Introdução à adoção de Microsoft Syntex

Microsoft Syntex é um serviço baseado na cloud que aplica inteligência artificial (IA) para automatizar o processamento de conteúdos e a extração de conhecimentos. Ajuda-o a transformar os seus conteúdos em dados estruturados que podem ser facilmente pesquisados, analisados e reutilizados.

Microsoft Syntex oferece uma variedade de casos de utilização para melhorar a gestão de conteúdos numa empresa. Eis alguns exemplos de como pode ser aplicado:

• Gerar automaticamente documentos de rotina – utilize a assemblagem de conteúdos para criar modelos modernos para ficheiros que precisam de ser gerados regularmente, como relatórios de manutenção de rotina.

• Gerar documentos em massa — utilize a assemblagem de conteúdos para gerar grandes quantidades de documentos semelhantes, por exemplo, renovações de contratos.

• Processar documentos recebidos — utilize Microsoft Syntex para gerir e processar documentos empresariais recebidos, como formulários de seguros, verificações comerciais e contratos de aluguer.

• Tornar as informações mais fáceis de encontrar – utilize Microsoft Syntex para melhorar a deteção e a capacidade de utilização de documentos empresariais e informações dos funcionários em bibliotecas de documentos, tais como políticas e procedimentos.

• Localizar detalhes de conteúdo — Centralize, organize e obtenha conteúdo com Microsoft Syntex para facilitar a descoberta de detalhes específicos, como informações sobre patentes.

• Conformidade do documento – utilize Microsoft Syntex para ajudar a cumprir os requisitos de retenção e confidencialidade dos seus documentos empresariais, incluindo ficheiros de eventos ou conferências.

Identificar cenários empresariais

Para se preparar para utilizar Microsoft Syntex na sua organização, primeiro tem de compreender os cenários nos quais será útil. O "porquê" ajuda a determinar que funcionalidades serão mais benéficas e se o processamento de documentos é necessário, que tipo de modelo será necessário. Para cumprir um resultado de negócio, pode ser útil combinar várias funcionalidades de Microsoft Syntex. Utilize os cenários de exemplo e casos de utilização para dar ideias sobre como pode utilizar Microsoft Syntex na sua organização.

O conteúdo é a força vital da organização. Muitas unidades empresariais na sua organização são responsáveis pelo processamento de dados e podem fazê-lo hoje com uma combinação de processos manuais ou semi-automatizados que envolvem vários passos. A utilização de funcionalidades Microsoft Syntex pode ajudá-lo a melhorar as práticas de gestão de conteúdos da sua organização, incluindo:

• Forneça pesquisa e filtragem avançadas para melhorar a localizabilidade e a obtenção da pesquisa.

• Defina a formatação condicional para ver e filtrar documentos facilmente.

• Gere um relatório do Power BI com um clique com metadados extraídos.

• Crie regras na biblioteca de documentos ou fluxos de trabalho empresariais através do Power Automate.

• Garanta a conformidade através da aplicação de etiquetas de retenção e confidencialidade.

Considere o seu ciclo de vida de conteúdo

Pensando no ciclo de vida típico dos conteúdos em que o conteúdo é criado e recriado, até à compreensão e processamento de conteúdos e à deteção e pesquisa de conteúdos, existem muitas funcionalidades no Microsoft Syntex que podem ajudar a sua empresa.

Criação e reutilização de conteúdos

Dentro do ciclo de vida do conteúdo, podem existir casos de utilização para automatizar a criação de conteúdos, especialmente conteúdo transacional ou padronizado e a assemblagem de conteúdos pode ser útil para tal. A assemblagem de conteúdos pode gerar automaticamente documentos empresariais repetitivos padrão, tais como contratos, declarações de trabalho, contratos de serviço, cartas de consentimento, campos de vendas e correspondência.

Depois de identificar tipos de documento repetitivos, deverá identificar a origem de dados que pode ser utilizada como origem para os documentos. Ter uma lista ou origem de dados para preencher os documentos permite-lhe fazê-lo de forma mais rápida, consistente e com menos erros ao criar modelos modernos e utilizar esses modelos para gerar documentos. Para utilizar esta funcionalidade, é necessário configurar uma subscrição do Azure na Microsoft Syntex configuração.

Colaboração em conteúdos

A funcionalidade de anotações no Microsoft Syntex é utilizada para adicionar notas e comentários a conteúdos em bibliotecas de documentos, seja para si ou para colaborar com outras pessoas. A funcionalidade anotações pode ser utilizada sem modificar os ficheiros originais, pelo que os registos originais são preservados.

Atualmente, as ferramentas de anotação incluem a caneta e o marcador, onde as cores podem ser selecionadas juntamente com uma borracha para remover traços de tinta digital e anotações anteriores. Depois de configurar uma subscrição do Azure no seu inquilino para Microsoft Syntex, esta funcionalidade será ativada para os seus utilizadores. Recomendamos que considere fornecer detalhes aos utilizadores finais sobre a funcionalidade, especialmente para grupos empresariais que podem ter uma forte margem de lucro ou anotar documentos.

Compreensão e processamento de conteúdos

Utilizar Microsoft Syntex para automatizar a classificação e extração de dados do conteúdo através do processamento de documentos e as funcionalidades de etiquetagem de taxonomia ou etiquetagem de imagens podem poupar tempo e dinheiro, minimizando o risco de erros de digitação ou informações perdidas.

Microsoft Syntex pode executar diferentes tipos de tarefas no seu conteúdo, incluindo classificação, extração e palavras-chave. A tabela seguinte mostra estas tarefas e funcionalidades relacionadas.

Tarefa	Descrição	funcionalidade Microsoft Syntex
Classificação	Identifica o tipo de conteúdo que o ficheiro representa (por exemplo, um relatório, uma fatura ou um formulário)	Processamento de documentos não estruturados
Extração	Identifica informações baseadas numa entidade a partir de um documento	Processamento de documentos estruturados Processamento de documentos de forma livre Processamento de documentos pré-criado Reconhecimento ótico de carateres
Etiquetagem de palavras-chave	Sugere informações com base numa propriedade ou decisão sobre um documento com palavras-chave	Etiquetagem de taxonomia Etiquetagem de imagens

Conformidade do conteúdo

Os modelos de processamento de documentos também podem ser utilizados para adicionar conformidade, fazendo com que apliquem etiquetas de confidencialidade e etiquetas de retenção a conteúdos adicionados a bibliotecas de documentos com modelos configurados com as mesmas.

Assim que o tipo de conteúdo e os metadados estiverem disponíveis numa biblioteca de documentos, os utilizadores empresariais podem realizar muitas ações nos dados, incluindo a criação de novas vistas sobre o conteúdo, a criação de relatórios, a movimentação de conteúdos com base em determinadas informações presentes através de regras e a criação de fluxos de trabalho do processo de negócio para aprovações, a adição de dados a outros sistemas, a geração de encomendas de trabalho e muitas outras tarefas que poderiam ter sido feitas manualmente.

Deteção de conteúdo

A utilização de funcionalidades de processamento de documentos no Microsoft Syntex pode melhorar a experiência de pesquisa, uma vez que cada fragmento de metadados extraídos do conteúdo será agora pesquisável. A funcionalidade de consulta de conteúdos permite-lhe executar consultas específicas baseadas em metadados em bibliotecas de documentos do SharePoint. Pode fazer consultas mais rápidas e precisas com base em valores de colunas de metadados específicos, em vez de apenas procurar palavras-chave.

Além de classificar e extrair dados de conteúdos adicionados a uma biblioteca do SharePoint, a sua organização pode ter conteúdos atualmente bloqueados em imagens que são difíceis de localizar. O serviço de reconhecimento ótico de carateres (OCR) no Microsoft Syntex permite extrair texto impresso ou manuscrito de imagens e documentos. Exemplos de imagens incluem cartazes, desenhos e etiquetas de produto. Exemplos de documentos incluem artigos, relatórios, formulários e faturas. Normalmente, o texto é extraído como palavras, linhas de texto e parágrafos ou blocos de texto, o que permite o acesso à versão digital do texto digitalizado. As informações extraídas são indexadas na pesquisa e podem ser disponibilizadas para funcionalidades de conformidade, como prevenção de perda de dados (DLP).

Planear a introdução

Ao começar a utilizar Microsoft Syntex, é recomendável avaliar o estado atual e as necessidades da organização relativamente à gestão, processamento e análise de conteúdos. Pode ajudar a identificar repositórios de conteúdo chave específicos utilizados por grupos na sua organização e a debater com essas equipas os respetivos processos e cenários empresariais atuais. Existem casos em que estão atualmente a gerir conteúdos manualmente que podem ser automatizados? Estes podem incluir casos em que estão a processar a ingestão de formulários ou documentos padrão, como documentos de RH ou ordens de compra para processamento ou se estão a gerar conteúdo repetido em escala, como cartas de oferta ou propostas. Ou áreas onde estão a fazer as suas anotações através de caneta e papel ou de uma aplicação de terceiros, onde agora pode fazê-lo no seu ambiente do SharePoint existente.

Ao pensar em que cenários empresariais deve considerar, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Resolve um problema real?
• Será amplamente utilizado ou terá um impacto amplo?
• É possível obter?
• Pode medir o sucesso?

