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Rever dados de um pedido de direitos de requerente

Depois de os dados terem sido recolhidos para um pedido de direitos do requerente, a próxima fase consiste em rever os itens de conteúdo, decidir que itens incluir ou excluir como parte do pedido e redigir informações, se necessário.

Tarefas para concluir a revisão de dados

A fase Rever dados é quando os colaboradores examinam os itens de conteúdo no separador Dados recolhidos . Será automaticamente configurado um canal do Teams para facilitar a revisão de conteúdos por todos os intervenientes. Veja Colaboração para revisão de dados abaixo para obter mais detalhes. As tarefas essenciais para o passo de revisão de dados estão listadas abaixo:

Nota

Os pedidos de eliminação envolvem uma subestalho de aprovação adicional no passo rever dados. Veja os detalhes em Criar e gerir um pedido de eliminação.

Importar ficheiros

Ao cumprir um pedido de Acesso ou Exportação , poderá querer trazer outros itens de conteúdo para o pedido para consolidar a sua revisão e saída para o titular dos dados. Por exemplo, ficheiros armazenados fora do ambiente do Microsoft 365 da sua organização ou outros itens que considere relevantes, mas que não foram confinados na pesquisa. Pode importar ficheiros para o separador Dados recolhidos de um pedido individual a rever e trabalhar, juntamente com os outros itens. Os ficheiros importados são adicionados ao mesmo contentor Armazenamento de Blobs do Azure com os outros itens de conteúdo obtidos da pesquisa.

Siga os passos abaixo para importar ficheiros:

  1. No separador Dados recolhidos do pedido de direitos do requerente, selecione o comando Ações de lista (o ícone de papel e lápis) na barra de comandos acima da lista de itens. É apresentado o painel lista de opções Ações .

  2. Em Importar ficheiros, selecione Escolher ficheiros.

  3. É apresentada uma caixa Importar ficheiros no ecrã. Selecione Escolher ficheiros e, na vista do explorador de ficheiros, selecione um ou mais ficheiros a importar.

  4. É reativado para a caixa Importar ficheiros , que lista os ficheiros que escolheu. Pode selecionar Escolher ficheiros novamente para adicionar mais itens à lista. Para remover qualquer um dos ficheiros, selecione Limpar, que remove todos os ficheiros e selecione ficheiros novamente.

  5. Quando todos os ficheiros pretendidos estiverem listados na caixa Importar ficheiros , selecione Importar. Para sair sem carregar, selecione Cancelar importação.

Quando a importação começar, é reativado para o separador Dados recolhidos do pedido. Uma mensagem acima do separador indica que o carregamento está em curso. Se existir um problema com o carregamento, a mensagem informa-o e fornece uma opção para tentar novamente.

Verá uma mensagem de confirmação acima do separador Dados recolhidos quando a importação estiver concluída.

Mais detalhes sobre a importação de ficheiros:

  • O tamanho máximo do ficheiro para importação é de 500 MB. Verá uma mensagem de aviso na caixa Importar ficheiros se um ficheiro exceder o limite.

  • Pode demorar até 20 minutos até que os ficheiros importados estejam disponíveis no separador Dados recolhidos .

  • Se uma importação já estiver em curso para um utilizador, o mesmo utilizador não poderá carregar mais ficheiros até que o processo de carregamento anterior seja concluído. Vários utilizadores podem carregar ficheiros para o mesmo pedido em simultâneo. No entanto, quanto mais carregamentos estiverem em curso, mais tempo demorarão a concluir. As mensagens de estado no pedido informarão quando um carregamento tiver terminado e os ficheiros estiverem prontos para revisão.

Começar com itens de prioridade

O mosaico Itens de prioridade a rever na página de descrição geral dos pedidos mostra o número de itens de conteúdo sinalizados para potenciais conflitos. Recomendamos que comece a sua revisão de dados ao analisar primeiro estes itens prioritários. Saiba mais sobre os itens prioritários e como encontrá-los na sua lista de itens.

Um exemplo de conflito é um item que decide que deve ser eliminado como parte de um pedido de eliminação, mas que tem uma etiqueta de retenção, o que impede que seja eliminado. Neste cenário, se marcar o item como Incluir, verá o conflito listado no painel de lista de opções Incluir item com uma mensagem de aviso sobre o conflito.

Filtrar a lista de itens

Existem duas opções de filtro para rever os seus dados: o filtro Básico predefinido e o filtro Avançado (pré-visualização), que é ativado ao mudar o botão de alternar junto à etiqueta de filtro Básico por baixo do separador Dados recolhidos .

Filtro básico

Acima da lista de itens no separador Dados recolhidos encontra-se um conjunto de opções de filtro estático, como Palavras-chave, Rever status e Etiquetas. Para aplicar qualquer um destes filtros, selecione a seta para baixo junto ao nome do filtro e introduza os critérios de filtro pedidos.

Sugestão

Filtrar por Palavras-chave pode ser muito útil na identificação de um subconjunto específico de itens associados ao titular dos dados. Pode introduzir várias palavras-chave separadas por ponto e vírgula. O campo de texto palavra-chave é suportado por carateres universais; pode adicionar o caráter universal (*) antes ou no final de uma palavra para localizar variações dessa palavra.

Encontre filtros mais básicos ao selecionar o comando Adicionar filtro acima da lista de itens. É apresentado um menu Adicionar filtro com uma lista de filtros disponíveis. Selecione a caixa junto ao conjunto de filtros que pretende aplicar à sua lista de itens. O filtro Site/caminho , como o filtro Palavra-chave , é suportado por carateres universais. Depois de selecionar filtros, selecione Adicionar. A sua lista de itens está agora filtrada de acordo com as suas escolhas.

Se aplicar filtros e, em seguida, se afastar do separador Dados recolhidos , os critérios de filtro são repostos. Quando voltar ao separador Dados recolhidos , terá de voltar a aplicar os filtros pretendidos.

Nota

Para utilizar o filtro Itens duplicados , primeiro terá de executar um processo para identificar duplicados. Veja Trabalhar com duplicados para obter detalhes.

Filtro avançado (pré-visualização)

Mude o botão de alternar junto à etiqueta de filtro Básico para ativar o filtro Avançado. Com o filtro avançado, pode criar consultas com condições específicas para filtrar mais detalhadamente a sua pesquisa. Em seguida, pode guardar esse conjunto de filtros para voltar a aplicá-lo se repor a filtragem.

Siga estes passos para configurar um filtro avançado:

  1. Quando seleciona Filtro avançado, é apresentada uma caixa de seleção de filtros.
  2. Selecione a etiqueta azul Selecionar um filtro , que apresenta uma lista de filtros disponíveis. Selecione o filtro pretendido (só pode selecionar um de cada vez).
  3. Em Selecionar um operador, selecione a sua opção preferida. As opções mudam consoante o filtro que selecionou.
  4. Em Qualquer, selecione os parâmetros fornecidos para esse filtro. Selecione Aplicar para concluir a criação do filtro.
  5. Se quiser adicionar filtros adicionais a este conjunto de filtros, selecione Adicionar filtro e repita os passos acima.

A lista de itens será agora preenchido com base nos critérios de filtro avançados que escolheu. Se quiser adicionar filtros adicionais a este conjunto de filtros, selecione Adicionar filtro e repita os passos acima.

Selecionar o comando Adicionar subgrupo cria uma condição dentro do filtro. Quando seleciona Adicionar subgrupo, é apresentado um seletor de filtro OR . Escolha outro filtro da lista e, em seguida, faça as suas seleções para Selecionar um operador e Qualquer.

Nota

Se alternar o filtro avançado para a posição desativada, a vista será reposta para o filtro básico. Pode voltar à vista de filtro avançada ao guardá-la e selecioná-la em Consultas de filtro guardadas (veja as innstructions abaixo).

Guardar conjuntos de filtros avançados

Para guardar um conjunto de filtros, selecione o comando Guardar junto ao botão de alternar do filtro avançado. É apresentada uma janela a pedir-lhe para indicar um nome para a consulta de filtro. Introduza um nome na caixa de texto e, em seguida, selecione Guardar. O conjunto de filtros guardado será apresentado quando selecionar o menu pendente Consultas de filtro guardadas . Pode editar o nome de um conjunto de filtros ou eliminá-lo ao selecionar o conjunto de filtros em Consultas de filtro guardadas e, em seguida, selecionar a seta junto ao nome, onde pode selecionar Editar nome ou Eliminar.

Se alterar o nome de um conjunto de filtros para um nome que já exista, ser-lhe-á pedido para escolher um nome diferente ou eliminar a consulta existente.

Marcar itens como Incluir ou Excluir

Reveja os itens listados no separador Dados recolhidos do pedido para determinar se contêm os dados pessoais do titular dos dados. Para rever o conteúdo em cada item, selecione o nome do item na lista de itens. O conteúdo será apresentado na área de revisão de conteúdos à direita da tabela. Se o conteúdo não for apresentado, pode transferir o item para revê-lo com estas instruções.

Sugestão

O separador Texto simples da área de revisão de conteúdos realça o texto que corresponde aos identificadores do titular dos dados que forneceu quando criou o pedido (veja o passo 4 do processo orientado para criar um pedido). Os identificadores são realçados quando aparecem no corpo de um e-mail, documento ou outro item de conteúdo. Os identificadores não são realçados quando aparecem nos cabeçalhos do e-mail ou do documento.

Se decidir que o item deve ser incluído como parte do relatório final de volta ao titular dos dados, selecione Incluir na barra de comando na parte superior da lista de itens. Também pode selecionar o botão azul Incluir na área de revisão de conteúdos à direita da lista de itens. Quando seleciona Incluir, é apresentado um painel de lista de opções com uma opção para adicionar notas. Quando terminar, selecione Submeter para guardar a revisão do item status como Incluir.

Se o item não pertencer como parte do pedido, pode selecionar Excluir na barra de comandos ou no botão Excluir na área de revisão de conteúdos. Marcar um item explicitamente como Excluir é frequentemente necessário para registos internos.

Por predefinição, apenas os itens que marcar como Incluir serão incluídos nos relatórios finais que são gerados para o titular dos dados.

Nota

Se marcar um item como Excluir, terá de adicionar uma nota como justificação para o motivo pelo qual não se refere ao pedido de direitos do requerente. As notas são para fins internos e não são incluídas nos relatórios finais.

