Sleuteltaken: Leveranciersfacturen

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Een leveranciersfactuur voor een inkooporder is een factuur die bij een inkooporder is gevoegd. Deze bevat een koptekst en één of meer regels voor artikelen of services. Een leveranciersfactuur voltooit de cyclus inkooporder, productontvangstbon en leveranciersfactuur. U kunt ook leveranciersfacturen invoeren die niet aan inkooporders zijn gekoppeld.

Notitie

(FRA) Om mandats en bordereaux de mandat te maken die aan een leveranciersfactuur zijn gekoppeld, zie (FRA) Key tasks: Mandats de paiement and bordereaux de mandat (Public sector).

Wat u wilt doen?

Meer informatie over…

Voer leveranciersfacturen voor inkooporders in en sla deze op

Factuurregels toevoegen die niet voor en inkooporder bedoeld zijn

Leverancierfacturen boeken in het formulier Leveranciersfactuur wordt geboekt

Een leveranciersfactuur ter beoordeling indienen

Voer leveranciersfacturen in en vereffen ze met productontvangstbonnen.

Meerdere facturen invoeren, boeken en afdrukken als een periodieke taak

Meerdere leveranciersfacturen boeken en afdrukken vanaf het factuurgoedkeuringsjournaal

Nieuw in en hotfix KB3047235

Help bij formulieren zoeken

Verwante taken zoeken

Meer informatie over…

Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.

Over Factuurvereffening voor crediteuren

Informatie over activa die vanuit Leveranciers zijn gemaakt

Accounting for stocked items on product receipts and vendor invoices (White paper)

Voer leveranciersfacturen voor inkooporders in en sla deze op

U kunt facturen opslaan in het formulier Leveranciersfactuur. U moet dit bijvoorbeeld doen als u wordt onderbroken tijdens het invoeren van gegevens of als u informatie over de factuur moet controleren voordat u deze boekt. U kunt de facturen ook in wachtstand plaatsen in het formulier Leveranciersfactuur.

Notitie

Geblokkeerde facturen kunnen niet worden geboekt.

Klik op Leveranciers > Algemeen > Leveranciersfacturen > Openstaande leveranciersfacturen.
Klik in het actievenster op Factuur > Leveranciersfactuur. Het formulier Leveranciersfactuur wordt geopend.
Voer een factuurrekening in of selecteer er een. Dit is de leverancierrekening voor de leverancier die de factuur heeft verzonden.
Voer het factuurnummer in.
Klik in het actievenster op Inkooporders opvragen. Vink het selectievakje Opnemen aan voor één of meer inkooporders of inkooporderregels en klik vervolgens op OK.
Selecteer in het veld Standaardhoeveelheid voor regels boven aan het formulier het type hoeveelheid om bij te werken.
- Hoeveelheid nu ontvangen – Gebruiken voor gedeeltelijke zendingen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid is afkomstig uit het hoeveelheidsveld Nu ontvangen op de inkooporder.
- Bestelde hoeveelheid – Gebruiken voor volledige zendingen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid is afkomstig uit het hoeveelheidsveld Besteld op de inkooporder.
- Geregistreerde hoeveelheid – Gebruiken als het artikel moet worden geregistreerd, zoals opgegeven in het formulier Artikelmodelgroepen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid is de fysieke updatehoeveelheid die is geregistreerd.
- Hoeveelheid productontvangstbon – Gebruiken als al een productontvangstbon voor de order is ontvangen. De standaardwaarde in het veld Hoeveelheid fis afkomstig uit de totale hoeveelheid van beschikbare productontvangstbonnen.
- Geregistreerde hoeveelheid en services – Gebruiken als hoeveelheden in aankomstjournalen zijn geregistreerd voor artikelen in voorraad of artikelen die niet in voorraad zijn opgeslagen. Deze optie omvat ook al dan niet geregistreerde services.
Selecteer in het raster Regels een factuurregel en breng eventuele wijzigingen aan. Als u bijvoorbeeld 10 artikelen hebt besteld, maar de factuur slechts 5 artikelen aangeeft, dan kunt u de waarden in het veld Hoeveelheid naar 5 wijzigen.
Controleer de informatie op het sneltabblad Regeldetails en breng zo nodig wijzigingen aan.
Herhaal stap 7 en 8 voor de overige factuurregels.
Als uw rechtspersoon gebruikmaakt van factuurvereffening, bekijkt u in het sneltabblad Koptekst van leveranciersfactuur het veld Overeenkomstige afwijking zoeken. Een uitroepteken geeft aan dat er een overeenkomstige discrepantie bestaat voor een of meer types factuurvereffening. Een vinkje geeft aan dat alle factuurvereffeningsvarianties zich binnen de aanvaardbare toleranties bevinden.
Sluit het formulier om de factuur op te slaan zonder deze te boeken. De factuurstatus wordt gewijzigd van Nieuw in In behandeling. U kunt de factuur op de lijstpagina Leveranciersfacturen in behandeling weergeven.

