Najlepsze rozwiązania dotyczące marketingu za pomocą poczty e-mail

Wysyłanie marketingowych wiadomości e-mail to nie to samo, co wysyłanie osobistych wiadomości e-mail, jak większość ludzi je zna. Mogą wydawać się podobne, ale jest istotna różnica: prywatne e-maile są dostarczane tylko do jednej lub kilku osób, podczas gdy e-maile marketingowe są dostarczane do wielu tysięcy lub więcej osób każdego miesiąca.

W odpowiedzi na różne nadużycia związane z pocztą elektroniczną, takie jak szeroko ukierunkowany spam i oszustwa, większość firm i dostawców poczty e-mail wdraża obecnie mechanizmy filtrowania i blokowania, aby chronić swoją przepustowość i utrzymywać skrzynki odbiorcze użytkowników w czystości. Tak więc, gdy ktoś zaczyna wysyłać dużą ilość wiadomości e-mail, Internet zwraca na to uwagę i mogą zacząć działać mechanizmy obronne, co może skutkować utrzymaniem wiadomości z dala od skrzynek odbiorczych kontaktów. Poszczególni klienci poczty e-mail stosują również własne algorytmy filtrowania, które między innymi mogą filtrować na podstawie osobistej historii interakcji każdego użytkownika, co może oznaczać, że identyczna wiadomość, która zostanie dostarczona do jednego odbiorcy, może zostać zablokowana przez klienta poczty e-mail innego odbiorcy.

Systemy te nie mają na celu powstrzymywania wszystkich form legalnych wiadomości marketingowych, a jedynie blokowanie nadużyć. Dynamics 365 Customer Insights — Journeys został zaprojektowany jako jedno z tych dobrych narzędzi — aby ułatwić wspólne działania marketingowe z wyrażoną zgodą — ale należy być świadomym, jak działać w kontekście typowych strategii filtrowania, przepisów antyspamowych i innych mechanizmów zapobiegania nadużyciom, aby upewnić się, że wiadomości marketingowe są dostarczane do kontaktów, a nie utknęły w ich filtrach spamu.

Buduj i chroń swoją reputację nadawcy

Gdy wiadomość jest wysyłana przez Internet, adres IP, który ją wysłał, jest dostępny dla każdego serwera, który przetwarza tę wiadomość. Zewnętrzne organizacje nadzorujące, takie jak ReturnPath, monitorują aktywność, treść wiadomości i skargi związane z adresami wysyłającymi oraz generują ocenę reputacji dla każdego adresu IP nadawcy i/lub nazwy domeny. Im niższy jest Twój wynik reputacji, tym większe prawdopodobieństwo, że Twoje wiadomości zostaną porzucone lub odfiltrowane; Jeśli Twój wynik spadnie wystarczająco nisko, trafisz na listę zablokowanych i żadna z Twoich wiadomości nie zostanie dostarczona.

Duzi dostawcy poczty e-mail (tacy jak Hotmail czy Gmail) oraz systemy prywatnej poczty e-mail w dużych organizacjach używają podobnych technik do generowania własnych, wewnętrznych reputacji i ocen nadawców, które stosują kolejną warstwę filtrowania.

Oprócz reputacji nadawcy w wielu krajach i regionach obowiązują przepisy regulujące komercyjne wiadomości e-mail, a złamanie tych przepisów może narazić Cię na kosztowne spory sądowe. Przykładami są CAN-SPAM w Stanach Zjednoczonych i CASL w Kanadzie. Inne przepisy i regulacje dotyczące prywatności ustanawiają ścisłe zasady dotyczące sposobu, w jaki firmy mogą obchodzić się z danymi i komunikować się cyfrowo z osobami fizycznymi.

Co więc możesz zrobić, aby zmaksymalizować dostarczalność i pozostać w zgodzie z prawem oraz jak Customer Insights - Journeys może pomóc? Przeczytaj poniższe podrozdziały, aby się dowiedzieć. Aby uzyskać więcej informacji na temat dostarczalności i reputacji nadawcy, wyszukaj w usłudze Bing wiele innych dobrych artykułów na temat tego artykułu.

