Migreren naar Power BI voorbereiden

In dit artikel worden acties beschreven die u kunt overwegen voordat u naar Power BI migreert.

Notitie

Zie het overzicht van power BI-migratie voor een volledige uitleg van de bovenstaande afbeelding.

De stappen voorafgaand aan de migratie benadrukken de planning vooraf, wat een belangrijke voorbereiding is voordat u door de vijf migratiefasen gaat. De meeste stappen vóór de migratie worden eenmaal uitgevoerd, maar voor grotere organisaties kunnen sommige delen iteratief zijn voor elke bedrijfseenheid of afdelingsgebied.

De uitvoer van de stappen vóór de migratie omvat een eerste governancemodel, de eerste implementatieplanning op hoog niveau, naast een inventarisatie van de rapporten en gegevens die moeten worden gemigreerd. Aanvullende informatie van activiteiten in fase 1, 2 en 3 is nodig om het inspanningsniveau voor het migreren van afzonderlijke oplossingen volledig te schatten.

Tip

De meeste onderwerpen die in dit artikel worden besproken, zijn ook van toepassing op een standaard Power BI-implementatieproject.

Kosten-/batenanalyse en -evaluatie maken

Enkele belangrijke overwegingen tijdens de eerste evaluatie zijn onder andere het verkrijgen van:

• Duidelijkheid over de business case en BI-strategie om een specifieke gewenste toekomstige status te bereiken.
• Duidelijkheid over wat succes betekent en hoe u de voortgang en het succes van het migratieinitiatief kunt meten.
• Berekeningsresultaten van kostenramingen en rendement op investeringen (ROI).
• Succesvolle resultaten voor verschillende productieve Power BI-initiatieven die kleiner zijn in bereik en complexiteitsniveau.

Belanghebbenden en leidinggevende ondersteuning identificeren

Enkele overwegingen voor het identificeren van belanghebbenden zijn:

• Zorg ervoor dat executive sponsorship aanwezig is.
• Zorg voor afstemming met belanghebbenden op de business case en BI-strategie.
• Neem vertegenwoordigers uit de hele bedrijfseenheden op, zelfs als hun inhoud volgens een later tijdschema wordt gepland voor migratie, om inzicht te hebben in hun motivaties en zorgen.
• Betrek Power BI-kampioenen vroeg.
• Maak en volg een communicatieplan met belanghebbenden.

Tip

Als je bang bent dat je begint te communiceren, dan is het waarschijnlijk ongeveer goed.

Eerste governancemodel genereren

Enkele belangrijke items die vroeg in een Power BI-implementatie moeten worden aangepakt, zijn onder andere:

• Specifieke doelstellingen voor acceptatie en waar Microsoft Fabric en Power BI passen in de algehele BI-strategie voor de organisatie.
• Hoe de rol Fabric-beheerder wordt afgehandeld, met name in gedecentraliseerde organisaties.
• Beleid met betrekking tot het bereiken van vertrouwde gegevens: het gebruik van gezaghebbende gegevensbronnen, het aanpakken van problemen met de kwaliteit van gegevens en het gebruik van consistente terminologie en algemene definities.
• Beveiligings- en gegevensprivacystrategie voor gegevensbronnen, gegevensmodellen, rapporten en levering van inhoud aan interne en externe gebruikers.
• Hoe aan interne en externe nalevings-, regelgevings- en controlevereisten wordt voldaan.

Belangrijk

Het meest effectieve governancemodel streeft ernaar om de bevoegdheden van gebruikers te verdelen met het benodigde controleniveau. Zie meer informatie, lees over discipline aan de kern en flexibiliteit aan de rand.

De eerste implementatieplanning uitvoeren

Initiële implementatieplanning omvat het definiëren van standaarden, beleidsregels en voorkeuren voor de Power BI-implementatie van de organisatie.

Houd er rekening mee dat fase 2 verwijst naar implementatieplanning op oplossingsniveau. De activiteiten in fase 2 moeten waar mogelijk de beslissingen op organisatieniveau respecteren.

