Planowanie implementacji usługi Power BI: wycofywanie i archiwizowanie zawartości

Uwaga

Ten artykuł stanowi część serii artykułów dotyczących planowania implementacji usługi Power BI. Ta seria koncentruje się głównie na środowisku usługi Power BI w usłudze Microsoft Fabric. Aby zapoznać się z wprowadzeniem do serii, zobacz Planowanie implementacji usługi Power BI.

Ten artykuł ułatwia wycofanie i archiwizowanie zawartości na końcu cyklu życia. Ten artykuł jest przeznaczony przede wszystkim na:

• Administratorzy sieci szkieletowej: administratorzy, którzy są odpowiedzialni za nadzorowanie usługi Fabric w organizacji. Administratorzy sieci szkieletowej mogą wymagać współpracy z innymi administratorami, takimi jak ci, którzy nadzorują usługę Microsoft 365 lub Azure DevOps.
• Centrum doskonałości (COE) i zespoły analizy biznesowej: zespoły odpowiedzialne za nadzorowanie usługi Power BI w organizacji. Zespoły te obejmują osoby podejmujące decyzje, które decydują, jak zarządzać cyklem życia zawartości usługi Power BI.
• Zespoły ds. operacji danych: zespoły odpowiedzialne za nadzorowanie zarządzania cyklem życia rozwiązań do obsługi danych przedsiębiorstwa. Zespoły te mogą obejmować menedżerów wydań, którzy obsługują cykl życia wydań zawartości, oraz inżynierów, którzy tworzą składniki potrzebne do efektywnego używania i zarządzania cyklem życia pomocy technicznej.
• Twórcy zawartości i właściciele zawartości: użytkownicy, którzy tworzą zawartość, którą chcą publikować w portalu sieci szkieletowej, aby udostępniać je innym osobom. Te osoby są odpowiedzialne za zarządzanie cyklem życia tworzonej zawartości usługi Power BI.

Zarządzanie cyklem życia składa się z procesów i praktyk używanych do obsługi zawartości z jej tworzenia do ewentualnego wycofania. W piątym etapie zarządzania cyklem życia można obsługiwać i monitorować zawartość, która obejmuje obsługę użytkowników i opublikowaną zawartość w celu ułatwienia wdrażania i rozwiązywania problemów. W końcu przejdziesz do szóstego i ostatniego etapu cyklu życia zawartości, w którym możesz zidentyfikować zawartość, która nie jest już używana ani potrzebna. Na tym ostatnim etapie wycofasz i zarchiwizujesz zawartość.

Wycofanie i archiwizowanie zawartości jest ważne, gdy zawartość spełniła swój cel. Gwarantuje to, że zasoby nie są marnowane na zawartość pomocniczą, która nie jest potrzebna, i ułatwia twórcom zawartości i administratorom nadzorowanie potrzebnej zawartości. Podczas wycofywania i archiwizowania zawartości na koniec cyklu życia pomaga ona poprawić ład i wydajność, ponieważ koncentrujesz się na wysiłkach i zasobach dotyczących odpowiedniej zawartości i aktywnych obszarów dzierżawy.

Na poniższej ilustracji przedstawiono cykl życia zawartości usługi Power BI z wyróżnionym etapem szóstym, w którym wycofasz i zarchiwizujesz zawartość.

Uwaga

Aby zapoznać się z omówieniem zarządzania cyklem życia zawartości, zobacz pierwszy artykuł z tej serii.

W końcu użytkownicy mogą już nie potrzebować ani używać zawartości. Może istnieć wiele powodów, takich jak wdrażanie zawartości zastępczej, różne cele biznesowe lub zmienianie priorytetów.

Wycofywanie zawartości ułatwia zarządzanie usługą Power BI na różne sposoby.

• Mniejsza liczba elementów zmniejsza bałagan i zapewnia większe możliwości zarządzania środowiskiem. Mniejsza liczba elementów pomaga również użytkownikom nawigować po aktywnej zawartości i łatwiej ją obsługiwać.
• Usunięcie nieużywanych elementów zmniejsza zamieszanie dla użytkowników o zawartości, której powinni używać.
• Inspekcja staje się łatwiejsza, gdy koncentruje się na aktywnej zawartości. Jest to szczególnie istotne w przypadku inspekcji ról i uprawnień zabezpieczeń.
• Posiadanie mniejszej liczby elementów może potencjalnie zoptymalizować użycie pojemności, ponieważ zasoby nie będą używane przypadkowo.