Se o conteúdo parecer ser um falso positivo para a consulta de pesquisa, selecione Não corresponde e, no painel de lista de opções, selecione Confirmar. Esta ação irá sinalizar o item como algo que não deveria ter sido detetado na pesquisa.

Trabalhar com duplicados (pré-visualização)

Se a sua lista de itens no separador Dados recolhidos for grande, é provável que a lista contenha itens duplicados. O filtro Itens duplicados , localizado acima da lista de itens no separador Dados recolhidos , dá-lhe a opção de mostrar ou ocultar duplicados na vista de item de lista. Quando seleciona o filtro, este apresenta um botão de alternar para ocultar duplicados. Ver a lista de itens com duplicados ocultos permite-lhe simplificar o processo de revisão de dados ao rever apenas itens de conteúdo uma vez, mesmo que possam aparecer em várias localizações no seu ambiente.

Importante

Antes de poder ocultar duplicados, primeiro tem de iniciar o processo de identificação de duplicados (pré-visualização). Da primeira vez que aceder ao separador Dados recolhidos , quando seleciona Filtro de itens duplicados , o botão de alternar para ocultar duplicados fica inativo até executar o processo para identificar duplicados. Veja as instruções abaixo.

O que é considerado duplicado?

Definimos um item duplicado como um item com o mesmo conteúdo. Um dos itens será escolhido como o item representativo e os itens que contêm o mesmo conteúdo que o item representativo são considerados duplicados. Eis alguns exemplos que ilustram o que é detetado como duplicado:

  1. Suponhamos que um Word documento é criado e guardado num site do SharePoint. Este Word documento é copiado para outros sites do SharePoint e para várias localizações OneDrive for Business na organização. Algumas das cópias podem ser renomeadas, mas todas mantêm exatamente o mesmo conteúdo. Se estes documentos forem recolhidos para um pedido de direitos de requerente, durante o processo para identificar duplicados, um dos documentos Word será selecionado como o representante e as restantes cópias de documento Word (se foram ou não renomeadas) serão consideradas um item duplicado.

  2. Digamos que um ficheiro do Excel está guardado num site do SharePoint. Um utilizador anexa esse ficheiro do Excel a um e-mail e envia-o para outro utilizador. Se estes itens forem recolhidos como parte de um pedido, o processo de identificação de duplicados irá selecionar um dos ficheiros do Excel como o representante e a outra cópia, que tem o mesmo conteúdo, será considerada um item duplicado .

  3. Digamos que um utilizador tem Word documento guardado no SharePoint. Adicionam este mesmo documento Word a um ficheiro de arquivo .zip. Se ambos os itens (o documento de Word não comprimido no SharePoint e o arquivo .zip que contém a cópia) forem recolhidos como parte de um pedido, o processo para identificar duplicados selecionará um Word documento como representante e o outro Word documento com o mesmo conteúdo será considerado um item duplicado.

Nota

Os itens podem ter diferenças difíceis de detetar visualmente. Por exemplo, se copiar um item e, em seguida, editar a cópia para adicionar um espaço extra ou uma linha vazia ao corpo do conteúdo, estes dois itens têm agora conteúdos diferentes. Não são considerados duplicados e verá ambos na sua lista de itens quando ocultar duplicados da vista.

Executar o processo para identificar duplicados

Siga as instruções abaixo para identificar duplicados (pré-visualização) para que possa ativar o filtro para ocultar duplicados. Depois de iniciar o processo de identificação de duplicados, pode demorar entre alguns minutos e até 24 horas para que o processo seja concluído, dependendo do volume de itens. No entanto, ainda pode rever itens e marcá-los como Incluir ou Excluir ou aplicar etiquetas enquanto o processo de identificação de duplicação está em execução.

Importante

Poderá querer identificar e ocultar duplicados antes de iniciar a sua revisão e tomar medidas sobre os dados recolhidos. Isto acontece porque, se efetuar uma ação como Incluir ou Excluir ou redigir um item que é posteriormente marcado como duplicado e, em seguida, ocultar duplicados da sua vista, não verá o item em que tomou medidas na lista de itens. Isto pode resultar em ações adicionais ou conflituosa, se os ficheiros ocultos já forem revistos. Quando identificar e trabalhar com itens representativos, terá a oportunidade de aplicar as mesmas ações a todos os duplicados e pode interagir facilmente com duplicados a partir de uma vista comum.

  1. No separador Dados recolhidos do pedido, selecione o comando Ações de lista (o ícone de papel e lápis), que aparece acima da lista de itens. É apresentado o painel lista de opções Ações .

  2. Em Duplicados de itens (pré-visualização), selecione Identificar duplicados.

  3. Uma mensagem de status em curso indica que o processo está em curso. Pode demorar entre alguns minutos até 24 horas para concluir a identificação de duplicados, dependendo do volume de itens recolhidos no pedido.

Quando o processo de identificação duplicado estiver concluído, verá uma marca de verificação com a palavra Concluído por baixo de Duplicados de itens (pré-visualização) no painel lista de opções Ações de lista . No separador Dados recolhidos , uma barra de mensagens verde acima da lista de itens também indica que o processo está concluído.