Enkele essentiële items die vroeg in een Power BI-implementatie moeten worden aangepakt, zijn onder andere:

• Beslissingen voor het instellen van Power BI-tenants, die moeten worden gedocumenteerd.
• Beslissingen over werkruimtebeheer , die moeten worden gedocumenteerd.
• Overwegingen en voorkeuren met betrekking tot gegevens- en inhoudsdistributiemethoden, zoals apps, werkruimten, delen, abonnementen en het insluiten van inhoud.
• Voorkeuren met betrekking tot semantische modelmodi, voorheen gegevenssetmodi genoemd, zoals het gebruik van de importmodus, de DirectQuery-modus of het combineren van de twee modi in een samengesteld model.
• Gegevens en toegang beveiligen.
• Werken met gedeelde semantische modellen voor hergebruik.
• Gegevenscertificering toepassen om het gebruik van gezaghebbende en betrouwbare gegevens te promoten.
• Gebruik van verschillende rapporttypen, waaronder Power BI-rapporten, Excel-rapporten of gepagineerde rapporten voor verschillende use cases of bedrijfseenheden.
• Methoden voor wijzigingsbeheer voor het beheren van gecentraliseerde BI-items en door het bedrijf beheerde BI-items.
• Trainingsplannen voor consumenten, gegevensmodelleerders, rapportauteurs en beheerders.
• Ondersteuning voor auteurs van inhoud met behulp van Power BI Desktop-sjablonen, aangepaste visuals en gedocumenteerde ontwerpstandaarden voor rapporten.
• Procedures en processen voor het beheren van gebruikersvereisten, zoals het aanvragen van nieuwe licenties, het toevoegen van nieuwe gatewaygegevensbronnen, het verkrijgen van machtigingen voor gatewaygegevensbronnen, het aanvragen van nieuwe werkruimten, wijzigingen in werkruimtemachtigingen en andere algemene vereisten die regelmatig kunnen worden aangetroffen.

Belangrijk

Implementatieplanning is een iteratief proces. Implementatiebeslissingen worden steeds verfijnd en uitgebreid naarmate de ervaring van uw organisatie met Power BI groeit en naarmate Power BI zich ontwikkelt. De beslissingen die tijdens dit proces worden genomen, worden gebruikt tijdens de implementatieplanning op oplossingsniveau die in fase 2 van het migratieproces wordt besproken.

Initiële architectuur tot stand brengen

Uw BI-oplossingsarchitectuur wordt in de loop van de tijd verder ontwikkeld en volwassen. Power BI-installatietaken die direct moeten worden verwerkt, zijn onder andere:

• Installatie en integratie van Power BI-tenants met Microsoft Entra ID (voorheen Bekend als Azure Active Directory).
• Power BI-beheerders definiëren.
• Initiële gebruikerslicenties aanschaffen en toewijzen.
• Configureer en controleer de instellingen van de Power BI-tenant.
• Stel werkruimterollen in en wijs toegang toe aan Microsoft Entra-beveiligingsgroepen en -gebruikers.
• Configureer een eerste gegevensgatewaycluster , met een plan om regelmatig bij te werken.
• Een initiële Premium-capaciteitslicentie aanschaffen (indien van toepassing).
• Configureer Workloads voor Premium-capaciteit, met een plan om continu te beheren.

Belangrijk

Soms verwijst dit artikel naar Power BI Premium of de capaciteitsabonnementen (P-SKU's). Houd er rekening mee dat Microsoft momenteel aankoopopties consolideert en de Power BI Premium-SKU's per capaciteit buiten gebruik stelt. Nieuwe en bestaande klanten moeten overwegen om in plaats daarvan F-SKU's (Fabric-capaciteitsabonnementen) aan te schaffen.

Zie Belangrijke update voor Power BI Premium-licenties en veelgestelde vragen over Power BI Premium voor meer informatie.

Succescriteria voor migratie definiëren

De eerste taak is om te begrijpen hoe succes eruitziet voor het migreren van een afzonderlijke oplossing. Vragen die u kunt stellen zijn onder andere:

