Registrere kjøp med kjøpsfakturaer og ordrer

Du kan opprette en kjøpsfaktura eller bestilling for å registrere kjøpskostnader og spore leverandørgjeld. Kjøpsfakturaer og bestillinger brukes også til å oppdatere lagernivåer dynamisk, noe som betyr at du kan redusere lagerkostnadene og gi bedre kundeservice. Innkjøpskostnadene, inkludert serviceutgifter og lagerverdier som følge av postering av kjøpsfakturaer eller ordrer, bidrar til fortjenestetall og finansielle nøkkelindikatorer (KPI-er).

Registrere kjøp med kjøpsfakturaer

Når du mottar lagervarene eller den kjøpte tjenesten er fullført, kan du bokføre kjøpsfakturaen for å oppdatere lager- og økonomiposter og aktivere betaling til leverandøren i samsvar med betalingsbetingelsene. Utføre betalinger.

Forsiktig!

Ikke legg inn en kjøpsfaktura for fysiske varer før du mottar varene og vet den endelige kostnaden for kjøpet, inkludert eventuelle ekstra kostnader. Ellers kan lagerverdien og fortjenestetallene være skjevt.

Opprett og bokfør en kjøpsfaktura

Nedenfor ser du en beskrivelse av hvordan du oppretter en kjøpsfaktura. Trinnene for å opprette en bestilling ligner. Hovedforskjellen er at bestillinger har noen ekstra felter og handlinger for fysisk håndtering av varer.

  1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, angi Kjøp fakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. I feltet Leverandørnavn angir du navnet på en eksisterende leverandør.

    Andre felt på siden Kjøpsfaktura fylles nå med standardinformasjon for den valgte leverandøren. Hvis leverandøren ikke er registrert, følger du denne fremgangsmåten:

    1. I feltet Leverandørnavn angir du navnet på den nye leverandøren.
    2. Velg Ja i dialogboksen for å registrere den nye leverandøren.
    3. Hvis du vil vite mer om hvordan du fyller ut leverandørkortet, kan du gå til Registrer nye leverandører.
    4. Når du har fullført leverandørkortet, velger du OK for å gå tilbake til Kjøpsfaktura-siden.

  3. Fyll ut resten av feltene på siden Kjøpsfaktura etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

    Du kan nå begynn å fylle ut kjøpsfakturalinjene med varer eller ressurser kjøpt fra leverandøren.

    Note

    Hvis du konfigurerer regelmessige kjøpslinjer for leverandøren, for eksempel en månedlig etterfyllingsordre, kan du legge til disse linjene på fakturaen ved å velge handlingen Hent gjentakende kjøpslinjer .

  4. Angi nummeret på en vare eller en tjeneste i Varenr.-feltet i hurtigfanen Linjer.

  5. Angi antall varer som skal kjøpes, i Antall-feltet .

    Feltet Linjebeløp oppdateres for å vise verdien i feltet Direkte enhetskost multiplisert med verdien i feltet Antall.

    Prisen og linjebeløpet vises med eller uten mva, avhengig av hva du velger i feltet Priser inkludert merverdiavgift på leverandørkortet.

    Totaler-feltene under linjene oppdateres automatisk når du oppretter eller endrer linjer for å vise beløpene bokført postene.

  6. I feltet Fakturarabattbeløp angir du et beløp som skal trekkes fra verdien som vises i feltet Totalt inkl. mva. nederst på fakturaen.

    Note

    Hvis du konfigurerer fakturarabatter for leverandøren, settes prosentverdien automatisk inn i feltet Leverandørfakturarabatt % hvis vilkårene oppfylles. Det relaterte beløpet settes inn i feltet Fakturarabattbeløp.

  7. Velg Bokfør når du mottar innkjøpte varer eller tjenester.

Kjøpet gjenspeiles nå i beholdningen, ressursposter og økonomiposter, og leverandørbetalingen aktiveres. Kjøpsfakturaen fjernes fra listen over kjøpsfakturaer og erstattes med et nytt dokument i listen over bokførte kjøpsfakturaer. Hvis du vil ha mer informasjon om hva som skjer når du bokfører kjøpsdokumenter, kan du se Bokfør kjøp.

Note

I sjeldne tilfeller kan de bokførte beløpene avvike fra det som vises i totalfeltene. Forskjellen skyldes vanligvis avrundingsberegninger for merverdiavgift (mva) eller merverdiavgift.