Coluna duplicada na vista de lista de itens

Depois de os duplicados serem identificados, a vista de lista de itens apresenta agora uma coluna Duplicados . Se um item tiver um número nesta coluna, significa que este item é o item representativo e o número representa o número de duplicados encontrados para este item representativo. Este número está hiperligado. Selecione o número para ver um painel que lista os itens duplicados, os respetivos status de revisão, etiquetas de revisão de dados e proprietário do conteúdo. Selecione o item a rever e interagir com o conteúdo tal como faria com os itens listados no separador Dados recolhidos .

Um item que tenha a palavra Duplicar na coluna Duplicados é um duplicado de um item representativo. Estes itens serão apresentados na lista de conteúdos quando o filtro Itens duplicados estiver definido como Mostrar.

Os itens exclusivos, que não têm duplicados ou não são duplicados, não terão qualquer valor representado na coluna Duplicados .

Ocultar duplicados da vista de lista de itens

Na linha de filtros acima da lista de itens, selecione Duplicar itens. O filtro é predefinido para mostrar itens duplicados. Para ocultar duplicados, alterne o seletor para Ocultar e, em seguida, selecione Aplicar. A lista de itens mostra agora todos os itens exclusivos e os itens representativos para os quais foram detetados duplicados, mas não os duplicados desses itens representativos. Para voltar a colocar os duplicados na vista de lista de itens, selecione o filtro e mude novamente para Mostrar e, em seguida, selecione Aplicar.

Aplicar ações a todos os duplicados

Quando efetua uma ação num item representativo que tenha duplicados, como selecionar Incluir, Excluir ou Não corresponder, é-lhe apresentada a opção de aplicar a mesma ação a todos os duplicados do item.

Por exemplo, digamos que a sua lista de itens está filtrada para ocultar duplicados e seleciona um item representativo que mostra 10 duplicados na coluna Duplicados e marca o item como Incluir. Quando o painel incluir lista de opções de itens é apresentado, uma mensagem por baixo da caixa Notas indica que foram detetados duplicados. Os itens duplicados estão listados abaixo da mensagem e tem a opção de marcar uma caixa para aplicar a mesma ação (neste caso, Incluir) aos duplicados. Também pode marcar uma caixa para aplicar uma etiqueta de revisão de dados aos duplicados ao selecionar a etiqueta num menu pendente.

Transferir ficheiros

Se o conteúdo de um item não for apresentado na área de revisão de conteúdos, pode transferir o item para o computador local para rever e efetuar as redações necessárias. Para transferir um item, selecione o respetivo nome na lista de itens e, em seguida, selecione o comando Transferir à esquerda da caixa de pesquisa acima da lista de itens. Se precisar de fazer redações para o item, guarde as alterações ao item no computador local e, em seguida, reimporte o item ao seguir as instruções de importação.

Aplicar etiquetas

As etiquetas de revisão de dados podem ser utilizadas para o ajudar a identificar e marcar itens que possam necessitar de mais atenção. Por exemplo, aplicar uma etiqueta pode ser útil para pedir aos colaboradores que revejam um conjunto específico de ficheiros. As etiquetas de revisão de dados não efetuam ou iniciam qualquer ação num item de conteúdo.

Existem 23 etiquetas totais de revisão de dados. Duas são etiquetas predefinidas denominadas Seguimento e Atualização, para as quais pode definir uma descrição. As outras 21 são etiquetas personalizadas que pode atribuir um nome e descrever.

Saiba como gerir as suas etiquetas nas Definições de Privação. As definições de etiqueta aplicam-se a todos os seus pedidos de direitos de requerente.

Para adicionar ou remover etiquetas de um único item:

  • Selecione o item na lista no separador Dados recolhidos do pedido.
  • Na área de pré-visualização do item à direita da lista, selecione o botão Aplicar etiquetas na linha inferior. Também pode selecionar as reticências à direita do nome do item e selecionar a opção Aplicar etiquetas ou selecionar o ícone de etiquetas na barra de comandos acima da listagem de itens.
  • É apresentado um painel de lista de opções com a lista de etiquetas. Selecione a caixa junto a qualquer uma das etiquetas que pretende aplicar ao item. Desmarcar uma caixa selecionada irá remover a etiqueta.
  • Quando terminar, selecione Guardar, o que guarda as seleções de etiquetas e fecha o painel de lista de opções.

Para adicionar ou remover etiquetas para vários itens:

  • Selecione o primeiro item da lista no separador Dados recolhidos do pedido.
  • Selecione a caixa de marcar junto a outros itens na lista para efetuar a mesma alteração de etiqueta.
  • Na área diretamente acima da listagem de itens, selecione o comando Aplicar etiquetas .
  • No menu pendente apresentado, selecione Adicionar ou Remover.
  • É apresentado um painel de lista de opções com a lista de etiquetas. Selecione a caixa junto a qualquer uma das etiquetas que pretende adicionar ou remover.
  • Adicione notas se pretender a cada ficheiro selecionado. As notas destinam-se apenas a referência interna e não são visíveis para titulares de dados.
  • Selecione Guardar para guardar as suas seleções e fechar o painel de lista de opções.

Para adicionar etiquetas personalizadas ou atualizar descrições de etiquetas:

  • Na página Pedidos de Direitos do Requerente, selecione Definições no canto superior direito do ecrã para aceder às definições de Priva.
  • Aceda à página Etiquetas de revisão de dados e selecione a etiqueta para introduzir uma descrição e, para as etiquetas personalizadas, um nome. Saiba mais sobre as definições de etiquetas.