Terug naar boven

Factuurregels toevoegen die niet voor en inkooporder bedoeld zijn

U kunt leveranciersfacturen maken die niet aan inkooporders zijn gekoppeld. Deze leveranciersfacturen kunnen een combinatie bevatten van factuurregels die voor inkooporderregels bedoeld zijn en factuurregels die niet voor inkooporderregels bedoeld zijn. U kunt ook factuurregels die niet voor een inkooporder zijn bedoeld, toevoegen aan een leveranciersfactuur die aan een inkooporder is gekoppeld.

Klik op Leveranciers > Algemeen > Leveranciersfacturen > Openstaande leveranciersfacturen.
Klik in het actievenster op Factuur > Leveranciersfactuur. Het formulier Leveranciersfactuur wordt geopend.
Voer een factuurrekening in of selecteer er een. Dit is de rekening voor de leverancier die de factuur heeft verzonden.
Voer het factuurnummer in.
Klik in het raster Regels op Regel toevoegen en voer gegevens in voor de regel. Als u een artikelnummer invoert, moeten regels die niet voor een inkooporder zijn bedoeld een producttype Artikel of Service hebben en mogen ze niet in de voorraad zijn opgeslagen. Zie Leveranciersfactuur (formulier) voor meer informatie.
Om extra informatie weer te geven of op te geven over de regel, klikt u op het sneltabblad Regeldetails en voert u de gegevens in.
Optioneel: herhaal stap 5 en 6 als u meer regels wilt toevoegen.
Optioneel: Klik om meer informatie weer te geven of op te geven voor de factuurkoptekst in het actievenster op Kopweergave.
Optioneel: Klik in het actievenster op Boeken om de factuur te boeken en klik vervolgens op Boeken in het formulier dat wordt weergegeven.
Sluit het formulier om de factuur op te slaan zonder deze te boeken. U kunt de factuur op de lijstpagina Leveranciersfacturen in behandeling weergeven.

Terug naar boven

Leverancierfacturen boeken in het formulier Leveranciersfactuur wordt geboekt

U kunt leveranciersfacturen boeken in het formulier Leveranciersfactuur.

Klik op Leveranciers > Algemeen > Leveranciersfacturen > Leveranciersfacturen in behandeling.
Selecteer een factuur. Klik in het actievenster op Bewerken. Als alternatief kunt u dubbelklikken op een factuur om het formulier Leveranciersfactuur te openen.
Ga naar het raster Regels en het sneltabblad Regeldetails en controleer of de gegevens voor de factuur overeenkomen met de factuur van de leverancier. Als u correcties wilt aanbrengen, voert u de nieuwe bedragen of hoeveelheden in.
Klik in het actievenster op Totalen en controleer of de gegevens juist zijn. Sluit het formulier Totalen.
Controleer zo nodig andere gegevens in het formulier en verwante formulieren.
Als de factuur zich in de wachtstand bevond alle problemen met de factuur zijn gecorrigeerd, wist u het selectievakje In wachtstand. Geblokkeerde facturen kunnen niet worden geboekt.
Klik in het actievenster op Boeken en klik vervolgens in het formulier Boeken dat wordt weergegeven.

Terug naar boven

Een leveranciersfactuur ter beoordeling indienen

Uw organisatie gebruikt mogelijke een workflow om het controleproces voor leveranciersfacturen te beheren. Indien nodig wordt een gele informatiebalk weergegeven boven aan het formulier Leveranciersfactuur of de lijstpagina Leveranciersfacturen in behandeling. Workflowcontrole kan vereist zijn voor de factuurkoptekst, de factuurregel of voor beide. De besturingselementen voor de workflow zijn van toepassing op de koptekst of op de regel, afhankelijk van waar de focus zich bevindt voordat u op het besturingselement klikt.