Twórz czyste, oparte na współpracy i odpowiedzialne treści

Zarówno filtry spamu, jak i systemy reputacji nadawcy analizują treść wiadomości, które próbujesz wysłać. Szukają znaków, że współpracujesz ze swoimi odbiorcami i uczciwie się identyfikujesz. Typowe wymagania to obecność linków rezygnacji z subskrypcji i fizyczny adres organizacji w treści wiadomości. Wiadomości w formacie HTML powinny również zawierać wersję zwykłego tekstu, która zawiera te same informacje. Customer Insights - Journeys udostępnia funkcje ułatwiające uwzględnianie tych istotnych elementów w wiadomościach i zapobiegające ich pominięciu przez pomyłkę.

Zwróć uwagę na rozmiar zawartości HTML

Ogranicz zawartość HTML wiadomości e-mail do maksymalnego rozmiaru 100 KB. Ten limit rozmiaru obejmuje cały tekst HTML, style, komentarze i osadzoną grafikę (ale nie zakotwiczoną grafikę zewnętrzną). Jeśli zawartość HTML przekroczy 128 KB, otrzymasz ostrzeżenie o rozmiarze, ale nadal możesz aktywować wiadomość e-mail i dowolny proces pozyskiwania klientów, który zawiera wiadomość e-mail.

Limit rozmiaru HTML jest ważny, ponieważ dostawcy poczty e-mail (tacy jak Gmail) "przycinają" wiadomości e-mail o rozmiarze powyżej określonego rozmiaru (102 KB w przypadku Gmaila). Zamiast umieszczać całą wiadomość w skrzynce odbiorczej adresata, dostawca poczty e-mail obetnie wiadomość i dołączy link do wyświetlenia całej wiadomości. Ponadto niektóre filtry antyspamowe analizują bardziej intensywnie, gdy widzą duże wiadomości e-mail.

Gdy aktywujesz wiadomość, Customer Insights - Journeys przetwarza zawartość HTML, tworząc style wbudowane, kompresując przestrzenie i wykonując inne czynności, co sprawia, że trudno jest określić dokładny ostateczny rozmiar wiadomości. Jeśli masz wiadomość, w przypadku której podejrzewasz możliwość przekroczenia limitu rozmiaru zawartości w formacie HTML, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz przeglądarkę internetową i wprowadź adres URL formularza: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Gdzie:

• <your_domain> to katalog główny Twojego wystąpienia rozwiązania Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (np. contoso.crm.dynamics.com).
• <email_id> to identyfikator wiadomości, którą chcesz sprawdzić. Aby znaleźć ten identyfikator, otwórz wiadomość w rozwiązaniu Dynamics 365 Customer Insights - Journeys i znajdź wartość parametru id= widocznego na pasku adresu przeglądarki.

2. Wyszukaj wartość pola „msdyncrm_emailbody” w zwróconym kodzie JSON.

3. Skopiuj wartości tego pola do programu tekstowego, który może podać dokładny rozmiar zawartości w formacie HTML.

Uwierzytelnianie domeny wysyłającej

Customer Insights - Journeys udostępnia funkcję, która umożliwia skonfigurowanie DomainKeys Identified Mail (DKIM) w celu połączenia domeny wysyłkowej Customer Insights - Journeys z własną domeną poczty e-mail. Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, dlaczego jest to ważne i jak to zrobić, zobacz Konfigurowanie DKIM dla domeny wysyłającej.