Para exportar uma lista de itens etiquetados:

  • Aceda à página Dados recolhidos num pedido de direitos do requerente.
  • Acima da lista de itens, selecione o comando Exportar .
  • Será transferido um ficheiro do Excel que mostra as propriedades de todos os itens recolhidos pela pesquisa do pedido. Localize a coluna Etiquetas para identificar e ordenar os itens por etiqueta.

Redigir conteúdo

Quando inclui um item para o pedido, é importante garantir que os dados pessoais de outras pessoas não aparecem no conteúdo que é fornecido de volta ao titular dos dados. Também podem existir informações confidenciais relacionadas com a sua organização ou outras informações irrelevantes que pretende bloquear. Pode redigir conteúdo ao aceder ao separador Redigir na área de revisão de conteúdo de um item.

Como aplicar redações

Existem diferentes formas de procurar e aplicar redações:

Nota

Reveja uma lista das limitações de redação atuais.

O que acontece a um item quando aplica redações

Quando aplica redações a um item, será criada uma versão em PDF do item para que as redações sejam representadas visualmente no PDF. O ficheiro original permanece inalterado e armazenado na localização original. O item redigido é a versão que está incluída no pacote de dados para que possa fornecer novamente ao titular dos dados os pedidos de Acesso ou Exportação.

Sugestão

Explicação útil dos termos utilizados nesta secção:

  • Tipos de dados pessoais: categorias de dados pessoais que seguem um padrão, também referenciadas como tipos de informações confidenciais. Exemplos: nome completo, endereço, número de card de crédito ou número de passaporte.
  • Valor: um valor exclusivo dentro de um tipo de dados pessoal. Exemplos: Jane Doe, Rua Principal 111, etc.
  • Instância: cada ocorrência de um valor. Por exemplo, um item pode ter 10 instâncias de dados pessoais, com o valor de "Desconhecida" a aparecer cinco vezes e o valor "111 Main Street" a aparecer cinco vezes.

Redação assistida (pré-visualização) com recomendações

Nota

A redação assistida com recomendações está em pré-visualização. Para utilizar esta funcionalidade, os clientes precisam de uma versão de avaliação ativa ou de uma licença paga disponível para Solicitações de direitos do titular Priva. Saiba mais sobre subscrições Priva e licenciamento.

As funcionalidades de pré-visualização permitem à Microsoft e aos clientes avaliar e compreender a nova funcionalidade antes de passar para a disponibilidade geral (GA). Esta pré-visualização é voluntária e a utilização está sujeita aos termos aplicáveis a "Pré-visualizações", conforme detalhado na secção Termos de Licenciamento Universal para Serviços Online dos Termos de Produto Da Microsoft e da Adenda à Proteção de Dados dos Produtos e Serviços Microsoft("DPA"). Durante a pré-visualização, continuaremos a refinar a funcionalidade. Assim que a pré-visualização estiver concluída, ficará disponível em geral com suporte formal.

Nota

As funcionalidades de pré-visualização não estão disponíveis para clientes do Us Government Community (GCC) Moderado, GCC High e Departamento de Defesa (DoD).

No separador Redigir na área de revisão de conteúdos, os dados que não parecem pertencer ao titular dos dados estão realçados a amarelo. Estes valores realçados são redações recomendadas. As recomendações são tipos de dados pessoais que detetámos que não correspondem aos identificadores do titular dos dados que forneceu para o pedido.

Importante

As recomendações de redação dependem de capacidades Proteção de Informações do Microsoft Purview. Um item de conteúdo tem de ter algum tipo de classificação aplicada para que as informações confidenciais possam ser detetadas. Se um item com classificação contiver dados pessoais que não correspondam aos valores que forneceu para o titular dos dados, este realça esses valores como redações recomendadas. Saiba como funciona a classificação de dados da Microsoft .

O contador de redações recomendadas reflete o total de instâncias de dados pessoais que não correspondem ao titular dos dados. Se não existirem redações recomendadas, nada será realçado e o contador de redações recomendadas irá ler zero. No entanto, ainda pode introduzir um valor de pesquisa para localizar conteúdo que possa necessitar de redação e pode redigir manualmente conteúdo na área de revisão de conteúdos.

Pode alternar entre duas vistas diferentes através do menu pendente Mostrar acima da área de pré-visualização do item:

  1. As recomendações e os resultados da pesquisa mostram valores realçados para as redações recomendadas e quaisquer correspondências de pesquisa e redação .
  2. A pré-visualização da exportação de ficheiros mostra o aspeto do item com as redações aplicadas ao exportá-lo como parte do pacote de dados final.

Sugestão

Quando aceder pela primeira vez ao separador Redigir, poderá ver uma mensagem a atualizar... status alguns segundos antes de as redações recomendadas aparecerem.

Rever recomendações e aplicar redações

Siga os passos abaixo para rever detalhadamente todas as redações recomendadas e aplicar ou remover redações. A aplicação de redações desta forma irá bloquear todas as instâncias do valor que escolher para redigir. Pode voltar atrás e remover todas ou instâncias individuais de redações antes de concluir a fase de revisão de dados.

  1. No separador Dados recolhidos do pedido, selecione um item de conteúdo na lista. Na área de revisão de conteúdos à direita da lista de itens, aceda ao separador Redigir . Todas as redações recomendadas serão realçadas.

  2. No contador Redações recomendadas , selecione Ver recomendações. O painel de lista de opções Ver recomendações é aberto. Lista cada tipo de dados pessoais num grupo minimizável. Expanda o grupo para ver cada valor detetado no item. Por exemplo, a expansão de Todos os Nomes Completos apresentará cada nome encontrado que não corresponda ao nome do titular dos dados que forneceu como identificador do titular dos dados para o pedido.

  3. Para aplicar uma redação, marcar o círculo à esquerda de cada valor que pretende redigir. A verificação do círculo junto ao tipo de dados pessoal seleciona todos os valores nesse tipo. Selecione o comando Redact na parte superior da lista. Todas as instâncias do valor serão redigidas e a Redação status para o valor muda de Não redigido para Redigido.

  4. Selecione Fechar no painel de lista de opções Ver recomendações , que o leva de volta ao separador Redigir . Agora, verá caixas "Redigidas" bloqueadas na área de pré-visualização de conteúdo e o contador Total de redações reflete o número de redações aplicadas. Qualquer uma das recomendações que não redigiu continuará a ser apresentada em realce amarelo, a menos que a definição Mostrar esteja definida como Pré-visualização da exportação de ficheiros.

Sugestão

Pode aplicar uma vista de transparência para ver através da redação sem remover a redação. Na barra de comandos de anotação, selecione a ferramenta na extremidade direita, que lê ao pairar o cursor Ativar/desativar transparência da anotação.

Remover redações

  • Para remover as redações em todas as instâncias de um valor: selecione Ver recomendações. Verifique o círculo junto ao valor cujas redações pretende limpar, selecione Remover redação e, em seguida, selecione Fechar. O texto bloqueado é agora removido de todas as instâncias do valor.

  • Para remover redações individuais uma de cada vez: na área de pré-visualização de conteúdos, selecione a caixa de redação que pretende limpar e, em seguida, selecione o x no canto superior direito da caixa.

Sugestão

Se existirem várias instâncias de um valor e não redigir todas as instâncias, a status de Redação desse valor será Parcial. Paire o cursor do rato sobre a status Parcial para ver quantas instâncias são redigidas do número total.

Adicionar anotação a uma redação

O comando Anotar no painel de lista de opções Ver recomendações permite-lhe adicionar uma breve nota ou descritor a instâncias redigidas. O texto introduzido aparecerá na área bloqueada da redação (o texto predefinido indica "Redigido").

Para adicionar anotações, selecione Ver recomendações para abrir o painel de lista de opções. Selecione um valor que já tenha sido redigido e selecione o comando Anotar . Introduza o seu texto na caixa de diálogo Anotação e, em seguida, selecione Aplicar. A coluna Anotação no painel de lista de opções mostra o texto introduzido para a anotação. Selecione Fechar no painel de lista de opções.

Se remover uma redação, todas as anotações associadas à mesma também serão removidas.

Procurar e redigir (pré-visualização)

Nota

A funcionalidade de pesquisa e redação está em pré-visualização. Para utilizar esta funcionalidade, os clientes precisam de uma versão de avaliação ativa ou de uma licença paga disponível para Solicitações de direitos do titular Priva. Saiba mais sobre subscrições Priva e licenciamento.

As funcionalidades de pré-visualização permitem à Microsoft e aos clientes avaliar e compreender a nova funcionalidade antes de passar para a disponibilidade geral (GA). Esta pré-visualização é voluntária e a utilização está sujeita aos termos aplicáveis a "Pré-visualizações", conforme detalhado na secção Termos de Licenciamento Universal para Serviços Online dos Termos de Produto Da Microsoft e da Adenda à Proteção de Dados dos Produtos e Serviços Microsoft("DPA"). Durante a pré-visualização, continuaremos a refinar a funcionalidade. Assim que a pré-visualização estiver concluída, ficará disponível em geral com suporte formal.

Nota

As funcionalidades de pré-visualização não estão disponíveis para clientes do Us Government Community (GCC) Moderado, GCC High e Departamento de Defesa (DoD).

Quando seleciona um item que suporta a redação no separador Dados recolhidos , existirá um separador Redact na área de revisão de conteúdos junto à lista de itens. No separador Redigir , utilize o comando Procurar e redigir por baixo do contador Instâncias pesquisadas para procurar um valor personalizado à sua escolha num item. Se forem encontradas correspondências, pode marcá-las para redação. O contador Instâncias pesquisadas no separador Redigir reflete o número total de correspondências encontradas para os valores pesquisados.

Para procurar um valor personalizado e aplicar redações:

  1. No separador Redigir , selecione Procurar e redigir.

  2. No painel Procurar e redigir lista de opções, introduza um valor na caixa de pesquisa e, em seguida, selecione Adicionar. Pode introduzir uma ou mais palavras para representar um valor individual a procurar. Para procurar valores adicionais, repita o processo para cada valor. As pesquisas não são sensíveis a maiúsculas e minúsculas.

  3. Se for encontrada uma correspondência, será listada na coluna Valor e o respetivo número de instâncias no item será refletido no contador Instâncias pesquisadas .

  4. Selecione o círculo junto ao valor na lista e selecione o comando Redact por baixo da caixa de pesquisa. Esta ação irá redigir todas as instâncias do valor no item. A coluna Estado do valor muda de Não redigido para Redigido. O contador Redactions no painel agora reflete o número total de instâncias redigidas.

  5. Selecione Fechar no painel de lista de opções, que o leva de volta ao separador Redigir . Verá as redações aplicadas na área de revisão de conteúdo do item e o contador Total de redações aumenta pela quantidade de redações aplicadas.

Sugestão

Pode demorar vários segundos a concluir ações no painel Procurar e redigir lista de opções, consoante o número de instâncias encontradas. Uma barra de carregamento dinâmica indica que as ações estão em curso e o botão Fechar está desativado. Quando as ações estiverem concluídas, pode selecionar Fechar."

Para remover as redações em todas as instâncias de um valor:

  1. No separador Redigir , selecione Procurar e redigir.

  2. No painel procurar e redigir lista de opções, marcar o círculo junto ao valor e selecione o comando Remover redação. O contador de Redactions diminuirá pelo número de instâncias que não foram reativadas.

  3. Selecione Fechar.

Para remover um valor da lista, o que também removerá as redações em todas as instâncias desse valor:

  1. No separador Redigir , selecione Procurar e redigir.

  2. No painel procurar e redigir lista de opções, marcar o círculo junto ao valor e selecione o comando Eliminar. A contagem de Instâncias pesquisadas diminuirá pelo número de instâncias desse valor. Se forem realizadas redações, o contador redactions também diminuirá pelo número de instâncias que não foram reativadas.

  3. Selecione Fechar.

Sugestão

Se existirem várias instâncias de um valor e não redigir todas as instâncias, a status de Redação desse valor será Parcial. Paire o cursor do rato sobre a status Parcial para ver quantas instâncias são redigidas do número total.

Também pode remover redações individuais. Na área de revisão de conteúdos, selecione a caixa de redação e, em seguida, selecione o x no canto superior direito da caixa.

Editar o texto numa caixa de redação

Por predefinição, a palavra "Redigido" é apresentada na parte superior de uma caixa de redação. O titular dos dados verá este texto nos itens que lhes foram fornecidos no pacote de dados final. Pode editar o texto que aparece numa caixa de redação ao seguir os passos abaixo.

Para alterar o texto numa caixa de redação para um valor personalizado que redigiu:

  1. No separador Redigir , selecione Procurar e redigir.

  2. No painel de lista de opções Procurar e redigir, para qualquer valor em que o Estado esteja definido como Parcial ou Redigido, marcar o círculo junto ao valor que está a atualizar.

  3. Selecione o comando Anotar e selecione Atualizar anotação.

  4. Na janela de pop-up, introduza um valor. Recomendamos que utilize um valor curto para se ajustar melhor às caixas de redação mais pequenas.

  5. Selecione Aplicar. A coluna Anotação é atualizada com a sua seleção.

  6. Selecione Fechar no painel de lista de opções, que o leva de volta ao separador Redigir . Verá que as redações desse valor têm agora o texto escrito na caixa, se for adequado.

Para repor o valor para a predefinição nas instâncias redigidas, siga os passos 1 e 2 acima e, no passo 3, selecione Remover anotação.

Sugestão

Pode aplicar uma vista de transparência para ver através da redação sem remover a redação. Na barra de comandos de anotação, selecione a ferramenta na extremidade direita, que lê ao pairar o cursor Ativar/desativar transparência da anotação.

Redigir manualmente

Pode criar manualmente mark-ups inline e redigir conteúdo com os comandos de anotação localizados imediatamente acima da área de revisão de conteúdos no separador Redigir .

Sugestão

Utilize o comando Procurar (o ícone de lupa) junto à parte inferior da área de revisão de conteúdos para localizar rapidamente o texto que pretende redigir. Escreva o texto que procura na caixa de texto de pesquisa e, em seguida, selecione as setas Seguinte e Anterior à direita da caixa de pesquisa para navegar para as instâncias seguintes.

  • Para redigir uma área de texto: aceda à ferramenta Desenho na barra de comandos (a terceira a contar da esquerda) e, no menu pendente, selecione Redação de área. Em seguida, utilize o cursor para desenhar uma caixa de texto que abranja a área de texto que pretende bloquear. Quando terminar de desenhar a caixa, verá a área de texto bloqueada.

  • Para remover todas as redações numa página ou no item inteiro: na ferramenta Desenho , selecione Remover desenhos na página atual para remover todas as redações na página atual dentro do item ou selecione Remover todos os desenhos no documento para remover todas as redações no item.

  • Para remover uma redação individual: utilizando a ferramenta Selecionar anotações (o ícone de ponteiro na extremidade esquerda) na barra de comandos, selecione a caixa de redação que pretende remover e, em seguida, selecione o x no canto superior direito da caixa. A redacção será removida.

Sugestão

Pode aplicar uma vista de transparência para ver através da redação sem remover a redação. Na barra de comandos de anotação, selecione a ferramenta na extremidade direita, que lê ao pairar o cursor Ativar/desativar transparência da anotação.

Limites de redação

Os limites da forma como as redações são obtidas ou apresentadas são explicados abaixo.

As pesquisas são detetadas por página: isto significa que, se um valor passar de uma página para outra (por exemplo, o seu valor de pesquisa é o nome próprio e apelido de uma pessoa e o nome próprio aparece no final de uma página e o apelido aparece no início da página seguinte), o valor não será detetado nesta instância.

Tempo de pesquisa mais longo para itens com mais de 50 páginas: para quaisquer itens de conteúdo com mais de 50 páginas de comprimento, poderá demorar mais tempo a procurar um valor de redação.

Limite de 500 anotações por item: as anotações incluem quaisquer instâncias de Pesquisa e redação encontradas (realçadas, mas ainda não redigidas), quaisquer redações aplicadas e quaisquer desenhos aplicados manualmente. Uma notificação indica que excedeu o limite de anotação e não poderá adicionar mais anotações. Recomendamos que remova todos os destaques de Pesquisa e redação que não pretenda redigir.

Limite de 500 valores exclusivos para um tipo de dados pessoal (para redação assistida): dentro de um item de conteúdo, apenas os primeiros 500 valores exclusivos de um determinado tipo de dados pessoal serão realçados como uma recomendação. Por exemplo, se procurar um número de card de crédito, iremos realçar apenas os primeiros 500 valores exclusivos para um número de card de crédito. Quaisquer valores exclusivos adicionais não serão realçados mesmo que sejam detetados no item.

Limite de extração de texto de 2 MB (para redação assistida): a quantidade de texto por item que pode ser pesquisada para recomendar redações é de 2 MB (este limite de tamanho aplica-se apenas ao texto e não às imagens).

Introduzir notas sobre um ficheiro

Para adicionar ou rever notas num item, selecione o item a partir da respetiva linha e aceda ao separador Notas de Ficheiro na área de revisão de conteúdos à direita. Também pode utilizar a opção Adicionar nota de ficheiro para criar um novo comentário. Para rever ou adicionar notas a um nível geral de casos, aceda ao separador Notas main acima e utilize a nota Adicionar caso. Estas notas estarão visíveis para os utilizadores que trabalham no pedido, mas não serão incluídas no relatório final ou partilhadas com o titular dos dados.

Colaboração para revisão de dados

Os Administradores do Pedido de Direitos do Requerente podem ver todos os pedidos. Pode adicionar outros utilizadores como colaboradores para o pedido. Quando um utilizador é adicionado como colaborador, é automaticamente concedida a esse utilizador uma função Contribuidores de Gestão de Privacidade , que lhes fornece acesso para ver esse pedido e trabalhar com os dados recolhidos no mesmo para ajudar a mover o pedido para a conclusão (saiba mais sobre as funções Priva).

O separador Colaboradores na página de detalhes do pedido mostra todos os colaboradores que podem ver e contribuir para o pedido e para qualquer canal do Teams associado. Para adicionar colaboradores a um pedido:

  1. Na página de detalhes de um pedido, aceda ao separador Colaboradores .
  2. Selecione o comando Adicionar colaborador no separador.
  3. Na janela Adicionar colaborador , comece a escrever o nome do utilizador, selecione o nome assim que for apresentado e, em seguida, selecione Adicionar.

Importante

Depois de adicionar um colaborador, terá de fazer mais duas coisas:

  1. Envie-lhes uma ligação direta para aceder à página de detalhes do reqeust. Obtenha a ligação ao selecionar Partilhar no canto superior direito da página de detalhes do pedido e, em seguida, selecione Copiar ligação.
  2. Conceda-lhes permissões para o canal do Teams (consulte Administradores de TI – Canais privados no Microsoft Teams).

Quando cria um pedido, é criado automaticamente um canal privado dedicado do Teams para os colaboradores discutirem o pedido e partilharem as entradas em segurança. Para iniciar uma conversa no Teams, qualquer colaborador pode selecionar Conversar com colaboradores no canto superior direito da página de detalhes do pedido. Esta ação abre o Teams e coloca-o no canal Geral do site de Equipa do seu pedido de direitos de assunto.

Para remover um colaborador, selecione o respetivo nome na lista de colaboradores e selecione o comando Remover colaborador . Remover um colaborador remove o utilizador da lista de Colaboradores e do canal teams do pedido. O utilizador que criou o pedido não pode ser removido como colaborador.

Pode alterar o comportamento predefinido da criação de canais do Teams para pedidos de direitos de requerente ao aceder a Definições de Privação no canto superior direito do Pedido de Direitos do Requerente. Selecione Colaboração do Teams e, em seguida, desmarque a caixa na página para desativar as capacidades do Teams para todos os pedidos de direitos do requerente.

Concluir a revisão

Quando todos os itens tiverem sido revistos e tiver definido os respetivos status como Incluir, Excluir ou Não corresponder, está na altura de fechar o passo de revisão. Qualquer um dos colaboradores num pedido pode concluir a revisão.

Selecione o botão Concluir revisão no canto superior direito do pedido. Um painel de lista de opções mostrará um resumo dos dados e adicionará quaisquer notas relacionadas. Estas notas destinam-se à manutenção de registos internos e não são partilhadas com o titular dos dados.

Selecione Concluir revisão no painel de lista de opções para concluir o passo de revisão. Esta ação prepara o pedido para as fases finais do processo: gerar relatórios e fechar o pedido. Os resumos das suas decisões serão fornecidos mais tarde no separador Relatórios .

Próximas etapas

Saiba como gerar o relatório final e trabalhar para concluir o pedido em Gerar relatórios e fechar um pedido.

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