Określ, które wiadomości e-mail są automatycznie śledzone

  • Artykuł

Dzięki synchronizacji na serwerze i Dynamics 365 App for Outlook możesz automatycznie tworzyć działania e-mail w aplikacjach zaangażowania klienta, takich jak Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Marketing, Field Service i Project Service Automation.

Domyślnie proces synchronizacji sprawdza automatyczne śledzenie tylko wiadomości w folderze Skrzynka odbiorcza skrzynki pocztowej. Wiadomość e-mail znajduje się w podfolderze skrzynki odbiorczej tylko wtedy, gdy podfolder jest skonfigurowany do śledzenia na poziomie folderu, nawet jeśli wiadomość zostanie przeniesiona z powrotem do folderu Skrzynka odbiorcza przed następną synchronizacją. Synchronizacja na serwerze śledzi datę odebrania ostatniej przetwarzanej wiadomości e-mail. W następnym cyklu synchronizacji są sprawdzane tylko wiadomości e-mail odebrane po tej dacie i godzinie. Aby przetworzyć wiadomość e-mail, która nie znajduje się w folderze Skrzynka odbiorcza, użyj jednej z następujących opcji:

Użytkownicy mogą wybrać filtr w celu ustalenia, które wiadomości są śledzone jako działania dotyczące wiadomości e-mail:

  • Wszystkie wiadomości e-mail: Wszystkie wiadomości e-mail odebrane przez użytkownika są śledzone w Dynamics 365 jako działania e-mail.

  • Wiadomości e-mail w odpowiedzi na wiadomości e-mail: Tylko odpowiedzi na wiadomości e-mail, które były już śledzone, są zapisywane jako działania e-mail.

    Ta opcja jest włączona domyślnie. System koreluje odpowiedź ze śledzoną wiadomością po filtrowaniu wiadomości e-mail. Administrator może włączać lub wyłączać korelację e-mail na karcie Wiadomość e-mail w Ustawienia systemowe na poziomie organizacji.

  • Wiadomości e-mail od potencjalnych klientów, kontaktów i klientów: Jako działania śledzone są tylko te wysłane wiadomości e-mail, które odnoszą się do wiersza potencjalnego klienta, kontaktu lub klienta w Dynamics 365.

  • Wiadomości e-mail z rekordów, które mają włączoną obsługę poczty e-mail: Wiadomości e-mail z jakiegokolwiek rekordu, który jest rozpoznawany jako adres e-mail w Dynamics 365, w tym w tabelach niestandardowych, są śledzone jako działania wiadomości e-mail.

  • Brak wiadomości e-mail: żadne wiadomości, które otrzymuje użytkownik, nie są automatycznie śledzone jako działania poczty e-mail.

Te opcje można ustawić w sposób automatyczny do śledzenia wysłanych elementów. Można je także skonfigurować do obsługi kolejek i skrzynek pocztowych kolejek.

Zrzut ekranu z opcjami filtrowania, aby automatycznie konwertować wiadomości e-mail na działania.

Wiadomość e-mail, której użytkownik ręcznie śledzi w programie Outlook, używając Dynamics 365 App for Outlook, śledzenia folderów lub kategorii Outlook synchronizuje z Dynamics 365 bez względu na opcje filtra, który użytkownik ustawił do automatycznego śledzenia.

Aby wyłączyć śledzenie wiadomości przychodzących dla określonych użytkowników, administrator może w formularzu skrzynki pocztowej ustawić wartość Brak w Skrzynce pocztowej.

Używanie konwersacji do śledzenia wiadomości e-mail

Synchronizacja po stronie serwera używa następujących informacji z wiadomości e-mail, aby określić, czy nowa wiadomość e-mail koreluje z istniejącą wiadomością e-mail śledzoną w Dynamics 365:

  • MessageId: w sposób unikatowy identyfikuje wiadomość e-mail. Jest ukryty w interfejsie użytkownika aplikacji poczty e-mail.

  • InReplyTo: Zawiera MessageId , na który można odpowiedzieć na wiadomość e-mail. Jest ukryty w interfejsie użytkownika aplikacji poczty e-mail.

    Jeśli klient odpowie na wiadomość e-mail i zmieni wiersz tematu, aplikacja może usunąć z odpowiedzi wartość InReplyTo. Synchronizacja na serwerze i usługa Dynamics 365 nie mogą korelować odpowiedzi z poprzednią wiadomością e-mail bez tej usługi. Wersja pulpitu uniemożliwia Microsoft Outlook usunięcie wartości InReplyTo, gdy użytkownik odpowie na wiadomość e-mail i zmieni temat.

