Definir limites de Trabalho em Andamento

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Uma prática Kanban essencial — os limites do Work in Progress, conhecidos como "limites WIP" — restringe a quantidade de trabalho que sua equipe realiza em cada etapa do trabalho. Ele foi projetado para concentrar sua equipe em completar itens antes de começar um novo trabalho. Embora contraintuitivo no início, muitas equipes acham que os limites de WIP as ajudam a aumentar sua produtividade e melhorar a qualidade do software.

Você define limites de WIP para cada estágio de trabalho, correspondendo a cada coluna intermediária. O limite define uma restrição suave no número de itens permitidos na coluna. Nada impede que você mova mais itens para a coluna e exceda o limite. Seu quadro Kanban mostra a contagem de itens em cada estágio ao lado de cada limite.

Definir limites de WIP é simples, mas aderir aos limites requer um compromisso da equipe. A adoção bem-sucedida dos limites da WIP envolve uma mudança de cultura. Ele move as equipes de um foco na produtividade individual para um de produtividade da equipe.

Para obter mais informações, consulte Visão geral do Kanban.

Pré-requisitos

• Para definir as configurações da equipe, você deve ser adicionado à função de Administrador de Equipe ou ser membro do grupo de segurança Administradores de Projeto . Para ser adicionado, consulte Adicionar um administrador de equipe ou Alterar permissões no nível do projeto.
• Você deve receber acesso Básico ou superior para exercer todos os recursos da lista de pendências e do painel. Os usuários com acesso de partes interessadas só podem editar itens de trabalho no quadro e adicionar tags existentes a um item de trabalho. As partes interessadas não podem adicionar itens de trabalho ou atualizar campos exibidos em cartões. Para obter mais informações, consulte Sobre níveis de acesso.

Determinar os limites iniciais de WIP

Peça à sua equipe que determine os limites iniciais de WIP a serem definidos e como usá-los e monitorá-los. Poucas regras se aplicam aos números a definir, pois podem variar com base em vários fatores. Execute as seguintes ações para ajudá-lo a determinar quais limites definir:

• Estabeleça limites com base nos trabalhos em curso. Conte os itens presentes em suas colunas Kanban existentes.
• Defina limites que não excedam dois ou três itens por membro da equipe que trabalha dentro de um estágio. Por exemplo, se você tiver três membros da equipe e cada membro da equipe puder trabalhar em no máximo duas tarefas ao mesmo tempo, o limite WIP resultante será 6 (= 3 desenvolvedores X 2 tarefas/desenvolvedor).
• Comece com limites baixos para ajudar sua equipe a descobrir gargalos mais rapidamente e identificar problemas de processo a serem resolvidos.

Mantenha-se dentro dos limites de WIP

Depois de definir seus limites de WIP, você vai querer acompanhar o quão bem sua equipe se mantém dentro dos limites.

Respeitar os limites de WIP significa que as equipes não puxam itens para uma coluna se isso fizer com que o número de itens na coluna exceda o limite de coluna. Quando isso acontece, seu quadro Kanban fornece feedback imediato. Esse feedback deve funcionar como um sinal para que a equipe se concentre imediatamente nas atividades para reduzir o número de itens na coluna.

Embora simples em teoria, manter-se dentro dos limites da WIP pode forçar indivíduos, equipes e organizações a saírem de sua zona de conforto. Os membros da equipa que gostam de realizar várias tarefas podem sentir-se constrangidos. Outros podem ficar sem trabalho enquanto esperam que o trabalho termine numa fase a montante.

Para obter as vantagens de restringir o trabalho em andamento, peça à sua equipe que se reúna com frequência para discutir as mudanças de processo que estão ocorrendo.

Identificar gargalos

Para otimizar o fluxo de valor, você naturalmente quer identificar e eliminar gargalos. Os gargalos indicam a existência de desperdício no processo geral do fluxo de trabalho.

Ao monitorar seu quadro Kanban ao longo do tempo, você pode aprender onde os gargalos ocorrem. Quando vários itens ficam em uma coluna sem trabalho por vários dias, ocorre um gargalo. Os gargalos normalmente ocorrem quando os limites de WIP são muito altos. No entanto, nenhum estrangulamento pode indicar que os limites da WIP são demasiado baixos.

Tirar instantâneos periódicos do seu quadro Kanban pode catalogar visualmente onde o trabalho flui sem problemas e onde os gargalos aparecem.

Esses instantâneos podem mostrar à sua equipe as seguintes informações:

• Quantos itens existem, em média, em um estágio/coluna de fluxo de trabalho
• Quantos itens estão sendo trabalhados versus membros da equipe que trabalham em um estágio/coluna de fluxo de trabalho
• Quantos e quais itens permaneceram em um estágio/coluna de fluxo de trabalho por longos períodos de tempo
• Quantos itens a equipe completou ao final de um período de uma, duas ou três semanas

Elimine o desperdício

Como os gargalos sinalizam desperdício em seu processo de fluxo de trabalho, você precisa identificar a origem do desperdício. Kanban define desperdício como qualquer coisa que não seja estritamente necessária para produzir os resultados desejados.