Unikaj wysyłania wiadomości na nieprawidłowe i nieaktywne adresy e-mail

Jeśli wyślesz wiadomość na nieprawidłowy, nieaktywny lub usunięty adres e-mail, wiadomość jest zwykle zwracana jako tak zwany "twardy zwrot". Twarde zwroty się zdarzają, ale zauważą to monitorzy reputacji, dostawcy publiczni i prywatni gospodarze, a im więcej twardych zwrotów powiążesz z wysyłającym adresem IP, tym niższa będzie Twoja ocena reputacji. Adresy powiązane ze zwrotem twardym prawdopodobnie nigdy nie będą ponownie dostępne, więc nie chcesz ich w swojej bazie danych; Customer Insights - Journeys automatycznie przestanie wysyłać wiadomości na adresy z twardymi zwrotami przez sześć miesięcy, zanim ponowi próbę wysyłki.

Microsoft musi bronić reputacji swoich adresów IP wysyłania, więc Microsoft Support może kontaktować się z organizacjami, które często generują dużą liczbę twardych zwrotów i/lub skarg na spam, i doradzać, jak poprawić ich listy wysyłania i/lub procesy wysyłania wiadomości. Organizacje, które będą w dalszym ciągu generować twarde zwroty i skargi na spam, ryzykują ostatecznie zamknięciem kont.

Customer Insights - Journeys dostarczają szczegółowe analizy i KPI dotyczące interakcji kontaktów z marketingowymi wiadomościami e-mail (i innymi inicjatywami), w tym liczbę otwarć, kliknięć, odrzuceń i przesłań dalej. Informacje te można wykorzystać do oceny sukcesu w nawiązywaniu relacji z kontaktem oraz do utrzymania bazy danych w stanie wolnym od adresów generujących twarde zwroty. Więcej informacji: Analizowanie wyników w celu uzyskania szczegółowych informacji

Uwaga / Notatka

Customer Insights - Journeys nie będą próbować wysyłać wiadomości na znany adres, który wielokrotnie odrzuca wiadomości, podczas sześciomiesięcznego okresu kwarantanny. Jednak informacje o Twoich wiadomościach e-mail nadal będą wskazywały twardy zwrot dla każdej takiej dostawy, o którą prosisz. Te "wirtualne" twarde odbicia nie mają wpływu na reputację adresu IP wysyłania, ale wliczają się do miesięcznego limitu wysyłania w Customer Insights - Journeys — a te adresy będą ponownie przetestowane po sześciomiesięcznej kwarantannie. Dlatego zalecamy regularne sprawdzanie wyników, czy nie występują w nich twarde zwroty, i usuwanie odnośnych adresów z rekordów kontaktów.

Nie korzystaj z zakupionych lub wypożyczonych list adresowych

Customer Insights - Journeys został zaprojektowany w celu ułatwienia marketingu opartego na wyrażeniu zgody, w którym wszystkie kontakty zdecydowały się na otrzymywanie wiadomości marketingowych od organizacji i mogą łatwo zrezygnować z tego w dowolnym momencie. Aplikacja pomaga tworzyć listy mailingowe organicznie i we współpracy z obecnymi i potencjalnymi klientami, zapewniając takie funkcje, jak podwójna zgoda, zarządzanie subskrypcjami i zarządzanie zgodami w celu zapewnienia zgodności z prywatnością danych.

Zdecydowanie zalecamy, aby nie kupować ani nie wypożyczać list adresowych, ponieważ mogą one naruszać przepisy i regulacje dotyczące zgody na przetwarzanie danych oraz inne przepisy lokalne w innych krajach/regionach. Wypożyczone i kupione listy wysyłkowe są również nieskuteczne, ponieważ prawdopodobnie zawierają wiele nieaktualnych adresów, które będą zwracane w sposób twardy, oraz wiele kontaktów, które nie są zainteresowane produktami Twojej firmy i mogą się nawet skarżyć (w tym również władzom) na otrzymywanie niezamawianych wiadomości e-mail. Skargi i zwroty twarde obniżają Twoją reputację nadawcy, a w efekcie skuteczność dostarczania wiadomości.