Hvis du vil kontrollere beløpene før du publiserer , går du til Statistikk-siden, som tar hensyn til avrundingsberegningene. Hvis du velger Utgivelse-handlingen , oppdateres totalfeltene for å inkludere avrundingsberegninger.

Bokførte fakturaer

Når fakturaen er bokført, finner du den i oversikten over bokførte fakturaer. Både listen Bokførte salgsfakturaer og listen Bokførte kjøpsfakturaer viser de posterte fakturaene med de siste fakturanumrene. I oversikten kan du slå opp hver enkelt bokførte faktura, og du kan korrigere eller annullere en bokført faktura.

For hver bokført faktura kan du slå opp statistikk, dimensjoner og poster som er resultatet av den bokførte fakturaen. Du kan også skrive ut eller sende den bokførte fakturaen.

Du kan enkelt korrigere eller annullere en bokført kjøpsfaktura før du betaler leverandøren. Hvis du for eksempel må rette en skrivefeil eller endre kjøpet tidlig i bestillingsprosessen. Finn ut mer under Korriger eller annuller ubetalte kjøpsfakturaer. Hvis du vil tilbakeføre et kjøp for varer eller tjenester i den bokførte kjøpsfakturaen som betalingen behandles for, oppretter du en kjøpskreditnota. Finn ut mer under Behandle bestillingsreturer eller annulleringer.

Åpne Posted Purchase Invoices list i Business Central.

Kjøp av ikke-lagervarer

Linjene på en kjøpsfaktura kan være av typen Ressurs eller Vare. Varekort kan også klassifiseres av typen Lager, Service eller Ikke-lagervarer som angir om varen er en fysisk lagerenhet, en arbeidstidsenhet (gjelder også ressurser) eller en fysisk enhet som ikke holdes i lagerbeholdningen. Finn ut mer under Registrer nye varer. Kjøpsfakturaprosessen er den samme for alle typene nevnt ovenfor.

Note

Med kjøpslinjetypen Ressurs kan du også kjøpe eksterne ressurser, for eksempel for å fakturere en leverandør for arbeid som er levert. Finn ut mer under Definer ressurser.

Hvis du vil bruke en kjøpt ressurs, må du kanskje angi ressursens kapasitet og tilordne den manuelt til et prosjekt. Innkjøp av en ressurs oppretter en ressurspost. Ressursposter spores imidlertid ikke for antall og verdi som for eksempel elementer. Hvis antalls- og verdisporing er nødvendig, kan du vurdere å bruke andre linjeelementtyper.

Når du bør bruke bestillinger

Bruk bestillinger hvis du trenger å registrere delvise mottak av et bestillingsantall. For eksempel fordi hele antallet ikke er tilgjengelig hos leverandøren. Hvis du leverer solgte varer direkte fra leverandøren til kunden, som en direkte levering, må du også å bruke bestillinger. Finn ut mer under Lag direkte leveringer.

I alle andre henseender fungerer bestillinger på samme måte som kjøpsfakturaer. Følgende fremgangsmåte er basert på en kjøpsfaktura. Trinnene er de samme for en bestilling.



Motta varer med bestilling

Følgende beskriver hvordan du mottar varer med en bestilling.

  1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Kjøpsordrer, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Åpne en eksisterende bestilling eller opprett en ny.

  3. I feltet Motta (antall) angir du det mottatte antallet.

    Note

    Hvis det mottatte antallet er mer enn antallet i bestillingen, og leverandøren er konfigurert til å tillate overbekreftelser, kan du bruke feltet Over mottak til å håndtere overflødig antall. Finn ut mer i delen Slik mottar du flere varer enn du har bestilt.

  4. Velg handlingen Bokfør.

Verdien i feltet Mottatt ant. oppdateres. Hvis dette er et delvis mottak, vil verdien være mindre enn verdien i feltet Antall.

Note

Hvis du bruker lagerbehandling, kan du ikke bruke handlingen Legg ut i bestillingen for å registrere kvitteringen. En lageransatt har allerede postert innkjøpsordreantallet som mottatt. Finn ut mer under Designdetaljer – Inngående lagerflyt.

Motta flere varer enn du har bestilt

Når det kommer flere varer enn bestilt, kan det være lurt å motta dem i stedet for å annullere mottaket. Det kan for eksempel være billigere å beholde de overskytende varene i beholdningen enn å returnere dem, eller leverandøren kan tilby deg en rabatt for å beholde leveransen.