Os comandos Microsoft Syntex na ferramenta de Avaliação do Microsoft 365 também podem ajudar a identificar potenciais áreas do seu ambiente do SharePoint que podem beneficiar de funcionalidades Microsoft Syntex.

Se não tiver a certeza por onde começar, considere dar saída dos modelos de site Microsoft Syntex disponíveis no seu inquilino depois de configurar Microsoft Syntex e configurar a sua subscrição do Azure. Estes modelos estão disponíveis em todos os sites de equipa e são pré-criados, prontos a implementar e personalizáveis. Utilize estes modelos para iniciar um site profissional para gerir, processar e controlar o estado dos documentos empresariais na sua organização com várias funcionalidades de Microsoft Syntex. Estes sites podem ajudá-lo a despromover funcionalidades para equipas empresariais e a começar a prever e a desenvolver cenários para a sua organização ao ilustrar como as funcionalidades podem acrescentar valor a áreas empresariais como gestão de contratos e contabilidade.

Identificar funções e responsabilidades

Ao determinar quem na sua organização terá de estar envolvido nos seus projetos de Microsoft Syntex, irá ajudar a mapear as funcionalidades necessárias. As funções na tabela seguinte podem estar envolvidas, consoante as funcionalidades que selecionar para utilizar.

Por exemplo, se estiver focado no processamento de documentos, a função de administrador do SharePoint será fundamental para criar e gerir centros de conteúdo necessários para gerir modelos em escala. Se estiver focado em funcionalidades como o OCR e a conformidade, será necessário o administrador de Conformidade do Purview. Se a etiquetagem de taxonomia for perseguida, é importante compreender a gestão da sua loja de termos empresariais ou determinar se irá utilizar um centro de conteúdos.

Administrador	Requisito	Responsabilidades
Administrador de Subscrições do Azure	Microsoft Entra função	Configurar as definições de subscrição do Azure, veja Gestão de custos da Microsoft nos dados do Azure
Administrador de Conformidade do Purview	Microsoft Entra função	Planear as definições de conformidade, tais como etiquetas de confidencialidade e políticas de retenção e definições de OCR
Administrador do SharePoint	Microsoft Entra função	Reúna casos de utilização empresarial, determine se as funcionalidades serão ativadas em todos os sites ou em sites selecionados Gerir centros de conteúdo e permissões Estabelecer melhores práticas e rever a análise de modelos
Administrador do Power Platform	Microsoft Entra função	Configurar o ambiente Dataverse (se necessário) para modelos estruturados e de forma livre
Administrador do Arquivo de Termos do SharePoint	Configurado pelo administrador do SharePoint no centro de administração do SharePoint	Gerir conjuntos de termos empresariais, determinar se os utilizadores finais podem modificar determinados conjuntos de termos
Microsoft Syntex utilizador empresarial (gerir modelos com a assemblagem de conteúdos)	Permissões geridas ao nível do site ou em centros de conteúdo O conteúdo introduza permissões de edição Permissões de Gestão de Listas do SharePoint onde pretende publicar modelos ou utilizar funcionalidades de assemblagem de conteúdos	Recolher casos de utilização empresarial Criar, preparar e aplicar modelos

Considerações de configuração e configuração

Planear uma implementação de Microsoft Syntex envolve determinar que funcionalidades irá ativar e planear os custos com a calculadora de custos Microsoft Syntex para ajudar a prever os custos para Microsoft Syntex, particularmente com o advento dos serviços pay as you go. Esta ferramenta dá-lhe uma melhor compreensão dos padrões de utilização e dos custos estimados da sua organização para que possa tomar decisões mais informadas. Também é útil em conjunto com a ferramenta de Avaliação do Microsoft 365, que analisa a sua arquitetura de informações e realça bibliotecas com tipos de conteúdo de clientes e colunas expandidas que podem beneficiar da automatização com tecnologia Syntex.

Lista de verificação de preparação

Para se preparar para implementar Microsoft Syntex, tem de:

1. Planear o estado final

   • Planeie o aproveitamento do valor das funcionalidades Microsoft Syntex em áreas como:
     • Procurar
     • Filtrar e ver formatação
     • Conformidade
     • Automatização

2. Identificar

   • Compreender a arquitetura de informações existente e a utilização da funcionalidade de gestão de conteúdos.
   • Os tipos de conteúdo existentes são bons candidatos para modelos?
   • Que processos existentes seriam melhorados pelos metadados?
   • Quanto conteúdo irá processar?

3. Design

   • Crie a sua abordagem à arquitetura de informações, metadados geridos e tipos de conteúdo.
   • Crie o processo para definição, criação e gestão.