Rediger

Del via

Registrere kjøp med kjøpsfakturaer og ordrer

  • Artikkel

Du kan opprette en kjøpsfaktura eller bestilling for å registrere kjøpskostnader og spore leverandørgjeld. Kjøpsfakturaer og bestillinger brukes også til å oppdatere lagernivåer dynamisk, noe som betyr at du kan redusere lagerkostnadene og gi bedre kundeservice. Kjøpskostnadene, inkludert tjenesteutgifter samt lagerverdier som er resultat av bokføring av kjøpsfakturaer eller ordrer, bidrar til fortjenestetall og økonomiske ytelsesindikatorer i rollesenteret.

Registrere kjøp med kjøpsfakturaer

Når du mottar lagervarene eller den kjøpte tjenesten er fullført, kan du bokføre kjøpsfakturaen for å oppdatere lager- og økonomiposter og aktivere betaling til leverandøren i samsvar med betalingsbetingelsene. Utføre betalinger.

Forsiktig

Ikke bokfør fysiske varer for en kjøpsfaktura før du mottar varene og kjenner de endelige kostnadene for kjøpet, herunder eventuelle tilleggskostnader. Hvis ikke, kan det hende at lagerverdien og fortjenestebeløpet er skjevt.

Opprett og bokfør en kjøpsfaktura

Nedenfor ser du en beskrivelse av hvordan du oppretter en kjøpsfaktura. Trinnene for å opprette en bestilling ligner. Hovedforskjellen er at bestillinger har noen ekstra felter og handlinger for fysisk håndtering av varer.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og angi Kjøpsfakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. I feltet Leverandørnavn angir du navnet på en eksisterende leverandør.

    Andre felt på siden Kjøpsfaktura fylles nå med standardinformasjon for den valgte leverandøren. Hvis leverandøren ikke er registrert, følger du denne fremgangsmåten:

    1. I feltet Leverandørnavn angir du navnet på den nye leverandøren.
    2. Velg Ja i dialogboksen for å registrere den nye leverandøren.
    3. Hvis du vil vite mer om hvordan du fyller ut leverandørkortet, kan du gå til Registrer nye leverandører.
    4. Når du har fullført leverandørkortet, velger du OK for å gå tilbake til Kjøpsfaktura-siden.

  3. Fyll ut resten av feltene på siden Kjøpsfaktura etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

    Du kan nå begynn å fylle ut kjøpsfakturalinjene med varer eller ressurser kjøpt fra leverandøren.

    Obs!

    Hvis du har definert gjentakende bestillingslinjer for leverandøren, for eksempel en månedlig etterfyllingsordre, kan du sette inn disse linjene på fakturaen ved å velge handlingen Hent gjentakende bestillingslinjer.

  4. Angi nummeret på en vare eller en tjeneste i Varenr.-feltet i hurtigfanen Linjer.

  5. I feltet Antall angir du hvor mange varer som skal kjøpes.

    Feltet Linjebeløp oppdateres for å vise verdien i feltet Direkte enhetskost multiplisert med verdien i feltet Antall.

    Prisen og linjebeløpet vises med eller uten mva, avhengig av hva du velger i feltet Priser inkludert merverdiavgift på leverandørkortet.

    Totaler-feltene under linjene oppdateres automatisk når du oppretter eller endrer linjer for å vise beløpene bokført postene.

  6. I feltet Fakturarabattbeløp angir du et beløp som skal trekkes fra verdien som vises i feltet Totalt inkl. mva. nederst på fakturaen.

    Obs!

    Hvis du har definert fakturarabatter for leverandøren, settes den angitte prosentverdien automatisk inn i feltet Leverandørfakturarabatt-% hvis kriteriene er oppfylt. Det relaterte beløpet settes inn i feltet Fakturarabattbeløp.

  7. Velg Bokfør når du mottar innkjøpte varer eller tjenester.

Kjøpet gjenspeiles nå i beholdningen, ressursposter og økonomiposter, og leverandørbetalingen aktiveres. Kjøpsfakturaen fjernes fra listen over kjøpsfakturaer og erstattes med et nytt dokument i listen over bokførte kjøpsfakturaer. Hvis du vil ha mer informasjon om hva som skjer når du bokfører kjøpsdokumenter, kan du se Bokfør kjøp.

Obs!