• Wat zijn de specifieke motivaties en doelstellingen voor deze migratie? Zie het overzicht van Power BI-migratie (overweeg migratieredenen) voor meer informatie. In dit artikel worden de meest voorkomende redenen voor migratie naar Power BI beschreven. Uw doelstellingen moeten zeker worden opgegeven op organisatieniveau. Bovendien kan het migreren van één verouderde BI-oplossing aanzienlijk profiteren van kostenbesparingen, terwijl het migreren van een andere verouderde BI-oplossing zich kan richten op het verkrijgen van voordelen van werkstroomoptimalisatie.
• Wat zijn de verwachte kosten/baten of roi voor deze migratie? Een duidelijk begrip van verwachtingen met betrekking tot kosten, verhoogde mogelijkheden, verminderde complexiteit of meer flexibiliteit, is nuttig bij het meten van succes. Het kan leidende principes bieden om te helpen bij het nemen van beslissingen tijdens het migratieproces.
• Welke KPI's (Key Performance Indicators) worden gebruikt om het succes te meten? De volgende lijst bevat enkele voorbeelden van KPI's:
  • Aantal rapporten dat wordt weergegeven vanuit een verouderd BI-platform, waardoor de maand per maand afneemt.
  • Het aantal rapporten dat vanuit Power BI wordt weergegeven, neemt de maand over de maand toe.
  • Het aantal Power BI-rapportgebruikers neemt het kwartaal over het kwartaal toe.
  • Percentage rapporten dat is gemigreerd naar productie op doeldatum.
  • Kostenreductie in licentiekosten jaar na jaar.

Tip

Het Power BI-activiteitenlogboek kan worden gebruikt als bron voor het meten van de VOORTGANG van KPI's.

Inventaris van bestaande rapporten voorbereiden

Het voorbereiden van een inventarisatie van bestaande rapporten in het verouderde BI-platform is een belangrijke stap in het begrijpen van wat er al bestaat. Het resultaat van deze stap is een invoer voor het beoordelen van het migratie-inspanningsniveau. Activiteiten met betrekking tot het voorbereiden van een inventaris kunnen het volgende omvatten:

1. Inventaris van rapporten: Maak een lijst met rapporten en dashboards die migratiekandidaten zijn.
2. Inventaris van gegevensbronnen: Compileer een lijst met alle gegevensbronnen die worden geopend door bestaande rapporten. Het moet zowel zakelijke gegevensbronnen als afdelings- en persoonlijke gegevensbronnen bevatten. Dit proces kan gegevensbronnen die voorheen niet bekend waren bij de IT-afdeling, ook wel schaduw-IT genoemd, blootgelegd.
3. Auditlogboek: haal gegevens op uit het verouderde AUDITlogboek van het BI-platform om inzicht te krijgen in gebruikspatronen en om te helpen bij prioriteitstelling. Belangrijke informatie die u uit het auditlogboek kunt verkrijgen, omvat:
   • Gemiddeld aantal keren dat elk rapport per week/maand/kwartaal is uitgevoerd.
   • Gemiddeld aantal consumenten per rapport per week/maand/kwartaal.
   • De consumenten voor elk rapport, met name rapporten die door leidinggevenden worden gebruikt.
   • De meest recente datum waarop elk rapport is uitgevoerd.

Notitie

In veel gevallen wordt de inhoud niet precies naar Power BI gemigreerd. De migratie biedt de mogelijkheid om de gegevensarchitectuur opnieuw te ontwerpen en/of de levering van rapporten te verbeteren. Het samenstellen van een inventaris van rapporten is van cruciaal belang om te begrijpen wat er momenteel bestaat, zodat u kunt beginnen met het beoordelen van de herstructurering die moet plaatsvinden. In de overige artikelen in deze reeks worden mogelijke verbeteringen in meer detail beschreven.

Automatiseringsopties verkennen

Het is niet mogelijk om een end-to-end Power BI-conversieproces volledig te automatiseren.

Het compileren van de bestaande inventarisatie van gegevens en rapporten is een mogelijke kandidaat voor automatisering wanneer u een bestaand hulpprogramma hebt dat dit voor u kan doen. De mate waarin automatisering kan worden gebruikt voor sommige delen van het migratieproces, zoals het compileren van de bestaande inventaris, is sterk afhankelijk van de hulpprogramma's die u hebt.

Gerelateerde inhoud

In het volgende artikel in deze Power BI-migratiereeks leert u meer over fase 1, wat betrekking heeft op het verzamelen en prioriteren van vereisten bij het migreren naar Power BI.

Andere nuttige bronnen zijn onder meer:

• Bi-transformatie van Microsoft
• Planning van Power BI-implementatie
• Vragen? Vraag het Power BI-community
• Suggesties? Ideeën bijdragen om Power BI te verbeteren

Ervaren Power BI-partners zijn beschikbaar om uw organisatie te helpen slagen met het migratieproces. Als u een Power BI-partner wilt betrekken, gaat u naar de Power BI-partnerportal.