Del via

Bruk e-dokumenter i kjøpsprosessen

  • Artikkel

Du kan bruke konfigurerte elektroniske dokumenter (e-dokumenter) med kjøpsdokumentene.

Du kan bruke følgende kjøpsdokumenter med e-dokumentfunksjonalitet:

  • Kjøpsfakturaer
  • Bestillinger (fra versjon 24.0)
  • Kjøpskreditnotaer
  • Finanskladder

Bemerkning

Fra Business Central versjon 24.0 er det mulig å koble bestillinger til de mottatte e-dokumentene.

E-dokumenter ved kjøp

Mottak av e-dokumenter i Dynamics 365 Business Central kan utføres som en kjørsel eller manuelt.

Slik konfigurerer du leverandører til å arbeide med ulike kjøpsdokumenter

Følg denne fremgangsmåten for å konfigurere leverandører til å fungere riktig med innkommende elektroniske fakturaer:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Leverandører, og Velg deretter de relaterte opprette en kobling.

  2. Velg leverandøren du vil konfigurere.

  3. Finn feltet Motta e-dokument til i hurtigfanen Mottak for å angi standard kjøpsdokument som skal genereres fra det mottatte e-dokumentet.

    Bemerkning

    I feltet Motta e-dokument til kan brukere enten Velg en kjøpsfaktura eller bestilling basert på hva de vil ha opprettet fra den mottatte e-fakturaen. Dette valget påvirker ikke opprettelsen av korrigerende dokumenter. I begge scenarier vil systemet generere en kreditnota.

    Bemerkning

    Hvis brukeren velger alternativet Bestilling i feltet Motta e-dokument til , prøver systemet å oppdatere én av de eksisterende bestillingene, men hvis bestillingen for en leverandør i det mottatte e-dokumentet ikke finnes, oppretter Business Central en ny bestilling på samme måte som oppretting av de nye kjøpsfakturaene som forklares på denne siden senere.

  4. Velg et av alternativene du vil bruke for den valgte leverandøren.

  5. Lukk siden.

Slik arbeider du med kjøpsfakturaer

Kjør kjørselen

Bemerkning

Denne kjørselen er for automatisk innsamling av innkommende fakturaer. Den kan bare fungere i et land eller område der funksjonaliteten finnes.

Hver gang en jobbkø velges for kjøring, og den eksterne tjenesten har innkommende fakturaer som ble sendt fra leverandøren, samler systemet inn og importerer disse fakturaene. Følg disse trinnene for å fullføre prosessen:

  1. Når kjørselen er fullført, vises de nylig importerte fakturaene på siden E-dokumenter , sammen med grunnleggende detaljinformasjon.

  2. Hvis du vil vise flere detaljer, åpner du et bestemt e-dokument.

  3. Hvis Der ikke var noen feil eller problemer i e-dokumentet, tilordner Post-feltet dokumentnummeret til kjøpsfakturaen hvis dette er konfigurert på Leverandør-kort siden (som opprettes automatisk). Velg koblingen for å åpne dokumentet.

    Bemerkning

    Dette systemopprettede dokumentet er ikke det bokførte dokumentet.

  4. Hvis du vil gå direkte til kjøpsdokumentet, Velg du feltet Record . Når du har åpnet Kjøpsfaktura-siden , kontrollerer du dokumentet. Hvis alt er riktig, bokfør dokumentet.

  5. Når du bokfører kjøpsdokumentet, oppdateres Post-feltet i e-dokumentet fra Faktura til Kjøpsfaktura, og nummeret på det bokførte kjøpsdokumentet er tilgjengelig. Du kan velge nummeret for å åpne den bokførte kjøpsfakturaen.

Detaljer om logger er de samme som i salgsprosessen for e-dokumenter.

Siden feil i salgsprosessen for det meste er knyttet til tilgjengeligheten til tjenesten, kan det inngående dokumentet inneholde flere årsaker. Den vanligste årsaken til en feil er at systemet ikke kan gjenkjenne linjene på e-dokumentet du fikk fra leverandøren. Derfor kan den ikke angi linjer i kjøpsfakturaen.