  • ConversationIndex: kojarzy wiadomość z wątkiem wiadomości e-mail. Jest ukryty w interfejsie użytkownika aplikacji poczty e-mail.

  • Token śledzenia w temacie koncept Dynamics 365, stemplowany bezpośrednio w wierszu tematu.

  • Słowa tematu i odbiorcy: używa inteligentnego dopasowywania, konceptu Dynamics 365, na podstawie konfiguracji.

Logika korelacji wiadomości e-mail przechodzi następujące opcje w następującej kolejności:

  1. InReplyTo: jeśli wartość InReplyTo pasuje do MessageId wiadomości e-mail, która jest już w Dynamics 365, nowa wiadomość e-mail jest skojarzona z istniejącą. Jest to ustawienie domyślne i zaleca się, aby go nie zmieniać. Korelacja wiadomości e-mail jest dokładna, nie ma wyników fałszywie dodatnich.

  2. Token śledzenia korelacji: jeśli temat zawiera token śledzenia i pasuje do tokenu śledzenia wiadomości e-mail, która jest już w systemie Dynamics 365, nowa wiadomości e-mail jest korelowania z istniejącą. Ta opcja jest włączona domyślnie. Token śledzenia jest widoczny dla użytkownika i można je zmienić. Może to spowodować, że wiadomość e-mail będzie nieprawidłowo korelować.

  3. Indeks konwersacji: jeśli wartość ConversationIndex pasuje do ConversationIndex wiadomości e-mail, która jest już w Dynamics 365, nowa wiadomość e-mail jest skojarzona z istniejącą.

  4. Inteligentne dopasowywanie: system wyszukuje wiadomości e-mail, które są już wyszukane w Dynamics 365, pod kątem odbiorców oraz wyrazy w wierszu tematu. Jeśli znajdzie się w nim jeden z podobnych adresatów i wystarczy dopasować do siebie wyrazy tematu, obie wiadomości są korelowane. Nie zaleca się korzystać z tej opcji, ponieważ inteligentne dopasowywanie może powodować wynik fałszywie dodatni. Opcja jest jednak dostępna w razie konieczności skorelowania wiadomości e-mail, które nie należą do tego samego wątku konwersacji.

Jak określić, czy i dlaczego wiadomość e-mail jest automatycznie śledzona

Ustawienia dla całej organizacji i dla poszczególnych użytkowników i kolejek określają, które wiadomości e-mail są automatycznie śledzone. Można użyć kolumn w tabeli wiadomości e-mail do określenia, czy i dlaczego wiadomość e-mail była automatycznie śledzona. Można je dodać do widoku szukania zaawansowanego wiadomości e-mail, aby zrozumieć, dlaczego śledzona jest wiadomość e-mail i czy jest korelowana z wcześniej śledzoną wiadomością e-mail.

Column opis
Encja akceptująca Użytkownik lub kolejka, który otrzymał wiadomość e-mail i został skonfigurowany w celu jej automatycznego śledzenia. Jeśli na przykład wiadomość e-mail jest odbierana przez kolejkę o nazwie Sprzedaż, która została skonfigurowana do śledzenia wszystkich wiadomości e-mail, wówczas kolejka Sprzedaż będzie uważana za encję akceptującą.
Odbierająca skrzynka pocztowa Skrzynka pocztowa przetwarzana przez synchronizację na serwerze w momencie wykrycia wiadomości e-mail zawierającej użytkownika lub kolejkę skonfigurowaną do automatycznego śledzenia tej skrzynki.

Jeśli ustawienie OrgDBOrgSetting o nazwie SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes jest wyłączone (które jest ustawieniem domyślnym), wartość tej kolumny może różnić się od encji akceptującej. Załóżmy, że Luisa Alves, która jest skonfigurowania do automatycznego śledzenia odpowiedzi na istniejące wiadomości e-mail, odbiera wiadomość. Ta sama wiadomość jest śledzenia całej wiadomości e-mail ustawionej w kolejce Sprzedaż. Synchronizacja na serwerze może najpierw przetworzyć skrzynkę pocztową Luisy i rozpoznać, że jest inny odbiorca wiadomości e-mail (Sprzedaż), która jest skonfigurowana do automatycznego śledzenia wiadomości e-mail. W tym przypadku obiekt akceptowania jest kolejką sprzedaży, ale skrzynką pocztową odbieraną jest ta należąca do Luisy.
Identyfikator skorelowanego działania Wskazuje, czy wiadomość e-mail była skojarzona ze śledzoną wcześniej wiadomością e-mail. Na przykład jeśli wiadomość e-mail została wysłana z usługi Dynamics 365, a odpowiedzi zostały automatycznie śledzone, identyfikator korelowania działania odpowiedzi będzie się odwoływać do pierwotnej wiadomości e-mail.
Metoda korelacji Metoda skojarzeń używana do automatycznego śledzenia wiadomości e-mail. Nie jest dostępny w szukaniu zaawansowanym ani w innych widokach i formularzach, ale można go wyświetlać za pomocą interfejsu API sieci Web. Użyj tego formatu adresu URL:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

