Fakturer salg

Du kan vanligvis opprette en ordre eller salgsfaktura for å registrere avtalen med en kunde om å selge bestemte produkter på bestemte leverings- og betalingsbetingelser.

Du må imidlertid bruke en ordre i stedet for en salgsfaktura hvis du:

• Trenger å levere bare en del av en bestillingsantall, for eksempel fordi det fullstendige antallet ikke er på lager.
• Leverer varer etter at du har bokført de tilhørende salgsfakturaene.
• Selger varer som leverandøren gir deg direkte til kunden, kjent som direkte levering. Finn ut mer under Lag direkte leveringer.

I alle andre situasjoner fungerer ordrer og salgsfakturaer på samme måte. Finn ut mer om hvordan du bruker ordrer under Selg produkter.

Du kan forhandle med kunden ved først å opprette et tilbud, som du kan konvertere til en salgsfaktura når dere blir enige om salget. Finn ut mer under Gi salgstilbud.

Opprette salgsfakturaer

Hvis kunden bestemmer seg for å kjøpe, kan du bokføre salgsfaktura for å lage relaterte antall og verdiposter. Når du bokfører salgsfakturaen, kan du også sende den som et PDF-vedlegg i e-post. Du kan få brødteksten i e-posten forhåndsutfylt med et sammendrag av fakturaen og betalingsinformasjonen, for eksempel en kobling til PayPal. Finn ut mer under Send dokumenter i e-post. Når kunden deretter betaler fakturaen, kan du registrere betalingen på ulike måter, avhengig av størrelsen og foretrukne arbeidsflyter i organisasjonen. Finn ut mer i delen Registrering av betalinger.

Varekort kan være av typen Lager, Service eller Ikke-lagervarer for å angi om varen er henholdsvis en fysisk lagerenhet, en arbeidstidsenhet eller en fysisk enhet som ikke beholdes i lagerbeholdningen. Finn ut mer under Registrer nye varer. Salgsfakturaprosessen er den samme for alle de tre varetypene.

Du kan fylle kundefelter i salgsfakturaen på en av to måter, avhengig av om kunden allerede er registrert. Se trinn 2 i fremgangsmåten nedenfor.

Slik oppretter du en salgsfaktura

1. Velg ikonet og skriv inn Salgsfakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. I feltet Kundenavn angir du navnet på en eksisterende kunde. Hvis kunden imidlertid er ny og derfor ikke er registrert, følger du denne fremgangsmåten for å fylle ut standard kundeopplysninger på siden Salgsfaktura:

   1. I feltet Kundenavn angir du navnet på den nye kunden.
   2. Velg OK i dialogboksen for å registrere den nye kunden.
   3. På siden Velg en mal for en ny kunde velger du en mal som du vil basere det nye kundekortet på, og deretter velger du OK.
   4. Det åpnes et nytt kundekort som viser informasjon om den valgte kundemalen. Fyll ut feltene som gjenstår. Finn ut mer under Registrer nye kunder.
   5. Når du fullfører kundekortet, velger du Lukk for å gå tilbake til siden Salgsfaktura.

   Flere felt i salgsfakturen er nå fylt ut med informasjon du har angitt på det nye kundekortet.

3. Fyll ut resten av feltene på siden Salgsfaktura etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

   Obs!

   Hvis du vil at kunden betaler umiddelbart, for eksempel ved kontant eller PayPal, fyller du ut feltet Betalingsmåte – kode. Betalingen registreres deretter når du bokfører salgsfakturaen. Hvis du velger Kontant, registreres betalingen på en bestemt motkonto.

   Du er nå klar til å fylle ut hurtigfanen Linjer med produktene du selger til kunden eller for noen transaksjon med kunden som du vil registrere i en finanskonto.

4. På Linjer-hurtigfanen i Type-feltet velger du typen produkt, tillegg eller transaksjon som du vil legge til for kunden på salgslinjen.

   Tips

   Hvis du har definert gjentakende salgslinjer for kunden, for eksempel en månedlig etterfyllingsordre, kan du gjenspeile dette på ordren ved å velge handlingen Hent gjentakende salgslinjer.

5. I Nr. velger du en post skal bokføres, i henhold til verdien i Type-feltet.

   La feltet Nr. stå tomt i følgende tilfeller:

   • Hvis linjen er for en kommentar. Skriv inn kommentaren i Beskrivelse-feltet.
   • Hvis linjen er for en katalogvare. Velg handlingen Velg katalogvarer. Finn ut mer under Arbeid med katalogvarer.

6. I Antall-feltet angir du hvor mange enheter av produktet, gebyret eller transaksjonen linjen skal registrere for kunden.