Zdecyduj, kiedy i jak wycofasz zawartość

Należy regularnie oceniać wzorce użycia w organizacji podczas przeprowadzania inspekcji i monitorowania działań w celu zidentyfikowania zawartości kandydata, którą można wycofać. Kroki te są nazywane działaniami czyszczenia zawartości. Działania czyszczenia zawartości to regularne zaplanowane akcje wykonywane w celu badania zawartości, natomiast wycofanie zawartości odbywa się po podjęciu decyzji o zlikwidowaniu zawartości po zakończeniu jej cyklu życia. W zależności od ilości elementów publikowanych w dzierżawie możesz regularnie wykonywać te działania, takie jak kwartalne lub miesięczne.

Napiwek

Inspekcja na poziomie dzierżawy i monitorowanie na poziomie dzierżawy to kluczowe działania, które ułatwiają podjęcie decyzji o wycofaniu zawartości.

Planowanie działań oczyszczania zawartości

Podczas analizowania zawartości należy podjąć następujące kluczowe zagadnienia i decyzje, aby określić, co można wycofać i zarchiwizować.

• Wybierz zakres analizy: Działania czyszczenia zawartości można wykonać na poziomie dzierżawy. Jednak często przeprowadza się analizę na poziomie obszaru roboczego, pojemności lub domeny. Dzięki temu możesz podejmować decyzje i podejmować działania na podstawie konkretnych potrzeb lub populacji użytkowników. Na przykład administratorzy obszarów roboczych mogą być odpowiedzialni za regularne działania czyszczenia zawartości obszarów roboczych, którymi zarządzają.
• Zdecyduj o przedziale czasu dla określonej zawartości: zastanów się, jaki przedział czasu jest odpowiedni dla analiznej zawartości. Chociaż może istnieć standardowe okno czasowe (na przykład brak użycia w ciągu trzech miesięcy), może być trudne do zastosowania tych samych wytycznych w każdej sytuacji. Rozważmy następujące przykłady.
  • Standardowe 3-miesięczne przedziały czasu: obszar roboczy dla zespołu sprzedaży istnieje, aby śledzić kwartalne premie. Jeśli w ciągu ostatnich trzech miesięcy nie było żadnego użycia, cały obszar roboczy jest kandydatem na emeryturę.
  • Krótsze 1-miesięczne przedziały czasu: raport operacyjny z dziennymi danymi sprzedaży jest przeznaczony do częstego codziennego lub tygodniowego użycia. Jeśli nie został on użyty w ciągu ostatniego miesiąca, raport jest kandydatem na emeryturę.
  • Dłuższy 1-letni przedział czasu: semantyczny model jest tworzony przez dział IT raz w roku w celu udostępnienia raportów dla audytorów zewnętrznych. Chociaż nie ma żadnego użycia w ciągu ostatnich kilku miesięcy, ważne jest zachowanie modelu semantycznego. W takiej sytuacji przedział czasu przekraczający jeden rok jest uzasadniony przed dokonaniem kandydata na emeryturę.
  • Wyjątek bez przedziału czasu: karta wyników zawierająca kluczowe kluczowe wskaźniki wydajności organizacyjnej (KPI) jest używana sporadycznie przez kierownictwo. Mimo że użycie nie jest spójne i ma kilka osób przeglądających, ta konkretna zawartość nie zostanie uznana za wycofanie wyłącznie na podstawie niskiego użycia.
• Tworzenie klasyfikacji: zdecyduj, jakiej terminologii będziesz używać spójnie. Utwórz typowe definicje, aby sklasyfikować terminy , takie jak często używane, aktywnie używane, od czasu do czasu używane i nieużywane. Rozważ zastosowanie tych terminów do analizowania użycia zawartości i poziomów aktywności użytkowników. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie klasyfikacji.
• Wybierz odpowiednie metryki użycia: w większości sytuacji należy wziąć pod uwagę wiele metryk, w tym łączne rzeczywiste widoki zawartości i łącznego rzeczywistego użytkownika (osoby przeglądające) zawartości. Rozważmy następujące przykłady.
  • Duża liczba wyświetleń: jeden raport może stale mieć dużą liczbę wyświetleń od niewielkiej liczby użytkowników. To działanie może odzwierciedlać osobiste scenariusze użycia analizy biznesowej i analizy biznesowej zespołu.
  • Duża liczba użytkowników: raport może mieć wielu widzów z różnych obszarów w całej organizacji. Chociaż zawartość jest szeroko używana, rzeczywiste widoki mogą być sporadyczne i niespójne. To działanie może odzwierciedlać scenariusz użycia analizy biznesowej przedsiębiorstwa.
  • Potencjalni lub rzeczywista osoby przeglądające: aplikacja usługi Power BI lub raport mogą mieć przypisane uprawnienia, aby mieć wielu potencjalnych widzów. Jednak rzeczywiste użycie może być widoczne tylko z niewielkiej liczby potencjalnych widzów.
• Określ, kto przeprowadzi analizę użycia i oczyszczanie: na podstawie sposobu obsługi własności zawartości i zarządzania w organizacji należy wziąć pod uwagę, kto powinien być odpowiedzialny za działania czyszczenia zawartości.