Følgende video viser hvordan du arbeider med overmottak.

Konfigurer overmottak

Opprett overmottakskoder for å definere en prosentandel som et mottatt antall kan overstige det bestilte antallet med. Angi prosenten i feltet Toleranseprosent for overmottak. Deretter tildeler du koden på sidene Varekort eller Leverandørkort for varer og leverandører.

  1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Over-Receipt Koder, og velg deretter den relaterte koblingen.
  2. Fyll ut feltene etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

Note

Du kan konfigurere en godkjenningsarbeidsflyt som krever at noen godkjenner overkvitteringer før de kan håndteres. Merk av for Krever godkjenning på siden Overmottakskoder. Finn ut mer under Opprett arbeidsflyt.

Tildel overmottakskoden til en vare

  1. Velg Søk (Alt+Q) øverst til høyre, skriv inn Elementer, og velg deretter den relaterte koblingen.
  2. Åpne siden Varekort for varen.
  3. I feltet Overmottakskode velger du koden som inneholder prosenten du vil tillate for overmottak.

Overmottakskoden tilordnes til varen. Bestillinger eller lagermottak for varen tillater nå at du mottar mer enn det bestilte antallet innenfor toleranseprosenten for overmottak.

Note

Du kan ikke motta varer for mye for ordrer som ble opprettet fra rammekjøpsordrer. Finn ut mer under Arbeid med rammebestillinger.

Overmottak av en ordre

På kjøpslinjer og lagermottakslinjer brukes feltet Antall overmottak til å registrere overmottatt antall, noe som betyr et antall som overskred verdien for bestilt antall i feltet Antall.

Når du håndterer et overmottak, kan du øke verdien i feltet Motta (antall) til det mottatte antallet. Feltet Antall overmottak oppdateres for å vise det overflødige antallet. Du kan eventuelt angi det ekstra antallet i feltet Antall overmottak. Feltet Motta (antall) oppdateres for å vise det bestilte antallet pluss det overflødige antallet. Følgende fremgangsmåte beskrev hvordan du fyller ut feltet Motta (antall).

  1. I en bestilling eller et lagermottaksdokument der det mottatte antallet er høyere enn bestilt, angir du det mottatte antallet i feltet Motta (antall).

    Hvis økningen er innenfor toleransen som er angitt av en tildelt overmottakskode, oppdateres feltet Antall overmottak til å vise antallet som verdien i feltet Antall er overskredet med.

    Hvis økningen overskrider toleransen, er ikke overmottaket tillatt. Undersøk om en annen overmottakskode tillater det. Ellers kan bare det bestilte antallet mottas, og det overflødige antallet må håndteres på en annen måte, for eksempel ved å returnere det til leverandøren.

  2. Bokfør mottaket på samme måte som for andre mottak.

Note

Business Central håndterer ikke automatisk økonomiske aspekter ved overkvitteringer. Du må håndtere overkvitteringer manuelt i samsvar med leverandøren, for eksempel ved at leverandøren videresender en ny eller oppdatert faktura.

Eksternt dokumentnummer

I kjøpsdokumenter og kladder kan du angi et dokumentnummer som viser til leverandørens nummereringssystem. Bruk dette feltet til å registrere nummeret som leverandøren har knyttet til ordren, fakturaen eller kreditnotaen. Du kan deretter bruke nummeret senere hvis du trenger å søke etter den bokførte oppføring ved hjelp av dette nummeret.

Feltet Obligatorisk nr. for eksternt dokument i på siden Oppsett av kjøp & leverandørgjeld angir om det er obligatorisk å angi et eksternt dokumentnummer i følgende situasjoner:

  • I feltet Leverandørs fakturanr., Leverandørens ordrenr. eller feltet Leverandørs kreditnotanr. i et bestillingshode

  • I feltet Eksternt dokumentnr. på en finanskladdelinje der innholdet i feltet Bilagstype er angitt til Faktura, Kreditnota eller Rentenota, og innholdet i feltet Kontotype er angitt til Leverandør.

Hvis du velger dette feltet, vil det ikke være mulig å bokføre en faktura, en kreditnota eller den type finanskladdelinje som er beskrevet ovenfor, uten at et eksternt dokumentnummer er fylt ut.

