Vereisten verzamelen voor migratie naar Power BI

In dit artikel wordt fase 1 beschreven, wat betrekking heeft op het verzamelen en prioriteren van vereisten bij het migreren naar Power BI.

Notitie

Zie het overzicht van power BI-migratie voor een volledige uitleg van de bovenstaande afbeelding.

De nadruk van fase 1 ligt op het verzamelen en plannen van informatie voor een afzonderlijke oplossing die naar Power BI wordt gemigreerd.

De uitvoer van fase 1 bevat gedetailleerde vereisten die prioriteit hebben gekregen. Aanvullende activiteiten in fase 2 en 3 moeten echter worden voltooid om het inspanningsniveau volledig te schatten.

Belangrijk

Fasen 1-5 vertegenwoordigen activiteiten met betrekking tot één specifieke oplossing. Er zijn beslissingen en activiteiten op organisatie-/tenantniveau die van invloed zijn op het proces op oplossingsniveau. Sommige van deze planningsactiviteiten op een hoger niveau worden besproken in het overzichtsartikel over Power BI-migratie. Stel, indien van toepassing, de beslissingen op organisatieniveau uit voor efficiëntie en consistentie.

In de roadmap voor acceptatie van infrastructuur worden deze soorten strategische en tactische overwegingen beschreven. Het heeft een nadruk op de acceptatie van de organisatie.

Tip

De meeste onderwerpen die in dit artikel worden besproken, zijn ook van toepassing op een standaard Power BI-implementatieproject.

Vereisten compileren

De inventaris van bestaande BI-items, gecompileerd in de stappen vóór de migratie, wordt de invoer voor de vereisten van de nieuwe oplossing die in Power BI moet worden gemaakt. Het verzamelen van vereisten gaat over het begrijpen van de huidige status en over de items die gebruikers willen wijzigen of herstructureren wanneer rapporten opnieuw worden ontworpen in Power BI. Gedetailleerde vereisten zijn handig voor de planning van de implementatie van oplossingen in fase 2, tijdens het maken van een proof-of-concept in fase 3 en bij het maken van de oplossingsklare oplossing in fase 4.

Rapportvereisten verzamelen

Compileer grondige, gemakkelijk te raadplegen informatie over rapporten, zoals:

• Doel, doelgroep en verwachte actie: identificeer het doel en bedrijfsproces dat van toepassing is op elk rapport, evenals de doelgroep, de analytische werkstroom en de verwachte actie die moet worden uitgevoerd door rapportgebruikers.
• Hoe consumenten het rapport gebruiken: Overweeg om te zitten met rapportconsumenten van het bestaande rapport om precies te begrijpen wat ze ermee doen. Mogelijk leert u dat bepaalde elementen van het rapport kunnen worden geëlimineerd of verbeterd in de nieuwe Power BI-versie. Dit proces omvat extra tijdsinvesteringen, maar het is waardevol voor kritieke rapporten of rapporten die vaak worden gebruikt.
• Eigenaar en onderwerpexpert: identificeer de eigenaar van het rapport en alle deskundigen die zijn gekoppeld aan het rapport of gegevensdomein. Ze kunnen de eigenaren van het nieuwe Power BI-rapport worden. Neem eventuele specifieke vereisten voor wijzigingsbeheer op (die doorgaans verschillen tussen door IT beheerde en bedrijfsbeheerde oplossingen) en goedkeuringen en aftekeningen, die nodig zijn wanneer er in de toekomst wijzigingen worden aangebracht. Zie dit artikel voor meer informatie.
• Methode voor contentlevering: verhelder de verwachtingen van de consument voor inhoudslevering. Het kan on-demand, interactieve uitvoering, ingesloten in een aangepaste toepassing of levering volgens een planning zijn met behulp van een e-mailabonnement. Er zijn mogelijk ook vereisten voor het activeren van waarschuwingsmeldingen.
• Interactiviteitsbehoeften: Bepaal de vereisten voor interactiviteit die u moet hebben, zoals filters, inzoomacties of drillthrough-acties.
• Gegevensbronnen: zorg ervoor dat alle gegevensbronnen die door het rapport zijn vereist, worden gedetecteerd en dat de behoeften voor gegevenslatentie (nieuwheid van gegevens) worden begrepen. Identificeer historische gegevens, trending en vereisten voor momentopnamen van gegevens voor elk rapport, zodat ze kunnen worden afgestemd op de gegevensvereisten. Documentatie voor gegevensbronnen kan later ook nuttig zijn bij het uitvoeren van gegevensvalidatie van een nieuw rapport met de brongegevens.
• Beveiligingsvereisten: Beveiligingsvereisten verduidelijken (zoals toegestane kijkers, toegestane editors en eventuele beveiligingsbehoeften op rijniveau), inclusief eventuele uitzonderingen op normale organisatiebeveiliging. Documenteer elk vertrouwelijkheidsniveau, gegevensprivacy of vereisten voor regelgeving/naleving.
• Berekeningen, KPI's en bedrijfsregels: alle berekeningen, KPI's en bedrijfsregels identificeren en documenteren die momenteel zijn gedefinieerd in het bestaande rapport, zodat ze kunnen worden afgestemd op de gegevensvereisten.
• Bruikbaarheid, indeling en cosmetische vereisten: specifieke bruikbaarheid, indeling en cosmetische behoeften identificeren met betrekking tot gegevensvisualisaties, groeperings- en sorteervereisten en voorwaardelijke zichtbaarheid. Neem eventuele specifieke overwegingen op met betrekking tot de levering van mobiele apparaten.
• Afdruk- en exportbehoeften: Bepaal of er vereisten zijn die specifiek zijn voor het exporteren of afdrukken van de indeling. Deze behoeften zijn van invloed op het type rapport dat het meest geschikt is (zoals een Power BI-, Excel- of gepagineerd rapport). Houd er rekening mee dat rapportgebruikers vaak veel belang hechten aan hoe ze dingen altijd hebben gedaan, dus wees niet bang om hun manier van denken uit te dagen. Zorg ervoor dat u praat in termen van verbeteringen in plaats van te veranderen.
• Risico's of problemen: bepaal of er andere technische of functionele vereisten zijn voor rapporten, evenals eventuele risico's of problemen met betrekking tot de informatie die hierin wordt gepresenteerd.
• Openstaande problemen en achterstandsitems: identificeer toekomstige onderhouds-, bekende problemen of uitgestelde aanvragen om op dit moment toe te voegen aan de achterstand.