Wysyłaj spójne woluminy

Reputacja nadawcy o wysokiej punktacji jest powiązana z adresami IP, które wysyłają stałą liczbę wiadomości e-mail. Nagły skok obniży wynik, podobnie jak sporadyczne ilości wysyłanych wiadomości. Firma Microsoft utrzymuje kilka adresów IP przeznaczonych do wysyłania wiadomości z Customer Insights — Podróże w każdym regionie i równoważy obciążenie wysyłania między nimi, aby zapewnić spójność liczby wysyłania w czasie dla każdego adresu IP. Za każdym razem, gdy dodajemy nowy adres IP do wysyłania wiadomości w regionie, "rozgrzewamy go", stopniowo zwiększając wolumen wysyłanych wiadomości, aż w końcu osiągnie ten sam poziom, co inne adresy IP w tym regionie. W przypadku większości subskrybentów Customer Insights - Journeys jest to obsługiwane automatycznie i niewidocznie, ale nowi subskrybenci, którzy planują wysyłać wiadomości marketingowe do dużej liczby odbiorców (w milionach), mogą być zmuszeni do rozpoczęcia od małych kwot i zwiększania ich z czasem, zanim osiągną pełną ilość; w takim przypadku pomoc techniczna firmy Microsoft powiadomi Cię o tym fakcie i pomoże Ci w tym procesie.

Konfigurowanie DKIM w domenie wysyłającej

Jedno z najczęstszych oszustw internetowych, znane również jako phishing, ma miejsce, gdy fałszywa wiadomość udaje, że pochodzi z dobrze znanego serwisu internetowego lub instytucji finansowej. Celem jest nakłonienie odbiorców do odpowiedzi na wiadomość poprzez podanie prywatnych danych, takich jak hasła lub numery kart kredytowych. Jednym ze sposobów zapobiegania wyłudzaniu informacji jest uwierzytelnianie przez odbiorców wiadomości e-mail adresu nadawcy każdej wiadomości w celu potwierdzenia, że rzeczywiście została wysłana z domeny należącej do firmy lub organizacji, do której twierdzi, że należy. Technologia o nazwie DKIM (DomainKeys Identified Mail) pomaga to osiągnąć, łącząc następujące elementy:

• Podpis klucza publicznego/prywatnego, który potwierdza, że wiadomość została wysłana z serwera należącego do znanej organizacji.
• Centralny rejestr uwierzytelnionych podpisów, który umożliwia DNS (Domain Name System) potwierdzenie, że każdy podpis jest prawidłowy oraz że domena wysyłająca i przypisany adres nadawcy należą do tej samej organizacji.

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail z Customer Insights - Procesy pozyskiwania klientów, Twoje wiadomości pochodzą z domeny należącej do firmy Microsoft (takiej jak contosomarketing.onmicrosoft.com), ale adres nadawcy prawdopodobnie będzie należał do jednego z Twoich własnych menedżerów ds. marketingu, sprzedaży lub kont przy użyciu bardziej znanej domeny należącej do Twojej organizacji (takiej jak you@contoso.com). Ta rozbieżność może być czerwoną flagą, gdy serwer poczty przychodzącej sprawdza DKIM wiadomości przychodzące, dlatego pełna implementacja DKIM jest tak ważna dla zapewnienia wysokiej dostarczalności, zwłaszcza gdy korzystasz z usługi wysyłania innej firmy, takiej jak Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys pomaga generować, rejestrować i potwierdzać klucze DKIM dla każdej z domen wysyłających. Instrukcje znajdziesz w artykule Uwierzytelnianie domen.

Ważne

Jeśli Twoja organizacja korzysta z uwierzytelniania, raportowania i zgodności wiadomości opartych na domenie (DMARC) w celu ochrony przed atakami typu phishing obejmującymi Twoją domenę, bardzo ważne jest, aby skonfigurować DKIM dla domen wysyłających zgodnie z opisem w artykule Uwierzytelnianie domen. Pomoże to zapobiec fałszywym alarmom podczas kontroli DMARC dokonywanych przez systemy odbiorcze.