   Obs!

   Hvis varen er av typen Service eller Type-feltet inneholder Ressurs, er antallet en tidsenhet, for eksempel timer, som angitt i feltet Enhetskode på linjen. Finn ut mer under Definer vareenheter

   Verdien i Linjebeløp-feltet beregnes som salgspris × antall.

   Prisen og linjebeløpene er med eller uten mva, avhengig av hva du valgte i feltet Priser inkludert merverdiavgift på kundekortet.

7. Hvis du vil gi en rabatt, skriver du inn en prosentandel i feltet Linjerabatt-%. Verdien i feltet Linjebeløp oppdateres tilsvarende.

   Hvis spesialvarepriser er konfigurert i hurtigfanen Salgspriser og salgslinjerabatter i kunde- eller varekortet, og når du oppfyller priskriteriene, oppdateres prisen og beløpet på salgslinjen automatisk. Finn ut mer under Registrer avtaler om salgspris, rabatt og betaling.

8. Gjenta trinn 4 til 7 for hver hvert produkt eller gebyr som du vil fakturere kunden for.

   Totaler-feltene under linjene oppdateres automatisk når du oppretter eller endrer linjer for å vise beløpene bokført postene.

   Obs!

   I svært sjeldne tilfeller kan de bokførte beløpene avvike fra det som vises i totalfeltene. Dette skyldes vanligvis avrundingsberegninger i forbindelse med mva eller salgsmva.
   
   Hvis du vil kontrollere beløpene du vil bokføre, bruker du faktaboksen Kundestatistikk . Når du velger Frigi-handlingen, oppdateres verdiene i totaler-feltene slik at de omfatter avrundingsberegninger.

9. I feltet Fakturarabattbeløp før mva. angir du et beløp som skal trekkes fra verdien som vises i feltet Totalt inkl. mva..

   Hvis du definerte fakturarabatter for kunden, settes den angitte prosentverdien automatisk inn i feltet Fakturarabatt % hvis rabattkriteriene er oppfylt, og det relaterte beløpet settes inn i feltet Fakturarabattbeløp før mva.. Finn ut mer under Registrer avtaler om salgspris, rabatt og betaling.

10. Når salgsfakturalinjene er fullført, kan du velge handlingen Bokfør og send.

Dialogboksen Bokfør og send bekreftelse viser kundens foretrukne metode for mottak av dokumenter. Du kan endre sendemetoden ved å velge oppslagsknappen for feltet Send dokument til. Finn ut mer under Definer en profil for dokumentsending.

Beslektet element og kundeposter opprettes nå i systemet, og salgsfakturaen skrives ut som et PDF-dokument. Salgsfakturaen fjernes fra listen over salgsfakturaer og erstattes med et nytt dokument i listen over bokførte salgsfakturaer.

Beregning av fakturarabatter på salg

Når du har lagt til alle varene på linjene, kan du beregne fakturarabatten for hele salgsdokumentet ved å velge handlingen Beregn fakturarabatt.

Rabatten beregnes basert på alle linjer i salgsdokumentet der det er merket av for Tillat fakturarabatt. Fakturarabatter er som standard tillatt. Linjer med for eksempel varegebyrer tas imidlertid ikke med i beregningen av fakturarabatten. Hvis du vil bruke en rabatt på slike linjer, må du angi en verdi i feltet Linjerabattbeløp på linjene.

Obs!

Feltene Tillat fakturarabatt og Linjerabattbeløp er skjult på linjer som standard. Hvis feltene ikke er tilgjengelige, kan du legge dem til ved å tilpasse siden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilpasse arbeidsområdet.

Tips

Hvis feltet Beregn fakturarabatt er valgt på siden Salgsoppsett, beregnes fakturarabatten automatisk. Når beregningen skjer, varierer avhengig av hvilken type salgsdokument du bruker.

Hvis du bruker en ordre, beregnes rabatten når du legger til en linje. For alle andre salgsdokumenter, for eksempel salgsfakturaer, beregnes rabatten når du gjør en av følgende handlinger:

• Vis statistikk
• Vis en testrapport
• Skriv ut
• Post

Du definerer fakturarabattbetingelsene for en kunde på siden Kundefakturarabatter. Valutakoden på salgsdokumentet brukes til å finne betingelsene for fakturarabatt i den aktuelle valutaen.

Hvis du ikke har definert fakturarabatter for utenlandsk valuta, brukes rabattbetingelsene på siden Kundefakturarabatter til å beregne rabatten. Beregningen bruker den lokale valutaen og valutakursen som var gyldig på dokumentets bokføringsdato.