I sjeldne tilfeller kan de bokførte beløpene avvike fra det som vises i totalfeltene. Dette skyldes vanligvis avrundingsberegninger i forbindelse med mva. eller salgsmva.

Når du skal kontrollere beløpene som faktisk skal bokføres, kan du gå til siden Statistikk, som tar hensyn til avrundingsberegningene. Hvis du velger Frigi-handlingen, oppdateres totaler-feltene slik at de omfatter avrundingsberegninger.

Bokførte fakturaer

Når fakturaen er bokført, finner du den i oversikten over bokførte fakturaer. Både listen Bokførte salgsfakturaer og listen Bokførte kjøpsfakturaer viser de posterte fakturaene med de siste fakturanumrene. I oversikten kan du slå opp hver enkelt bokførte faktura, og du kan korrigere eller annullere en bokført faktura.

For hver bokført faktura kan du slå opp statistikk, dimensjoner og poster som er resultatet av den bokførte fakturaen. Du kan også skrive ut eller sende den bokførte fakturaen.

Du kan enkelt korrigere eller annullere en bokført kjøpsfaktura før du betaler leverandøren. Hvis du for eksempel må rette en skrivefeil eller endre kjøpet tidlig i bestillingsprosessen. Finn ut mer under Korriger eller annuller ubetalte kjøpsfakturaer. Hvis du vil tilbakeføre et kjøp for varer eller tjenester i den bokførte kjøpsfakturaen som betalingen behandles for, oppretter du en kjøpskreditnota. Finn ut mer under Behandle bestillingsreturer eller annulleringer.

Åpne listen Bokførte kjøpsfakturaer i Business Central.

Kjøp av ikke-lagervarer

Linjene på en kjøpsfaktura kan være av typen Ressurs eller Vare. Varekort kan også klassifiseres av typen Lager, Service eller Ikke-lagervarer som angir om varen er en fysisk lagerenhet, en arbeidstidsenhet (gjelder også ressurser) eller en fysisk enhet som ikke holdes i lagerbeholdningen. Finn ut mer under Registrer nye varer. Kjøpsfakturaprosessen er den samme for alle typene nevnt ovenfor.

Obs!

Med kjøpslinjetypen Ressurs kan du også kjøpe eksterne ressurser, for eksempel for å fakturere en leverandør for arbeid som er levert. Finn ut mer under Definer ressurser.

Hvis du vil bruke en kjøpt ressurs, må du kanskje angi ressursens kapasitet og tilordne den manuelt til et prosjekt. Kjøp av en ressurs oppretter en ressurspost, men ressursposter spores imidlertid ikke for antall og verdi, for eksempel varer. Hvis antalls- og verdisporing er nødvendig, kan du vurdere å bruke andre linjeelementtyper.

Når du bør bruke bestillinger

Bruk bestillinger hvis du trenger å registrere delvise mottak av et bestillingsantall. For eksempel fordi hele antallet ikke er tilgjengelig hos leverandøren. Hvis du leverer solgte varer direkte fra leverandøren til kunden, som en direkte levering, må du også å bruke bestillinger. Finn ut mer under Lag direkte leveringer.

I alle andre henseender fungerer bestillinger på samme måte som kjøpsfakturaer. Følgende fremgangsmåte er basert på en kjøpsfaktura. Trinnene er de samme for en bestilling.



Motta varer med bestilling

Følgende beskriver hvordan du mottar varer med en bestilling.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og angi Bestillinger, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Åpne en eksisterende bestilling eller opprett en ny.

  3. I feltet Motta (antall) angir du det mottatte antallet.

    Obs!

    Hvis det mottatte antallet er mer enn antallet i bestillingen, og leverandøren er definert til å tillate overmottak, bruker du feltet Overmottak til å håndtere det overflødige antallet. Finn ut mer i delen Slik mottar du flere varer enn du har bestilt.

  4. Velg handlingen Bokfør.

Verdien i feltet Mottatt ant. oppdateres. Hvis dette er et delvis mottak, vil verdien være mindre enn verdien i feltet Antall.

Obs!

Hvis du bruker en lagerstyring, kan du ikke bruke handlingen Bokfør på bestillingen til å registrere mottaket. Det er fordi en lagerarbeider allerede bokført bestillingsantallet som mottatt. Finn ut mer under Designdetaljer – Inngående lagerflyt.