Klik op Leveranciers > Algemeen > Leveranciersfacturen > Leveranciersfacturen in behandeling.
Selecteer een factuur. Klik in het actievenster op Bewerken. Als alternatief kunt u dubbelklikken op een factuur om het formulier Leveranciersfactuur te openen.
Breng eventueel wijzigingen aan en klik vervolgens op Aanbieden.
Lees de instructies, voer een opmerking in en klik vervolgens op Aanbieden.

Notitie

Klik op Acties > Terugroepen om het controleproces te annuleren.

Terug naar boven

Voer leveranciersfacturen in en vereffen ze met productontvangstbonnen.

U kunt gegevens voor leveranciersfacturen invoeren en opslaan en u kunt factuurregels vergelijken met productontvangstbonregels. U kunt zo nodig ook gedeeltelijke hoeveelheden voor een regel vergelijken.

U kunt een leveranciersfactuur maken op basis van de artikelen op de productontvangstbonregel die tot nu toe zijn ontvangen, zelfs als nog niet alle artikelen voor een bepaalde inkooporder zijn ontvangen. U kunt dit bijvoorbeeld doen als een leverancier één factuur per maand stuurt die alle leveringen dekt die de leverancier in die maand verzendt. Elke productontvangstbon staat voor een gedeeltelijke of volledige levering van de artikelen op de inkooporder.

Wanneer u de factuur boekt, wordt de hoeveelheid Resterend gedeelte van factuur voor elk artikel bijgewerkt met het totaal van de ontvangen hoeveelheden van de geselecteerde productontvangstbonnen. Als zowel de hoeveelheid Resterend gedeelte van factuur als de hoeveelheid Nog te leveren voor alle artikelen op de inkooporder gelijk is aan nul, wordt de status van de inkooporder gewijzigd in Gefactureerd. Als de hoeveelheid Resterend gedeelte van factuur niet gelijk is aan nul, blijft de status van de inkooporder ongewijzigd en kunnen hiervoor extra facturen worden ingevoerd.

Bij deze procedure wordt ervan uitgegaan dat er minimaal één productontvangstbon is geboekt voor de inkooporder. De leveranciersfactuur is gebaseerd op deze productontvangstbonnen en hieruit worden de hoeveelheden overgenomen. De financiële gegevens voor de factuur zijn gebaseerd op de gegevens die worden ingevoerd wanneer u de factuur boekt.

Klik op Leveranciers > Algemeen > Leveranciersfacturen > Openstaande leveranciersfacturen.
Klik in het actievenster op Factuur > Leveranciersfactuur. Het formulier Leveranciersfactuur wordt geopend.
Selecteer het type hoeveelheid dat u wilt bijwerken in het veld Standaardhoeveelheid voor regels.
Voer een factuurrekening in of selecteer er een. Dit is de rekening voor de leverancier die de factuur heeft verzonden.
Voer het factuurnummer in.
Klik in het actievenster op Productontvangstbonnen vereffenen. Al alternatief klikt u in het raster Regels op Factuurregel > Productontvangstbonnen vereffenen.
Schakel in het formulier Productontvangstbonnen matchen met factuur het selectievakje Matchen in voor de productontvangstbonnen die u wilt afstemmen op de factuurregelartikelen. U kunt ook op Alle regels selecteren of Alle productontvangstbonnen selecteren klikken om alle productontvangstbonnen af te stemmen op de factuur.
Optioneel: Om een gedeeltelijke hoeveelheid af te stemmen, voert u een hoeveelheid in het veld Te matchen hoeveelheid productontvangstbonnen in.
Klik op OK om het formulier Productontvangstbonnen matchen met factuur te sluiten en terug te gaan naar het formulier Leveranciersfactuur.
Als u de factuur wilt opslaan zonder deze te boeken, schakelt u het selectievakje In wachtstand in op het sneltabblad Koptekst van leveranciersfactuur.

Klik in het actievenster op Boeken om de factuur te boeken en klik vervolgens op Boeken in het formulier dat wordt weergegeven.
Sluit het formulier.

Terug naar boven

Meerdere facturen invoeren, boeken en afdrukken als een periodieke taak

U kunt met meerdere facturen tegelijkertijd werken en ze allemaal op hetzelfde moment boeken. Open hiervoor het formulier Leveranciersfactuur door op de menuoptie Leveranciersfacturen onderhouden te klikken.