Det eksterne dokumentnummeret inkluderes i bokførte dokumenter der du kan søke etter det aktuelle nummeret. Du kan også søke ved hjelp av det eksterne dokumentnummeret når du navigerer i leverandørposter.

En annen måte å håndtere eksterne dokumentnumre på, er å bruke feltet Deres referanse. Hvis du bruker feltet Deres referanse, inkluderes nummeret i bokførte dokumenter, og du kan søke etter det på samme måte som for verdier fra Eksternt dokumentnr.-feltene. Men feltet er ikke tilgjengelig på journalføringslinjer.

Bokføre kjøp

I et kjøpsdokument kan du velge mellom følgende bokføringshandlinger:

  • Publiser
  • Forhåndsvisning av innlegg
  • Bokfør og skriv ut
  • Massebokfør

Når en et kjøpsdokument bokføres, oppdateres leverandørens konto, finans og vareposter, og ressurspostene blir oppdatert.

For hvert kjøpsdokument opprettes det en kjøpspost i tabellen Finanspost. Det opprettes også en post på leverandørens konto i Leverandørpost-tabellen, og en finanspost opprettes i den relevante samlekontoen. I tillegg kan bokføring av kjøpet resultere i en mva-post og en finanspost for rabattbeløpet. Om en rabattpost skal bokføres, avhenger av innholdet i feltet Rabattbokføring på siden Oppsett va kjøp & leverandørgjeld.

Følgende poster blir opprettet for hver kjøpslinje, etter behov, i:

  • Varepost-tabellen hvis kjøpslinjen er av typen Vare.
  • Finanspost-tabellen hvis kjøpslinjen er av typen Finanskonto.
  • Ressurspost-tabellen hvis kjøpslinjen er av typen Ressurs.

I tillegg registreres alltid kjøpsdokumenter i tabellene Mottakshode og Kjøpsfakturahode.

Du kan alltid se gjennom forskjellige poster som blir opprettet som et resultat av bokføringer. Velg Forhåndsvis bokføring for å validere dokument og kontrollere forventede poster.

Viktig!

Når du legger inn en bestilling for varer, kan du opprette både en kvittering og en faktura samtidig eller uavhengig. Du kan også opprette et delvis mottak og en delfaktura ved å fylle ut feltene Motta (antall) og Fakturer (antall) på de enkelte bestillingsordrelinjene før du bokfører. Du kan ikke opprette en kjøpsfaktura fra en innkjøpsordre for produkter eller tjenester som ikke er mottatt. Det vil si at før du kan fakturere, må du registrere en kvittering, eller du må velge å motta og fakturere samtidig.

Du kan enten bokføre eller bokføre og skrive ut. Hvis du velger å bokføre og skrive ut, skrives det ut en rapport når ordren bokføres. Du kan også velge handlingen Massebokfør for å bokføre flere bestillinger samtidig. Finn ut mer under Bokfør flere dokumenter samtidig.

Vis poster

Når bokføringen er utført, fjernes de bokførte kjøpslinjene fra bestillingen. En melding viser når bokføringen er gjennomført. Etter dette er de bokførte postene tilgjengelige på ulike sider, inkludert sidene Leverandørposter, Finansposter, Vareposter, Ressursposter, Kjøpsmottak og Bokførte kjøpsfakturaer.

I de fleste tilfeller kan du åpne poster fra det berørte kortet eller dokumentet. På siden Leverandørkort velger du for eksempel handlingen Poster.

Rediger poster

Du kan redigere bestemte felt på bokførte kjøpsdokumenter, for eksempel feltet Betalingsreferanse. Finn ut mer under Rediger bokførte dokumenter. Hvis du vil ha mer kritiske felt som påvirker revisjonssporingen, må du tilbakeføre eller angre bokføringen. Finn ut mer under Tilbakefør kladdebokføringer og angre mottak/leveringer.

Be om tilbud
Kjøpvarer for et salg
Klargjøre direkte leveringer
Innkjøp
Definere kjøp
Definere ressurser
Registrere nye leverandører
Rediger posterte dokumenter
Bokfør flere dokumenter samtidig
Innkjøp
Bokføre dokumenter og journaler
Korriger eller annuller ubetalte kjøpsfakturaer
Finn sider og informasjon med Fortell meg
Arbeid med Business Central

Finn gratis e-læringsmoduler for Business Central her

  • Last updated on