Det er to vanlige feil:

  • Hvis du vil bruke denne bestemte linjen fra leverandørfakturaen som ble bokført direkte på finanskontoen (finans), må du ha riktig konfigurert tildeling Tekst-verdien . Hvis du vil unngå denne feilen hvis du vil bruke finanskonti, Velg du tilordne tekst til konto for å opprette en bestemt tildeling av tildeling tekstverdien med debetkontonummeret. verdien du vil bruke.
  • Hvis du vil spore lagerbeholdningen og bruke linjer fra leverandørfakturaen til å fylle ut varene på dokumentlinjene, må du ha konfigurert varereferansenummeret riktig. verdi. For å unngå denne feilen, tilordner du det eksterne elementet med varenumrene ved hjelp av varereferanselisten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke varereferanser.

Når du har rettet feilene og advarslene, kan du angi manuelt når systemet skal opprette en kjøpsfaktura basert på oppsettet ditt ved å velge Opprett dokument.

Importere fakturaer manuelt

Hvis du vil importere eksterne e-dokumenter manuelt, følger du denne fremgangsmåten:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi E-dokumentservice, og Velg deretter den relaterte opprette en kobling.
  2. På siden E-dokumenttjeneste Velg den aktive tjenesten.
  3. Velg Motta, og last opp e-dokumentfilen du fikk fra leverandøren.
  4. Hvis det oppstår en feilmelding, åpner du e-dokumentet for å løse problemene.
  5. Når du er ferdig med å løse problemene, går du til gruppen Importer manuelt og Velg Opprett dokument.
  6. Når dokumentet er opprettet i Business Central, endres ikke måten du viser det på når du bruker en kjørsel.

E-dokumenter med bestillinger

Hvis leverandøren har konfigurert feltet Motta e-dokument til å fungere med bestillinger, vil Business Central gjøre følgende når et elektronisk dokument er opprettet i Business Central (manuelt eller fra eksternt sluttpunkt):

  1. Hvis bestillingen for denne bestemte leverandøren finnes, og Der er et bestillingsnummer i e-dokumentfilen som mottas, opprette en kobling Business Central automatisk dette e-dokumentet med den nevnte bestillingen, og dokumentstatusen for dette e-dokumentet vil være I arbeid , oge-dokumentstatusen i tjenestestatusen undersiden vil bli Bestill koblet. Denne opprette en kobling vil være synlig i feltet Dokument på dette spesifikke e-dokumentet. Hvis du må endre bestillingskoblingen automatisk, kan du gjøre det ved hjelp av handlingen Oppdater opprette en kobling bestilling og velge manuelt en av de eksisterende bestillingene for denne leverandøren. Du kan bare gjøre det før du samsvarer linjene mellom e-dokument og bestilling.

  2. Hvis bestillingen for denne bestemte leverandøren finnes, men Der ikke er noe bestillingsnummer i den mottatte e-dokumentfilen, gir Business Central deg muligheten til å velge en av de eksisterende bestillingene når og hvis du lastet opp dette dokumentet manuelt. Dermed åpnes bestillingslisten med bestillinger bare for leverandøren du mottok e-dokumentet fra. Du må Velg bestillingen du ønsker, og deretter Velg OK. Hvis du ikke klarte å Velg den riktige bestillingen, eller hentet e-dokumentet automatisk fra et eksternt endepunkt ved hjelp av jobbkøen, vil ikke et nytt e-dokument bli koblet til noe kjøpsdokument. Dokumentstatus viser Feil, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatusviser også Importert dokumentbehandling feil . Når du skal fullføre tilknytningen til bestillingen , velger du handlingen Oppdater bestilling opprette en kobling og velger én av de eksisterende bestillingene for denne leverandøren.

  3. Hvis bestillingen for denne bestemte leverandøren ikke finnes når et nytt e-dokument opprettes, oppretter Business Central en ny bestilling med samme opprettelsesmodell som allerede finnes for nye kjøpsfakturaer. Dokumentstatusen for dette e-dokumentet behandles , og e-dokumentstatusen på tjenestestatus-undersiden blir Importert dokument opprettet . Denne opprette en kobling vil være synlig i feltet Dokument på dette spesifikke e-dokumentet.

