Аналитика закупок

В ходе своей повседневной деятельности предприятия собирают огромное количество данных, что дает возможность генерировать ценную бизнес-аналитику для специалистов по закупкам:

• Предложения по покупке
• Заказы на покупку
• Счета покупки

Business Central предоставляет функции для сбора, анализа и совместного использования данных о закупках вашей организации.

• Power BI отчеты о покупках
• Разовый анализ списков
• Нерегламентированный анализ данных в Excel (используя функцию 'Открыть в Excel')
• Встроенные отчеты о продажах

Каждая из этих функций имеет свои преимущества и недостатки в зависимости от типа анализа данных и роли пользователя. Дополнительные сведения см. в статье "Аналитика", "Бизнес-аналитика" и "Отчеты".

В этой статье рассказывается, как использовать эти аналитические функции для получения аналитики по закупкам.

Потребности в аналитике в сфере закупок

Рассматривая потребности в аналитике в закупках, имеет смысл использовать модель, основанную на ролях пользователей и их потребностях в аналитике на высоком уровне.

Люди, занимающие разные роли, имеют разные потребности в данных и используют их по-разному. Например, специалисты по управлению активами и финансам взаимодействуют с данными иначе, чем сотрудники отдела продаж.

Role	Агрегация данных	Типичные способы потребления данных
Операционный директор / директор по безопасности / финансовый директор / генеральный директор	Данные о производительности	КПЭ Информационные панели Бухгалтерские отчеты
Менеджер по закупкам	Тенденции, сводки	Встроенные управленческие отчеты Оперативный анализ
Специалист по закупкам / агент по материально-техническому снабжению	Подробные данные	Встроенные операционные отчеты Данные задачи на экране

Использование Power BI для мониторинга ключевых показателей эффективности приобретения

Ключевой показатель эффективности (КПЭ) — это измеримая величина, которая показывает, насколько эффективно вы достигаете своих целей. В сфере закупок для мониторинга эффективности работы отделов закупок часто используют следующие КПЭ:

• Сумма по непоставленным товарам (без учета НДС)
• Сумма по полученным товарам, по которым не выставлены счета (без учета НДС)
• Прирост покупок по сравнению с предыдущим периодом (сумма или в процентах)
• Покупки по товару/поставщику/складу/менеджеру
• Фактические и бюджетные покупки

Эти ключевые показатели эффективности закупок и многое другое доступны в приложении Power BI для Business Central. Дополнительные сведения см. в приложении "Приобретение Power BI".

Следующая таблица описывает, как можно использовать отчеты в приложении Power BI Закупки.