Po zaplanowaniu sposobu przeprowadzania analizy oczyszczania zawartości należy następnie określić zawartość, którą wycofasz.

Identyfikowanie zawartości, którą wycofasz

W tym momencie zaplanowano regularne działania czyszczenia zawartości i podjęto pewne kluczowe decyzje i decyzje dotyczące analizowania zawartości w dzierżawie. Nadszedł czas na analizowanie wzorców użycia i identyfikowanie zawartości kandydatów do wycofania. Zazwyczaj chcesz znaleźć zawartość z niskim użyciem i konserwacją w celu zbadania.

Rozważ następujące akcje dotyczące znajdowania zawartości, która jest rzadko używana i nie jest już utrzymywana.

• Analizowanie widoków: należy skoncentrować się na liczbie wyświetleń elementów wizualizacji, takich jak raporty i aplikacje.
  • Posortuj elementy według łącznych widoków w oknie czasu (opisanym w poprzedniej sekcji). Skoncentruj się na znajdowaniu elementów, które są nieużywane lub używane tylko od czasu do czasu.
  • Przeanalizuj ostatnie użycie na podstawie przedziału czasu.
  • Sprawdź trend spadkowy w porównaniu z poprzednimi okresami czasu.
• Analizowanie zapytań: należy skoncentrować się na zapytaniach przesyłanych dla elementów danych, takich jak modele semantyczne.
  • Posortuj elementy według łącznej liczby zapytań w przedziale czasu. Skoncentruj się na znajdowaniu zawartości, która jest nieużywany lub używana tylko od czasu do czasu.
  • Przeanalizuj ostatnie użycie na podstawie przedziału czasu.
  • Sprawdź trend spadkowy w porównaniu z poprzednimi okresami czasu.
• Analizowanie osób przeglądających: czasami łączna liczba osób przeglądających zawartość w przedziale czasu może być istotna, gdy jest ona również porównywana z widokami i zapytaniami.
  • Posortuj elementy według łącznej liczby osób przeglądających w przedziale czasu.
  • Odfiltruj osoby przeglądające, które są twórcami zawartości, właścicielami lub członkami zespołu pomocy technicznej, dzięki czemu możesz skupić się na użytkownikach z działaniami tylko do wyświetlania.
  • Odfiltruj osoby przeglądające, które używały raportu tylko raz lub dwa razy, aby zobaczyć wpływ na trend użycia. Możliwe, że ci użytkownicy przypadkowo otworzyli raport.
• Analizowanie dat odświeżania: w przypadku elementów danych (takich jak modele semantyczne lub przepływy danych) sprawdź czas ostatniego odświeżenia zawartości. Jeśli ostatnio nie został odświeżony, prawdopodobnie obsługuje wniosek, że elementy danych nie są już używane.
• Sprawdź daty aktualizacji zawartości: warto sprawdzić czas ostatniej aktualizacji lub opublikowania zawartości. Zawartość, która nie została ostatnio zaktualizowana, obsługuje możliwość, że może być gotowa na emeryturę.
• Sprawdź dokumentację: Przed wyłącznym poleganiem na danych statystyk użycia zapoznaj się z dokumentacją lub metadanymi, które są dostępne.
  • Znajdź dokumentację, która istnieje dla zawartości. Najlepiej, aby raport zawierał stronę wprowadzającą do dokumentu użycia docelowego i odbiorców docelowych. Ten typ informacji pomaga przeglądającym i jest szczególnie przydatny, gdy zawartość jest używana nieregularnie.
  • Przejrzyj dostępne metadane. Opis obszaru roboczego może zawierać odpowiednie informacje o zamierzonych wzorcach użycia. Nazwa obszaru roboczego może zawierać sufiksy [Dev] lub [Test], które wyjaśniają, dlaczego użycie różni się znacznie.
• Komunikowanie się z właścicielem zawartości: po znalezieniu elementu kandydata do wycofania skontaktuj się z użytkownikiem lub jego właścicielem. Mogą one mieć inny wgląd w oczekiwane wzorce użycia, które nie są łatwo widoczne na podstawie danych statystyk użycia. Czasami może być również konieczne porozmawianie z ekspertami lub konsumentami treści, aby zrozumieć ich przyszłe potrzeby.