Motta flere varer enn du har bestilt

Når det kommer flere varer enn bestilt, kan det være lurt å motta dem i stedet for å annullere mottaket. Det kan for eksempel være billigere å beholde de overskytende varene i beholdningen enn å returnere dem, eller leverandøren kan tilby deg en rabatt for å beholde leveransen.

Følgende video viser hvordan du arbeider med overmottak.

Sett opp overmottak

Opprett overmottakskoder for å definere en prosentverdi som et mottatt antall kan overskride det bestilte antallet for. Angi prosenten i feltet Toleranseprosent for overmottak. Deretter tildeler du koden på sidene Varekort eller Leverandørkort for varer og leverandører.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og angi Overmottakskoder, velg deretter den relaterte koblingen.
  2. Fyll ut feltene etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

Tildel overmottakskoden til en vare

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og angi Varer og velg den relaterte koblingen.
  2. Åpne siden Varekort for den relaterte varen.
  3. I feltet Overmottakskode velger du koden som inneholder prosenten du vil tillate for overmottak.

Overmottakskoden tilordnes til varen. Bestillinger eller lagermottak for varen tillater nå at du mottar mer enn det bestilte antallet innenfor toleranseprosenten for overmottak.

Obs!

Du kan definere en godkjenningsarbeidsflyt som krever at overmottak må godkjennes før de kan håndteres. Merk av for Krever godkjenning på siden Overmottakskoder. Finn ut mer under Opprett arbeidsflyter.

Overmottak av en ordre

På kjøpslinjer og lagermottakslinjer brukes feltet Antall overmottak til å registrere overmottatt antall, noe som betyr et antall som overskred verdien for bestilt antall i feltet Antall.

Når du håndterer et overmottak, kan du øke verdien i feltet Motta (antall) til det mottatte antallet. Feltet Antall overmottak oppdateres for å vise det overflødige antallet. Du kan eventuelt angi det ekstra antallet i feltet Antall overmottak. Feltet Motta (antall) oppdateres for å vise det bestilte antallet pluss det overflødige antallet. Følgende fremgangsmåte beskrev hvordan du fyller ut feltet Motta (antall).

  1. I en bestilling eller et lagermottaksdokument der det mottatte antallet er høyere enn bestilt, angir du det mottatte antallet i feltet Motta (antall).

    Hvis økningen er innenfor toleransen som er angitt av en tildelt overmottakskode, oppdateres feltet Antall overmottak til å vise antallet som verdien i feltet Aantall er overskredet med.

    Hvis økningen er over toleransen, er ikke overmottak tillatt. Undersøk om en annen overmottakskode tillater det. Ellers kan bare det bestilte antallet mottas, og det overflødige antallet må håndteres på en annen måte, for eksempel ved å returnere det til leverandøren.

  2. Bokfør mottaket på samme måte som for andre mottak.

Obs!

Business Central håndterer ikke automatisk økonomiske aspekter ved overmottak. Du må håndtere dette manuelt og være enig med leverandøren, for eksempel leverandøren som videresender en ny eller oppdatert faktura.

Eksternt dokumentnummer

I kjøpsdokumenter og kladder kan du angi et dokumentnummer som viser til leverandørens nummereringssystem. Bruk dette feltet til å registrere nummeret som leverandøren har knyttet til ordren, fakturaen eller kreditnotaen. Du kan deretter bruke nummeret senere hvis du trenger å søke etter den bokførte oppføring ved hjelp av dette nummeret.

Feltet Obligatorisk nr. for eksternt dokument i feltet Kjøpsoppsett angir om det er obligatorisk å angi et eksternt dokumentnummer i følgende situasjoner:

  • I feltet Leverandørs fakturanr., feltet Leverandørs bestillingsnr. , eller feltet Leverandørs kreditnotanr. i et bestillingshode

  • I feltet Eksternt dokumentnr. på en finanskladdelinje der innholdet i feltet Bilagstype er angitt til Faktura, Kreditnota eller Rentenota, og innholdet i feltet Kontotype er angitt til Leverandør.

Hvis du velger dette feltet, vil det ikke være mulig å bokføre en faktura, en kreditnota eller den type finanskladdelinje som er beskrevet ovenfor, uten at et eksternt dokumentnummer er fylt ut.

