Konfigurere sending og mottak av elektroniske dokumenter
Bemerkning
Innholdet i denne artikkelen gjelder bare for versjoner av Dynamics 365 Business Central som ble lansert før lanseringsbølge 2 i 2023. I lanseringsbølge 2 i 2023 er ny funksjonalitet for e-dokumenter inkludert. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere e-dokumenter.
Som et alternativ til å sende forretningsdokumenter som filvedlegg via e-post, kan du sende og motta dem elektronisk. Med elektronisk dokument menes en standardkompatibel fil som representerer et forretningsdokument, for eksempel en faktura fra en leverandør som kan mottas og konverteres til en kjøpsfaktura i Business Central. Utvekslingen av elektroniske dokumenter mellom to handelspartnere uføres ved hjelp av en ekstern leverandør av dokumentutvekslingstjenester. Den generelle versjonen av Business Central kan sende og motta elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-format, som støttes av de største leverandørene av dokumentutvekslingstjenester. En større leverandør av dokumentutvekslingstjenester er forhåndskonfigurert og klar til å bli definert for firmaet.
Fra PDF- eller bildefiler som representerer inngående dokumenter, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (optisk tegngjenkjenning) til å opprette elektroniske dokumenter som du deretter kan konvertere til dokumentposter i Business Central, på samme måte som for elektroniske PEPPOL-dokumenter. Når du for eksempel mottar en faktura i PDF-format fra leverandøren, kan du sende den til OCR-tjenesten fra siden Inngående dokumenter. Etter noen få sekunder får du filen tilbake som en elektronisk faktura som kan konverteres til en kjøpsfaktura for leverandøren. Hvis du sender filen til OCR-tjenesten via e-post, opprettes deretter en ny post for inngående dokument automatisk når du får det elektroniske dokumentet tilbake.
Det elektroniske dokumentformatet PEPPOL er forhåndskonfigurert, slik at du kan sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-formatet. Først må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel firmainformasjon, kunder, varer og enheter. Disse brukes til å identifisere forretningspartnere og elementer ved konvertering av data i feltene i Business Central til elementene i den utgående dokumentfilen. Til slutt må du velge formatet på siden Elektronisk dokumentformat for hver kunde du vil sende elektroniske PEPPOL-dokumenter til. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sende elektroniske dokumenter.
Datautvekslingsdefinisjonene PEPPOL – faktura og PEPPOL – kreditnota er forhåndskonfigurert, slik at du kan motta elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPO-formatet. Først må du definere forskjellige hoveddata, for eksempel firmainformasjon, leverandører, varer og enheter. Disse brukes til å identifisere forretningspartnere og elementer ved konvertering av data i elementer i den innkommende dokumentfilen til felt i Business Central. Til slutt må du velge datautvekslingsdefinisjonen på siden Innkommende dokumenter for hvert innkommende elektroniske dokument som du vil konvertere til et kjøpsdokument i Business Central.
Datautvekslingsdefinisjonen OCR – faktura er forhåndskonfigurert slik at du kan motta elektroniske dokumenter som genereres av OCR-tjenesten. Hvis du for eksempel vil motta en faktura som et elektronisk OCR-dokument, definerer du hoveddato og behandler deretter dokumentet som når du mottar et elektronisk PEPPOL-dokument. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke OCR til å konvertere PDF- og bildefiler til elektroniske dokumenter.
De forhåndskonfigurerte tjenestene for dokumentutveksling og OCR må være aktivert før du sender eller mottar. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere en dokumentutvekslingstjeneste.
Dette emnet inneholder følgende fremgangsmåter:
- Slik konfigurerer du selskapet for sending og mottak av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du mva-bokføring for sending og mottak av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du land/områder for sending og mottak av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du varer for sending og mottak av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du enheter for sending og mottak av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du kunder for sending og mottak av elektroniske dokumenter
- Slik velger du det elektroniske PEPPOL-dokumentformat for sending av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du leverandører for mottak av elektroniske dokumenter
- Slik velger du datautvekslingsdefinisjonen PEPPOL – faktura for mottak av elektroniske dokumenter
- Slik konfigurerer du finanskontoen til bruk på nye kjøpsfakturalinjer for ikke-identifiserbare varer og elementer som ikke er varer
Slik konfigurerer du selskapet for sending og mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Selskapsinformasjon i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fyll ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor, i hurtigfanen Generelt.
