O que é o gerenciamento de documentos?
Atualizado em: 2009-02-26
Neste artigo:
Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos
O processo de planejamento
O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida de documentos em uma organização; como os documentos são criados, revisados, publicados e consumidos, e como eles são, por fim, descartados ou mantidos. Embora o termo "gerenciamento" implique no controle hierárquico de informações, um sistema de gerenciamento de documentos eficiente deve refletir a cultura da organização que o utiliza. As ferramentas usadas no gerenciamento de documento devem ser flexíveis, permitindo que você tenha um controle rígido sobre os ciclos de vida dos documentos, de acordo com a cultura e os objetivos da empresa, ao mesmo tempo em que permite a implementação de um sistema com uma estrutura mais flexível, conforme as necessidades da empresa.
Um sistema de gerenciamento de documentos bem estruturado permite que as informações sejam localizadas e compartilhadas com facilidade. Ele organiza o conteúdo de maneira lógica e facilita a criação e a apresentação de conteúdo padronizado de em uma empresa. O sistema promove o gerenciamento de conhecimento e o mining de informações. Ajuda a organização a atender as suas responsabilidades legais e fornece recursos para cada etapa do ciclo de vida de um documento, desde a criação do modelo até a criação, revisão, publicação, auditoria e, finalmente, o descarte ou arquivamento do documento.
Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos
Uma solução de gerenciamento de documentos eficiente especifica:
Quais tipos de documentos e outro conteúdo podem ser criados em uma organização.
Quais modelos devem ser usados para cada tipo de documento.
Os metadados que devem ser fornecidos para cada tipo de documento.
Onde armazenar documentos em cada etapa do ciclo de vida de um documento.
Como controlar o acesso a um documento em cada etapa do do seu ciclo de vida.
Como mover documentos na organização à medida em que os membros da equipe contribuem na criação, análise, aprovação, publicação e disposição dos documentos.
Quais políticas devem ser aplicadas aos documentos, de modo que as ações relacionadas aos documentos sejam auditadas, os documentos sejam mantidos ou descartados corretamente, e o conteúdo importante para a organização seja protegido.
Como os documentos são convertidos quando transitam de uma etapa a outra de seus ciclos de vida.
Como os documentos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com requisitos legais e diretrizes corporativas.
O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. Para garantir que os profissionais de informação possam aproveitar os benefícios desses recursos com facilidade, sem a necessidade de abandonar as ferramentas e operações que utilizam diariamente, os aplicativos do sistema Microsoft Office 2007, tais como o Microsoft Outlook e o Microsoft Word, também incluem recursos que oferecem suporte a cada etapa do ciclo de vida de um documento.
O processo de planejamento
O processo de planejamento de gerenciamento de documentos consiste nas seguintes etapas principais:
Identificar as funções de gerenciamento de documentos Verifique se seus planos incluem a opinião dos principais participantes da organização, se você definiu a equipe certa para a implementação da solução, e se você sabe quem participará nos processos de gerenciamento de documentos. Consulte Identificar participantes do gerenciamento de documentos para obter mais informações sobre a criação de uma equipe de planejamento de gerenciamento de documentos.
Analisar o uso de documentos Depois de identificar quem trabalhará com os documentos, determine os tipos de documentos utilizados no trabalho e como eles serão utilizados. Para obter mais informações, consulte Analisar o uso de documento.
Planejar a organização de documentos Você pode organizar os documentos em bibliotecas, sites de equipes e sites de portais. O Office SharePoint Server 2007 oferece vários recursos para a organização e o armazenamento de documentos, desde sites especializados, como o Repositório de Registros, até bibliotecas de documentos de forma livre, para a colaboração e criação ad-hoc de documentos. Em uma biblioteca, é possível organizar o conteúdo em pastas e subpastas. Para obter mais informações, consulte Planejar bibliotecas de documentos.
Planejar como o conteúdo deve ser movido de um local para outro Pode ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou de uma biblioteca para outro local, ao longo das etapas do seu ciclo de vida. Por exemplo, o processo de publicação pode incluir a transferência de um documento de um site de preparo para um site público na Internet. Se o conteúdo precisar ser convertido de um formato para outro, à medida em que ele se move de site para outro, também será preciso planejar as conversões de conteúdo. Para obter mais informações, consulte "Planejar o fluxo de conteúdo", no tópico Planejar bibliotecas de documentos.
Planejar tipos de conteúdo Use tipos de conteúdo para organizar as informações sobre os tipos de documentos, como metadados, modelos de documento, políticas e processos de fluxo de trabalho. Essa etapa é essencial para ajudá-lo a organizar os documentos e garantir consistência na sua organização. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).
Planejar o controle de conteúdo Você pode planejar o nível adequado de controle para cada tipo e local de armazenamento de conteúdo. Por exemplo, para uma biblioteca de documentos, você pode exigir que seja feito check-in e check-out, além de proteger os documentos contra a distribuição não autorizada, utilizando o Gerenciamento de Direitos de Informação. Para obter mais informações, consulte Planejar o controle de versão, a aprovação de conteúdo e os check-outs.
Planejar fluxos de trabalho Com o planejamento dos fluxos de trabalho na organização, você pode controlar e acompanhar a forma como os documentos são movidos de um membro da equipe para outro, à medida em que os participantes colaboram no ciclo de vida de um documento. O Office SharePoint Server 2007 inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns da equipe, como a revisão e aprovação de documentos. O Office SharePoint Server 2007 também oferece suporte à criação e instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte Planejar fluxos de trabalho para gerenciamento de documentos.
Planejar políticas Planeje políticas de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo, pra garantir que os documentos sejam corretamente auditados, retidos, rotulados e/ou tratados de acordo com os requisitos legais e institucionais da organização. O Office SharePoint Server 2007 inclui políticas que implementam a auditoria, a retenção de documentos, a produção de rótulos e códigos de barra (para garantir que o conteúdo impresso seja correlacionado às versões correspondentes nas bibliotecas de documentos). Para obter mais informações, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.
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