Чтобы...	Откройте Business Central (CTRL+SELECT)	Подробнее
Получение общей сводки по всем действиям по закупке. Просмотр статистики покупок, например сводок по суммам, неуплаченных сумм, сумм полученных, но не включенных в выставленные счета, и сумм по выставленным счетам.	Обзор покупок	Об отчете "Обзор покупок"
Изучение затрат на различные компоненты при покупках с подробной разбивкой данных по покупкам по категориям, поставщикам, финансовым месяцам, годам и типам документов.	Разбивка покупок	Об отчете "Разбивка покупок"
Анализируйте ежедневные покупки и выявляйте тенденции и исключения в ежедневных расходах. Отслеживайте ежедневные колебания покупок и выявляйте необычные модели расходов.	Ежедневные покупки	Об отчете "Ежедневные покупки"
Проанализируйте 30-дневную скользящую среднюю ваших покупок, сравните ее с общей суммой покупки и определите тенденции и закономерности покупок.	Скользящие средние	Об отчете "Скользящие средние"
Обзор общей суммы всех покупок за скользящий 12-месячный период для долгосрочного анализа тенденций и прогнозирования.	Скользящая годовая сумма	О скользящей годовой сумме
Сравнивайте данные о покупках за разные периоды времени. Можно выполнить сравнение на уровне года, квартала или месяца и определить отслеживание покупок в этих периодах.	По сравнению с предыдущим периодом	Об отчете "По сравнению с предыдущим периодом"
Получите представление об эффективности покупок с течением времени. Выявляйте тенденции или закономерности, возникающие с течением времени.	Год к году	Об отчете "Год к году"
Анализ покупок по поставщикам и по товарам для лучшего понимания товаров, которые потребляют значительную часть бюджета покупки.	Покупки по товару	Об отчете "Покупки по товару"
Анализ покупок по поставщикам для определения поставщиков, ответственных за большую часть покупок.	Покупки по поставщику	Об отчете "Покупки по поставщику"
Анализ действий по закупкам по закупающему менеджеру для управления отделами закупок и индивидуальной эффективностью.	Покупки по менеджеру по закупкам	Об отчете "Покупки по менеджеру по закупкам"
Получите полное представление данных о покупках на различных складах и выявите тенденции и закономерности в их действиях по закупке.	Покупки по складу	Об отчете "Покупки по складу"
Сравнение фактических расходов с выделенным бюджетом для обеспечения соответствия расходов финансовым планам.	Факт/бюджет	Об отчете "Факт/бюджет"
Анализ высокоуровневых сведений о заказах на возврат и просмотр ключевых метрик, таких как сумма покупки, количество покупок и ставка возврата.	Обзор возврата покупки	Общие сведения о возврате покупки
Анализ высокоуровневой информации о действиях по предложениям по покупке. Определите показатели закупок, связанные с суммами или объемом закупок для перспективных поставщиков.	Обзор ценового предложения закупки	Обзор ценового предложения на покупку
Анализ ключевых факторов, которые управляют деятельностью по приобретению. Найдите наиболее значимые переменные и тенденции.	Ключевые факторы влияния покупки	Сведения о ключевых факторах влияния покупки
Проанализируйте прогнозируемую сумму покупки, чтобы получить прогнозируемую информацию о приобретении для различных поставщиков, покупателей и элементов.	Прогнозирование покупок	О прогнозировании покупок
Анализ эффективности работы поставщиков по основным метрикам закупок. Аналитические сведения включают уровень возврата, сумму скидки, товар и зависимость от расходов.	Анализ качества поставщика	Анализ качества поставщика

Tip

Вы можете легко отслеживать ключевые показатели эффективности, отображаемые в отчетах Power BI, в соответствии с вашими бизнес-целями. Дополнительные сведения см. в статье Отслеживание ключевых показателей эффективности бизнеса с помощью метрик Power BI.

Использование финансовой отчетности для создания финансовых отчетов и КПЭ (связанных с закупками)

Функция Финансовая отчетность предоставляет аналитику финансовых данных, отражаемых в вашем плане счетов. Вы можете настроить бухгалтерские отчеты для анализа сумм на счетах главной книги (ГК) и сравнения операций главной книги с операциями бюджета. Для закупок вы можете настроить бухгалтерские отчеты по счетам главной книги (ГК), которые вы используете для учета покупок.

Измерения играют важную роль в бизнес-аналитике. Измерением называются данные, которые можно добавлять к записи в качестве параметра. Измерения позволяют группировать операции со сходными характеристиками, такими как клиенты, регионы и продукты, а также быстро извлекать эти группы для анализа. Кроме того, измерения могут использоваться при определении аналитических представлений и создании бухгалтерских отчетов. Дополнительные сведения см. в разделе "Работа с измерениями".

Дополнительные сведения о финансовых отчетах см. в разделе "Подготовка финансовых отчетов с помощью финансовых данных и категорий счетов".

Финансовая отчетность по филиалам или юридическим лицам (связанная с закупками)

Некоторые организации используют Business Central в нескольких бизнес-подразделениях или юридических лицах. Другие используют Business Central в дочерних компаниях, которые отчитываются перед головными организациями. Business Central предоставляет бухгалтерам инструменты, которые помогают им передавать общие записи реестра из двух или более компаний (дочерних компаний) в консолидированную компанию. В частности, для управления закупками вам может потребоваться консолидировать операции главной книги по счетам покупок, чтобы отслеживать ключевые показатели эффективности продаж по филиалам или юридическим лицам.