Felt Beskrivelse GLN Identifisere firmaet.
Når du for eksempel sender elektroniske fakturaer i PEPPOL-formatet, brukes verdien i dette feltet til å fylle ut EndPointID-elementet under AccountingSupplierParty-noden i filen. Nummeret er basert på GS1-standarden, som er i samsvar med ISO-6523.Organisasjonsnr. Angi firmaets organisasjonsnummer. Ansvarssenter Hvis firmaet er konfigurert med et ansvarssenter, må du kontrollere at feltet Lands-/regionskode er fylt ut.
Slik konfigurerer du mva-bokføring for sending og mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Mva-bokføringsoppsett i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fylle ut feltet som beskrevet i tabellen nedenfor, for alle mva-bokføringsoppsett som skal brukes for elektroniske dokumenter.
Felt Beskrivelse Mva-kategori Angi mva-kategorien.
Når du for eksempel sender elektroniske fakturaer i PEPPOL-formatet, brukes verdien i dette feltet til å fylle ut TaxApplied-elementet under AccountingSupplierParty-noden i filen. Nummeret er basert på UNCL5305-standarden.
Slik konfigurerer du land/områder for sending og mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Land/områder i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fylle ut feltet som beskrevet i tabellen nedenfor, for alle land/områder som skal utveksle elektroniske dokumenter med.
Felt Beskrivelse Merverdiavgiftsordning Identifisere det nasjonale organet som utsteder organisasjonsnummeret for landet/området i forbindelse med sending av elektroniske dokumenter.
Når du for eksempel sender elektroniske fakturaer i PEPPOL-formatet, brukes verdien i dette feltet til å fylle ut SchemeID-attributtet for EndPointID-elementet under AccountingSupplierParty-noden og AccountingCustomerParty i filen.
Feltet MVA-skjema brukes bare hvis feltet GLN på siden Selskapsopplysninger ikke er fylt ut. Merk: Verdien i Kode-feltet på Land/regioner-siden må være i samsvar med ISO 3166-1:Alpha2.
Slik konfigurerer du varer for sending og mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Varer i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fylle ut feltet som beskrevet i tabellen nedenfor, for alle varer som du kjøper eller selger med elektroniske dokumenter.
Felt Beskrivelse GTIN Identifiserer elementet i forbindelse med sending og mottak av elektroniske dokumenter. For PEPPOL-format brukes feltet slik:
Hvis StandardItemIdentificationID-elementet har SchemeID-attributtet satt til GTIN, blir elementet deretter tildelt feltet GTIN på varekortet.
Slik konfigurerer du enheter for sending og mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Enheter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fylle ut feltet som beskrevet i tabellen nedenfor, for alle enheter som skal brukes for varer i elektroniske dokumenter.
Felt Beskrivelse Internasjonal standardkode Angi enhetskode som uttrykt i henhold til UNECERec20, som er standard i forbindelse med sending av elektroniske dokumenter.
Når du for eksempel sender elektroniske fakturaer i PEPPOL-formatet, brukes verdien i dette feltet til å fylle ut unitCode-attributtet for InvoicedQuantity-elementet under InvoiceLine-noden. Merk: Hvis feltet Enhet på salgslinjen er tomt, settes UNECERe20-standardverdien for "Stykke" (H87) inn som standard. Hvis du vil ha mer informasjon og en liste over gyldige enhetskoder, kan du se Anbefaling Nr. 20 – enheter som brukes i internasjonal handel.
Slik konfigurerer du kunder for sending og mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Kunder i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fyll ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor, for alle kunder som du skal sende elektroniske dokumenter til.
Felt Beskrivelse GLN Identifisere kunden.
Når du for eksempel sender elektroniske fakturaer i PEPPOL-formatet, brukes verdien i dette feltet til å fylle ut EndPointID-elementet under AccountingCustomerParty-noden i filen. Nummeret er basert på GS1-standarden, som er i samsvar med ISO-6523.
