Motta og konverter elektroniske dokumenter
Obs!
Innholdet i denne artikkelen gjelder bare for versjoner av Dynamics 365 Business Central som ble lansert før lanseringsbølge 2 i 2023. I lanseringsbølge 2 i 2023 er ny funksjonalitet for e-dokumenter inkludert. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurer e-dokumenter.
Den generelle versjonen av Business Central kan motta elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-format, som støttes av de største leverandørene av dokumentutvekslingstjenester. Hvis du vil motta en faktura fra en leverandør som et elektronisk PEPPOL-dokument, kan du behandle dokumentet på siden Inngående dokumenter for å konvertere det til en kjøpsfaktura eller finanskladd i Business Central.
I tillegg til å motta elektroniske dokumenter direkte fra handelspartnere, kan du motta elektroniske dokumenter fra en OCR-tjeneste som har gjort om PDF- eller bildefiler til elektroniske dokumenter.
Før du kan motta elektroniske dokumenter gjennom dokumentutvekslingstjenesten, må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel firmainformasjon, leverandører, varer og enheter. Disse brukes til å identifisere forretningspartnere og elementer ved konvertering av data i elementer i den innkommende dokumentfilen til felt i Business Central. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere en dokumentutvekslingstjeneste.
Før du kan motta elektroniske dokumenter gjennom OCR-tjenesten, må du sette opp og aktiverer den forhåndskonfigurerte tjenestetilkoblingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere inngående dokumenter.
Trafikk for elektroniske dokumenter inn og ut av Business Central administreres av jobbkøfunksjonen. Før du kan motta elektroniske dokumenter, må relevant jobbkø være startet.
Du kan enten starte konverteringen av elektroniske dokumenter manuelt, slik det er beskrevet i denne fremgangsmåten, eller du kan aktivere en arbeidsflyt til å konvertere elektroniske dokumenter automatisk når de mottas. Den generelle versjonen av Business Central inneholder en arbeidsflytmal, Arbeidsflyten Fra innkommende elektronisk via OCR til Åpne kjøpsfakturaer, som er klar til å bli kopiert til en arbeidsflyt og aktivert. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt.
Obs!
Når du konverterer elektroniske dokumenter som er mottatt fra OCR-tjenesten, til dokumenter eller kladdelinjer i Business Central, summeres flere linjer i kildedokumentet på én linje. Enkeltlinjen kommer til å være av typen Finanskonto, og feltene Beskrivelse og Nr. på finanskonto. -feltene kommer til å være tomme. Verdien i Beløp-feltet kommer til å være lik det totale beløpet ekskl. mva. på alle linjene i kildedokumentet.
Forsikre deg om at Beskrivelse- og Nr. -feltene er utfylt, og velg Tilordne tekst til konto-knappen på siden Inngående dokumenter for å definere at en bestemt fakturatekst alltid er tilordnet en bestemt debet- eller kreditkonto i finans. Videre utfylles Beskrivelse-feltet i dokument- eller kladdelinjer som er opprettet fra et elektronisk dokument for kunden eller leverandøren, med den aktuelle teksten og Nr. for finanskonto. -feltet med den aktuelle kontoen.
I stedet for tilordning til en finanskonto, kan du tilordne til en bankkonto. Dette er praktisk, for eksempel for elektroniske dokumenter for utgifter som allerede er betalt, der du vil opprette en finanskladdelinje som er klar til å bokføre på en bankkonto.
Følgende prosedyre beskriver hvordan du mottar en leverandørfaktura og konverterer den til en kjøpsfaktura i Business Central. Fremgangsmåten er den samme når du konverterer en leverandørfaktura til en finanskladdelinje.
Slik mottar og konverterer du en elektronisk faktura til en kjøpsfaktura
Velg ikonet
, angi Innkommende dokumenter, og velg deretter den relaterte koblingen.Velg linjen for den innkommende dokumentposten som representerer en ny innkommende elektronisk faktura, og velg deretter Rediger-handlingen.
På siden Kort for inngående dokument blir den relaterte XML-filen koblet til, og de fleste feltene er forhåndsutfylt med informasjon fra den elektroniske fakturaen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette innkommende dokumentposter.
I feltet Datautvekslingstype velger du PEPPOL – faktura eller OCR – faktura, avhengig av kilden til det elektroniske dokumentet.
Hvis du vil tilordne tekst på leverandørfakturaen til en bestemt debetkonto, velger du Tilordne tekst til konto i fanen Handlinger i gruppen Generelt, og deretter fyller du ut siden Tekst-til-konto-tilordning.
Velg handlingen Opprett dokument.
Det blir opprettet en kjøpsfaktura i Business Central basert på informasjonen i det elektroniske dokumentet.
Eventuelle valideringsfeil, vanligvis knyttet til feil eller manglende hoveddata i Business Central, vises i hurtigfanen Feilmeldinger.
Se også
Administrere skyldige beløp
Inngående dokumenter
Konfigurer sending og mottak av elektroniske dokumenter
Utveksle data elektronisk
Generelle forretningsfunksjoner