне сақтау мүмкін емес. Кездесу тіркемелерін синхрондау туралы қосымша ақпарат алыңыз.

Ескертпе

Тіркемелерді сақтау бөлімі әкімшіңіз тіркемелерді сақтау мүмкіндігін қосқанда ғана пайда болады.

Outlook бағдарламасындағы әрекеттерді өңдеу

Әрекетті CRM жүйесіне сақтағаннан кейін Outlook бағдарламасындағы әрекеттің мәліметтерін жаңартқыңыз келсе, оларды өңдеп, өзгертулерді CRM жүйесіне қайта сақтауға болады.

Әрекетте келесі өрістерді жаңартуға болады:

  • Қосылған жазба
  • Электрондық пошта санаттары
  • Қатысты контактілер

Ескертпе

Өңдеу Dynamics 365 жүйесіне сақталған әрекеттер үшін ғана қолжетімді.

Әрекетті өңдеу үшін Қосымша әрекеттер түймесін (…) таңдаңыз. Саудаға арналған Copilot бүйірлік тақтасындағы карта желісіне қосылған, Сақталған электрондық пошта мәліметтерін өңдеу және қажетті өзгертулерді енгізіңіз.

карта қосылымындағы Қосымша әрекеттер мәзіріндегі Сақталған электрондық пошта мәліметтерін өңдеу опциясын көрсететін скриншот.

Сақталған электрондық пошталарды CRM жүйесінен жойыңыз

Dynamics 365 ортасына Саудаға арналған Copilot қоссаңыз және сервер жағында синхрондауды қоссаңыз, CRM жүйесінен енді маңызды емес сақталған электрондық пошталар мен жиналыстарды жою үшін Саудаға арналған Copilot пайдалана аласыз. . Осылайша сіз CRM жүйесін таза және ағымдағы ұстауға көмектесесіз.

Ескертпе

Жою Dynamics 365 жүйесіне сақталған әрекеттер үшін ғана қолжетімді.

  1. CRM жүйесіне сақтаған электрондық поштаны немесе жиналысты ашыңыз, содан кейін Саудаға арналған Copilot ашыңыз.

  2. Dynamics 365 қойындысын таңдаңыз.

  3. Қосылған карта қолданбасында Қосымша әрекеттер түймешігін (…), одан кейін Электрондық поштаны Dynamics 365 жүйесінен жою опциясын таңдаңыз.

    карта желісіне қосылғандағы Қосымша әрекеттер мәзіріндегі Dynamics 365 жүйесінен электрондық поштаны жою опциясын көрсететін скриншот.

    Электрондық пошта Dynamics 365 жүйесінен жойылады және сіз растау хабарын аласыз.