Algemene journaalverwerking

Dit artikel beschrijft capaciteiten die kunnen helpen algemene journaalverwerking eenvoudiger te maken en dat ook kan helpen waarborgen dat de juiste gegevens worden vastgelegd en dat geen inbreuk wordt gemaakt op de interne controle.

Journaalnamen

Een van de belangrijkste in te stellen gebieden is Journaalnamen. Het is verstandig om specifieke journaalnamen te definiëren voor elk doel, zoals intercompany, correctie toerekening en correctie van fouten. U kunt elke journaalnaam aanpassen om invoer van gegevens voor elk doel gemakkelijker en veiliger te maken.

Op de pagina Journaalnamen kunt u het volgende instellen:

• Goedkeuring workflow - Om interne controle te verhogen, definieert u journaalworkflows die materiaallimieten vastleggen voor controle- en goedkeuringsstappen, op basis van criteria zoals totale debetbedrag wordt gebaseerd. U stelt werkstromen voor de algemene journalen in op de pagina Grootboekworkflows.
• Standaardwaarden - Selecteer standaardwaarden voor tegenrekeningen, valuta en financiële dimensies.
• Journaalcontrole - U kunt beperkingen instellen op het bedrijf en het rekeningtype, en ook de segmentwaarden.

Voorbeelden

U kunt een journaalnaam alleen gebruiken voor correcties. In dit geval kunt u opgeven dat alleen het rekeningtype Grootboek geldig is voor alle bedrijven.

Een journaalnaam kan alleen worden gebruikt voor een specifiek segment of voor een bereik voor hoofdrekeningen.

De optie Automatische omkering is beschikbare in algemene journalen. U hebt bijvoorbeeld een toerekeningscorrectie waar het werkelijke document nog niet van is verwerkt, zoals in de volgende afbeelding.

De Microsoft Excel-invoegtoepassing voor journaalboeking biedt een extra niveau van automatisering en maakt gegevensinvoer eenvoudiger. De actie Regels openen in Excel is beschikbaar op de pagina's Algemeen journaal en Journaalboekstuk.

Op de pagina Periodieke journalen kunt u terugkerende journalen instellen om journaalverwerking te automatiseren.

U kunt boekstuksjablonen gebruiken op elk gewenst moment. Selecteer op de pagina Algemene journalen een pagina Journaalboekstuk, waar de acties Opslaan en Boekstuksjabloon selecteren beschikbaar zijn voor de boekstukregels onder Functies.

Verwante instellingen

De volgende instellingen zijn niet specifiek voor algemene journalen, maar helpen te garanderen dat de gegevensinvoer juist en eenvoudig is.

Hoofdrekening

De instelling van de hoofdrekening biedt veel opties voor algemene journaalverwerking:

• DC/CR-behoefte - Gebruik deze optie als een hoofdrekening is beperkt tot debet- of credittransacties. De instelling wordt geverifieerd wanneer een journaal is gevalideerd of geboekt.

• Standaardtegenrekening

• Uitgesteld - Stel een hoofdrekening uit voor gegevensinvoer over alle bedrijven of voor een bepaald bedrijf/bepaalde rechtspersoon.

• Handmatige invoer niet toestaan - Voorkom dat gebruikers handmatig een waarde voor de rekening in journalen kunnen invoeren.

• Standaard/Valuta valideren

• Overschrijvingen rechtspersoon - Deze instelling is specifiek voor het opgegeven bedrijf of de opgegeven rechtspersoon:

  • Standaard/Btw valideren
  • Standaarddimensie - Niet vast of Vaste waarde. Vaste waarde helpt om ervoor te zorgen dat alle boekingen voor deze hoofdrekening altijd elke dimensie gebruiken die is ingesteld op Vast.

• Boekingsvalidatie

  • Gebruikersvalidatie - Deze optie bepaalt welke gebruikers naar een hoofdrekening kunnen boeken.
  • Validatie van boekingstype - Deze optie bepaalt welke boekingstypen voor een hoofdrekening zijn toegestaan.