Jeśli na przykład adres URL usługi Dynamics 365 to https://contoso.crm.dynamics.com, można go użyć do wyświetlenia sposobu korelacji używanej dla wiadomości e-mail z identyfikatorem fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

Aby znaleźć identyfikator wiadomości e-mail, otwórz wiadomość w przeglądarce internetowej. Identyfikator jest wszystkim po &id= w adresie URL. W powyższym przykładzie było to &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

Wartość sposobu korelacji to liczba całkowita odpowiadająca określonemu sposobowi korelacji. Zapoznaj się z tabelą w sekcji sposoby korelacji typu EntityType wiadomości e-mail. Na przykład wartość 3 wskazuje, że wiadomość e-mail została korelowana używając sposobu InReplyTo.
Identyfikator działania nadrzędnego Odwołuje się do śledzonej wcześniej wiadomości e-mail, jeśli bieżąca wiadomość e-mail jest z nią korelowana. Jednak kolumna zostanie wypełniona tylko wtedy, gdy wiadomość e-mail została korelowana przy użyciu metody InReplyTo lub ConversationIndex. Gdy wiadomość e-mail została skorelowana przy użyciu innej metody, takiej jak Token śledzenia, kolumna Identyfikator działania nadrzędnego jest pusta.

Identyfikowanie odpowiedzi automatycznych

Automatycznie generowane odpowiedzi na wiadomości e-mail mogą być czasami wyzwalane przez funkcje automatyczne. Na przykład Automatyczne odpowiedzi programu Microsoft Outlook (poza biurem) można ustawić, by odpowiadały na wiadomości e-mail, gdy odbiorca jest poza biurem. Obecnie synchronizacja na serwerze nie aktywnie ocenia, czy przychodząca wiadomość e-mail jest automatycznie generowana odpowiedzią przy ustalaniu, czy ma być ona automatycznie śledzona.

Atrybut InternetMessageHeaders w tabeli dotyczącej poczty e-mail może pomóc w identyfikowaniu takich odpowiedzi wygenerowanych automatycznie. Atrybut InternetMessageHeaders jest wypełniany przychodzącymi wiadomościami e-mail tylko wtedy, gdy wiadomość e-mail zawiera Auto-Submitted lub nagłówki Reply-To. Te wartości nagłówka są przechwytywane w formacie JSON.

Aby sprawdzić wartość atrybutu InternetMessageHeaders, należy sprawdzić dane JSON w celu uzyskania dostępu do określonych nazw i wartości nagłówków. Można również sprawdzić, czy kolumna zawiera nazwę nagłówka, która jest zainteresowana. Jeśli na przykład kolumna InternetMessageHeaders zawiera Auto-Submitted, oznacza to, że wiadomość e-mail została wygenerowana automatycznie.

W poniższej tabeli przedstawiono więcej informacji o nagłówkach w automatycznych odpowiedziach.

Nagłówek Description Przykłady
Automatycznie przesłane Jeśli ten nagłówek jest obecny, oznacza to, że wiadomość e-mail jest automatycznym udzieleniem odpowiedzi. Różni dostawcy poczty e-mail mogą używać różnych wartości tego nagłówka. Więcej informacji: RFC — zalecenia dotyczące automatycznych odpowiedzi na pocztę elektroniczną. Gmail - Auto-Submitted : auto-replied

Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Odpowiedz-Do Jeśli ten nagłówek jest obecny, oznacza to, że wiadomość e-mail ma konfigurację odpowiedź-do. W tym nagłówku zostanie podany adres e-mail typu odpowiedź. Format wartości może się różnić w zależności od dostawców poczty e-mail i innych konfiguracji. Więcej informacji: RFC — pole odpowiedź-do. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

Automatyczna populacja kolumny Dotyczy

Kolumna Dotyczy, która występuje w każdym rekordzie wiadomości e-mail, zawiera łącza do innego rekordu. Na przykład wiadomość e-mail może zostać powiązana z szansą sprzedaży, zamówieniem lub przypadkiem. W przypadku ręcznego tworzenia lub aktualizowania wiersza wiadomości e-mail istnieje możliwość użycia kolumny Dotyczy w celu połączenia wiadomości e-mail z rekordem w dowolnej tabeli ustawionej na zezwalanie na działania.