Os desperdícios comuns no desenvolvimento de software incluem:

• Código ou recursos não utilizados
• Defeitos que levam ao retrabalho
• Atrasos ou tempo gasto à espera de algo
• Transferências de uma pessoa, equipe ou processo de negócios para outro
• Requisitos insuficientes
• Comunicação lenta ou deficiente

A eliminação de desperdícios requer discussões em equipe para identificar causas e soluções aceitáveis para a equipe.

Definir limites de WIP

Com uma compreensão de como você deseja usar os limites de WIP, execute as etapas a seguir para defini-los. Se você não mapeou o fluxo de trabalho da sua equipe para colunas Kanban, faça isso primeiro.

1. Abra seu quadro Kanban.

2. Selecione o ícone de engrenagem para configurar o quadro e definir as configurações gerais da equipe.

   

3. Escolha Colunas e, em seguida, uma guia de coluna para definir o limite de WIP para essa coluna.

   

   Nota

   Diferentes títulos de coluna e opções estão disponíveis com base no processo que foi usado para criar seu projeto e se sua equipe optou por tratar bugs como requisitos ou como tarefas.

4. Quando tiver terminado, selecione Guardar.

Limites, desafios e soluções de WIP

As equipes ocasionalmente excedem os limites de WIP em um ou dois itens. No entanto, se sua equipe frequentemente excede os limites em três ou mais itens, eles devem revisar processos ou ajustar os limites.

Depois que uma equipe tiver trabalhado com limites de WIP por várias semanas, discuta os desafios que os membros da equipe têm. Em seguida, decida quais soluções eles gostariam de usar e ajuste os limites conforme necessário. A lista a seguir, embora não exaustiva, indica alguns dos desafios comuns que as equipes encontram e soluções comprovadas para superá-los.

Desafios da WIP

• Dinâmicas sociais. Quando se trata de seguir regras, os membros da equipe podem se sentir desafiados. Alguns querem, naturalmente, rebelar-se. Outros não veem que a regra se aplica a eles ou não veem o que fazem como infringir as regras. Alguns membros da equipe podem assumir trabalho extra que está fora do escopo do que foi acordado. E, ainda, outros não querem desistir da multitarefa, pois acreditam que é a chave para a sua produtividade e realização individual.

• Variabilidade dos trabalhos em curso. A grande variabilidade no tamanho dos itens de trabalho — histórias de usuários e bugs — pode influenciar negativamente o fluxo de trabalho geral. Por exemplo, itens com estimativas que variam em tamanho de 4 horas a 14 dias, ou 2 a 55 pontos de história, não podem ser contados da mesma forma quando se trata de restringir o trabalho em andamento.

• Ignorando problemas sistémicos. Em vez de resolver problemas de fluxo de trabalho quando ocorrem gargalos, as equipes continuam dedicando mais tempo para superar o gargalo.

• Mudança de cultura. A adoção de limites de WIP introduz alterações no sistema, na cultura e na equipe.

Soluções para gestão de WIP

• Construa uma cultura de produtividade da equipa. Abordar a tensão natural que existe entre a produtividade individual versus a produtividade da equipa. Identifique maneiras pelas quais os membros da equipe podem melhorar a produtividade geral da equipe e do processo de fluxo de trabalho.

• Trabalho de dimensionamento para minimizar a variabilidade. Antes do início do trabalho em qualquer item, a equipe deve discutir o tamanho geral do trabalho necessário e determinar se ele pode ser dividido em tarefas menores.

• Concentre-se no fluxo de itens de alta prioridade. Quando ociosos, os membros da equipe perguntam como podem ajudar a mover um item upstream para frente. Quando bloqueados ou desafiados a entregar um item dentro do prazo, os membros da equipe pedem ajuda para concluir um item.

• Capacidade da equipe de recursos para cada etapa de trabalho. Os gargalos podem ocorrer quando não há especialistas suficientes para trabalhar em uma determinada etapa. Determine maneiras de aumentar as habilidades da equipe dentro de cada estágio de trabalho ou adicionar recursos conforme necessário para atender a um estágio de trabalho com falta de pessoal.

• Construa um entendimento compartilhado. Esforçar-se continuamente para aumentar a compreensão da equipe sobre como trabalhar usando práticas Kanban. Tome ações que permitam que os membros da equipe contribuam para as mudanças do processo. Considere agendar retrospetivas regulares ou reuniões de equipe para discutir o que funciona bem e o que precisa mudar. Documente as políticas da equipe para limitar a ambiguidade.

• Use métricas para ajustar processos. Verifique periodicamente as métricas Kanban do trabalho em andamento e o lead time para determinar quando as alterações precisam ser feitas.

• Gerencie as mudanças de cultura de forma consciente. As pessoas querem fazer o seu melhor trabalho — um princípio fundamental subjacente ao Kanban e às disciplinas associadas. Aplique os princípios de gestão da mudança à medida que adota novas práticas. Crie uma maior propriedade dentro da equipe para o sucesso da implementação de limites de WIP.

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