Przetestuj swoją dostarczalność

Po zainstalowaniu wszystkich odpowiednich systemów uwierzytelniania poczty elektronicznej zdecydowanie zalecamy przetestowanie dostarczalności do wszystkich głównych hostów poczty e-mail (takich jak Gmail, Outlook.com, poczta Yahoo i inne) oraz do jak największej liczby domen prywatnych (w tym własnej). Aby to zrobić:

1. Skonfiguruj konto e-mail, które możesz odczytywać w tylu usługach i domenach, w ilu tylko jest to możliwe.
2. Skonfiguruj rekord kontaktu dla każdego z tych adresów w Customer Insights - Procesy pozyskiwania klientów.
3. Przeprowadź prostą kampanię e-mailową , która jest skierowana do wszystkich kontaktów testowych.
4. Sprawdź skrzynkę odbiorczą każdego konta, aby upewnić się, że wiadomości docierają do skrzynki odbiorczej i nie są oznaczane jako wiadomości-śmieci.

Zasady firmy Microsoft dotyczące spamu w marketingu e-mailowym

W tym artykule podkreśliliśmy, jak ważne jest utrzymywanie czystych list subskrypcyjnych w połączeniu z wartościową treścią i wspólnymi metodami wysyłania. Są to wszystkie ważne aspekty budowania silnej reputacji nadawcy, co pozwala na osiągnięcie wysokiej dostarczalności oraz efektywnego umieszczania wiadomości w skrzynce odbiorczej. Ponieważ wiadomości e-mail wysyłane przez Customer Insights — Podróże są dostarczane z udostępnionych domen wysyłających, firma Microsoft stale monitoruje wszystkie wyniki dostarczania, skargi dotyczące spamu i listy zablokowanych, aby upewnić się, że nasze domeny wysyłające utrzymują wysoką reputację z korzyścią dla wszystkich klientów.

Aby chronić Ciebie, odpowiedzialnego marketera, przed zachowaniem złych podmiotów, na które nie masz wpływu, Customer Insights - Journeys wdrożył zasady antyspamowe, które chronią Twoją reputację wysyłkową. Oto, jak to działa:

Krok 1: Informuj i ostrzegaj

Gdy zauważymy, że środowisko Customer Insights - Journeys generuje wysoki współczynnik odrzuceń lub skargi dotyczące spamu, wyślemy wiadomość e-mail do administratora, aby poinformować go o problemie i zaoferować pomoc w jego rozwiązaniu. Jeśli potrzebna jest dalsza pomoc, komunikat poprosi administratora o skontaktowanie się z pomocą techniczną firmy Microsoft.

Etap 2: Przeniesienie do listy nadawców wysokiego ryzyka

Jeśli problem ze współczynnikiem odrzuceń lub skargą na spam będzie się powtarzał dłużej niż kilka dni, a administrator nadal nie skontaktował się z pomocą techniczną firmy Microsoft, przeniesiemy środowisko Customer Insights — Podróże do puli wysyłania wysokiego ryzyka. Pula wysyłkowa o wysokim ryzyku ma niższy wynik reputacji niż standardowa pula wysyłkowa o wysokiej dostarczalności.

Gdy środowisko Customer Insights — Podróże zostanie przeniesione do puli wysyłania wysokiego ryzyka, wyślemy wiadomość e-mail do administratora, aby poinformować go o zmianie puli wysyłania i nakłonić go do skontaktowania się z pomocą techniczną firmy Microsoft w celu uzyskania pomocy. Nadal może być możliwe, aby środowisko Customer Insights - Podróże powróciło do puli wysyłania niskiego ryzyka, ale nie zanim administrator skontaktuje się z pomocą techniczną firmy Microsoft w celu rozwiązania problemu.