Det eksterne dokumentnummeret inkluderes i bokførte dokumenter der du kan søke etter det aktuelle nummeret. Du kan også søke ved hjelp av det eksterne dokumentnummeret når du navigerer i leverandørposter.

En annen måte å håndtere eksterne dokumentnumre på, er å bruke feltet Deres referanse. Hvis du bruker feltet Deres referanse, inkluderes nummeret i bokførte dokumenter, og du kan søke etter det på samme måte som for verdier fra feltet Eksternt dokumentnr.. Men feltet er ikke tilgjengelig på kladdelinjer.

Bokføre kjøp

I et kjøpsdokument kan du velge mellom følgende bokføringshandlinger:

  • Bokfør
  • Forhåndsvis bokføring
  • Bokfør og skriv ut
  • Massebokfør

Når en et kjøpsdokument bokføres, oppdateres leverandørens konto, finans og vareposter, og ressurspostene blir oppdatert.

For hvert kjøpsdokument opprettes det en kjøpspost i tabellen Finanspost. Det opprettes også en post på leverandørens konto i Leverandørpost-tabellen, og en finanspost opprettes i den relevante samlekontoen. I tillegg kan bokføring av kjøpet resultere i en mva-post og en finanspost for rabattbeløpet. Om en rabattpost skal bokføres, avhenger av innholdet i feltet Rabattbokføring på siden Kjøpsoppsett.

Følgende poster blir opprettet for hver kjøpslinje, etter behov, i:

  • Varepost-tabellen hvis kjøpslinjen er av typen Vare.
  • Finanspost-tabellen hvis kjøpslinjen er av typen Finanskonto.
  • Ressurspost-tabellen hvis kjøpslinjen er av typen Ressurs.

I tillegg registreres alltid kjøpsdokumenter i tabellene Mottakshode og Kjøpsfakturahode.

Du kan alltid se gjennom forskjellige poster som blir opprettet som et resultat av bokføringer. Velg Forhåndsvis bokføring for å validere dokument og kontrollere forventede poster.

Viktig

Når du bokfører en bestilling for varer, kan du opprette både et mottak og en faktura. Dette kan gjøres samtidig, eller hver for seg. Du kan også opprette et delvis mottak og en delfaktura ved å fylle ut feltene Motta (antall) og Fakturer (antall) på de enkelte bestillingsordrelinjene før du bokfører. Legg merke til at du ikke kan opprette en kjøpsfaktura fra en bestilling for produkter eller tjenester som ikke er mottatt. Det vil si at for å kunne fakturere, må du på forhånd ha registrert et mottak, eller du må velge å motta og fakturere samtidig.

Du kan enten bokføre eller bokføre og skrive ut. Hvis du velger å bokføre og skrive ut, skrives det ut en rapport når ordren bokføres. Du kan også velge handlingen Massebokfør for å bokføre flere bestillinger samtidig. Finn ut mer under Bokfør flere dokumenter samtidig.

Vis poster

Når bokføringen er utført, fjernes de bokførte kjøpslinjene fra bestillingen. En melding viser når bokføringen er gjennomført. Etter dette er de bokførte postene tilgjengelige på ulike sider, inkludert sidene Leverandørposter, Finansposter, Vareposter, Ressursposter, Kjøpsmottak og Bokførte kjøpsfakturaer.

I de fleste tilfeller kan du åpne poster fra det berørte kortet eller dokumentet. På siden Leverandørkort velger du for eksempel handlingen Poster.

Rediger poster

Du kan redigere bestemte felt på bokførte kjøpsdokumenter, for eksempel feltet Betalingsreferanse. Finn ut mer under Rediger bokførte dokumenter. Hvis du vil ha mer kritiske felt som påvirker revisjonssporingen, må du tilbakeføre eller angre bokføringen. Finn ut mer under Tilbakefør kladdebokføringer og angre mottak/leveringer.

Se også

Be om tilbud
Kjøpvarer for et salg
Klargjøre direkte leveringer
Innkjøp
Definere kjøp
Definere ressurser
Registrere nye leverandører
Redigere bokførte dokumenter
Bokfør flere dokumenter samtidig
Innkjøp
Bokføre dokumenter og kladder
Korriger eller annuller ubetalte kjøpsfakturaer
Finne sider og informasjon med Fortell meg
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her