Avstemming av linjer fra mottatt e-dokument med bestilling

Du kan matche mottatte elektroniske dokumenter med bestillingslinjer fra to forskjellige steder: fra E-dokument-siden eller fra Bestilling-siden . Den enkleste måten å finne de allerede tilknyttede bestillingene på, er å bruke flisen Koblede bestillinger som en del av e-dokumentaktiviteter. Du finner alle ikke-koblede dokumenter ved hjelp av flisen Venter på e-fakturaer, der du har en liste over e-dokumenter du må se gjennom.

Bemerkning

E-dokumentaktivitetene med disse to flisene finner du i følgende rollesentre: Business Manager-evaluering, Business Manager, Regnskapsfører, Lagersjef og Levering og mottak.

Bemerkning

Hvis mva-prosenten er forskjellig mellom det inngående dokumentet og selskapets mva-prosent, kan ikke avstemte dokumenter brukes i et miljø med flere land.

Avstemming av linjer fra bestilling

Du kan samsvare linjene fra bestillingslisten eller fra en av de åpnede bestillingene. Hvis du vil starte dette, bruker du utføre følgende fremgangsmåte:

  1. Velg den Tilknyttede bestillinger-flisen i rollesenteret hvis Der finnes et nummer.

  2. Velg en av de to alternativene for avstemming:

    • Hvis du vil samsvare med linjene fra Bestillinger-listen , Velg du bestillingslinjen du vil samsvare med, og velger handlingen Tilordne e-dokumentlinjer .
    • Hvis du først vil åpne bestillingen , åpner du dokumentet og velger deretter handlingen Tilordne e-dokumentlinjer .

  3. Siden begge alternativene har samme prosess, åpner du siden Bestillingssamsvar med følgende innhold:

    1. I hodet finner du følgende informasjon som kan hjelpe deg med å tildele linjene enklere:

      Feltnavn Description
      Leverandørnavn Angir navnet på leverandøren for det elektroniske dokumentet.
      E-dokumentnr. Angir det tilknyttede elektroniske dokumentnummeret.
      E-dokumentdato Angir datoen for det tilknyttede elektroniske dokumentet.
      E-dokumentbeløp Angir totalen for det tilknyttede e-dokumentet inkludert mva.

    2. På linjene finner du linjene som er importert fra e-dokumentfilen på venstre side og linjene fra den eksisterende bestillingen til høyre.

    3. Alle linjene på begge sider har varenumre og beskrivelser, sammen med Direkte enhetskost og Linjerabatt-%.

    4. På siden Importerte linjer kan du også finne feltet Antall som et totalt antall fra e-fakturaen, og feltet Matchet antall som angir antallet som allerede samsvarer med bestillingslinjene.

    5. På Bestillingslinjer-siden finner du også Disponibelt antall som antall som kan samsvare med denne linjen (mottatt, men ikke fakturert antall) og Fakturer (antall) som angir antallet som allerede samsvarer med denne linjen.

    6. Hvis du vil tilpasse linjer, Velg linjene på begge sider som du vil samsvare med, og velger handlingen Tilpass manuelt . De avstemte linjene merkes med grønt.

    7. Det er mulig å matche én til én, men det er også mulig å matche mange til én eller én til mange, ved å velge flere linjer på én eller annen side før du velger handlingen Angi manuelt .

    8. Du kan også velge handlingen Match automatisk for automatisk å samsvare alle linjer med samme type,Nr ., Salgspris,Rabatt og Enhet.

    9. Hvis du gjør en feil, kan du velge handlingen Fjern samsvar for å fjerne de samsvarende linjene på bestillingssiden, eller velge handlingen Tilbakestill samsvar for å tilbakestille alle samsvarene.

    10. Hvis e-dokumentet har mange linjer, kan du velge handlingen Vis ventende linjer under matchingsprosessen for å fjerne alle e-dokumentlinjene hvis de allerede samsvarer helt. Hvis du vil se alle linjene, kan du alltid velge handlingen Vis alle linjer .

  4. Når du er ferdig med matchingen, må du velge handlingen Bruk på bestilling .

  5. Når du har brukt samsvaret på bestillingen , oppdaterer Business Central følgende felt:

    1. Leverandørs fakturanr. og Dokumentdato i dokumenthodet oppdateres med verdier fra det elektroniske dokumentet du har mottatt og koblet.
    2. Fakturer (antall) på linjer oppdateres med verdiene fra kolonnen Fakturer (antall) fra siden Bestillingsmatching , basert på samsvaret du utførte.
    3. Nå kan du bokføre dokumentet ved å velge handlingen Bokfør .
    4. Når du bokfører dokumentet, endres verdien i Dokument-feltet på E-dokument-siden , og den vil være relatert til den bokførte kjøpsfakturaen .
    5. Lukk siden.