Дополнительные сведения см. в разделе "Консолидация компании".

Специальный анализ данных по покупкам

Иногда вам может просто понадобиться проверить, сходятся ли цифры, или убедиться в правильности какого-либо показателя. Следующие функции отлично подходят для специального анализа:

• Анализ данных на страницах списка книг учета
• Открыть в Excel

Функция Анализ данных позволяет открыть практическую любую страницу списка, такую как Заказы на покупку, Учтенные счета покупки, Операции книги поставщиков или Операции главной книги, перейти в режим анализа, а затем группировать, фильтровать и сводить данные так, как вам нужно.

Аналогичным образом вы можете использовать действие Открыть в Excel, чтобы открыть страницу списка, отфильтровать список для получения подмножества данных, а затем использовать Excel для работы с данными.. Например, с помощью таких функций, как «Анализ данных», «Анализ "что, если"» или «Таблица прогнозов».

Tip

Если вы настроите OneDrive для системных функций, книга Excel откроется в браузере.

Дополнительные сведения см. в нерегламентированном анализе данных о закупках о том, как выполнять нерегламентированный анализ данных о покупке.

Встроенные отчеты по покупкам

В состав Business Central входит несколько встроенных отчетов, функций трассировки и инструментов, с помощью которых специалисты по закупкам могут формировать отчеты по своим данным.

Чтобы ознакомиться с доступными отчетами для закупок, выберите Все отчеты на своей домашней странице. Это действие открывает обозреватель ролей, отфильтрованный по функциям в параметре Отчет и анализ. Под заголовком Покупки выберите Обзор.

Подробнее см. в статье Поиск отчетов с помощью обозревателя ролей.

Экранная аналитика по закупкам

Business Central имеет несколько страниц, которые предоставляют вам общие сведения о покупках и задачи для выполнения. Вот пример, который поможет вам приступить к работе:

• Просмотр наличия товаров
• Расчет дат для покупок
• Просмотр операций книги покупок

Отображение связанных с закупками операций и сальдо главной книги со страницы "План счетов"

На странице "План счетов" показаны все счета главной книги с итоговыми суммами, занесёнными в главную книгу. На этой странице вы можете делать такие вещи, как:

• Просмотреть отчеты, в которых отображаются операции главной книги и сальдо.
• Ознакомьтесь со списком групп бухгалтерских проводок для этой учетной записи.
• Просмотр отдельных дебетового сальдо и кредитового сальдо для одного счета.

Для закупок вы можете создать на странице "План счетов" представление, в котором будут показаны только те счета, которые вы используете для учета операций покупки.

Дополнительные сведения см. в разделе " Диаграмма учетных записей".

Анализ данных по измерениям (связанным с закупками)

Измерения — это значения, которые классифицируют операции для их отслеживания и анализа в документах, таких как заказы на покупку. Измерения могут, например, указывать проект или отдел, из которого поступила запись.

Поэтому вместо того, чтобы настраивать отдельные счета главной книги для каждого отдела или склада, вы можете использовать измерения в качестве основы для анализа и избежать необходимости создавать сложную структуру плана счетов.

Дополнительные сведения см. в разделе "Анализ данных по измерениям".

Связанная информация

Консолидация организаций
Приложение Power BI для закупок
Подготовка бухгалтерской отчетности с использованием финансовых данных и категорий счетов
Ведение бухгалтерской отчетности по филиалам или юридическим лицам
Ad-hoc-анализ данных по закупкам
Встроенные отчеты по покупкам
Общие сведения о плане счетов
Анализ данных по измерениям
Обзор анализа, бизнес-аналитики и отчетности
Работайте с Business Central

Запустите бесплатную пробную версию!

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь