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Definir limites de Trabalho em Andamento

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Os limites do Work-in-Progress (WIP), uma prática Kanban crucial, restringem o trabalho que sua equipe assume em cada estágio. Ao enfatizar a conclusão antes de iniciar um novo trabalho, as equipes geralmente experimentam maior produtividade e melhor qualidade de software.

A definição de limites de WIP para cada estágio adiciona restrições suaves sobre o número de itens permitidos nas colunas correspondentes. Exceder esses limites é possível, mas seu quadro exibe contagens de itens ao lado de cada limite. Use este artigo como um guia para definir e implementar limites de WIP.

Pré-requisitos

Categoria Requerimentos
Níveis de acesso Pelo menos acesso básico.
Permissões Para definir as configurações da equipe: Membro do grupo de segurança Administradores de Projeto ou Administrador de Equipe função. Para obter mais informações, consulte Alterar permissões ao nível do projeto.

Determinar os limites iniciais de WIP

Execute as seguintes ações para determinar os limites iniciais da WIP.

  • Avaliar o trabalho atual: conte os itens presentes nas colunas existentes para definir os limites iniciais de WIP.
  • Definir limites baseados em equipe: defina limites que não excedam dois ou três itens por membro da equipe trabalhando em um estágio. Por exemplo, com três membros da equipe, o limite de WIP é seis, três desenvolvedores X duas tarefas/desenvolvedor.
  • Comece baixo: comece com limites baixos para identificar gargalos e resolver problemas de processo prontamente.

Mantenha-se dentro dos limites de WIP

Depois de definir seus limites de WIP, acompanhe o quão bem sua equipe se mantém dentro dos limites.

Respeitar os limites de WIP significa que as equipes não puxam itens para uma coluna se isso fizer com que o número de itens na coluna exceda o limite de coluna. Quando o fazem, o seu conselho fornece feedback imediato. Esse feedback deve funcionar como um sinal para que a equipe se concentre imediatamente nas atividades para reduzir o número de itens na coluna.

Imagem de exemplo de um quadro mostrando uma coluna acima do limite WIP.

Embora simples em teoria, manter-se dentro dos limites da WIP pode forçar indivíduos, equipes e organizações a saírem de sua zona de conforto. Os membros da equipa que gostam de realizar várias tarefas podem sentir-se constrangidos. Outros podem ficar sem trabalho enquanto esperam que o trabalho termine numa fase a montante.

Para obter as vantagens de restringir o trabalho em andamento, peça à sua equipe que se reúna com frequência para discutir as mudanças de processo que estão ocorrendo.

Identificar gargalos

Para otimizar o fluxo de valor, você naturalmente quer identificar e eliminar gargalos. Os gargalos indicam a existência de desperdício no processo geral do fluxo de trabalho.

Ao monitorar sua placa ao longo do tempo, você pode saber onde os gargalos ocorrem. Quando vários itens ficam em uma coluna sem trabalho por vários dias, ocorre um gargalo. Os gargalos normalmente ocorrem quando os limites de WIP são muito altos. No entanto, nenhum estrangulamento pode indicar que os limites da WIP são demasiado baixos.

Tirar instantâneos periódicos do seu quadro pode catalogar visualmente onde o trabalho flui sem problemas e onde os gargalos aparecem.

Captura de tela de instantâneos de exemplo.

Esses instantâneos podem mostrar à sua equipe as seguintes informações:

  • Número médio de itens dentro de um estágio ou coluna de fluxo de trabalho
  • A proporção de itens que estão sendo trabalhados para o número de membros da equipe dentro de um estágio ou coluna de fluxo de trabalho
  • Número de itens que permaneceram em um estágio ou coluna de fluxo de trabalho por períodos prolongados
  • Número de itens concluídos e taxa de transferência média durante um período de tempo específico

Elimine o desperdício

Para resolver os gargalos em seu processo de fluxo de trabalho, é essencial identificar as fontes de desperdício. Desperdício refere-se a qualquer coisa que não seja estritamente necessária para alcançar os resultados desejados. No desenvolvimento de software, as formas comuns de desperdício incluem:

  • Código ou recursos não utilizados
  • Defeitos que requerem retrabalho
  • Atrasos ou tempo de espera
  • Handoffs entre equipas ou processos
  • Requisitos insuficientes
  • Comunicação ineficiente

Para eliminar o desperdício, participe de discussões em equipe para identificar causas e encontrar soluções aceitáveis de forma colaborativa.

Definir limites de WIP

Com uma compreensão de como você deseja usar os limites de WIP, execute as etapas a seguir para defini-los. Certifique-se de que já mapeou o fluxo de trabalho da sua equipa para colunas.

  1. Abra o seu quadro.

  2. Selecione o ícone de engrenagem para configurar o quadro e definir as configurações gerais da equipe.

    Captura de ecrã a mostrar as definições do quadro aberto para uma equipa, navegação vertical.

  3. Escolha Colunas e, em seguida, uma guia de coluna para definir o limite de WIP para essa coluna.

    Captura de tela mostrando quadro, Personalizar colunas, colunas padrão, processo Agile, definir limites de WIP.

    Nota

    Diferentes títulos de coluna e opções estão disponíveis com base no processo que foi usado para criar seu projeto e se sua equipe optou por tratar bugs como requisitos ou como tarefas.

  4. Quando tiver terminado, selecione Guardar.

Limites, desafios e soluções de WIP

As equipes ocasionalmente excedem os limites de WIP em um ou dois itens. Se exceder frequentemente os limites em três ou mais itens, reveja os processos ou ajuste os limites.

Sua equipe deve se envolver em discussões após várias semanas de uso dos limites de WIP. Identifique desafios, decida soluções de forma colaborativa e ajuste os limites conforme necessário. A lista a seguir não é exaustiva, mas abrange desafios comuns, equipes e soluções comprovadas.

Desafios da WIP

  • Dinâmica social: Os membros da equipa podem ter dificuldade em seguir regras. Alguns rebelam-se, outros não compreendem a aplicabilidade e alguns assumem trabalho extra para além dos limites acordados. Crenças multitarefas também podem dificultar a adesão.

  • Variabilidade do trabalho: tamanhos de itens desiguais, por exemplo, histórias de usuários e bugs, afetam o fluxo de trabalho. Estimativas variáveis, como horas, dias e pontos de história, exigem restrições de WIP personalizadas.

  • Ignorando problemas sistêmicos: as equipes geralmente persistem por gargalos em vez de resolver problemas subjacentes do fluxo de trabalho.

  • Mudança de cultura: a implementação de limites de WIP envolve ajustes de sistema, cultura e equipe.

Soluções para gestão de WIP

  • Construa uma cultura de produtividade da equipe: Resolva a tensão entre a produtividade individual e da equipe. Incentive práticas que melhorem a eficiência geral do fluxo de trabalho.

  • Dimensionar o trabalho adequadamente: discuta o tamanho do trabalho antes de iniciar as tarefas. Divida itens grandes em tarefas menores.

  • Priorize itens de alto valor: quando estiver ocioso, concentre-se em mover os itens upstream para frente. Procure ajuda quando estiver bloqueado ou enfrentando desafios de entrega.

  • Alocação da equipe de recursos: Garantir especialistas adequados em cada etapa do trabalho para evitar gargalos.

  • Construa um entendimento compartilhado: Promova a compreensão da equipe sobre as práticas Kanban. Realizar retrospetivas regulares e políticas de documentos.

  • Faça ajustes orientados por métricas: monitore métricas de WIP e lead time para ajustes de processo.

  • Gerenciar mudança de cultura: aplique princípios de gerenciamento de mudanças e promova a propriedade da equipe durante a implementação do limite de WIP.