Viktig!

Som standard kan du bare avstemme linjene som har samme totalbeløp i begge dokumentene. Dette betyr at direkte enhetskost sammen med den utlignede linjerabattprosenten må være den samme, fordi du i ett dokument kan ha et beløp uten rabatt og i et annet med rabatt.

Hvis du vil legge til litt toleranse og tillate forskjellen mellom linjene i E-faktura og Bestilling, gjør du følgende:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Kjøpsoppsett, og Velg deretter det relaterte opprette en kobling.
  2. Du vil tillate toleranse i feltet Samsvarsdifferanse for e-dokument, og angi den maksimalt tillatte prosenten av kostnadsforskjellen når en innkommende e-dokumentlinje samsvarer med bestillingslinjen .
  3. Dette oppsettet gjelder for alle samsvarende linjer, men igjen vurderes toleranse for totalbeløpet, som for Direkte enhetskost sammen med brukt linjerabattprosent.
  4. Lukk siden.
Avstemming av linjer fra e-dokument

Du kan samsvare linjene på E-dokument-siden . Hvis du vil starte, bruker du utføre følgende fremgangsmåte:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., skriv inn E-dokumenter, og Velg deretter de relaterte opprette en kobling.
  2. Velg den E-dokument som du vil samsvare med.
  3. Velg handlingen Bruk bestilling for å åpne siden Bestillingsmatching .
  4. Gjenta dem samme fremgangsmåten som du brukte da du startet avstemming fra bestillinger.

Kopiloten Samsvarshjelp for e-dokument

Bemerkning

For øyeblikket er copiloten for E-Document Matching Assistance i produksjonsklar forhåndsversjon fase, og er tilgjengelig globalt bortsett fra i Canada. Den fungerer bare på engelsk.

Bemerkning

Copilot er assistenten med kunstig intelligens som hjelper personer i hele organisasjonen med å frigjøre kreativiteten og automatisere kjedelige oppgaver. Copiloten for E-Document Matching Assistance hjelper brukere med å enkelt matche mottatte elektroniske fakturaer med eksisterende bestillingslinjer, ved hjelp av LLM-modellen for å matche linjer mellom to forskjellige dokumenter.

Slik aktiverer du kopiloten

Hvis du ikke aktiverte copiloten for E-Document Matching Assistance , må du gjøre det manuelt. Hvis du vil aktivere copiloten for samsvarshjelp for e-dokument, gjør du følgende:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., skriv inn Copilot &; AI-funksjoner, og Velg deretter den relaterte opprette en kobling.
  2. Velg Hjelp med samsvar mellom e-dokumenter i listen over funksjoner, og endre statusen til Aktiv.

Når kopiloten er aktivert, kan du begynne å bruke den.

Bruk kopiloten Samsvarshjelp for e-dokument

Hvis copiloten aktiveres, vil eksisterende handlinger Tilordne e-dokumentlinjer på kjøpte bestillinger og Match bestilling på E-dokument-siden få forskjellige ikoner, som symboliserer AI-funksjonen. Du kan kjøre disse handlingene (de samme som i tidligere eksempler i bestillingslisten) fra én av bestillingene eller fra e-dokument. Alle trinn for kjøring er de samme, men når du kjører denne handlingen, blir resultatet annerledes, og du må følge følgende fremgangsmåte:

  1. Velg handlingen Tilordne e-dokumentlinjer eller Bestill samsvar for dokumenter som allerede er koblet.

  2. Legg merke til at meldingen Samsvarsordrelinjer for e-dokument med Copilot fungerer, og at siden Bestillingssamsvar er i bakgrunnen. Det betyr at den samme prosessen skjer, men med automatisk støtte fra Copilot, som kjører matchingsprosessen i stedet for deg.