Bokførte fakturaer

Når fakturaen er bokført, finner du den i oversikten over bokførte fakturaer. Både listen Bokførte salgsfakturaer og listen Bokførte kjøpsfakturaer viser de posterte fakturaene med de siste fakturanumrene. I oversikten kan du slå opp hver enkelt bokførte faktura, og du kan korrigere eller annullere en bokført faktura.

For hver bokført faktura kan du slå opp statistikk, dimensjoner og poster som er resultatet av den bokførte fakturaen. Du kan også skrive ut eller sende den bokførte fakturaen.

Du kan enkelt korrigere eller annullere en bokført salgsfaktura før den endelige betalingen. Dette er praktisk hvis du vil rette en skrivefeil, eller hvis kunden ber om en endring tidlig i ordreprosessen. Finn ut mer under Korriger eller annuller ubetalte salgsfakturaer. Hvis den bokførte salgsfakturaen er betalt, må du opprette en salgskreditnota for å reversere salget. Finn ut mer under Behandle ordrereturer eller annulleringer.

Åpne listen Bokførte salgsfakturaer i Business Central.

Registrer betalinger

Avhengig av forretningsbehovene kan du få betalt og registrere en betaling på ulike måter: manuelt, automatisk og via betalingstjenester.

Du kan behandle betalingene rett fra kundekortet. Bruk handlingen Registrer kundebetalinger for å få en oversikt over ubetalte fakturaer for denne kunden. Merk deretter fakturaen som betalt delvis eller fullstendig. Denne betalingsavstemmingen behandler kundens betalinger ved å avstemme beløp som er mottatt på bankkontoen med de relaterte ubetalte salgsfakturaene og deretter bokføre betalingene. Finn ut mer i delen Avstem betalinger automatisk.

I forretningsmiljøer hvor kunden betaler en stund etter levering. I henhold til betalingsbetingelsene, blir en bokført salgsfaktura værende åpen (ubetalt) til regnskapsavdelingen bekrefter betalingen, og utligner den mot den bokførte salgsfakturaen, Dette kan gjøres manuelt eller automatisk. Finn ut mer under Avstem kundebetalinger med innbetalingskladden eller fra kundeposter og Avstem betalinger ved hjelp av automatisk utligning.

I forretningsmiljøer der kunden betaler umiddelbart, for eksempel via PayPal eller kontant, registreres betalingen umiddelbart når du bokfører salgsfakturaen, som si at den bokførte salgsfakturaen lukkes som fullstendig utlignet. Du velger den relevante metoden i Betalingsmåte – kode-feltet i ordren. For elektroniske betalinger, for eksempel PayPal, må du også fylle ut feltet Betalingstjeneste. Finn ut mer under Aktiver kundebetalinger gjennom betalingstjenester.

Du kan opprette direkte betalte fakturaer for kunder som ikke er registrert ved å definere et kontant kundekort for dem, som du velger på salgsfakturaen. Finn ut mer under Definer kontantkunder.

Tips

Hvis du vil sende kundene purringer om forfalte betalinger, må du først definere purregrader og betingelser. Finn ut mer under Definer betingelser og nivåer for leveringspåminnelser.

Eksterne dokumentnumre

I salgsdokumenter og kladder kan du angi et dokumentnummer som viser til kundens nummereringssystem. Bruk dette feltet til å registrere nummeret som kunden har knyttet til ordren, fakturaen eller kreditnotaen. Du kan deretter bruke nummeret senere hvis du trenger å søke etter den bokførte oppføring ved hjelp av dette nummeret.

Feltet Obligatorisk nr. for eksternt dokument på siden Salgsoppsett angir om det er obligatorisk å angi et eksternt dokumentnummer i feltet Eksternt dokumentnr. i et salgshode og feltet Eksternt dokumentnr. på en finanskladdelinje.

Hvis du velger dette feltet, vil det ikke være mulig å bokføre en faktura eller en kladdelinje uten et eksternt dokumentnummer.

Det eksterne dokumentnummeret inkluderes i bokførte dokumenter der du kan søke etter det aktuelle nummeret. Du kan også søke ved hjelp av det eksterne dokumentnummeret når du navigerer i kundeposter.

En annen måte å håndtere eksterne dokumentnumre på, er å bruke feltet Deres referanse. Hvis du bruker feltet Deres referanse, inkluderes nummeret i bokførte dokumenter, og du kan søke etter det på samme måte som for verdier fra feltet Eksternt dokumentnr.. Men feltet er ikke tilgjengelig på kladdelinjer.

Se også

Salg
Sette opp salg
Skriv ut plukklisten
Lager
Send dokumenter i e-post
Innkreve utestående saldi
Massefakturering fra Microsoft Bookings i Business Central
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her