Napiwek

Pobierz nieużywane artefakty jako interfejs API REST Administracja to jeden ze sposobów znajdowania nieużywanych elementów. Należy jednak pamiętać, że interfejs API wyszukuje historię z ostatnich 30 dni. W większości sytuacji potrzebujesz większego przedziału czasu, aby można było analizować trendy w czasie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dane aktywności użytkownika i Spis dzierżawy.

Przygotowanie do wycofania nieużywanej zawartości

W tym momencie zidentyfikowano zawartość, która jest dobrym kandydatem do przejścia na emeryturę. Następnie przed archiwizacją i usunięciem należy wykonać kilka kroków przygotowawczych.

• Potwierdź zakres elementów do usunięcia: przed kontynuowaniem upewnij się, że dokładnie co należy usunąć. Zazwyczaj jest to cały obszar roboczy lub konkretne elementy (takie jak model semantyczny i raporty, które go używają).
• Sprawdź zależności: przeanalizuj pochodzenie danych i przeprowadź analizę wpływu, aby potwierdzić, że zostały uwzględnione wszystkie zależności. Jeśli na przykład model semantyczny zostanie wycofany, wszystkie raporty, które od niego zależą, również zostaną wycofane.
• Zidentyfikuj, gdzie zawartość zostanie zarchiwizowana: przed usunięciem zawartość ma kluczowe znaczenie dla utworzenia kopii zapasowej lub archiwum. W ten sposób można go odzyskać później, jeśli zajdzie taka potrzeba. Magazyn archiwum powinien być bezpieczną lokalizacją z minimalnym poziomem uprawnień, aby zapewnić, że użytkownicy nie będą przypadkowo znajdować i używać zarchiwizowanej zawartości. Istnieje kilka opcji tworzenia archiwum. Być może masz włączoną kontrolę źródła (np . integrację z usługą Git). Możesz też pobrać najnowszy plik z usługa Power BI przed jego usunięciem. Być może istnieje również semantyczna kopia zapasowa modelu. Ogólnie rzecz biorąc, należy rozważyć archiwizowanie zawartości w centralnym repozytorium , w którym była przechowywana w cyklu życia (np. w bibliotece dokumentów usługi OneDrive lub sharePoint albo w repozytorium Git).
• Potwierdź plan odzyskiwania: po zidentyfikowaniu, gdzie zawartość zostanie zarchiwizowana (opisana w poprzednim punkcie), zastanów się, co będzie twoim procesem, jeśli okaże się, że chcesz odzyskać zawartość lub wycofać. Możesz na przykład poprosić administratora sieci szkieletowej o przywrócenie usuniętego obszaru roboczego, jeśli zostanie on wykonany w okresie przechowywania. Możesz też ponownie opublikować określony element z utworzonego archiwum. Przeprowadź test planu odzyskiwania, aby mieć pewność, że możesz polegać na procesie.
• Wyjaśnienie, czy wymagane jest zatwierdzenie: w zależności od zawartości i procesów może być konieczne uzyskanie zatwierdzenia przed usunięciem zawartości.
• Utwórz dziennik zmian: jeśli później pojawią się pytania, warto zapoznać się z dokumentacją zawierającą informacje o tym, co zostało usunięte, kiedy, dlaczego i przez kogo.
• Potwierdź, kto będzie obsługiwał usunięcia: czasami osoba, która zdecydowała się na wycofanie zawartości, nie jest tą samą osobą, która wykona usunięcia. Sprawdź, czy udzielono wszystkich wymaganych uprawnień.
  • Usuwanie obszaru roboczego: istnieją dwa sposoby usuwania całego obszaru roboczego. Każdy ze sposobów wymaga różnych uprawnień.
    • Rola administratora obszaru roboczego jest odpowiednia, gdy użytkownik obsługujący usunięcie może uzyskać dostęp do całej zawartości w obszarze roboczym.
    • Rola administratora sieci szkieletowej jest odpowiednia dla administratorów dzierżawy, którzy nie wymagają bezpośredniego dostępu do zawartości. W takim przypadku zostaną one wykonane usunięcie z poziomu portalu administracyjnego.
  • Usuń jeden element:rola obszaru roboczego współautora lub nowszego jest wymagana do usunięcia pojedynczego elementu z obszaru roboczego.
• Potwierdź, kiedy należy wykonać operacje usuwania: ponieważ zawartość nie jest aktywnie używana, data i godzina usunięcia nie powinna mieć znaczenia. Jednak w celu zminimalizowania ryzyka niektóre organizacje mają zatwierdzone okno zmiany.
• Komunikowanie się z właścicielem zawartości: Poinformuj kontakty lub właściciela, że zawartość zostanie zarchiwizowana i usunięta. Zazwyczaj użytkownicy zawartości nie muszą otrzymywać powiadomień o nieaktywnej zawartości. Chociaż komunikacja użytkowników może czasami być odpowiednia, należy uważać na sytuacje, w których użytkownicy będą bardzo odporni na utratę nieużywanej zawartości, ponieważ nie są pewni, czy będą potrzebować jej w przyszłości.