  3. Etter noen sekunder vil Samsvarsordrelinjer for e-dokument med Copilot foreslå linjer for samsvar med noen tilleggsdetaljer:

    1. I spørringshodet finner du følgende informasjon:

      Feltnavn Description
      Automatisk avstemt Angir antall avstemminger foreslått automatisk. Dette er basert på en strengsammenligning, og hvis det er 80 % eller mer overlappende beskrivelse, vil systemet avstemme disse beskrivelsene automatisk uten å bruke GPT-funksjoner.
      Avstemt med Copilot Angir antall treff foreslått av kopiloten ved hjelp av både strengsammenligning og semantisk sammenligning.
      E-dokumentnr. Angir det tilknyttede e-dokumentnummeret.
      Totalbeløp for faktura ekskl. mva. Angir det totale fakturabeløpet ekskl. mva.
      Matchet totalbeløp inkl. MVA Angir det avstemte beløpet inkludert mva.

    2. Hvis alle linjene samsvarer, ser du den grønne teksten øverst til høyre: Alle linjene (100 %) samsvarer. Gå gjennom kampforslag.

    3. I Samsvarende forslagslinjer finner du følgende informasjon:

      Feltnavn Description
      E-dokumentlinjenr. Angir linjenummeret for e-dokumentet (kommer fra den opprinnelige e-dokumentfilen).
      Beskrivelse av e-dokumentlinje Angir beskrivelsen av e-dokumentet (kommer fra den opprinnelige e-dokumentfilen).
      Avstemt antall Angir antallet som skal brukes på bestillingslinjen.
      Tilbud Angir handlingen som er foreslått av kunstig intelligens, og disse foreslåtte handlingene er knyttet til avstemming av bestillingslinjene.

    4. Alle fullstendig foreslåtte og avstemte linjer er merket med grønn farge. Hvis det er et problem, det vil si en annen pris, men i den tillatte prisklassen, vil denne linjen være merket som gul, og hvis det er likhet mellom beskrivelsesfeltene, men prisforskjellen er større enn tillatt, vil denne linjen bli merket som rød.

    5. Hvis du ikke er fornøyd med noen forslag, kan du slette dem ved hjelp av handlingen Slett linje .

    6. Hvis du vil se forslagstreff, kan du Velg opprette en kobling i Forslag-kolonnen for å åpne siden Samsvarsdetaljer for e-dokument.

    7. På siden Samsvarsdetaljer for e-dokument kan du sammenligne detaljer fra e-dokumentet og bestillingen for å være sikker på den foreslåtte matchingen før du bekrefter den.

    8. Lukk siden etter gjennomgang.

  4. Hvis du ikke er fornøyd med de fleste forslagene, eller hvis du ikke vil bruke funksjonen Samsvarsordrelinjer for e-dokument med Copilot , Velg Forkast den , og du kan fortsette med manuell matching som forklart tidligere.

  5. Hvis du vil beholde forslag, velger du Behold den-knappen , så lagrer systemet alle forslag fra Copilot.

  6. Business Central lukker Copilot-ledeteksten, og linjene på bestillingsmatching-siden merkes som grønne fordi de allerede samsvarer.

  7. Nå kan du fortsette å arbeide mens du utfører manuelt samsvar. Det betyr at du kan fjerne treff, samsvare manuelt eller tilbakestille samsvar. Hvis du ikke vil gjøre endringer, velger du bare handlingen Bruk på bestilling og fortsetter å arbeide med bestillingen .

Bemerkning

Du kan velge handlingen Match med Copilot på siden Bestillingssamsvar på nytt, men i dette tilfellet blir du spurt om du vil overskrive de eksisterende treffene, siden alle linjene allerede er samsvart.

Bemerkning

Pris-/kostanalyse, og kontrollen for tilgjengelig antall er en del av forhåndsbehandlingsaktiviteten.

Oversikt over e-dokumentstatuser

Hvis du vil ha en bedre oversikt over alle e-dokumenter i selskapet, kan du Velg rollesenteret Regnskapsfører der det finnes statuser for e-dokumenter. Der kan du finne e-dokumentaktiviteter som har følgende statuser:

  • Innkommende e-dokumenter:

    • Behandlet
    • Pågår
    • Feil

Se også

Konfigurere e-dokumenter
Bruke e-dokument i salgsprosessen
Utvide funksjonaliteten for e-dokumenter
Økonomistyring
Fakturere salg
Registrere kjøp med kjøpsfakturaer og bestillinger
Arbeide med Business Central

Finn gratis e-læringsmoduler for Business Central Her