Korzystanie z dedykowanego adresu IP nadawcy

W standardowej konfiguracji Customer Insights — Procesy pozyskiwania klientów wszystkie adresy IP nadawców są zarządzane przez firmę Microsoft i udostępniane klientom, którzy mają podobne wyniki reputacji. Dzięki temu możemy zarządzać reputacją, równoważyć obciążenie wysyłką i rozgrzewać nowe adresy IP w razie potrzeby. Jednak niektóre organizacje wolą używać jednego lub więcej własnych, dedykowanych adresów IP nadawców, zwłaszcza jeśli będą wysyłać duże ilości.

Uwaga / Notatka

Dedykowane adresy IP nadawców nie są częścią standardowej umowy subskrypcji Customer Insights — Journeys, a firma Microsoft zazwyczaj ich nie zaleca, ponieważ wprowadzają dodatkową złożoność i koszty oraz mogą skutkować zmniejszoną dostarczalnością w porównaniu ze standardowymi adresami IP nadawców. Firma Microsoft rozpatruje aplikacje dla dedykowanych adresów IP nadawców indywidualnie i w razie potrzeby może obsługiwać wiele dedykowanych adresów IP nadawców. Jeśli uważasz, że Twoja organizacja może skorzystać z dedykowanego adresu IP nadawcy, skontaktuj się z pomocą techniczną firmy Microsoft , aby dowiedzieć się, czy się kwalifikujesz. Głównym celem tego procesu jest pomoc w osiągnięciu jak najwyższego wskaźnika dostaw. Niektóre z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu tej decyzji, to:

• Ile wiadomości miesięcznie wysyła Twoja organizacja?
• Czy Twoje treści są wysokiej jakości i zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami?
• Czy do tej pory było wiele skarg na spam związanych z Twoimi wiadomościami?
• Czy Twoja organizacja wysyła stałą liczbę wiadomości w ciągu miesiąca?

Chociaż zorganizowanie dedykowanego adresu IP nadawcy może mieć kilka zalet, są też wady i nie jest to rozwiązanie dla wszystkich. Rozważ następujące kwestie:

• Nowy adres IP nadawcy wymaga czasu na rozgrzewkę
  Kiedy nowy adres IP nadawcy przechodzi w tryb online, musisz zacząć od wysłania tylko kilku wiadomości na raz, a następnie powoli zwiększać go przez kilka tygodni, aż osiągniesz zamierzoną liczbę wysyłanych wiadomości, którą następnie musisz nadal utrzymywać. Nagły wzrost liczby wiadomości e-mail pochodzących z nowego adresu IP poważnie zaszkodzi Twojej reputacji wysyłania i może od razu wylądować na liście zablokowanych. W okresie rozgrzewki ważne jest również, aby wysyłać tylko do ważnych i zaangażowanych odbiorców. Później, gdy już zbudujesz reputację, możesz zacząć dodawać mniej zaangażowanych odbiorców.
• Utrzymuj regularny i stały wolumen wysyłania
  Musisz rozłożyć swoje wysyłki e-maili, aby upewnić się, że wysyłasz mniej więcej taką samą ilość co tydzień. Nie próbuj na przykład wysyłać wszystkich wiadomości naraz na początku każdego miesiąca.
• Nadal powinieneś skonfigurować DKIM
  Standard uwierzytelniania nadawcy DKIM jest niezbędny do optymalizacji dostarczalności wiadomości marketingowych. Jest to tak samo ważne, gdy używasz dedykowanego adresu IP, jak i podczas korzystania ze współdzielonego adresu IP i konfigurujesz go dokładnie w ten sam sposób. Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, dlaczego jest to ważne i jak to zrobić, zobacz Konfigurowanie DKIM dla domeny wysyłającej.
• Koncentrujesz ryzyko na sobie i możesz zapłacić wysoką cenę za wszelkie błędy
  Jeśli jesteś jedyną osobą, która korzysta z adresu IP nadawcy, wszelkie popełnione błędy będą miały bezpośredni wpływ na reputację nadawcy, bez osłabienia przez dużą liczbę zgodnych wiadomości wysyłanych przez dużą pulę innych użytkowników.