Hvis feltet GLN er tomt, brukes verdien i feltet Organisasjonsnr..Organisasjonsnr. Angi kundens organisasjonsnummer. Tips: I lokaliserte versjoner som støttes, velg DrillDown-knappen for å bruke webtjenesten som verifiserer om nummeret finnes i det nasjonale selskapsregisteret. Ansvarssenter Hvis kunden er konfigurert med et ansvarssenter, må du kontrollere at feltet Lands-/regionskode er fylt ut. Du kan definere hver kunde med en foretrukket metode for sending av forretningsdokumenter, slik at du ikke trenger å velge et alternativ for sending hver gang du sender et dokument til kunden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en profil for dokumentsending.
Slik velger du det elektroniske PEPPOL-dokumentformat for sending av elektroniske dokumenter
Skriv inn Profiler for dokumentsending i Søk-boksen, og velg deretter den tilknyttede koblingen.
Åpne et eksisterende dokument, sende profilen, eller opprette en ny. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en profil for dokumentsending.
På siden Profil for dokumentsending velger du Elektronisk format, velger linjen for PEPPOL og velger deretter OK.
I feltet Elektronisk dokument velger du Ja (Gjennom dokumentutvekslingstjeneste).
Merk
Business Central oppdager automatisk om dokumentet er en faktura eller kreditnota, og bruker PEPPOL-formatet i henhold til dette.
Hvis du vil angi at denne profilen for dokumentsending skal gjelde for alle kunder, merker du av for Standard i hurtigfanen Generelt. Hvis du vil gjøre det gjeldende bare for bestemte kunder, kan du fylle ut feltet Profil for dokumentsending på de aktuelle kundekortene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en profil for dokumentsending.
Du kan nå sende det elektroniske dokumentet med konverterte data. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sende elektroniske dokumenter.
Slik konfigurerer du leverandører for mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Leverandører i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
Fylle ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor, for alle leverand;rer som du skal motta elektroniske dokumenter fra.
Felt Beskrivelse GLN Identifisere leverandøren.
Når du for eksempel mottar elektroniske fakturaer i PEPPOL-formatet, brukes verdien i dette feltet til å fylle ut EndPointID-elementet under AccountingSupplierParty-noden i filen. Nummeret er basert på GS1-standarden, som er i samsvar med ISO-6523.
Hvis feltet GLN er tomt, brukes verdien i feltet Organisasjonsnr..Organisasjonsnr. Angi leverandørens organisasjonsnummer. Tips: I lokaliserte versjoner som støttes, velg DrillDown-knappen for å bruke webtjenesten som verifiserer om nummeret finnes i det nasjonale selskapsregisteret. Ansvarssenter Hvis leverandøren er konfigurert med et ansvarssenter, må du kontrollere at feltet Lands-/regionskode er fylt ut.
Slik velger du datautvekslingsdefinisjonen PEPPOL – faktura for mottak av elektroniske dokumenter
Skriv inn Innkommende dokumenter i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen.
På linjen for det elektroniske dokumentet som du vil motta og konvertere, velger du feltet Datautvekslingstype, og deretter velger du PEPPOLINVOICE.
Hvis dokumentet du skal motta, er en kreditnota, velger du PEPPOLCREDITMEMO.
Du kan nå motta det elektroniske dokumentet ved å starte datakonverteringsprosessen på siden Inngående dokumenter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Motta og konvertere elektroniske dokumenter.
Slik konfigurerer du finanskontoen til bruk på nye kjøpsfakturalinjer for ikke-identifiserbare varer og elementer som ikke er varer
Skriv inn Kjøpsoppsett i Søk-boksen, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.
Fyll ut feltene som beskrevet i tabellen nedenfor, i hurtigfanen Standardkontoer .
Felt Beskrivelse Finanskonto for ikke-varelinjer Angir finanskontoen som settes automatisk inn på bestillingslinjer som er opprettet fra elektroniske dokumenter, når den innkommende dokumentlinjen ikke inneholder et element kan identifiseres. Inngående dokumentlinjer som ikke har en GTIN eller leverandørens varenummer, konverteres til en bestillingslinje av typen Finanskonto, og Nr.-feltet på bestillingslinjen inneholder kontoen du velger i feltet Finanskonto for linjer som ikke er varer.
Hvis du lar feltet Finanskonto for linjer som ikke er varer stå tomt, og det inngående dokumentet har linjer uten identifiserbare varer, blir ikke kjøpsdokumentet opprettet. En feilmelding ber deg om å fylle ut feltet Finanskonto for linjer som ikke er varer før du kan fullføre oppgaven.