Jeśli wiadomość e-mail jest śledzona automatycznie, ponieważ jest korelowana z wcześniej śledzoną wiadomością e-mail, kolumna Dotyczy jest automatycznie przypisywana ta sama wartość, jak już śledzona poprzednio wiadomość e-mail.

Jak aplikacje zaangażowania klientów używają tokenów śledzenia

Token śledzenia jest ciągiem alfanumerycznym generowanym przez aplikacje zaangażowania klientów i dołączanym na końcu wiersza tematu wiadomości e-mail. Dopasowuje on działania poczty e-mail do wiadomości e-mail. Domyślnie funkcja tokenów śledzenia jest włączona.

Struktura tokenu śledzenia

Domyślnie, aplikacje zaangażowania klienta używają struktury tokenów, która składa się z czterech znaków prefiksu i siedmiocyfrowego identyfikatora.

Ilustracja składników tokenu śledzenia.

Poniższa tabela zawiera listę elementów tokenów śledzenia i ich opisy.

Element opis
Prefiks Konfigurowalny w zakresie 1 do 20 znaków. Domyślna wartość to CRM. Prefiks może być unikatowy dla każdej organizacji lub środowiska. Na przykład w przypadku wdrożenia aplikacji zaangażowania klientów z wieloma dzierżawcami zaleca się każdej organizacji skonfigurować i używać unikatowego prefiksu. W przypadku zmiany prefiksu poprzednie wartości prefiksów nadal są zachowywane i używane do korelowania wiadomości e-mail opartych na poprzednim prefiksie.
Desygnator online/offline Starsza wartość używana do wskazania, czy użytkownik był offline, czy online podczas wysyłania wiadomości e-mail. Ta cyfra nie jest konfigurowalna.
Numer śledzenia bazy wdrażania Można konfigurować w zakresie od 0 do 2 147 483 647. Domyślna wartość wynosi 0. Używany jako numer podstawowy cyfr numeru użytkownika. Na przykład, jeśli wartość wynosi 0, a dla numeru użytkownika skonfigurowano trzy cyfry, pierwszy użytkownik miałby identyfikator 001. Jeśli wartość wynosi 500, pierwszy użytkownik będzie miał wartość 501.
Liczba cyfr w numerze użytkownika Można konfigurować w zakresie od 1 do 10. Domyślny zakres to trzy cyfry. Ta wartość określa, ile cyfr ma być używanych, gdy aplikacja zaangażowania klienta przypisuje identyfikator liczbowy dla użytkownika, który wygenerował działanie poczty e-mail.
Liczba cyfr w przyrostowym liczniku wiadomości Można konfigurować w zakresie od 1 do 9. Domyślny zakres to trzy cyfry. Ta wartość określa, ile cyfr ma być używanych, gdy aplikacje zaangażowania klientów przypisują identyfikator liczbowy dla działania poczty e-mail, nie dla poszczególnych wiadomości zawartych w działaniu.
Uwaga: Jeśli używasz wartości domyślnej do generowania tokenu z trzech cyfr, numer będzie rósł do 999, a później ponownie rozpocznie się od 000. Możesz używać większej liczby cyfr, aby ograniczyć możliwość przypisywania zduplikowanych tokenów dla aktywnych wątków e-mail.

Włączanie lub wyłączanie tokenów śledzenia

  1. W Ustawienia>Administracja>Ustawienia systemowe wybierz kartę Wiadomość e-mail.

  2. W obszarze Skonfiguruj korelację wiadomości e-mail włączyć lub wyłączyć tokeny śledzenia zmienić domyślną strukturę tokenu.