Tip

Overweeg classificatievereisten door ze te classificeren als moet hebben of leuk om te hebben. Vaak vragen consumenten om alles wat ze mogelijk nodig hebben, omdat ze geloven dat het hun enige kans is om aanvragen te doen. Wanneer u prioriteiten in meerdere iteraties aanpakt, maakt u de achterstand ook beschikbaar voor belanghebbenden. Het helpt bij communicatie, besluitvorming en het bijhouden van openstaande toezeggingen.

Gegevensvereisten verzamelen

Compileer gedetailleerde informatie met betrekking tot gegevens, zoals:

• Bestaande query's: bepaal of er bestaande rapportquery's of opgeslagen procedures zijn die kunnen worden gebruikt door een DirectQuery-model of een samengesteld model, of kunnen worden geconverteerd naar een importmodel.
• Typen gegevensbronnen: Compileer de typen gegevensbronnen die nodig zijn, inclusief gecentraliseerde gegevensbronnen (zoals een datawarehouse voor ondernemingen) en niet-standaardgegevensbronnen (zoals platte bestanden of Excel-bestanden die zakelijke gegevensbronnen uitbreiden voor rapportagedoeleinden). Het is ook belangrijk om te bepalen waar gegevensbronnen zich bevinden voor gegevensgatewayconnectiviteit .
• Behoeften voor gegevensstructuur en opschoning: Bepaal de gegevensstructuur voor elke vereiste gegevensbron en in welke mate gegevensopschoningsactiviteiten nodig zijn.
• Gegevensintegratie: Bepaal hoe gegevensintegratie wordt verwerkt wanneer er meerdere gegevensbronnen zijn en hoe relaties tussen elke modeltabel kunnen worden gedefinieerd. Identificeer specifieke gegevenselementen die nodig zijn om het model te vereenvoudigen en de grootte ervan te verkleinen.
• Acceptabele gegevenslatentie: bepaal de gegevenslatentiebehoeften voor elke gegevensbron. Dit heeft invloed op beslissingen over welke gegevensopslagmodus moet worden gebruikt. Gegevensvernieuwingsfrequentie voor importmodeltabellen is ook belangrijk om te weten.
• Gegevensvolume en schaalbaarheid: evalueer verwachtingen voor gegevensvolumes, die rekening houden met beslissingen over ondersteuning voor grote modellen en het ontwerpen van DirectQuery- of samengestelde modellen. Overwegingen met betrekking tot historische gegevensbehoeften zijn ook essentieel om te weten. Voor grotere semantische modellen (voorheen gegevenssets genoemd), is het bepalen van incrementele gegevensvernieuwing ook nodig.
• Metingen, KPI's en bedrijfsregels: Evalueer de behoeften voor metingen, KPI's en bedrijfsregels. Ze hebben invloed op beslissingen met betrekking tot waar de logica moet worden toegepast: in het semantische model of het proces voor gegevensintegratie.
• Hoofdgegevens en gegevenscatalogus: Overweeg of er problemen zijn met hoofdgegevens die aandacht vereisen. Bepaal of integratie met een ondernemingsgegevenscatalogus geschikt is voor het verbeteren van de detectie, het openen van definities of het produceren van consistente terminologie die door de organisatie wordt geaccepteerd.
• Beveiliging en gegevensprivacy: Bepaal of er specifieke beveiligings- of gegevensprivacyoverwegingen zijn voor semantische modellen, waaronder beveiligingsvereisten op rijniveau.
• Openstaande problemen en achterstandsitems: Voeg op dit moment bekende problemen, bekende defecten in de gegevenskwaliteit, toekomstig onderhoud of uitgestelde aanvragen toe aan de achterstand.