Boekhoudingsstructuren en geavanceerde regelsstructuren

Boekhoudingsstructuren en geavanceerde regelsstructuren zijn uiterst belangrijk om te garanderen dat de gegevens die vereist zijn voor financiële rapportage en prestatie-opvolging worden vastgelegd tijdens de verwerking van het algemene journaal en eventuele documentatie. Met boekhoudingsstructuren en geavanceerde regelsstructuren kunt u de gegevensinvoerervaring aanpassen. U kunt ervoor zorgen dat gegevens alleen kunnen worden ingevoerd voor financiële dimensies die in elke situatie relevant zijn. Daarnaast kunt u de vereiste afdwingen dat altijd verplichte en juiste gegevens worden vastgelegd.

Zie de volgende onderwerpen voor meer informatie:

• Uw rekeningschema plannen
• Geavanceerde regels voor journalen maken
• Een journaalboeking maken met een sjabloon
• Journalen maken en valideren
• Periodieke journalen boeken
• Grootboektoewijzingsjournaal verwerken

Globale algemene journalen

Met het globale algemene journaal kan een journaal worden gemaakt in alle rechtspersonen die in uw omgeving zijn gedefinieerd, zonder dat u eerst van bedrijf hoeft te wisselen voordat u het journaal maakt. Boven aan de pagina Globaal algemeen journaal kunt u met de knop Nieuw journaal de rechtspersoon voor het journaal selecteren en vervolgens het journaal opgeven waarvoor u gegevens wilt invoeren. Als u op de regels voor het gemaakte journaal klikt, wordt de pagina met standaardjournaalregels geopend die hetzelfde is als de pagina Algemeen journaal.

Notitie

In Dynamics 365 Finance versie10.0.34 maakt een nieuwe functie Het formulier Globaal algemeen journaal inschakelen om meerdere bedrijven te selecteren voor boeking het mogelijk meerdere journalen te selecteren van voor boeking in alle rechtspersonen. Het boekingsproces maakt een enkele batchtaak per rechtspersoon om de boeking te voltooien.

Boeking simuleren

U kunt Boeking simuleren voor de meeste journalen vinden in het menu Valideren. Wanneer u een journaal valideert met de functie Valideren, wordt het journaal getest op specifieke foutvoorwaarden. Als u de functie Boeking simuleren gebruikt, worden dezelfde processen uitgevoerd als tijdens het boeken (zonder het journaal daadwerkelijk te boeken). Vervolgens kunt u de weergegeven boekingsberichten controleren, eventuele fouten corrigeren en het menu Boeken openen om het journaal te boeken.

Boeking simuleren is niet beschikbaar voor batchverwerking. Er is echter code beschikbaar om boekingen in batch te simuleren en ontwikkelaars kunnen de code uitbreiden om die functionaliteit toe te voegen.

Journaal ontgrendelen

Op de journaalpagina is een knop beschikbaar om een journaal te ontgrendelen waarvan de status 'Vergrendeld door systeem' is ingesteld op Ja. Deze ontgrendeling kan worden uitgevoerd door een systeembeheerder die eventuele batchtaken heeft geanalyseerd en bevestigd dat het journaal niet meer actief wordt verwerkt door een batchtaak. Deze knop wordt ingeschakeld door de functie Knop Journaal ontgrendelen op de pagina Functiebeheer.

Werkstroom intrekken

De mogelijkheid om een journaal in een werkstroom met de status 'Onherstelbaar' terug te roepen, wordt ingeschakeld via de knop Workflow in een journaal en op de pagina Workflowhistorie. Deze wordt ingeschakeld door de functie De werkstroomstatus voor journalen opnieuw instellen op de pagina Functiebeheer.

Journaalregels verwijderen

In Dynamics 365 Finance versie 10.0.34 is een nieuwe functie Prestaties bij verwijderen van journalen verbeteren met batch beschikbaar. Met deze functie kunt u het verwijderingsproces, voor niet-geboekte journalen, plannen. Hierdoor kunnen gebruikers doorgaan met ander werk in plaats van te moeten wachten tot de verwerking is voltooid.

Als u snel alle journaalregels wilt verwijderen, gaat u naar Functies>Journaalregels verwijderen. Deze functie heeft gevolgen voor uitbreidingen van de tabel LedgerJournalTrans. De methode Verwijderen. De set regels wordt verwijderd zonder dat de methode Verwijderen voor elke regel wordt aangeroepen.

Notitie

Dynamics 365 Finance and Operations staat het verwijderen van geboekte transacties niet toe.