Inteligentne dopasowywanie

Gdy synchronizacja na serwerze przetwarza przychodzącą wiadomość e-mail, wyodrębnia temat, adres nadawcy i adresy odbiorców i używa ich do próby połączenia działania wiadomości e-mail z istniejącymi rekordami. Ten proces korelacji, znany również jako inteligentne dopasowywanie, używa następujących kryteriów w celu dopasowania otrzymanych wiadomości e-mail do działań poczty e-mail:

  • Dopasowywanie tematu: Prefiksy, takie jak ODP: lub Odp:, i wielkości liter są ignorowane. Na przykład tematy wiadomości Odp: halo i Halo są uważane za pasujące.
  • Dopasowywanie nadawcy i odbiorcy: System oblicza dokładną liczbę wspólnych adresów e-mail nadawców i odbiorców.

Po zakończeniu procesu dopasowywania system wybiera właściciela i przedmiot przychodzącej wiadomości e-mail.

Domyślnie inteligentne dopasowywanie jest wyłączone. Możesz ją włączyć i zmodyfikować ustawienia inteligentnego dopasowania na karcie Poczta e-mail w Ustawieniach systemowych na poziomie organizacji.

Jak działa inteligentne dopasowywanie

Inteligentne dopasowywanie opiera się całkowicie na istnieniu podobieństwa między wiadomościami e-mail. Temat, nadawca i odbiorcy, w tym odbiorcy usługi UDW i DW, określają podobieństwo.

Gdy wiadomość e-mail jest wysyłana z Dynamics 365 lub śledzona wiadomość e-mail jest odbierana, w bazie danych są generowane i przechowywane dwa zestawy skrótów.

  • Skróty tematu: temat wiadomości e-mail, która może zawierać token usługi Dynamics 365, jeśli jest włączony w ustawieniach systemowych, nie zawiera takich słów, jak „Odp.:” czy „PD:”, a następnie tokenizowany. Niepuste tokeny — słowa — są następnie skracane w celu wygenerowania skrótów tematów.

  • Skróty adresatów: nadawca i lista adresatów są analizowane pod adresem unikatowych adresów e-mail. Każdy unikalny adres e-mail generuje skrót adresu.

Aby znaleźć korelację między przychodzącą wiadomością e-mail a wychodzącą wiadomością e-mail, wyszukiwane są przechowywane skróty tematu i adresata w celu znalezienia pasujących wartości. Dwie wiadomości e-mail są skorelowane, jeśli mają taką samą liczbę skrótów tematów i co najmniej dwa pasujące skróty adresatów.

Uwaga

Ponieważ organizacja wysyła i odbiera wiadomość e-mail przez długi czas, dane korelacyjne przechowywane w tabeli EmailHash mogą znacznie wzrosnąć. To, w połączeniu z mniej restrykcyjnymi ustawieniami inteligentnego dopasowania lub wspólnymi wzorcami podmiotów lub odbiorców, może spowodować spadek skuteczności inteligentnego dopasowania. W ramach optymalizacji wydajności, jeśli podczas wykonywania operacji inteligentnego dopasowywania, system skoreluje wiadomości e-mail z ostatnich 90 dni.

Ustawienia zaawansowane inteligentnego dopasowania

  • HashFilterKeywords : Jest to wyrażenie regularne używane do filtrowania zakłóceń w wierszu tematu. Wszystkie pasujące wystąpienia wyrażenia regularnego w wierszu tematu są zastępowane pustymi ciągami przed wygenerowaniem skrótów tematu.

    Wartość domyślna: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    Zignoruj dowolny wyraz na początku wiersza tematu, który kończy się dwukropkiem (:). Na przykład:

    Subject Ignorowane słowa
    1 Przetestuj --
    2 RE: Test ODP:
    3 FW: RE: Test FW: RE:

    Domyślnie „Poza biurem:” nie jest ignorowane, ponieważ za słowem „poza” nie znajduje się dwukropek (:). Aby zignorować to wyrażenie, należy zmienić wyrażenie zwykłe w następujący sposób: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HashMaxCount: maksymalna liczba skrótów generowanych dla dowolnego tematu lub listy adresatów.

    Wartość domyślna: 20

    Jeśli temat po wyeliminowaniu zakłóceń zawiera więcej niż 20 słów, uwzględnia się tylko pierwsze 20 słów.

  • HashDeltaSubjectCount: maksymalna dozwolona różnica między liczbą skrótów tematów wiadomości e-mail, które mają być skorelowane.

    Wartość domyślna: 0

  • HashMinAddressCount: minimalna liczba dopasowań liczby skrótów wymagana na liście odbiorców, aby wiadomości e-mail zostały skorelowane.

    Wartość domyślna: 2

Zobacz też

Skrzynka pocztowa przesyłania dalej a indywidualne skrzynki pocztowe
Kojarzenie adresu e-mail z wierszem