Uwaga

Okres przechowywania przywracania obszaru roboczego współpracy może różnić się od osobistego obszaru roboczego. Ustawienie Definiowanie okresu przechowywania obszaru roboczego określa, jak długo można odzyskać zawartość po jego usunięciu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przechowywanie obszaru roboczego.

Archiwizowanie i usuwanie nieużywanej zawartości

Na tym etapie zidentyfikowano zawartość, którą można wycofać, i wykonano odpowiednie kroki przygotowawcze, aby je usunąć i zarchiwizować. W tym ostatnim kroku usuniesz zawartość. Dotyczy to podejmowania decyzji i planów opisanych w poprzedniej sekcji.

• Archiwizowanie zawartości w bezpiecznej lokalizacji: istnieje kilka sposobów tworzenia kopii zapasowej zawartości i umożliwia odzyskanie jej w razie potrzeby (opisane w poprzedniej sekcji).
• Usuń zawartość: ostatnim krokiem jest usunięcie całego obszaru roboczego lub poszczególnych elementów (zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji).

Lista kontrolna — podczas planowania wycofania i archiwizacji zawartości kluczowe decyzje i akcje obejmują:

• Planowanie działań oczyszczania zawartości: określ, czy zakres analizy będzie na poziomie dzierżawy, na poziomie domeny lub na poziomie obszaru roboczego. Rozważ również, kto wykona analizę użycia.
• Zdecyduj o przedziale czasu: na podstawie cech określonej zawartości określ najlepszy przedział czasu na identyfikację kandydatów na emeryturę.
• Wybierz metryki użycia: zastanów się, jakie metryki użycia związane z widokami zawartości i przeglądających są najważniejsze dla zawartości.
• Tworzenie klasyfikacji: zdecyduj, jakie klasyfikacje będą używane do spójnej etykietowania zawartości podczas analizowania wzorców użycia.
• Analizowanie statystyk użycia: sprawdzanie widoków, zapytań, osób przeglądających, odświeżanie i aktualizowanie działań. Sortuj, filtruj i analizuj dane, aby odnaleźć elementy, które są kandydatami do wycofania.
• Skontaktuj się z właścicielem: skontaktuj się z właścicielem zawartości, aby potwierdzić wyniki lub uzyskać dodatkowy wgląd w oczekiwane wzorce użycia. Pamiętaj, aby koordynować działania archiwizacji i usuwania z nimi.
• Analizowanie pochodzenia danych i przeprowadzanie analizy wpływu: Badanie zależności. Potwierdź zakres zawartości do usunięcia.
• Określanie sposobu i miejsca archiwizacji zawartości: zdecyduj, jaka metoda będzie używana do tworzenia kopii zapasowej zawartości.
• Sprawdź okres przechowywania obszaru roboczego: wyświetl ustawienie Zdefiniuj dzierżawę okresu przechowywania obszaru roboczego, aby zrozumieć, jaki okres przechowywania usuniętych obszarów roboczych jest ustawiony w organizacji.
• Potwierdź i przetestuj plan odzyskiwania: zaplanuj sposób odzyskiwania zawartości z archiwum, jeśli będzie to konieczne. Przetestuj plan odzyskiwania, aby upewnić się, że jest niezawodny.
• Sprawdź uprawnienia: Upewnij się, że wymagane uprawnienia są przypisane do użytkownika lub administratora, który wykona operacje usuwania.
• Zarchiwizuj zawartość: zapisz kopię zapasową zawartości w bezpiecznej lokalizacji, która nie jest dostępna dla użytkowników.
• Usuń zawartość: usuń cały obszar roboczy lub poszczególne elementy odpowiednio.

Powiązana zawartość

Aby uzyskać więcej zagadnień, akcji, kryteriów podejmowania decyzji i zaleceń, które pomogą Ci w implementacji usługi Power BI, zobacz Planowanie implementacji usługi Power BI.