Belangrijk

Herbruikbaarheid van gegevens kan worden bereikt met gedeelde semantische modellen, die optioneel kunnen worden gecertificeerd om betrouwbaarheid aan te geven en de zichtbaarheid te verbeteren. Herbruikbaarheid van gegevensvoorbereiding kan worden bereikt met gegevensstromen om terugkerende logica in meerdere semantische modellen te verminderen. Gegevensstromen kunnen ook de belasting van bronsystemen aanzienlijk verminderen omdat de gegevens minder vaak worden opgehaald. Meerdere semantische modellen kunnen vervolgens gegevens importeren uit de gegevensstroom.

Verbeterkansen identificeren

In de meeste gevallen treden enkele wijzigingen en verbeteringen op. Het is zeldzaam dat een directe een-op-een-migratie plaatsvindt zonder herstructurering of verbeteringen. Er zijn drie typen verbeteringen die u kunt overwegen:

• Consolidatie van rapporten: vergelijkbare rapporten kunnen worden samengevoegd met technieken zoals filters, bladwijzers of persoonlijke instellingen. Het hebben van minder rapporten, die elk flexibeler zijn, kan de ervaring voor rapportgebruikers aanzienlijk verbeteren. Overweeg semantische modellen te optimaliseren voor Q&A (query's in natuurlijke taal) om nog meer flexibiliteit te bieden aan rapportgebruikers, zodat ze hun eigen visualisaties kunnen maken.
• Efficiëntieverbeteringen: Tijdens het verzamelen van vereisten kunnen vaak verbeteringen worden geïdentificeerd. Bijvoorbeeld wanneer analisten getallen handmatig compileren of wanneer een werkstroom kan worden gestroomlijnd. Power Query kan een grote rol spelen bij het vervangen van handmatige activiteiten die momenteel worden uitgevoerd. Als bedrijfsanalisten dezelfde activiteiten uitvoeren om gegevens regelmatig op te schonen en voor te bereiden, kunnen herhaalbare Stappen voor het voorbereiden van Power Query-gegevens aanzienlijke tijd besparen en fouten verminderen.
• Centralisatie van gegevensmodel: Een gezaghebbend en gecertificeerd semantisch model fungeert als de backbone voor beheerde selfservice-BI. In dit geval worden de gegevens eenmaal beheerd en hebben analisten flexibiliteit om die gegevens te gebruiken en te verbeteren om te voldoen aan hun rapportage- en analysebehoeften.

Notitie

Lees voor meer informatie over centralisatie van gegevensmodellen meer over discipline in de kern en flexibiliteit aan de rand.

Complexiteit prioriteren en beoordelen

Op dit moment is de eerste inventaris beschikbaar en kan dit specifieke vereisten bevatten. Bij het prioriteren van de eerste set BI-items die gereed zijn voor migratie, moeten rapporten en gegevens gezamenlijk en onafhankelijk van elkaar worden beschouwd.

Identificeer rapporten met hoge prioriteit, waaronder rapporten die:

• Breng een aanzienlijke waarde toe aan het bedrijf.
• Worden regelmatig uitgevoerd.
• Zijn vereist voor senior leidinggevenden of leidinggevenden.
• Betrek een redelijk complexiteitsniveau (om de kans op succes tijdens de eerste migratie-iteraties te verbeteren).

Identificeer gegevens met een hoge prioriteit, die mogelijk gegevens bevatten die:

• Bevat essentiële gegevenselementen.
• Dit zijn algemene organisatiegegevens die veel gebruiksvoorbeelden dienen.
• Kan worden gebruikt om een gedeeld semantisch model te maken voor hergebruik door rapporten en veel makers van rapporten.
• Omvat een redelijk complexiteitsniveau (om de kans op succes bij de eerste migratie-iteraties te verbeteren).

Gerelateerde inhoud

In het volgende artikel in deze Power BI-migratiereeks leert u meer over fase 2, wat betrekking heeft op het plannen van de migratie voor één Power BI-oplossing.

Andere nuttige bronnen zijn onder meer:

• Bi-transformatie van Microsoft
• Planning van Power BI-implementatie
• Vragen? Vraag het Power BI-community
• Suggesties? Ideeën bijdragen om Power BI te verbeteren

Ervaren Power BI-partners zijn beschikbaar om uw organisatie te helpen slagen met het migratieproces. Als u een Power BI-partner wilt betrekken, gaat u naar de Power BI-partnerportal.