Klik op Leveranciers > Periodiek > Leveranciersfacturen onderhouden.
Klik in het actievenster op Van inkooporder om facturen te maken op basis van inkooporders.
Voer een query in of selecteer er een in het formulier Inkoop bijwerken en klik op OK. Facturen worden gemaakt en weergegeven in het formulier Leveranciersfactuur.
Optioneel: U kunt de voorgestelde facturen per factuurrekening, order of automatisch combineren. Klik in het actievenster op Facturen consolideren, selecteer consolidatieopties en klik vervolgens op Consolideren.
Bewerkt de factuurgegevens in het raster. U kunt bijvoorbeeld een factuurnummer invoeren voor elke regels in het raster.
Optioneel: Om factuurregels voor een factuur te wijzigen, selecteert u de factuur en klikt u op Bewerken in het actievenster. Breng wijzigingen aan. Klik in het actievenster in de groep Afsluiten op Factuurdetails om terug te keren naar de rasterweergave.
Als een factuur meer werk vereist voordat u deze boekt, selecteert u de factuur en vinkt u vervolgens het selectievakje In wachtstand aan.
Klik in het actievenster op Boeken wanneer de facturen correct zijn en klik vervolgens op Boeken in het formulier dat wordt weergegeven.

Terug naar boven

Meerdere leveranciersfacturen boeken en afdrukken vanaf het factuurgoedkeuringsjournaal

Bij deze procedure wordt ervan uitgegaan dat er minimaal één productontvangstbon is geboekt voor de inkooporder en dat er een factuur voor de inkooporder is geboekt in een facturenregister. De financiële gegevens voor de factuur komen uit de factuur die is geboekt in het register.

Klik op Leveranciers > Journalen > Facturen > Factuurgoedkeuringsjournaal.
Maak een journaal en klik op Regels.
Klik op Boekstukken zoeken. Selecteer in het formulier Boekstukken zoeken een boekstuk in de lijst Lijst met boekstukken en klik vervolgens op Selecteren.
Klik op OK om het formulier Boekstukken zoeken te sluiten.
Geef op het tabblad Overzicht een rekening op.
Klik op de tab Algemeen en controleer of de btw- en valutagegevens correct zijn.
Klik op Functies > Inkooporder.
Optioneel: Wijzig de query in het formulier Gebruikte query en klik vervolgens op OK. Het formulier Leveranciersfactuur wordt weergegeven.
Selecteer Hoeveelheid productontvangstbon in het veldStandaardhoeveelheid voor regels .
Klik in het actievenster op Van productontvangstbon.
Schakel in het formulier Productontvangstbon selecteren het selectievakje Opnemen in voor de productontvangstbonregels die u in deze factuur wilt opnemen.
Klik op OK. Het totale factuurbedrag op de factuur dat is berekend op basis van de productontvangstbon wordt vergeleken met het totale factuurbedrag op de geregistreerde factuur. Als deze overeenkomen, worden de leveranciersfacturen geboekt en afgedrukt. Als ze niet gelijk zijn, worden berichten weergegeven.

Terug naar boven

Nieuw in en hotfix KB3047235

Als u in de publieke sector bent, kunt u nu één of meer eenmalige leveranciersrekeningen tegelijkertijd maken als u facturen maakt voor die leveranciers. Zie Create a one-time vendor and invoice (Public sector) en Import and create one-time vendors and invoices (Public sector) voor meer informatie. Deze functie is alleen beschikbaar als is geïnstalleerd en als de configuratiesleutel Public Sector is geselecteerd.

Als u van plan bent om algemene budgetreserveringen met facturen te gebruiken, zie Relieve a general budget reservation (Public sector) Wanneer een budgetreservering op een leveranciersfactuurregel wordt geselecteerd, worden alle projectdetails en projectverdelingen gekopieerd. Vanwege de budgetreserveringsreferentie, kunnen enkele projectdetails niet worden bewerkt. Merk op dat in een leveranciersfactuurregeldetail, u een aanschaffingscategorie moet selecteren alvorens een regel voor algemene budgetreservering te selecteren. Als de regel voor budgetreservering eerst wordt geselecteerd, wordt het categorieveld Aanschaffing uitgeschakeld.

Terug naar boven